Aunque ya he definido y acotado el significado del término “Proyecto” con anterioridad en este blog de productividad, no creo pecar de insistente por hacerlo de nuevo. Detrás de esa palabra se esconde un resultado que se espera o se desea alcanzar de modo que, para lograrlo, se deberán de llevar a cabo más de una acción o tarea.
No hace falta tener demasiada imaginación, ni demasiada visión para vislumbrar la profundidad de este concepto. Si nos fijamos en nuestros trabajos incompletos, en los correos electrónicos nos han entrado hace unas horas o unos días y que están pendientes de revisar, podríamos hacer un ejercicio mental sobre las cosas que tenemos aparcadas, por que no sabemos como comenzarlas.. Pensando en el concepto de proyecto, nos daríamos cuentan de que casi todas ellas entrarían dentro de su definición.
Cosas tan variopintas como las próximas vacaciones, la renovación de un vehículo de la empresa, la sorpresa que quiero organizar para el cumpleaños de mi madre o la eliminación de los 10 clientes menos rentables, los podemos considerar como proyectos. En cualquiera de los anteriores ejemplos, y si me pregunto por qué lo quiero hacer, para qué lo quiero hacer, o qué quiero lograr, encontraré que, detrás de estas respuestas, habrá un deseo escondido, un resultado que quiero buscar y que va a requerir llevar a cabo más de una acción para conseguirlo.
Podemos encontrarnos ante la situación de que debemos gestionar o resolver ese deseo, pero que nos falta la claridad suficiente para poder ponerlo en marcha. Lo que deberemos hacer es pensar sobre lo que queremos lograr y cómo lo tenemos que hacer. Se trata de un trabajo nuevo sobre el que muchos trabajadores del conocimiento desconocen que habrían de hacerlo con asiduidad, más aún, cada vez que les llegue un nuevo proyecto.
“Si un proyecto sigue estando en su cabeza, es que aún le quedan cosas por planificar” David Allen.
La siguiente cuestión es que, una vez que ya tengamos definidas todas las acciones, o tareas, que debemos realizar para alcanzar ese deseo que perseguimos, decidir cómo las vamos a gestionar.
En un principio, los usuarios que seguimos la metodología de GTD pensábamos que la forma correcta de realizar un proyecto era la preparación del mismo en un orden secuencial. Es decir, se ponían en un orden correlativo las tareas a realizar y solamente la que ocupaba la primera posición pasaba con su contexto a la lista de acciones siguientes. De esta manera solo entraba en el posible campo de visión una acción del proyecto. Una vez finalizada ésta, era cuando se debía activar la siguiente tarea, y así sucesivamente hasta terminar el proyecto.
En mi opinión, esta forma de plantear y gestionar las tareas de un proyecto no es la correcta, al menos en su mayoría. No dudo de que haya algunos procedimientos en los que la realización de las acciones con una estricta secuencia predefinida, sea lo correcto, pero esto no es así en una amplia mayoría de casos. Y para estas mayoritarias situaciones yo aconsejo la utilización del método Kanban o, al menos, la idea que subyace bajo este modo de plantear la realización de los proyectos.
Kanbam es una palabra japonesa que viene a significar algo parecido a tarjetas visuales. Este método se creó en la compañía Toyota y se utilizaba para controlar el avance del trabajo en las cadenas de producción.
La mayor ventaja de este sistema es que permite, de una manera muy visual, tener plena conciencia de las acciones de un proyecto, de cómo va desarrollándose su cumplimiento y de qué componentes son claves para su desarrollo.
“En lugar de preocuparnos por anticipado, pensemos y planifiquemos por adelantado” Winston Chirchill.
Como inconveniente, intuyo que a más de una persona le pueda ocurrir que, al tener la plena visualización de todas las tareas a realizar, y dada la naturaleza humana, se pueda sentir tentada de realizar las tareas que más gustan, o las más sencillas, o las que se conocen o dominan mejor, en detrimento de las importantes, o de las que van a requerir un mayor esfuerzo, pudiendo caer así en la tentación de posponerlas de modo irracional. A pesar de este posible inconveniente yo apuesto sin duda por dicho método, y así lo afirmo por mi experiencia, ya que es el modo que uso habitualmente para la gestión de mis proyectos.
