En GTD cambian el nombre y significado de varios conceptos e ideas. Entre ellos se encuentran los llamados proyectos. Para los que no conocen este método, un proyecto no es más que una cuestión abierta y pendiente que requiere más de una acción para ser completado.

Para muchas personas, un fallo en la vieja impresora del departamento no es más que “una tarea que ya haré más tarde cuando tenga tiempo”. Y que como nunca lo tengo, se quedará ahí, probablemente sin hacer nada.

No he sido consciente de que hay algo que me ha llamado la atención, “un fallo en la impresora que pienso debería cambiar por estar muy vieja”, y que no he hecho nada por solucionarlo. Se ha quedado en mi mente o, si tengo costumbre de crear lista interminables de cosas por hacer, es muy probable que esté entre la maraña de lo que pienso que son tareas pendientes.

Si lo voy a gestionar  así, sin darle mayor sentido, será algo que ronde mi cabeza, que me distraiga, que me cause estrés y sensación de descontrol, puesto que ya tengo montones de cosas similares, o incluso de mayor importancia, sin solucionar.

Si recopilo este tema pendiente y sigo los pasos del flujo de trabajo como me señala GTD, me daré cuenta de lo que es un proyecto. Por tanto, lo deberé tratar como tal. Esto significa que deberé decidir las próximas acciones que tengo que realizar con respecto a él y revisarlo con la debida regularidad.

Por ejemplo:

1. Llamar al servicio técnico para que me hagan un informe de estado de la impresora.
2. Estudiar el informe.
3. Buscar tres proveedores de diferentes marcas de impresoras.
4. Solicitarles que me visiten para pedirles ofertas.
5. Estudiar las ofertas.
6. Decidir si reparar o sustituir la impresora.
7. Solicitar la reparación o comprar la nueva impresora.

También deberé poner en mi lista de próximas acciones, dentro de su contexto correspondiente, la primera tarea que yo considere que debo realizar. En este caso, si se trata de “llamar al servicio técnico para que me hagan…”, como contexto escribiré, por ejemplo, “llamadas”. Si lo considerase necesario, incluso podría señalar algún tipo de prioridad o importancia.

De esta manera, cuando me ponga en marcha y empiece a hacer cosas, a trabajar, será más fácil hacer algo concreto sobre un proyecto y ponerlo en marcha. No pasará nada si decido no hacer nada con esta tarea, eso sí, siempre que mi decisión sea consciente y tenga claro lo que debo de hacer en ese momento.

El problema es que las personas que no actúan bajo estos principios, que no deciden cuál es la primera acción a realizar en un proyecto, evitan emprender acciones porque no tienen claro cómo o por dónde empezar. Actuando así pierden incontables oportunidades de llevar temas adelante antes de que se conviertan en verdaderas crisis, y sólo actúan cuando éstas llegan.

Quienes actúan así  se ven envueltos en continuas crisis y accidentes.  La razón de tal circunstancia  es que, cuando era simplemente necesario, no han hecho nada,  y ahora se ven obligados a hacerlo porque se ha convertido en desesperadamente necesario. En nuestro caso, cuando la impresora ha dejado  de funcionar.

¿Cuántas cosas tienes pendientes, sin identificar como verdaderos proyectos y que siguen aparcadas en tu mente o en tus listas esperando a estallar y a volverse desesperadamente necesarias?