La gestión se trata de conectar con la gente de su equipo. Entonces, ¿cómo gestionar eficazmente un equipo? Con conocimiento común, por supuesto. Estas son algunas reglas de regreso a las bases que le ayudarán a desarrollar habilidades de gestión que realmente importan.
Lenguaje corporal
Te guste o no, tu cuerpo dice mucho, incluso cuando estás en silencio. Así es como expresar una actitud apropiada para un líder.
1. Estar de pie. Mantener los hombros hacia atrás y mantenerse a su altura completa le dará un aire de confianza.
2. Saque las manos de sus bolsillos. Poner las manos en los bolsillos a menudo se ve como una señal de que tiene algo que ocultar.
3. Párese con los brazos cruzados detrás de su espalda. Esto le ayudará a ajustar su postura, y deja las manos en una posición que está abierta y no intimidante.
4. Haga contacto visual. Siempre mire directamente a los ojos de las personas con las que está hablando. Esto demuestra que usted está interesado y también le da un sentido de la confianza.
5. Siéntese derecho. Incluso si usted está en una reunión de 8 am y se siente cansado, es importante sentarse derecho en su silla. Slouching te hace parecer desinteresado y puede emitir un aire indeseado de pereza.
6. Enfréntate a la persona con la que estás hablando. Esto demuestra que está interesado y comprometido en la conversación.
7. Agite firmemente las manos. Para muchos, un apretón de manos es un reflejo de la persona que está dando la mano. Usted no quiere venir a través de como inseguro o dominantes, así que asegúrese de que el suyo es profesional y confiado.
8. Siempre sonríe. Sonrisas son contagiosas y harán que otros se sientan positivos cuando estás cerca.
9. Mira lo mejor que puedes. Usted no tiene que ser modelo perfecto todos los días, pero debe vestir apropiadamente y ordenadamente. La ropa puede tener un gran impacto en la forma en que se percibe.
10. Camine con confianza. Mantenga la cabeza hacia arriba y tomar incluso pasos largos.
Cumplimiento de plazos
Nadie estará contento si su equipo tiene que apresurarse en el último minuto para completar un proyecto. Siga estos consejos para que los plazos sean menos estresantes para todos.
11. Prométe solamente lo que usted puede realista entregar. No cree plazos que usted sabe que no puede cumplir. Sólo prometendo lo que sabe que puede hacer, podrá terminar a tiempo.
12. Establezca metas claras. Una vez que sepa lo que necesita lograr, ayuda a saber cómo y cuándo desea hacerlo. Ponga sus metas en el papel y asegúrese de que todo el mundo en su equipo recibe una copia.
13. Organizar un equipo. Muchos de sus empleados tendrán fortalezas y capacitación únicas que pueden convertirlos en grandes activos para ciertos proyectos. Elija un equipo que tenga las habilidades adecuadas para llevar a cabo el trabajo.
14. Delegar tareas. Difundir el trabajo entre sus empleados de una manera que no deja a nadie sobrecargado mientras que también permite que el proyecto funcione sin problemas.
15. Crear hitos. La creación de hitos para usted y su equipo le ayudará a realizar un seguimiento de su progreso y también le dará una sensación de logro como alcanzar cada hito.
16. Mantenga la comunicación abierta. Mantener a todos en contacto con el estado del proyecto es clave para asegurarse de que se ha completado a tiempo.
17. Hazlo bien la primera vez. Planificar con anticipación le ayudará a evitar que entregue un producto de calidad inferior. Tener que rehacer algo para un cliente cuesta dinero y, más que probable, oportunidades de negocio futuras.
18. Manténgase organizado. Mantenerse organizado le ayudará a evitar perder tiempo persiguiendo documentos e información importantes.
19. Asegúrese de que las expectativas sean claras. Asegúrese de que cada miembro de su equipo sabe cuáles son sus responsabilidades específicas. Esto ahorrará tiempo y evitará que se pasen por alto las tareas.
20. Cree un plan. Compile sus metas e hitos en un plan integral para atacar cualquier proyecto que se le da. De esta manera, usted puede asegurarse de que usted se está quedando en el horario y que todos sus empleados serán claros sobre cómo y cuándo las cosas deben hacerse.
Trabajando con los empleados
Una oficina feliz es productiva. Cada uno será más alegre si usted sigue estas reglas simples.
