Que es un WMS: Procesos, funciones y objetivos
El WMS-SGA (Warehouse Management System o Sistema de Gestión de Almacenes) es un sistema de información que incluye software, hardware, un sistema de código de barras, rfid , pistolas y terminales de radiofrecuencia, que conforman la parte tecnológica, destinado a gestionar toda la operativa de un almacén (procesos). Esta herramienta básicamente identifica las mercancías y muestra su ubicación, administra los recursos (personas y equipos) para su movilidad optimizando los recorridos, realiza un seguimiento de los niveles de inventario, regula la mano de obra y organiza el trabajo en general del almacén.
Procesos básicos que gestiona un WMS:
· Recepción de mercancías y ubicación en el almacén.- Una vez se reciben los pedidos del proveedor desde el ERP, comienza a actuar el WMS. Cuando se recibe la mercancía, se asignan muelles de descarga, para luego validar la recepción a través de terminales de radiofrecuencia. Una vez recepcionada, se elegirá la ubicación más adecuada en función de la cantidad recibida (peso, volumen, reserva) y las características del producto
· Movimientos y reasignación de ubicaciones.- Traslados dentro del almacén
· Producción o fabricación (Kitting).- Proceso de abastecimiento de materiales para fabricación de producto terminado
· Preparación de pedidos (picking) y expedición.- Una vez recibidos los pedidos de clientes desde el ERP, el WMS genera las operaciones necesarias para recoger el producto de sus ubicaciones de la manera más optima y situarlo en la zona de expedición. Por el impacto en el servicio al cliente (un pedido «mal» entregado crea una mala imagen al cliente), esel proceso más importante y crítico
· Devolución de mercancías (tanto a proveedores como de clientes).- El WMS gestiona las pedidos devueltos del cliente a través de un “almacén» de control de calidad, para enviarlos definitivamente a destrucción, a el stock o a re-procesos. Además te permite gestionar las devoluciones a proveedores, descontando el stock y haciendo un seguimiento al estado
· Inventarios.- Proceso de realización de recuento y ajuste de inventario
A partir de los procesos que soporta un WMS, podemos resumir sus funciones en cinco:
- Control de nivel de stock del almacén a nivel de existencia-ubicación.- Es la función por excelencia del WMS, tener perfectamente controlados los inventarios
- Gestión en tiempo real. Es una función imprescindible, de no poder trabajar en tiempo real el uso del SGA no tendría mucho sentido
- Trazabilidad.- Nos brinda la trazabilidad (de productos y procesos) dentro de nuestro almacén. La trazabilidad es un factor competitivo para el cliente y está convirtiéndose en una exigencia básica que tenemos que ofrecerle (o que cumplir en el caso de la industria farmacéutica o alimentaria)
- Planificación, asignación y control de la carga de trabajo de los recursos (personas y equipos) del almacén
5. Reportar la información necesaria para la toma de decisiones.- En este punto hay que tener en cuenta su integración con el ERP de la empresa, además de la elaboración y seguimiento de indicadores alineados con la estrategia de nuestra organización. Para lo cual, necesitaremos generar un CMI (Cuadro de Mando Integral) desde el WMS, o que al menos nos este nos facilite esta funcionalidad
El objetivo principal de un WMS consiste en:
· Incrementar la eficiencia (recursos) y la eficacia (cumplimiento de objetivos) en la gestión del almacén, automatizando y eliminando errores. ¿Cómo?:
Optimizando:
- El espacio de los almacenes
- Los flujos o movimientos de productos
En el siguiente vídeo (de 3.52 minutos) puedes ver el funcionamiento básico del WMS Rumbo-Logística y los efectos de su implementación en la empresa Sanysum (empresa española de distribución de material de saneamiento y fontanería).
El ERP (Enterprise Resourse Planning) coloca a la empresa en un primer nivel de gestión, mejorando muchos procesos, pero de manera muy limitada los procesos que afectan al almacén. Aunque el ERP nos proporciona información precisa de cuanto tenemos en stock (tanto en unidades como en valor), sólo nos permite gestionar ubicaciones (donde lo tenemos) de manera muy básica y estática.
