¿Por qué no me cuadra el inventario?.
Una de las preguntas que muchas empresas se hacen es esta, ¿por qué no cuadra el inventario?
A pesar de tener sistemas de picking por código de barras, u otro software muy especializado, cuando llega el día del inventario anual, hay muchas variaciones que nadie puede explicar.
¿Que podemos hacer?
Una de las ideas que tenemos que tener en cuenta es la regla del 20/80 o regla de Pareto que nos dice que el 20% de los artículos produce el 80% de las ventas.
Por tanto ese 20% de artículos son los que mas movimientos tienen y seguramente los que mas variaciones van a tener en nuestro inventario anual.
Así que si tenemos controlados ese 20% de artículos, tendremos controlado la mayoría del inventario.
Por tanto, ¿cómo los controlamos?
Un sistema sencillo es el sistema kanban, que como ya sabéis es un sistema de reposición por tarjetas que nos permite reponer el producto cuando se llega a la cantidad mínima que indica la tarjeta.
Hasta ahí todo, es algo conocido, ¿verdad? . Entonces ¿qué tiene que ver el kanban con el inventario?
Pues bien, cuando ponemos la tarjeta kanban en el panel de reposición para que el runner reponga las unidades que faltan, podemos hacer algo mas.
Podemos pedir a los operarios que cuenten físicamente las unidades que quedan en la ubicación y las apunten en un post-it que uniremos a la tarjeta kanban, así habremos hecho un recuento rápido del producto de forma automática y antes de reponer el stock podremos comprobar que la cantidad que queda en la ubicación cuadra con lo que dice el sistema informático.
Si cuadra perfecto, si no es así, entonces tenemos que empezar a analizar porque existen esas desviaciones.
Con un ejemplo se entenderá mejor.
Supongamos que tenemos un producto A que está en el kanban. La cantidad máxima son 100 unidades y la mínima 50.
Para hacerlo fácil, pondremos la tarjeta kanban de reposición entre las unidades del producto, para que cuando vayamos consumiendo y lleguemos a las 50 unidades, la tarjeta kanban sea visible.
En ese momento el operario se encuentra la tarjeta y sabe que tiene que ponerla en el panel para que el runner reponga. Pero justo en ese momento el operario de picking hace el recuento del stock que queda, lo anota en un post-it y lo pega a la tarjeta, dejándola en el panel.
El runner pasará a recoger las tarjetas y entregará el post it al team leader para que verifique el stock en el ordenador, y el seguirá para ir a la ubicación de pallets para reponer las 50 unidades que faltan en la ubicación de picking.
Como ves es un sistema muy sencillo, que nos permite efectuar inventarios diariamente, ya que casi todos los días se reponen kanbans, y eso permite controlar varias referencias del 20% de los artículos con máxima rotación.
Si queréis avanzar mas, podéis poner mas tarjetas kanban para los artículos de media rotación y efectuar el mismo sistema.
De ese modo los artículos A y B estarán controlados casi diariamente, mientras que los C que tienen muy poca rotación no los controlaremos hasta el inventario físico semestral o anual.
Lo que si es muy importante es verificar porque tenemos variaciones en el stock, ese es un análisis que se puede hacer en un taller kaizen.
Como veis lean es sencillo, con herramientas muy sencillas como las tarjetas kanban, pero no es fácil, porque la gente se cansa de utilizarlo, ahí es donde vosotros tenéis que trabajar con vuestra gente para que sean disciplinados y sigan los procedimientos.[:en]Why not match my inventory?
One of the questions that many companies make is this, why do not match the inventory?
Despite having picking systems bar code, or other highly specialized software, when the annual inventory day arrives, there are many variations that no one can explain.
What can we do?
One of the ideas we have to consider is the 20/80 rule or Pareto rule tells us that 20% of the items produces 80% of sales.
So that 20% of items are those that have more movement and more likely that changes will have on our annual inventory.
So if we controlled that 20% of articles, we controlled most of the inventory.
So, how do we control?
A simple system is the kanban system, which as you know is a system reset by cards that allows us to replace the product when it reaches the minimum amount indicated on the card.
So far everything is something known, right? . So what does the kanban with the inventory?
Well, when we put on the panel kanban replenishment card for the runner replace the missing units, we can do more.
We can ask the operator to physically count the units left in the location and point in a post-it that will join the kanban card, so we have done a quick count of the product automatically and before replenishing the stock we can see that the amount left in the location block with what the computer system.
If block perfect, if not, then we must begin to analyze because there are such deviations.
An example will be better understood.
Suppose we have a product A which is in the kanban. The maximum amount is 100 units and the minimum 50.
To make it easy, we’ll put the kanban replenishment between units of the product, so that when we go consuming and reach 50 units, the kanban is visible.
At that time the operator is the card and know you have to put it on the panel to replace the runner. But just then the operator picking recounts the stock remains, write it down on a post-it and stick it to the card, leaving the panel.
The runner will collect the cards and deliver it to the post team leader to check the stock on the computer, and continue to go to the location of pallets to replace the 50 units missing from the picking location.
As you see it is a very simple system that allows us to make inventories daily, because almost every day kanbans are reset, and that allows you to control several references 20% of items with maximum rotation.
If you want to move more, you can put more kanban articles for medium rotation and perform the same system.
Thus the articles A and B will be controlled almost daily, while the C who have very little rotation will control not until the semi-annual or annual physical inventory.
What is very important is if verified because we variations in the stock, this is an analysis that can be done in a kaizen workshop.
As you see it is easy to read, with very simple tools such as kanban cards, but not easy, because people get tired of using it, that’s where you have to work with your people to be disciplined and follow procedures.[:]