21. No haga llegar a sus empleados en los días que normalmente no están programados para trabajar o llamarlos mientras están de vacaciones. Una manera infalible de hacer que los empleados le resientan es invadir su tiempo personal para el trabajo que no presiona. A menos que tenga algo que absolutamente tiene que hacerse, deje que el tiempo fuera del trabajo permanezca de esa manera.
22. No jugar favoritos. Jugando favoritos puede sesgar su juicio y perjudicar sus habilidades de liderazgo. Trate a sus empleados por igual.
23. Dar crédito cuando es debido. No tome el crédito para las ideas de sus empleados o hog su luz de calcio. Esta acción no sólo fomenta el resentimiento sino que también te hace parecer poco fiable.
24. No micromanaje. Mientras que está bien para mantenerse al día con lo que sus empleados están trabajando, no constantemente mirar por encima de sus hombros.
25. Nunca discuta asuntos de los empleados con sus compañeros de trabajo. Este tipo de chismes siempre se vuelve a la persona y te hará parecer poco profesional.
26. No interfiera con el trabajo de los empleados. Si sus empleados están haciendo el trabajo, no se preocupe por cómo se hace. Incluso si no se está haciendo de la manera que lo haría, lo mejor es dejar que los empleados utilizan su mejor juicio.
27. No empuje los plazos no razonables. Usted no quiere pasar todo su tiempo en la oficina, y tampoco lo hacen sus empleados.
28. Cumpla sus promesas. Salvo un evento catastrófico, siempre debe mantener las promesas que hace a los empleados, especialmente sobre la remuneración y los beneficios.
29. Mantenga el trabajo sobre el trabajo. No requiera empleados para hacer sus diligencias personales. Tenga cuidado de su propio negocio personal o contratar a un asistente.
30. Recompensar el trabajo duro. Asegúrese de que sus empleados se sientan valorados por el trabajo que realizan. Los empleados estarán más dispuestos a poner en esfuerzo extra si saben que se nota y apreciado.
31. Proporcionar motivación. A veces los empleados necesitan un impulso moral. Proporcionarles el estímulo para conseguir un proyecto de rodar.
Administrarte a ti mismo
Ser un buen gerente no es sólo sobre lo que puede animar a otras personas a hacer, sino también sobre la gestión de su propio rendimiento.
32. Sea accesible. No se queden en su oficina todo el día – salir y visitar con sus empleados. Hágales saber que siempre pueden venir a usted con problemas y preocupaciones.
33. Estar abierto a la crítica constructiva. Puede que no siempre sea lo que quiera oír, pero escuchar críticas constructivas le da la oportunidad de aprender y crecer a partir de sus errores.
34. Aceptar la responsabilidad. Parte de ser el jefe es aceptar la responsabilidad por los errores de todo lo que manejas, no solo tu propio.
35. Saber que siempre hay margen de mejora. No importa cuán bueno te crees, tu trabajo siempre se puede hacer mejor. Esté siempre dispuesto a aprender.
36. Mejora tus habilidades. El aprendizaje es un proceso que dura toda la vida. Usted nunca es demasiado viejo para tomar una clase o pedir a un compañero de trabajo para ayudarle a mejorar sus conocimientos.
37. Explique las cosas simplemente. No utilice palabras grandes o jerga técnica sólo para sonar inteligentes e impresionar a los demás. Sus empleados comprenderán y actuarán mejor si explican de manera simple y clara lo que necesita.
38. Instruir más que ordenar. Usted puede ser el jefe, pero usted no tiene que ser mandón. Tendrá más éxito si sus peticiones se entregan con más tacto.
39. Incluya a su personal en sus planes. No haga su trabajo en secreto; Haga saber a sus empleados lo que está pasando y cómo se espera que contribuyan.
40. Conozca los trabajos de sus subordinados. Usted no quiere ser atrapado con conocimiento de trabajo inferior.
41. Sea flexible. Es bueno ser firme en lo que usted espera, pero permitir la flexibilidad en cómo se hace.
42. Obtenga comentarios regulares. Sus empleados y superiores pueden darle valiosa información sobre cómo mejorar su rendimiento. Usa esto para tu ventaja.
43. Conozca sus limitaciones. No puedes estar en todas partes haciendo todo a la vez. Conozca los límites de su tiempo y habilidades y diga no a las cosas que sabe que no puede hacer.
Aumentar la productividad
Sacar el máximo partido de su día puede ser difícil con un horario ocupado, pero puede utilizar estos consejos para ayudarle a maximizar su tiempo para estar mejor disponible para los empleados.