Hoy en día, hay cantidad de aplicaciones informáticas que te apoyan para trabajar tus proyectos con Kanban. Dependiendo de cada necesidad o, de cada cual, puede variar el número de columnas que tenga el que usemos, pero básicamente y el más sencillo solo necesita de tres de ellas.
Para gestionarlo correctamente, con tan solo papel y lápiz podríamos hacerlo, también se podría utilizar una pizarra y es muy típico y fácil hacerlo mediante el uso de los clásicos post-it. Con ellos, solo necesitaríamos una superficie donde ir pegándolos y moviéndolos de una columna a otra.
Se deberán dibujar o crear tantas columnas como estados por los que puede pasar la tarea. Por ejemplo: en espera, en desarrollo, en análisis, en proceso, en pruebas, sin asignar, terminada, etc. Es conveniente, aunque no necesario, lo que dependerá de la complejidad de cada proyecto, definir cuántas tareas, como máximo, puede tener en cada fase el ciclo de trabajo, pues de esta manera evitaremos un optimismo que nos podría llevar a saturar una fase y a que se pierda, en consecuencia, su efectividad de cara a mantener la claridad necesaria para el correcto desarrollo del proyecto. El objetivo de esta visualización es que quede claro el trabajo a realizar, cómo va su progreso y si se ha completado.
“Nuestras acciones hablan sobre nosotros tanto como nosotros sobre ellas” Mary Anne Evans.
Personalmente yo uso solamente tres columnas: pendiente, en curso y hecho. En la primera estarían desde el principio todas las tareas que se deban realizar para completar el proyecto. A la segunda se pasarían las tareas que se ha decidido hacerlas en cuanto sea posible. Y a la tercera se pasarán, evidentemente, las tareas una vez finalizadas.
Como lo más seguro es que se compatibilicen un número elevado de proyectos que se deban trabajar a la vez, se deberían en cada uno de ellos pasar a la columna de “en curso” las tareas que, con prudencia y realismo, consideramos de factible realización. Así, evitaremos ahogarnos en un nubarrón de cosas pendientes que, muchas veces, por ese exceso de optimismo que nos inunda acerca de nuestra capacidad para realizar y finalizar tareas, pueda terminar saturando el foco de atención necesario para decidir con efectividad sobre la próxima tarea a ejecutar, de modo que, por este exceso, lleguemos a desanimarnos antes de tomar la decisión correcta.
La columna de “Hecho”, aunque parezca que no aporta nada, cumple la función de mostrar el progreso en el trabajo y, de esta forma, apoya a sentir la sensación de recompensa y motivación que provoca el saber y ver que las tareas se van finalizando. De la misma manera, revisando esta columna pueden sacarse conclusiones sobre el adecuado, o no, ritmo y progreso del trabajo hecho y, además, ofrecer una oportunidad de comprobar la adecuada elección de las tareas escogidas.
Con Kanban se tiene la oportunidad de poner orden en los proyectos, y de dejar que sea el criterio profesional de cada uno el que decida qué es lo más interesante realizarpara que éstos avancen con el ritmo y la dirección apropiada. Permite visualizar de una manera muy gráfica el flujo de trabajo y la situación de cada tarea.
You do not need to have too much imagination, or too much vision to glimpse the depth of this concept. If we look at our incomplete work, we have been entering the emails a few hours or a few days ago and are pending review, we could do a mental exercise on the things we have parked, because we do not know how to start them … Thinking about The project concept, we would realize that almost all of them would enter within their definition.
Things as varied as the next vacation, the renovation of a company vehicle, the surprise that I want to organize for my mother’s birthday or the elimination of the 10 least profitable clients, we can consider them as projects. In any of the previous examples, and if I ask myself why I want to do it, what I want to do, or what I want to achieve, I will find that, behind these answers, there will be a hidden desire, a result that I want to look for and what is going to Require to carry out more than one action to achieve it.