El WMS va varios pasos por delante del ERP en la mejora de los procesos del almacén y en la optimización de los recursos , informándonos no sólo de cuanto tenemos en stock, si no de donde lo tenemos (es decir, en que ubicaciones) y del recorrido que ha hecho dentro de nuestro almacén (garantizando su trazabilidad en todo momento).Por tanto, con el WMSdisponemos de una configuración avanzada de ubicaciones que nos permite seleccionar la más idónea manualmente o incluso automatizar la gestión de las mismas de la manera más eficiente.
Para lograr los objetivos de eficiencia y eficacia, el WMS interactua con una serie de dispositivos externos (radio frecuencia, rfid, picking por voz, picking por luces, transelevadoras, básculas, etc.) que lo hacen un sistema muy especializado, razón por la cual, la mayoría de los ERP no incluyen este tipo de sistemas.
Si cuentas ya con un ERP y empiezas a perder visibilidad de tu stock y a detectar ineficiencia en tus procesos de almacén, debido bien a una nueva situación y/o a nuevas necesidades (por un incremento en el número de SKU, número de pedidos, número de líneas de pedido, de las dimensiones del almacén, etc.), es muy probable que tu ERP ya no sea suficiente y tengas que plantearte la adquisición de un WMS y su integración con tu ERP.
Cuando el ERP ya no es suficiente
Una vez implementado el ERP en tu empresa, se te puede presentar la siguiente situación (bien inicialmente, porque no se realizó un buen análisis, o con el paso del tiempo por un incremento de la actividad):
· Te cuesta ubicar (saber donde lo tienes) tu stock, bien por incremento de la planta del almacén o bien por incremento de los skus
· Se te”pierde stock”, tu ERP te informa que tienes pero te cuesta localizarlo en el almacén, con la consecuente pérdida de tiempo (e incluso alguna vez, con la pérdida real). Según el profesor Robert Palevich de la Indiana University: ”los empleados de un almacén pueden llegar a perder el 75% de su tiempo dando vueltas por el almacén recogiendo mercancía”
· Tu almacén comienza a estar saturado (te falta espacio) y tus pasillos a llenarse
· Tienes un coste alto de realización de inventarios (te ves obligado incluso a paralizar tu actividad para realizarlo)
· Te cuesta controlar la trazabilidad o lote de los productos (Te dejó un enlace aquí para que veas una buena explicación de en que consiste) y de los procesos:
- Porque trabajas con 3 o más lotes por cada sku habitualmente
- Porque el ERP no te proporciona ninguna trazabilidad de los movimientos dentro de tu almacén
· Tienes un nivel alto de errores en el picking (y con tendencia al alza) principalmente porque tu personal identifica visualmente mal los productos y muchas veces los busca, pero no los encuentra, y como consecuencia:
- Tienes un alto costo de formación del personal
- Crecen tus costos (devoluciones-transportes)
- Se producen pérdidas de venta
- Originas una mala imagen hacia el cliente
- Tienes un alto % de pérdida desconocida (diferencias de inventario)
· Tienes un alto % de pérdida desconocida derivada de otro tipo de errores (descargas, cargas, “malas ubicaciones”, etc.)
· Dedicas mucho personal y tiempo a tareas de carga y descarga
· Tienes un coste almacenaje alto.- No sólo necesitas el dato, sino poderlo comparar con el de tu competencia, y si no puedes, al menos con un operador logístico:
Tu costo de almacenaje tiene que ser superior al de un operador logístico, ya que él es un especialista (y se le supone eficiencia en su sector), pero si es mucho mayor, es probable que tengas un problema de ineficiencia (que esta incidiendo en tu competitividad)
· Por tu modelo de negocio, tienes muchas devoluciones de clientes que tras pasar el control de calidad, quedan ingresadas en el stock del almacén y te cuesta controlar. Este problema se incrementa si tienes la obligación de trabajar con el lote (y mantener la trazabilidad de productos)
· “Sufres” un % alto de deterioro de mercancía en tu almacén por no seguir FIFO en los flujos de productos (al tener varios palets de distintas entradas, los operarios que realizan el picking no sabe por cual tiene que comenzar) . Mercancía deteriorada o caducada en el almacén, es literalmente “dinero quemado”
Si la “foto” de tu almacén tiene semejanzas con la situación que te he descrito, es probable que necesites la implementación de una solución WMS (o por lo menos deberías estudiarlo). Dimensionar el problema con unos buenos indicadores y analizar el impacto del WMS en los mismos, es primer paso. Seguidamente calcular el ROI y la viabilidad del proyecto te servirán como base para la toma de una buena decisión.