44. Aproveche al máximo las reuniones. Estar organizado y preparado para las reuniones para aumentar la eficacia y ahorrar tiempo.
45. Enfoca tu energía en cosas que importan. No deje las tareas triviales tomar tiempo lejos de las cosas que son realmente importantes.
46. Identifique a sus ladrones de tiempo. Todo el mundo tiene pequeñas cosas que distraen su atención y hacen que pierdan el foco. Averiguar lo que son y trabajar para eliminarlos, aunque sólo sea por unas pocas horas al día.
47. Sea puntual. Ser puntual es una gran cosa. Nunca guarde a la gente esperando citas o reuniones si puede ayudarla.
48. Responda a su correspondencia dentro de un tiempo razonable. Usted no tiene que ser encadenado a su bandeja de entrada, pero asegúrese de responder a los correos electrónicos dentro de unas pocas horas siempre que sea posible.
49. Hacer sólo lo que sea necesario. Hay momentos en que va más allá de las obras, pero hacerlo a diario puede hacer descarrilar su progreso en cuestiones más importantes. Obtener las cosas clave primero, luego ver si tienes tiempo para cosas adicionales.
50. Seguir los horarios y rutinas. Aunque pueden no ser las cosas más emocionantes, los horarios y las rutinas pueden ayudar a agilizar y mejorar su productividad.
51. Organice y administre su horario. Utilice las herramientas y utilidades que tiene a su disposición para priorizar su día y realizar un seguimiento de lo que necesita para hacer.
52. Planifique más de lo que cree que puede hacer. Aunque esto puede sonar estresante, en realidad puede ser un gran motivador. Si logra hacer todo lo posible, disfrutará de un gran sentido del logro.
53. Llegue a trabajar temprano en alguna ocasión. A veces una media hora ininterrumpida en una oficina desocupada puede ayudarle a conseguir cosas clave hechas o le permiten planear su día antes de que haya alguna distracción que lo ralentice.
54. Sepa que a veces el estrés es bueno. Mientras demasiado de cualquier cosa, especialmente el estrés, puede ser malo, a veces un poco de estrés puede ser la motivación para conseguir que se mueva, lo que le permite hacer más.
55. Haga sus tareas menos favoritas primero. Obtenga sus tareas más tediosas y menos deseables fuera del camino más temprano en el día. Después de eso, todo lo demás será una brisa.
Gestión de finanzas y recursos
Si usted es un dueño del negocio o un encargado, permanecer encima de artículos tangibles es vital al éxito. Estos consejos pueden ayudarle a seguir la pista.
56. Establecer un presupuesto realista. Aunque es bueno ser optimista, no planea gastar más de lo que usted sabe que puede pagar. Asegúrese de planear para emergencias y contingencias también.
57. Ahorre costos donde más importan. No ponga sólo unos centavos por el presente. Asegúrese de que sus ahorros pagarán a largo plazo. Comprometerse con la calidad podría costarle más adelante en reparaciones y reemplazos.
58. Pasar sólo cuando sea necesario. No gastes si no lo necesitas. Cada pedacito que ahorras va hacia tu beneficio.
59. Encontrar fuentes alternativas de financiación. A veces incluso las empresas exitosas necesitan un poco de ayuda. Los préstamos comerciales y los inversionistas pueden ayudarle a través de tiempos más delgados.
60. Manténgase fiel a sus contratos. No sólo obtendrá el respeto de sus clientes, sino que también evitar batallas legales que pueden ser un drenaje financiero grave.
61. Asegúrese de que los empleados estén bien compensados. Los empleados merecen ser recompensados por el trabajo duro. Asegúrese de que los suyos están bien compensados por su tiempo y serán más productivos y más felices de venir a trabajar.
62. Aprenda a hacer más con menos. La calidad es mucho más importante que la cantidad, así que haz lo que tengas que contar.
63. Asigne el equipo sabiamente. Si bien puede ser bueno para cada empleado tener un PDA, los presupuestos a menudo no permiten tales conveniencias. Asegúrese de que los empleados que necesitan más herramientas tienen acceso a ellos.
64. Invertir en tecnología sólida. Esto no siempre significa la última tecnología, pero lo que su oficina tiene que hacer el trabajo con eficacia.