We can find ourselves facing the situation that we must manage or resolve that desire, but that we lack sufficient clarity to be able to start it. What we should do is think about what we want to achieve and how we have to do it. It is a new job on which many knowledge workers are unaware that they should do it with assiduousness, even more so, whenever a new project arrives.
«If a project is still in its head, it still has to stay for planning» David Allen.
The next question is that, once we have already defined all the actions, or tasks, that we must carry out to achieve that desire that we pursue, decide how we will manage them.
Initially, the users that followed the GTD methodology thought that the correct way to carry out a project was the preparation of it in sequential order. That is to say, they put in a correlative order the tasks to realize and only the one that occupied the first position passed with its context to the list of following actions. In this way only one project action was entered into the possible field of vision. Once this was completed, it was when the next task was to be activated, and so on until the project was finished.
In my opinion, this way of planning and managing the tasks of a project is not the correct one, at least in the majority. I do not doubt that there are some procedures in which performing actions with a strict predefined sequence, is correct, but this is not so in a broad majority of cases. And for these major situations, I advocate the use of the Kanban method or, at least, the idea that underlies this way of raising the realization of the projects.
Kanbam is a Japanese word that comes to mean something similar to visual cards. This method was created in the Toyota company and was used to control the progress of work in the production chains.
The greatest advantage of this system is that it allows, in a very visual way, to be fully aware of the actions of a project, how its compliance is developing and what components are key for its development.
«Instead of worrying in advance, think and plan ahead» Winston Chirchill.
As a disadvantage, I am aware that more than one person can happen to him, by having the full visualization of all the tasks to be performed, and given human nature, he may be tempted to perform the tasks that most like, or the simplest, Or those that are better known or dominated, to the detriment of the important ones, or those that will require a greater effort, thus falling into the temptation to postpone them irrational. In spite of this possible inconvenience I bet doubtlessly by this method, and I affirm it by my experience, since it is the way that I use habitually for the management of my projects.
Nowadays, there are a number of computer applications that support you to work your projects with Kanban. Depending on each need or, from each one, the number of columns that we have the one we can use may vary, but basically and the simplest one only needs three of them.
To manage it correctly, with just paper and pencil we could do it, you could also use a board and it is very typical and easy to do it by using the post-it classics. With them, we only need a surface to go by sticking them and moving them from one column to another.
You have to draw or create as many columns as states where the task can happen. For example:
On hold, in development, in analysis, in process, in evidence, unassigned, completed, etc. It is convenient, although not necessary, what will depend on the complexity of each project, to define how many tasks, at most, can have in each phase the work cycle, because in this way we will avoid an optimism that could lead us to saturate a phase already That, consequently, its effectiveness is lost in order to maintain the clarity necessary for the correct development of the project.
The aim of this visualization is to make clear the work to be done, how is its progress and whether it has been completed. «Our actions speak about us as much as we do about them» Mary Anne Evans. Personally, I use only three columns: pending, in Course and done. In the first they would be from the beginning all the tasks that must be done to complete the project. The second would be the tasks that have been decided to do them as soon as possible. And the third will obviously pass the tasks once finalized. As sure as possible, a large number of projects that work together should be compatible, should each be passed to the column of «en Course «the tasks that, with prudence and realism, we consider of feasible achievement.
Thus, we will avoid drowning in a cloud of pending things that, often, because of that excess of optimism that floods us with our ability to complete and complete tasks, can end up saturating the focus of attention needed to decide effectively on the next task to To execute, so that by this excess we get to discourage before making the right decision. The «Done» column, although it seems that it does not contribute anything, fulfills the function of showing progress at work and, in this way,
It helps to feel the sense of reward and motivation that provokes knowledge and see that the tasks are being finalized. In the same way, reviewing this column can draw conclusions about the appropriate, or not, rhythm and progress of the work done and also offer an opportunity to check the proper choice of the chosen tasks. With Kanban you have the opportunity to place order In the projects, and to let it be the professional criterion of each one to decide what is most interesting to do so that they advance with the appropriate rhythm and direction. It allows to visualize in a very graphical way the workflow and the situation of each task.[:]