· Algunos indicadores que deberíamos seguir, y que te pueden dar luz sobre la dimensión del problema. Además, estos indicadores te servirán de mucho para estudiar el ROI (Retorno de la inversión) de la solución WMS,analizar su impacto, y la viabilidad del proyecto.
· Explicaremos como calcular el ROI (retorno de la inversión) de un WMS – La buena noticia con respecto al ERP, es que el ROI del WMS es más fácil de cuantificar, ya que muchos de sus beneficios son tangibles y relativamente fáciles de cuantificar
· Y por último veremos algunas herramientas tecnológicas en las que se apoya un WMS, y como su adopción nos ayudara a ser más eficientes y eficaces en la gestión de nuestro almacén.
Algunos indicadores a seguir
Si ya tenemos un ERP implementado, disponemos de cierta capacidad para generar información de “calidad” a través de una serie de indicadores, que nos den luz sobre la necesidad o no de incorporar un WMS para mejorar y optimizar los procesos de nuestro almacén.
Con respecto a los indicadores me gustaría comentar previamente la tendencia que tenemos a acumular demasiados indicadores (parece que en la vida todo comienza «a ser medible»), que luego no analizamos por falta de tiempo (ya que el «día a día» nos absorbe), pero los tenemos en un cuadro de mando “muy bonito”, con unos gráficos impresionantes y a la vez poco útil. Mi recomendación es disponer de pocos, bien seleccionados (unos básicos y generales para cualquier empresa que gestione un almacén, otros alineados con la estrategia de cada organización y alguno con un toque más personal) y dedicarles tiempo al análisis, si no realmente no sirven para nada. Inicialmente, cuestiona y estudia la trazabilidad de los datos (que no todos los ERPs garantizan) y que es clave en la obtención indicadores de calidad que reflejen fielmente la realidad. No te vaya a pasar que estés tomando decisiones sobre indicadores basados en datos incorrectos, que no serías el primero. En especial ten cuidado cuando incorporas excel a la generación de indicadores (Te recomiendo que leas este artículo en el periódico El País- España, La depresión del excel, que te hará reflexionar sobre la importancia de este tema).
Estos son algunos indicadores que te propongo.
Rotación del Inventario
Definición: Indica el número de veces que el capital invertido en stock (inventario promedio) se recupera por las ventas a lo largo de un periodo de tiempo.
Formula: RI= (Ventas Acumuladas/ Inventario Promedio) = Número de veces
A mayor rotación del inventario, el ROI (el retorno de la inversión) sobre el capital invertido (el stock) será mayor.
Roturas de stocks
Definición:La Rotura de Stock es la cantidad de demanda solicitada por un consumidor o cliente no satisfecha por ausencia de parte o del total stock.
Fórmula:
RS = ∑ (Cantidad no Suministrada * Coste Unitario en almacén)
RS (%) = RS/ (Cantidad Total Solicitada * Coste Unitario) * 100
La rotura de stocks tiene una serie de costes asociados, que tenemos que tener muy en cuenta, en especial la pérdida de margen bruto debido a la pérdida de venta (el cliente muchas veces no espera, está pérdida es sustancial en sectores como el retail y poco valorada). Multiplicando el margen bruto comercial (la diferencia entre el precio de venta y el costo unitario) por la cantidad no suministrada obtendrás tu pérdida de margen.