65. Actualizar cuando sea necesario. El uso de equipos obsoletos y programas realmente puede ralentizar. Actualizar cuando tiene sentido para que no se queden atrás por los competidores.
66. No sea derrochador. Cada hoja de papel, clip de papel y pluma es un costo en su presupuesto. Utilice los materiales con sabiduría y no los malgastes por prisa o descuido.
Comunicación con los clientes
Si usted es un dueño de negocio o un encargado que lleva a cabo un proyecto, una cosa es siempre igual: El cliente es voz dominante en la toma de decisión. Aprenda a comunicarse con ellos con eficacia y pondrá un buen ejemplo para las personas que supervisa.
67. Recuerde que el cliente es el jefe. Al final del día, su trabajo es hacer que el cliente feliz. Actuar en consecuencia.
68. Diferenciar sus productos. No te pierdas en un mar de productos y servicios como el tuyo. Asegúrese de que usted se destaca de sus competidores.
69. Retener a los clientes tanto como reclutar nuevos. Si bien siempre quiere traer nuevos negocios, es muy importante mantener relaciones con clientes leales.
70. Proporcionar canales efectivos de comunicación. Asegúrese de que sus clientes puedan ponerse en contacto con usted fácilmente y rápidamente si tienen un problema, preocupación o pregunta. También pueden proporcionar una valiosa fuente de retroalimentación.
71. Mantener los datos de los clientes. Utilice estos datos para que sus clientes se sientan especiales recordando ocasiones como cumpleaños y aniversarios. También es útil para realizar un seguimiento de las preferencias de compra.
72. Segmente a sus clientes. No todos los clientes son iguales. Divida a sus clientes en grupos que le permitan prestar atención y servicios que satisfagan las necesidades únicas de cada cliente.
73. Proporcionar servicios posventa eficaces. No deje que el contacto se caiga después de que el trabajo esté completo. Asegúrese de que su cliente permanezca feliz.
74. Escucha atentamente. Preste atención a exactamente lo que los clientes están pidiendo para ayudarle a satisfacer mejor sus necesidades.
75. No tengas miedo de decir que no lo sabes. Está bien no saber la respuesta a cada pregunta. Es mejor decir que no sabe y volver a un cliente que tratar de bluff su camino a través de una conversación y tiene que retroceder más tarde.
Mantenerse al día con el cambio
No hay manera de impedir que el mundo cambie, así que sigue estos consejos para mantenerte al día y por delante del juego.
76. No luche contra el cambio. No se puede detener los mercados, las tendencias y la tecnología de cambiar, así que aprende a ir con el flujo.
77. Adoptar un estilo de gestión predictivo. No espere a que las cosas sucedan para hacer un movimiento. Anticipar los problemas y proporcionar planes de contingencia.
78. Pruebe sus planes de contingencia. Esperar a que ocurra un desastre es una forma peligrosa de averiguar si sus planes de emergencia se mantendrán. Pruébelos de vez en cuando para ajustarlos y asegurarse de que siguen siendo pertinentes.
79. Identificar los positivos. Incluso los cambios más negativos pueden tener aspectos positivos para ellos. Ser capaz de identificarlos y maximizarlos puede ayudar a que la adaptación sea menos dolorosa.
80. Sea rápido en adaptarse. Aprender a adaptarse a situaciones cambiantes rápidamente y ser capaz de cambiar los planes en el estímulo del momento si la situación lo requiere.
81. Manténgase atento a los factores externos. Su negocio se ve afectado de muchas maneras por factores externos. Manténgase al tanto de estos para que pueda anticipar cualquier cambio repentino en el mercado que afectaría a cómo necesita administrar.
82. Establecer un plan de Investigación y Desarrollo. Fomentar la innovación y la creatividad para mantenerse a la vanguardia de la demanda de nuevos y mejores productos y servicios.
83. Vigile la competencia. No deje que la competencia obtenga lo mejor de usted. Mantenerse al día con lo que están haciendo y utilizarlo a su ventaja en la gestión de su negocio.
Resolución de problemas
Si los problemas son internos o externos, pueden hacer sus deberes de la gerencia una pesadilla si usted no los maneja correctamente. He aquí cómo mantenerse en la cima de ellos.
84. Levántate para los empleados. Si otros departamentos o gerentes están llevando duro a sus empleados, defenderlos.
85. Corregir lo que está roto. No pierdas el tiempo poniendo culpa. Tenga cuidado de arreglar el problema antes de tratar con cualquier posible repercusión.
