los secretos de la reunión efectiva:
En cualquier reunión que se convoque lo más importante, mucho más, incluso, que los temas a tratar, es que los miembros del grupo que van a formar esa reunión se sientan a gusto, cómodos con la situación y motivados, ya que de ellos y del trabajo que realicen dependerán los resultados que se obtengan. Siempre que haya un grupo que se junte para lograr un objetivo, obtener una solución, discutir sobre algún problema, etc., se deberá garantizar el ambiente necesario para que tanto el funcionamiento sea la adecuada y la óptima.
Para lograrlo, todos los miembros deben de sentir su pertenencia al grupo y, a la vez, deben sentir que sus necesidades, al menos las básicas, van a ser satisfechas y están garantizadas pues, de lo contrario, el miedo y los recelos llevarán el trabajo del grupo hacia un más que probable fracaso.
“No somos un equipo porque trabajamos juntos. Somos un equipo porque respetamos, confiamos y nos preocupamos por el resto del equipo” Vala Afshar.
El decalogo de las reuniones efectivas:
Ya el siglo pasado, Abraham Maslow, considerado como uno de los fundadores de la Psicología Humanista, estudio y teorizó sobre la autorrealización y el pleno desarrollo del ser humano. Sus estudios y teorías le condujeron a proponer una jerarquía de las necesidades de cualquier individuo que se podía representar como una pirámide.
Así nació la famosa pirámide que lleva su nombre, Pirámide de Maslow, que representa gráficamente los diferentes niveles de necesidades a cubrir por cualquier persona. En la base representó las necesidades básicas y elementales fisiológicas, en el segundo nivel aparecen las necesidades de seguridad y protección, en el siguiente las necesidades de la persona de pertenecer a un grupo social, a continuación, situaba el nivel del reconocimiento social del grupo hacia esa persona, y en la cúspide de la pirámide, las necesidades de autorrealización.
Según esta pirámide, una persona no puede alcanzar su pleno desarrollo, es decir, la cúspide de la pirámide, si antes no ha empezado desde la base y ha ido escalando y alcanzando cada uno de los niveles. Es decir, no podrá pasar a un nivel superior si no logra satisfacer la necesidad del nivel actual en el que se encuentre.
El primer nivel, el que cubre las necesidades elementales, estaría cubierto, al menos en teoría, desde el momento que una persona trabaja y recibe un salario con el que puede hacer frente a dichas necesidades. Si una empresa quiere tener a sus miembros motivados e identificados con el progreso de la organización, deberá preocuparse de que sus integrantes alcancen los niveles superiores de la pirámide. Cómo mínimo cada persona deberá tener satisfechos los niveles inferiores que, supuestamente se pretende para el grupo al que pertenece.
“El trabajo en equipo comienza por crear confianza. La única forma de hacerlo es superar nuestra necesidad de invulnerabilidad” Patrick Lencioni.
Si aplicamos estas ideas, su responsable, convocante o animador, funciones que probablemente recaigan en la misma persona, deberá ocuparse de los niveles en que se encuentran los asistentes, ya que es indispensable que cada asistente tenga, como mínimo, un sentimiento claro de pertenencia al grupo, si se pretende que sus aportaciones alcancen un nivel adecuado de reconocimiento.
De no ser así, si esta persona no alcanza dicho nivel, será muy difícil que participe en la reunión y que, por tanto, pueda aportar algo positivo, ya que sentirá su papel como el de un mero espectador y que difícilmente se atreverá a participar en nada de lo que se le proponga. El responsable de la reunión solo podrá tener éxito si, con su actuación, ayuda a satisfacer a los participantes pues, de lo contrario, la motivación desaparecerá y será complicado, en ese ambiente, alcanzar los objetivos que se pretendían con la reunión.
“Un barco no avanza si cada uno está remando en una dirección” Proverbio Swahili.
el secreto de la renion de 15 min:
Cuando se forma un nuevo grupo o cuando se incorpora a colaborar algún nuevo integrante, transcurre una serie de fases hasta que se alcanza un nivel óptimo.
Al comienzo latirá una cierta inseguridad por el desconocimiento sobre el grupo, y ésta será, probablemente, la etapa más crítica, ya que si no se logra vencer esta sensación difícilmente se alcanzará la integración total. El papel del responsable será crucial y a ser posible buscará la colaboración de los miembros más veteranos del grupo para ayudar a lograr la integración y la superación de la inseguridad inicial.
Una vez vencida esta parte inicial, la tranquilidad entre los participantes será manifiesta y la implicación en la búsqueda de resultados tomará protagonismo, de modo que el grupo empezará a rodar y a funcionar de manera clara.
“El espíritu de equipo es el que da a muchas empresas una ventaja sobre sus competidores” George Clements.
Cuando por fin se consigue que todos los integrantes del grupo estén en el mismo nivel y que éste sea el adecuado, es el grupo como tal el que toma el protagonismo, y la función del responsable quedará diluida por la propia autorregulación entre los miembros.
Es posible que, una vez afianzado el grupo, se dé la circunstancia de que alguien desde el punto de vista de la autorregulación que mencionábamos antes. Siempre cabe la posibilidad que se produzca, por diversas circunstancias, una crisis dentro del grupo, lo que afectaría al equilibrio y al nivel de trabajo conseguido hasta entonces. Bien, es un aspecto que se debe tener en cuenta para, si se da el caso, saber reconducir las situaciones negativas a los niveles en los que el grupo trabaja motivado y cohesionado.