Pérdida desconocida (o diferencia de inventario)
Definición: Se calcula midiendo valor de las items que presentan descuadres (de entrada y/o de salida) con respecto al inventario lógico cuando se realiza el inventario físico.
Fórmula: Pérdida desconocida= (Valor de las diferencias a precio de costo / Valor del inventario total a precio de costo)* 100
Existen tres factores que causan la pérdida desconocida: 1) Hurto externo; 2) Hurto interno; 3) Los errores administrativos. EL WMS minimiza (prácticamente deja en 0) la pérdida ocasionada por los errores, para aminorar el hurto tendrás que emplear otro tipo de herramientas.
Costo de la Obsolescencia
Definición: Nivel de mercancías no disponibles (o dadas de baja) para despacho por obsolescencia, deterioro, averías, caducidad en el almacén, devueltas en mal estado,…etc. (“dinero quemado”).
Fórmula:
Costo de Obsolescencia= Unidades Obsoletas * Precio de costo
% de Obsolescencia= (Costo de Obsolescencia / total de unidades vendidas * precio costo) *100.
A mí me gusta tener este indicador relacionado con el precio de venta (en lugar de con el costo) ya que me permite saber cuánto de mi margen bruto comercial se me va en la obsolescencia.
El costo de la obsolescencia se convierte en una disminución de stock (en el momento que se da de baja y se ajusta), y por tanto afecta directamente a la cuenta de resultados y al balance de situación. Existe una tendencia en muchas empresas a no realizar estos ajustes para no reflejar la pérdida, ni la disminución del activo (incluso creando un almacén “virtual” y/o físico donde se acumulan estos productos), que para mí es una mala practica.
Tasa de servicio o cumplimiento de despacho.-
Definición: Es un indicador de eficacia que mide el grado de cumplimiento en los despachos.
Fórmula: Tasa de servicio= (Nº de despachos cumplidos a tiempo /Número total de despachos) *100
Indicadores de Costes operacionales
Para disponer de buenos indicadores de costes operacionales se hace necesaria diseñar y desarrollar una buena contabilidad de costes(algo a lo que muchos contadores son reacios,…..te suena:”más trabajo, ¿para que?”), que permita desagregar los costes por sucursal, almacén y área o departamento. La contabilidad de costes nos permitirá conocer con exactitud nuestros costes totales de almacenaje, costes de personal dedicado al almacén (y dependiendo del nivel de desagregación, los costes de cada área ,del picking, etc.). Lo ideal sería partir de esa herramienta, de la que prácticamente todos los ERP disponen (sin ningún tipo de «manipulación»), para el cálculo de los costes logísticos operacionales, pero puede ser, que tengas un contador que no lo vea igual y tengas que recurrir a excel (y “a la depresión”)……y a «deprimirte» con el contador.
Costo del personal dedicado a las tareas de almacenaje.-
Definición: Es el total del coste de personal dedicado a las tareas de almacenaje. Sería conveniente calcularlo mensualmente y prestar atención a la tendencia (por lo que de entrada es recomendable sacar este dato al menos el último año, para empezar). Si lo puedes desglosar por procesos (recepción, picking, etc.) mejor. Este costo hay que ponderarlo con los siguientes datos:
- Número de pedidos
- Número líneas por pedido
Costo de almacenaje por unidad y de la unidad despachada (o por bulto o caja).-
Definición: Estos indicadores para mi son muy relevantes, los tenemos que comparar con empresas del mismo sector que la nuestra (o al menos con un operador logístico), un par de veces al año, para ver si somos eficientes y “estamos en el mercado”.
Formula:
Costo de la unidad almacenada = Costo total de almacenaje/ número de unidades almacenadas
Costo de la unidad despachada= Costo total de despacho/ número de unidades despachadas
Costo total de almacenaje= Costo de personal, amortización o alquiler del almacén, seguros, mantenimiento, etc. («todos los gastos que desaparecerían de la cuenta de resultados si no tuviéramos el almacén»).