86. Administrar y controlar sus emociones. No permita que la ira o la frustración afecten la resolución de su problema. Si usted está emocionalmente invertido en una situación, se enfríe antes de discutirlo o traer un mediador externo.
87. Aprende cuándo intervenir. Algunos problemas pueden resolverse si solo los dejas, pero debes estar consciente de los momentos en los que tendrás que intervenir y tomar el control de una situación.
88. Tome la culpa. Si has cometido un error, confiesa. Se le dará más tiempo para trabajar en la fijación del problema en lugar de hablar de su manera de tomar el rap.
89. Obtenga los hechos primero. Antes de juzgar una situación, asegúrese de tener toda la historia. Escuchar a los empleados y abstenerse de cuestionar la integridad de nadie sin antes asegurarse de que ha reunido todos los datos.
90. Elevarse por encima de la crisis. Aprenda a separarse del problema ya elevarse por encima de la batalla. Usted será capaz de pensar con más claridad y tomar una mejor decisión sobre la forma de rectificar el problema.
91. No ignore los problemas. Un pequeño problema puede fácilmente bola de nieve y convertirse en algo mucho más difícil de arreglar.
92. Trate de despersonalizar los problemas. Deje a empleados saber que el problema no está con ellos sino con sus acciones. No lo hagas personal.
Ir por encima y más allá
Administrar a la gente no es sólo hacer el trabajo. Para realmente ser un gran líder, a veces es necesario ir más allá de lo que el trabajo pide.
93. Dirija con el ejemplo. Puedes hablar hasta que seas azul en la cara, pero la mejor manera de conseguir un punto a través es ser el modelo a emular. Deje que los empleados sigan su ejemplo.
94. Se ensucian las manos. A veces usted necesita mostrar a sus empleados que nadie está por encima de hacer tareas poco atractivas.
95. Hacer una diferencia a sus empleados. No sólo ser un gerente genérico – sobresalir como un líder y modelo a seguir para sus empleados.
96. Obtenga la confianza y respeto de sus empleados. Tendrá un tiempo mucho más fácil administrar a los empleados cuando respeten sus reglas y límites y confíen en su liderazgo.
97. Sea empático con los problemas personales. Si debe o no, lo que sucede fuera del trabajo puede tener un gran efecto en la calidad del trabajo producido. Sea sensible si los empleados tienen problemas personales que les impiden concentrarse en el trabajo.
98. Sea único como un gerente. Cada posición exige algo diferente y usted debe ser orgulloso ser adepto a su papel particular más bien que intentando imitar a otros encargados.
99. Recuerde que la ética importa sobre todo. Sea honesto y confiable en todos sus negocios y relaciones personales.
100. Estar en busca de nuevas ideas. Nunca se sabe de dónde vendrá su próxima gran inspiración.
101. Conozca a sus empleados. Aprenda más que sus nombres. Conozca los antecedentes familiares de sus empleados, gustos y disgustos. Hacerlo lo hará más agradable.
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The Manager’s Cheat Sheet: 101 Common-Sense Rules for Leaders
Management is all about connecting with the people on your team. So how do you effectively manage a team? With common knowledge, of course. These are a few back-to-basics rules that will help you develop management skills that really matter.
Body Language
Like it or not, your body speaks volumes, even when you are silent. Here’s how to express an attitude that’s appropriate for a leader.
1. Stand tall. Keeping your shoulders back and holding yourself up to your full height will give you an air of confidence.
2. Take your hands out of your pockets. Putting your hands in your pockets is often seen as a sign that you have something to hide.
3. Stand with your arms crossed behind your back. This will help you adjust your posture, and it leaves your hands in a position that is open and not intimidating.
4. Make eye contact. Always look directly into the eyes of the people you are speaking with. This shows you’re interested and also gives you a sense of confidence.
5. Sit up straight. Even if you’re at an 8 a.m. meeting and feeling tired, it’s important to sit up straight in your chair. Slouching makes you look disinterested and can give off an unwanted air of laziness.
6. Face the person you’re talking to. This shows you are interested and engaged in the conversation.
7. Shake hands firmly. For many, a handshake is a reflection of the person you’re shaking hands with. You don’t want to come across as unsure or overbearing, so make sure yours is professional and confident.
8. Always smile. Smiles are contagious and will make others feel positive when you’re around.
9. Look your best. You don’t have to be model perfect every day, but you should dress appropriately and neatly. Clothes can have a big impact on the way you’re perceived.