Si una persona no se atreve a opinar en contra de lo que ha expresado su jefe porque tiene miedo a que éste tome represalias, no participará en la reunión. Si una persona se siente extraña porque no conoce al resto o no tiene buenas relaciones con los presentes, no participará en la reunión. Si una persona siente que cada vez que opina algo no se le reconocen sus aportaciones sino que, incluso, recibe críticas, no participará de la reunión. Si una persona siente que no aporta nada a las reuniones, no participara de la reunión.
Cada nivel de la Pirámide de Maslow va a suponer un nuevo reto a superar para que las reuniones fluyan y sean productivas. Y abandonar a los miembros a niveles que no sean los que les corresponden llevará a que las reuniones sean basura y un desperdicio y mayor ladrón del tiempo para una organización. Y el tiempo es oro, y si no hacemos doradas nuestras reuniones, tendremos un gran coste todo los niveles.
El timing de las reuniones:
- planificacion
- desarollo
- conclusion
- follow-up
[:en]Time is money and in many organizations with which I work, I see this waste consistently: Meetings ineffective. , being the biggest bar of the time in many organizations, together with a lack of clarity of objectives and vision and mission of the organization. In any meeting that is convened the most important, even more, than the topics to be discussed, is that the members of the group that will form that meeting feel at ease, comfortable with the situation and motivated, because of them and of the work they do depends on the results obtained. Whenever there is a group that meets to achieve a goal, to obtain a solution, to discuss a problem, etc., the necessary environment must be guaranteed so that both the operation is adequate and optimal.
To achieve this, all members must feel their belonging to the group and, at the same time, they must feel that their needs, at least the basic ones, are going to be fulfilled and are guaranteed, otherwise fear and misgivings will carry the group work towards a more than likely failure.
«We are not a team because we work together. We are a team because we respect, trust and care for the rest of the team «Vala Afshar.
Already in the last century, Abraham Maslow, considered as one of the founders of Humanistic Psychology, studied and theorized about the self-realization and the full development of the human being. His studies and theories led him to propose a hierarchy of the needs of any individual that could be represented as a pyramid.
Thus was born the famous pyramid that bears his name, Pyramid of Maslow, which graphically represents the different levels of needs to be covered by anyone. At the base represented the basic and basic physiological needs, at the second level appear the needs for security and protection, the next the needs of the person to belong to a social group, then placed the level of social recognition of the group towards that person, and at the top of the pyramid, the needs of self-realization.
According to this pyramid, a person can not reach its full development, that is, the top of the pyramid, if it has not started from the base before and has been climbing and reaching each level. That is, you can not go to a higher level if you can not meet the need of the current level in which you are.
The first level, which covers elementary needs, would be covered, at least in theory, from the moment a person works and receives a salary with which he can meet those needs. If a company wants to have its members motivated and identified with the progress of the organization, it should be concerned that its members reach the higher levels of the pyramid. At minimum each person must have satisfied the lower levels that, supposedly intended for the group to which he belongs.
«Teamwork begins by building trust. The only way to do that is to overcome our need for invulnerability. «Patrick Lencioni.
If we apply these ideas, the person responsible, convener or animator, functions that are likely to fall on the same person, should take care of the levels in which the attendees are, since it is indispensable that each assistant has, at least, a clear feeling of belonging to the group, if their contributions are intended to reach an adequate level of recognition.
Otherwise, if this person does not reach that level, it will be very difficult for him to participate in the meeting and therefore, can contribute something positive, since he will feel his role as that of a mere spectator and that he will hardly dare to participate in anything that is proposed to him. The person in charge of the meeting will only be able to succeed if, with his or her performance, it helps to satisfy the participants, otherwise the motivation will disappear and it will be difficult in that environment to achieve the objectives that were intended by the meeting.
«A boat does not advance if everyone is paddling in one direction» Swahili Proverb.
When a new group is formed or when new members join in, a series of phases take place until an optimal level is reached.
At the beginning there will be a certain insecurity about the lack of knowledge about the group, and this will probably be the most critical stage, because if you can not overcome this feeling, it will be difficult to achieve full integration. The role of the leader will be crucial and, if possible, seek the collaboration of senior members of the group to help achieve integration and overcoming initial insecurity.
Once this initial part is over, the tranquility between the participants will be manifest and the implication in the search of results will take center stage, so that the group will begin to roll and to operate in a clear way.
«Team spirit is what gives many companies an advantage over their competitors. «George Clements. When you finally get all the members of the group are at the same level and that this is the right one, it is the group as such that takes the lead, and the role of the person in charge will be diluted by self-regulation among the members. It is possible that, once the group has been strengthened, it is possible that someone from the point of view of self-regulation mentioned earlier.
There is always the possibility that, due to different circumstances, there will be a crisis within the group, which would affect the balance and the level of work achieved until then. Well, it is an aspect that must be taken into account, if it is the case, to know how to redirect negative situations to the levels in which the group works motivated and cohesion.
If a person does not dare to oppose what has expressed his boss because he is afraid that this one retaliates, will not participate in the meeting. If a person feels strange because he does not know the rest or does not have good relations with those present, he will not participate in the meeting. If a person feels that every time he or she thinks something is not recognized, but even receives criticism, it will not participate in the meeting. If a person feels that he does not bring anything to the meetings, do not participate in the meeting.
Each level of the Maslow Pyramid is going to pose a new challenge to overcome so that meetings flow and be productive. And abandoning members to levels other than their own will lead to meetings being junk and a waste and a bigger thief of time for an organization.
And time is gold, and if we do not make our meetings golden, we will have a great cost all levels.[:]