Costo de las devoluciones por errores en el picking.-
Definición: Poner en valor el coste de las devoluciones (de transporte, de verificación, de reubicación, etc.), por errores en el picking, a veces no es fácil, pero puede llegar a ser un coste importante para una empresa y vale la pena, al menos intentar calcularlo.
El seguimiento a estos indicadores tiene 2+1 objetivos:
· Dimensionar el problema actual (análisis de la situación de partida)
· Ayudarte a calcular el ROI y el impacto de la implementación del WMS (situación futura esperada) sobre los indicadores. Y a establecer objetivos y metas, que medir con cada indicador.
· Y si te decides a implementar el WMS, a hacer un seguimiento de los objetivos y metas establecidos.
No me gustaría acabar el tema de los indicadores sin hablar, de la importancia también de las «sensaciones», que de momento no se reflejan en ningún indicador. Hace unos meses hice una auditoria logística en una empresa de distribución que tiene la certificación ISO 9001. Desde que pisé el almacén me di cuenta (sin ver ningún indicador) que el almacén no tenía ningún orden (mercancía en los pasillos, imposibilidad de realizar inventarios, falta de eficiencia en el picking…..,no había ningún tipo de control, una «foto» muy parecida a la descrita en la Parte I del artículo), las sensaciones no eran «buenas», para no alargarme. Al tercer día de comenzar la auditoria, me reuní con el Jefe de Sistemas y Calidad, y según él: «sus procesos estaban ordenados, se realizaban las tareas con los procedimientos adecuados y establecidos, y los indicadores del almacén y de calidad reflejaban que todo era de color de rosa». En conclusión, no necesitaban ninguna herramienta adicional, ya que su ERP era más que suficiente. ¿Cuanto tiempo llevaba está persona sin pasar por el almacén de su empresa?. Si se diera una «vuelta» por su almacén de vez en cuando se hubiera dado cuenta que sus indicadores decían una cosa y sus «sensaciones» otra bien distinta.
Algunas herramientas tecnológicas básicas en las que se apoya el WMS para optimizar los procesos del almacén (que inciden en la efectividad)
El Código de Barras
Es una tecnología que permite capturar datos e identificar productos y unidades de cargas, las cuales son manipuladas a través de los diferentes procesos de la gestión de almacenes.
Principales funciones:
- Es aplicable todo el producto que entra en el almacén, a las estibas, a la estantería, muelle de carga y descarga, y permite identificar y localizar el producto en cada zona del almacén
- Incrementa la velocidad de ingreso de datos al WMS y elimina errores
- Agilizar la captura de inventarios
Como ventaja principal tiene la alta aceptación por su bajo costo.
RFID (Etiquetas de radiofrecuencia)
La etiqueta RFID es también un sistema para identificar productos mediante ondas de radio, y funciona básicamente como un código de barras, que se acciona electrónicamente a través de un pequeño chip (con una antena emisora) que contiene la identificación y las características del producto.
Si quieres saber más sobre el RFID, te recomiendo que veas este vídeo (5:00). En este otro (1:21) puedes hacerte una idea de las ventajas de su aplicación en la captura de inventarios para sectores como el retail, en concreto en artículos con múltiples características (tallas, colores, etc.).
Su principal inconveniente es el costo de las etiquetas (si lo comparamos con el código de barras), por otra parte, a su favor tiene que no necesita el contacto directo con el escáner y el incremento de la eficiencia en todos los procesos del almacen. Los precios de este tipo de etiquetas están bajando y según qué sectores puede ser una alternativa muy válida al código de barras o al menos a estudiar.