10. Walk confidently. Keep your head up and take even strides.
Meeting Deadlines
No one will be happy if your team has to rush around at the last minute to complete a project. Follow these tips to make deadlines less stressful for everyone.
11. Only promise what you can realistically deliver. Don’t create deadlines that you know you can’t meet. By only promising what you know you can do, you’ll be able to finish on time.
12. Set clear goals. Once you know what you need to accomplish, it helps to know how and when you want to do it. Put your goals down on paper and make sure everyone on your team gets a copy.
13. Organize a team. Many of your employees will have unique strengths and training that can make them great assets to certain projects. Pick a team that has the right skills to carry out the job.
14. Delegate tasks. Spread work among your employees in a way that doesn’t leave anyone overburdened while also allowing the project work smoothly.
15. Create milestones. Creating milestones for you and your team will help you keep track of your progress and also give you a sense of accomplishment as you reach each milestone.
16. Keep communication open. Keeping everyone in touch with the status of the project is key to making sure it’s completed on time.
17. Do it right the first time. Planning ahead will help prevent you from delivering a substandard product. Having to redo something for a client costs money, and, more than likely, future business opportunities.
18. Stay organized. Staying organized will help keep you from wasting time chasing down important documents and information.
19. Make sure expectations are clear. Be sure that each member of your team knows what their specific responsibilities are. This will save time and prevent tasks from being overlooked.
20. Create a plan. Compile your goals and milestones into a comprehensive plan for attacking any project you are given. This way, you can make sure you’re staying on schedule and that all of your employees will be clear about how and when things should be done.
Getting Along with Employees
A happy office is a productive one. Everyone will be more cheerful if you follow these simple rules.
21. Don’t make your employees come in on days they’re normally not scheduled to work or call them while they’re on vacation. A surefire way to make employees resent you is to invade their personal time for nonpressing work. Unless you have something that absolutely has to be done, let time away from work stay that way.
22. Don’t play favorites. Playing favorites can bias your judgment and impair your leadership abilities. Treat your employees equally.
23. Give credit when it’s due. Don’t take credit for your employees’ ideas or hog their limelight. This action not only fosters resentment but also makes you seem untrustworthy.
24. Don’t micromanage. While it’s fine to keep up with what your employees are working on, don’t constantly look over their shoulders.
25. Never discuss employee matters with their co-workers. This kind of gossip always gets back to the person and will make you look unprofessional.
26. Don’t interfere with employees’ work. If your employees are getting work done, don’t stress about how it gets done. Even if it’s not being done the way you’d do it, it’s best to let employees use their best judgment.
27. Don’t push unreasonable deadlines. You don’t want to spend all of your time at the office, and neither do your employees.
28. Keep your promises. Barring some catastrophic event, you should always keep promises you make to employees, especially about pay and benefits.
29. Keep work about work. Don’t require employees to run your personal errands. Take care of your own personal business or hire an assistant.
30. Reward hard work. Make sure your employees feel valued for the work that they do. Employees will be more willing to put in extra effort if they know it’s noted and appreciated.
31. Provide motivation. Sometimes employees need a morale boost. Provide them with encouragement to get a project rolling.
Manage Yourself
Being a good manager isn’t just about what you can encourage other people to do, it’s also about managing your own performance.
32. Be accessible. Don’t hole up in your office all day — come out and visit with your employees. Let them know that they can always come to you with problems and concerns.
33. Be open to constructive criticism. It may not always be what you want to hear, but listening to constructive criticism gives you the chance to learn and grow from your mistakes.
34. Accept responsibility. Part of being the boss is accepting responsibility for the mistakes of all that you manage, not just your own.
35. Know there’s always room for improvement.No matter how good you think you are, your job can always be done better. Always be willing to learn.
36. Improve your skills. Learning is a lifelong process. You’re never too old to take a class or ask a co-worker to help you improve your knowledge.
37. Explain things simply. Don’t use big words or technical jargon just to sound smart and impress others. Your employees will understand and perform better if you explain simply and clearly what you need.
38. Instruct rather than order. You may be the boss, but you don’t have to be bossy. You’ll have more success if your requests are more tactfully delivered.
39. Include your staff in your plans. Don’t make your work top secret; let your employees know what’s going on and how they are expected to contribute.
