[:es]PDCA – Investigaciones de desviaciones: Resolución Práctica de Problemas en 7 Pasos[:]

Resolución Práctica de Problemas en 7 Pasos

Una resolución adecuada de los problemas es la clave para el éxito de un  (TPS). Hemos visto en publicaciones anteriores herramientas y metodologías que Toyota utiliza para el análisis y resolución de los problemas. La técnica de los 5 ¿por qué? es sólo una parte del proceso. Antes de su utilización y para determinar las posibles causas, se debe contar ya con una visión completa del problema en si.

Dada su importancia, el proceso de resolución de problemas en Toyota se encuentra completamente estandarizado. Se pueden identificar claramente tres etapas principales:

• 1ª etapa: Comprender («agarrar») la situación. Entender plena y objetivamente cuál es el problema. Qué ocurre, en dónde ocurre y cuándo ocurre.
• 2ª etapa: Investigar las causas.Identificar y entender todas las relaciones causa-efecto que están en juego.
• 3ª etapa: Establecer acciones y estandarizar. Una vez identificadas las causas, es hora de aplicar medidas. Si son efectivas, se deben estandarizar y deben formar parte del proceso de resolución de problemas similares.

Dentro de estas tres etapas, durante todo el proceso se pueden definir siete pasos bien identificables, los que pasaremos a analizar brevemente.

 

1ª etapa: Comprender la situación

Paso #1: Percepción inicial del problema. En un principio, todo problema parece sumamente complejo, está cargado de subjetividades y no está acotado lo suficiente. Si tuviésemos que explicarlo quizás lo sobredimensionemos o tengamos que utilizar demasiadas palabras. Las definiciones en esta primera instancia suelen ser vagas y confusas.

Paso #2: Clarificar el problema. Observemos la situación con una mente abierta. ¿En qué difiere lo que está sucediendo con lo que esperamos? Aquí existe una única opción: ir al lugar real en donde está ocurriendo el problema (al gemba). Es decir, hacer henchí genbuchu Aquí es habitual que se utilice el diagrama e Pareto para enumerar y priorizar los problemas en función de diversos criterios, tales como: naturaleza, criticidad, ocurrencia.

Paso #3: Definir el POC. A esta altura del análisis necesitamos identificar las causas principales que dieron origen al problema. La primera medida, antes de analizarlas en detalle es determinar lo que se conoce como Punto de Causa (POC, por Point of Cause). Es decir, definir exactamente en dónde ocurre el problema (físicamente) y cuál es la causa más probable hasta el momento (sin demasiado análisis). Esto permite orientarnos bastante hacia la solución definitiva y sentar las bases para comenzar con el análisis del siguiente paso.

2ª etapa: Investigar las causas

Paso #4: Investigar. Realizar una investigación a través de la técnica de los  (5 Whys). Establecer un problema inicial y preguntarnos y respondernos de manera iterativa cinco veces ¿por qué?.

3ª etapa: Establecer acciones y estandarizar

Paso #5: Establecer medidas. En función de los resultados obtenidos en el paso/etapa anterior, definimos una o más acciones para contrarrestarlos.

Paso #6: Evaluar. Una vez implementadas las acciones se debe contar con un método para su evaluación, que nos brinde información sobre su efectividad.

Paso #7: Estandarizar. Si las medidas fueron efectivas, a partir de ahora pasarán a ser parte del proceso de resolución de futuros problemas. Este punto es muy importante para Toyota. Estandarizar permite tener el camino allanado en casos similares en el futuro, previniendo la reocurrencia de errores y ahorrando tiempo y dinero de análisis. Un punto a favor, en pro de la mejora continua.

Un dato interesante, que nos brinda Jeffrey Liker: en Toyota la resolución de problemas se logra con un 20% de herramientas y un 80% de pensamiento. Esto lo hace sumamente eficiente. En cambio, en muchas empresas con sistemas como Six Sigma (que se jactan de utilizar complejas herramientas de análisis) este porcentaje se invierte. Esto lleva a un sistema ineficiente en general.

Durante la explicación de las etapas y los pasos, hemos mencionado diversos conceptos que ya han sido vistos en publicaciones anteriores.

An adequate resolution of the problems is the key to the success of a (TPS). We have seen in previous publications tools and methodologies that Toyota uses to analyze and solve problems. The technique of the 5 why? It is only part of the process. Before its use and to determine the possible causes, it must already be counted with a complete vision of the problem itself.

Given its importance, the process of solving problems in Toyota is completely standardized. Three main stages can be clearly identified:
Stage 1: Understand («grasp») the situation. Understand fully and objectively what the problem is. What happens, where it happens and when it happens.
Stage 2: Investigate the causes. Identify and understand all the cause-effect relationships that are at stake.
Stage 3: Establish actions and standardize. Once the causes are identified, it is time to apply measures. If they are effective, they should be standardized and should be part of the process of solving similar problems.
Within these three stages, the seven steps that can be clearly identified can be defined throughout the whole process, which we will analyze briefly.

Stage 1: Understand the situation

Step # 1: Initial perception of the problem. At first, every problem seems extremely complex, it is loaded with subjectivities and is not limited enough. If we had to explain it, perhaps we oversize it or we have to use too many words. The definitions in this first instance are usually vague and confusing.
Step # 2: Clarify the problem. Let’s look at the situation with an open mind. How is it different what is happening with what we expect? Here there is only one option: go to the real place where the problem is occurring (al gemba). That is to say, to make henchí genbuchu. Here it is usual to use the dieto and Pareto to list and prioritize the problems according to different criteria, such as: nature, criticism, occurrence.
Step # 3: Define POC. At this stage of the analysis, we need to identify the main causes that gave rise to the problem. The first measure, before analyzing them in detail is to determine what is known as Point of Cause (POC, by Point of Cause). That is to say, to define exactly where the problem occurs (physically) and what is the most likely cause up to now (without too much analysis). This allows us to orient ourselves quite a lot to the final solution and lay the foundation to begin with the analysis of the next step.

Stage 2: Investigate the causes

Step # 4: Investigate. Carry out an investigation through the technique of (5 Whys). Set an initial problem and ask and answer iteratively five times, why?

Stage 3: Establish actions and standardize

Step # 5: Set measurements. Depending on the results obtained in the previous step / stage, we define one or more actions to counteract them.

Step # 6: Evaluate. Once the actions have been implemented, a method for their evaluation must be given, which gives us information about their effectiveness.

Step # 7: Standardize. If the measures were effective, from now on they will become part of the process of solving future problems. This point is very important for Toyota. Standardization allows you to have the path paved in similar cases in the future, preventing the reocurrences of errors and saving time and money for analysis. A point in favor, in favor of continuous improvement.

An interesting fact, which Jeffrey Liker gives us: in Toyota, problem solving is achieved with 20% tools and 80% thought. This makes it extremely efficient. Instead, in many companies with systems such as Six Sigma (who boast of using complex analysis tools) this percentage is reversed. This leads to an inefficient system in general.

During the explanation of the steps and steps, we have mentioned various concepts that have already been seen in previous publications.[:]