Radio frecuencia
Es un sistema “básico” en cualquier WMS que guía al usuario, en tiempo real, en todas las operaciones que debe realizar en un almacén, reduciendo los movimientos, aumentando la productividad y minimizando los errores. Funciona a través de un dispositivo de mano o pistola y de una red wi-fi que envía y recibe información al/del WMS desde el dispositivo, permitiendo disponer de la misma en tiempo real en todo el sistema. Procesos en los que interviene:
· Proceso de entrada y ubicación en el almacén.- Verificación del pedido, y registro de las cantidades entregadas y otras características del producto (El Lote, Nº de serie, etc.).Posteriormente el WMS indicará al operario la ubicación del producto (bien de una manera manual o automatizada)
· Proceso de picking.- El operario recibe una instrucción del producto a preparar, donde está (en cual ubicación) y cuando necesita para el pedido que está preparando. Posteriormente el operario hace el recorrido, escanea el lugar donde está el producto y confirma el despacho. Este sistema de picking está indicado para productos con poca densidad, menores frecuencias y mayores recorridos
· Proceso de reubicación.- Movimientos de la mercancía de una ubicación a otra (por ejemplo, para movimientos al área de picking)
· Proceso de expedición o despacho.- Verificación de la cantidad despachada en cada pedido y preparación de la documentación de despacho (etiquetas, packing list, guía de remisión, etc)
Con este sistema se garantiza la trazabilidad tanto del producto como de los procesos dentro del almacén, mejorando en este aspecto las prestaciones de un ERP. La radiofrecuencia suele considerarse una solución integral para la gestión del almacén, aunque puede combinarse con otras tecnologías.
Picking por voz (Pick by Voice)
Es un sistema de picking a través del cual el operario recibe y envía mensajes cortos acerca de la operación de preparación que está realizando. El picking por voz nos permite tener una mayor efectividad en la preparación de nuestros pedidos en comparación con el sistema por radiofrecuencia, evitando errores ya que el operario sólo se concentra en preparar pedidos (eficacia) y aumentando el número de pedidos y/o líneas preparadas (eficiencia). Es aconsejable cuando los operarios necesitan disponer de ambas manos libres, la empresa tiene un alto volumen de preparación y se manipulan grandes cantidades de skus.
Puedes ver cómo funciona este sistema en nuestro WMS Rumbo Logística en este vídeo aquí (2:40 minutos).
A medida que el número de sku y la densidad de pedidos crece el pick to light y put to lightson más eficiente.
Picking por luces (pick to light)
El pick-to-light es el sistema que guía visualmente al operario hacia las ubicaciones exactas del almacén, indicándole donde recoger los artículos de un determinado pedido. El WMSlanza las órdenes a un conjunto de displays, situados en los racks de las estanterías (posiciones fijas de almacenaje). Estos displays informan de las referencias que deben ser retiradas y en qué cantidad, confirmando el trabajador las órdenes ejecutadas, y procediendo los displays a informar al WMS con el objetivo de disponer de la información en tiempo real y controlar los stocks
Este sistema de picking (también el operario tiene las manos libres) ofrece una ventaja sobre el picking por voz, y es que el ojo humano más rápido que el oído, mejorando la velocidad de preparación. Es recomendable para la preparación de pedidos con número de sku “fijos” y con “infinita” cantidad de órdenes a preparar.
Put to light
El put-to-light es un sistema que guía visualmente al operario hacia los contenedores donde debe depositar los artículos que conforman cada pedido. Su principal uso se encuentra en las tareas de confección de pedidos por “olas” (cada “ola” agrupa un conjunto de pedidos). De esta manera se consigue servir las líneas de varios pedidos con una sola acción de preparación, es decir, con un solo desplazamiento del operario o de la carga. Es recomendable cuando la cantidad de productos a servir es “infinita” y variable, y con una cantidad de «fija» de pedidos.
El put to light está diseñado especialmente para empresas del sector farmacéutico, textil y accesorios, perfumería-cosméticos-productos de belleza y libros-dvd musicales entre otros.
Tanto el pick to light como el put to light son recomendables para almacenes con alta densidad de productos y gran cantidad de pedidos diarios, aumentando la velocidad, precisión y eficiencia de los procesos de picking.
Existen otras tecnologías englobadas con el término “producto al hombre” (transelevadoras, carruseles, etc), donde el producto va al preparador, mejorando la efectividad de los anteriores sistemas. Por las necesidades descritas y el costo de la inversión, es muy probable que sean inviables para este tipo de proyectos.