40. Know your subordinates’ jobs. You don’t want to be caught with inferior job knowledge.
41. Be flexible. It’s fine to be firm in what you expect, but allow for flexibility in how it gets done.
42. Get regular feedback. Your employees and superiors can give you valuable feedback on how to improve your performance. Use this to your advantage.
43. Know your limitations. You can’t be everywhere doing everything all at once. Know the limits of your time and abilities and say no to things you know you can’t do.
Boosting Productivity
Getting the most out of your day can be difficult with a busy schedule, but you can use these tips to help you maximize your time in order to be better available to employees.
44. Get the most out of meetings. Be organized and prepared for meetings to increase effectiveness and time savings.
45. Focus your energy on things that matter. Don’t let trivial tasks take time away from things that are really important.
46. Identify your time-stealers. Everyone has little things that detract their attention and make them lose focus. Figure out what these are and work to eliminate them, if only for a few hours a day.
47. Be punctual. Being on time is a big deal. Never keep people waiting for appointments or meetings if you can help it.
48. Respond to your correspondence within a reasonable amount of time. You don’t have to be chained to your inbox, but make sure you respond to emails within a few hours whenever possible.
49. Do only what is necessary. There are times when going above and beyond works, but doing so on a daily basis can derail your progress on more important issues. Get the key things done first, then see if you have time for additional things.
50. Stick to schedules and routines. While they may not be the most exciting things, schedules and routines can help streamline and improve your productivity.
51. Organize and manage your schedule. Use any tools and utilities you have at your disposal to prioritize your day and keep track of what you need to get done.
52. Plan more than you think you can do. While this may sound stressful, it can actually be a great motivator. If you manage to get everything done, you’ll enjoy a great sense of achievement.
53. Get to work early on occasion. Sometimes an uninterrupted half hour in an unoccupied office can help you get key things done or allow you to plan your day before there are any distractions to slow you down.
54. Know that sometimes stress is good. While too much of anything, especially stress, can be bad, sometimes a little stress can be the motivation to get you moving, allowing you to get more done.
55. Do your least favorite tasks first. Get your most tedious and least desirable tasks out of the way earlier in the day. After that, everything else will be a breeze.
Managing Finances and Resources
Whether you’re a business owner or a manager, staying on top of tangible items is vital to success. These tips can help you keep track.
56. Set up a realistic budget. While it’s good to be optimistic, don’t plan for more spending than you know you can afford. Make sure you plan for emergencies and contingencies as well.
57. Save costs where they matter the most.Don’t just pinch pennies for the present. Make sure your savings will pay off in the long run. Compromising on quality might cost you later on in repairs and replacements.
58. Spend only when it’s necessary. Don’t spend if you don’t need to. Every bit you save goes toward your profit.
59. Find alternative sources of finance.Sometimes even successful businesses need a little help. Business loans and investors can help you through leaner times.
60. Stay true to your contracts. Not only will you gain the respect of your clients, you’ll also avoid legal battles that can be a serious financial drain.
61. Make sure employees are well compensated. Employees deserve to be rewarded for hard work. Make sure yours are well compensated for their time and they’ll be more productive and happier to come to work.
62. Learn to do more with less. Quality is much more important than quantity, so make what you have count.
63. Assign equipment wisely. While it might be nice for every employee to have a PDA, budgets often don’t allow for such conveniences. Make sure the employees that need tools the most have access to them.
64. Invest in solid technology. This doesn’t always mean the latest technology, but what your office needs to do work effectively.
65. Update when necessary. Using obsolete equipment and programs can really slow you down. Update when it makes sense so you won’t get left behind by competitors.
66. Don’t be wasteful. Every sheet of paper, paper clip and pen is a cost on your budget. Use materials wisely and don’t waste them out of haste or carelessness.
Communicating with Clients
Whether you’re a business owner or a manager carrying out a project, one thing is always the same: The client is dominant voice in decision-making. Learn to communicate with them effectively and you’ll set a good example for the people you supervise.
67. Remember that the customer is the boss. At the end of the day, your job is to make the customer happy. Act accordingly.
68. Differentiate your products. Don’t get lost in a sea of products and services like yours. Make sure you stand out from your competitors.
69. Retain customers as much as you recruit new ones. While you always want to bring in new business, it’s very important to maintain relationships with loyal customers.
70. Provide effective channels of communication. Make sure your clients can contact you easily and quickly if they have a problem, concern or question. They can also provide a valuable source of feedback.
71. Maintain customer data. Use this data to make your customers feel special by remembering occasions like birthdays and anniversaries. It’s also helpful for keeping track of purchasing preferences.
72. Segment your customers. Not all customers are alike. Divide your customers into groups that allow you to provide attention and services that meet each customer’s unique needs.
73. Provide effective after-sales services. Don’t let contact fall off after the work is complete. Make sure your client stays happy.
74. Listen attentively. Pay attention to exactly what clients are asking for to help you better meet their needs.
75. Don’t be afraid to say you don’t know. It’s OK not to know the answer to every question. It’s better to say you don’t know and get back to a customer than to try to bluff your way through a conversation and have to backtrack later.
Keep Up with Change
There is no way to stop the world from changing, so follow these tips to keep up and ahead of the game.
76. Don’t fight change. You can’t stop markets, trends and technology from changing, so learn to go with the flow.
77. Adopt a predictive managerial style. Don’t wait for things to happen to make a move. Anticipate problems and provide contingency plans.
78. Test your contingency plans. Waiting for disaster to strike is a dangerous way to find out if your emergency plans will hold. Test them out from time to time to fine-tune them and make sure they’re still relevant.
79. Identify the positives. Even the most negative changes can have positive aspects to them. Being able to identify and maximize them can help make adapting less painful.
80. Be quick to adapt. Learn to adapt to changing situations quickly and be able to change plans on the spur of the moment if the situation requires it.
81. Stay tuned to external factors. Your business is affected in many ways by outside factors. Keep abreast of these so you can anticipate any sudden market changes that would affect how you need to manage.
82. Put in place a Research and Development plan. Encourage innovation and creativity to stay ahead of the demand for newer and better products and services.
83. Keep an eye on the competition. Don’t let the competition get the best of you. Keep up-to-date with what they’re doing and use it to your advantage in managing your business.
Resolving Problems
Whether problems are internal or external, they can make your management duties a nightmare if you don’t handle them correctly. Here’s how to stay on top of them.
84. Stand up for employees. If other departments or managers are bearing down hard on your employees, stand up for them.
85. Fix what’s broken. Don’t waste time placing blame. Take care of fixing the problem before dealing with any possible repercussions.
86. Manage and control your emotions. Don’t let anger or frustration affect your problem resolution. If you are emotionally invested in a situation, cool down before discussing it or bring in an outside mediator.
87. Learn when to step in. Some problems might resolve themselves if you just let them be, but you need to be aware of times where you’ll need to step in and take control of a situation.
88. Take the blame. If you’ve made a mistake, fess up. It’ll give you more time to work on fixing the problem instead of talking your way out of taking the rap.
89. Get the facts first. Before you pass judgment on a situation, make sure you have the whole story. Listen to employees and refrain from questioning anyone’s integrity without first ensuring that you’ve gathered all the data.
90. Rise above the crisis. Learn to separate yourself from the problem and rise above the fray. You’ll be able to think more clearly and make a better decision on how to rectify the issue.
91. Don’t ignore problems. A small problem can easily snowball and become something much more difficult to fix.
92. Try to depersonalize problems. Let employees know that the problem isn’t with them but with their actions. Don’t make it personal.
Go Above and Beyond
Managing people isn’t just about getting the job done. To truly be a great leader, sometimes you need to go above and beyond what the job calls for.
93. Lead by example. You can talk until you’re blue in the face, but the best way to get a point across is to be the model to emulate. Let employees follow your lead.
94. Get your hands dirty. Sometimes you need to show your employees that no one’s above doing unattractive tasks.
95. Make a difference to your employees. Don’t just be a generic manager — stand out as a leader and role model for your employees.
96. Gain your employees’ trust and respect. You’ll have a much easier time managing employees when they respect your rules and boundaries and trust your leadership.
97. Be empathetic to personal problems. Whether it should or not, what happens outside of work can have a big affect on the quality of work produced. Be sensitive if employees have personal issues that keep them from concentrating on work.
98. Be unique as a manager. Every position demands something different and you should be proud to be adept at your particular role rather than trying to emulate other managers.
99. Remember that ethics matter above all. Be honest and reliable in all of your business and personal relationships.
100. Be on the lookout for new ideas. You never know where your next great inspiration will come from.
101. Get to know your employees. Learn more than just their names. Get to know your employees’ family backgrounds, likes and dislikes. Doing so will make you more personable.[:]