La implementación de estás tecnologías afectan a la efectividad de los procesos del almacén y por tanto al cálculo del ROI de un WMS (Te recomiendo este vídeo donde puedes ver la relación entre los diferentes sistemas de picking y la eficiencia, que dura 4:51). En función del sector de tu empresa, de sus dimensiones, de las características de los productos , de los pedidos, etc., podrás valorar diferentes escenarios (según la tecnología a aplicar) y el impacto de las diferentes tecnologías en los mismos. Siempre podrás empezar por lo básico, un sistema de código de barras y la gestión de todos los procesos por radiofrecuencia, para más tarde mejorar tu productividad a través de tecnologías como el picking por voz y/o pick to light , las etiquetas RFID, etc. Para esto, es importante que el WMS que selecciones te permita escalabilidad en la solución y que este en continuo proceso de mejora y de incorporación de las últimas tecnologías (Recomendación: Acude a un proveedor de software especialista y cuyo «core business» sea el WMS).
El cálculo del ROI del WMS
Que es y cómo se calcula el ROI (Retorno de Inversión) de una solución informática
- Que es y cómo se calcula el ROI (Retorno de Inversión) de una solución informática
- Como calcular el ROI de un WMS (incluiré una plantilla en excel, que te podrá servir de base para construir la tuya)
El ROI y el punto de equilibrio como indicadores de rentabilidad de un proyecto de implementación de una solución informática (ERP, WMS,..)
El ROI
El ROI es un indicador financiero, que permite calcular la rentabilidad de una inversión o proyecto, es decir, la relación entre el beneficio obtenido (o ganancia) y la inversión realizada (o coste):
- ROI=(B/I)*100, donde B= Beneficio obtenido (diferencia entre los ingresos o ahorros que se consiguen con el proyecto y la inversión realizada o coste del proyecto) e I= Inversión realizada (o coste del proyecto). Si el ROI es positivo el proyecto es rentable, y si es negativo o igual a cero, no lo es.
Por otra parte, el ROI constituye una excelente herramienta para comparar diferentes proyectos de inversión, sobre todo por su “facilidad” de cálculo, aunque es un indicador limitado. Esta limitación le viene dada por no tener en cuenta el valor del dinero en el tiempo, por eso, se suele acompañar de otros indicadores, como el TIR y el VAN.
De las dos variables que componen el ROI de una solución informática, la más complicada de calcular, la constituye sin duda el beneficio esperado, ya que algunos de los beneficios son intangibles y poco cuantificables. Pese a esta dificultad, es absolutamente recomendable hacer un esfuerzo en su cálculo, como herramienta para evaluar la mejora que aportará en la gestión de la organización y para la toma de la gran decisión (su adopción).
El cálculo del coste o inversión es más transparente, aunque dependerá del tipo de solución informática a implementar y de la empresa en cuestión. Estos pueden ser algunos de sus componentes:
- Software
- Adaptaciones o personalizaciones
- Licencias
- Infraestructura TIC
- Consultoría
- Formación
- Mantenimiento del Software y del Hardware
- Otros: Migración de datos, análisis y diseño de nuevos procesos,…..
El ROI debería calcularse inicialmente, de entre las propuestas existentes (proveedores de software) para determinar en primer lugar si interesa implementar el sistema de información, y en segundo, para seleccionar el proveedor. Es recomendable hacer un seguimiento anual una vez implementada la solución, ya que es probable que los valores iniciales vayan cambiando debido principalmente a la aparición de “costes ocultos” (o costes no tenidos en cuenta inicialmente como sobre-costos en formación no prevista, ampliación de licencias, ampliación de módulos, etc.). En cuanto a los ahorros y beneficios esperados, estos pueden incrementar o disminuir (ya que trabajamos con previsiones), y hay que estar muy pendiente de las desviaciones y de sus posibles causas.
Por último, cabe indicar que la calidad de la información, la inmediatez y la agilidad con que puede ser tratada a través de un sistema ERP o un WMS, es el «gran» retorno de inversión.
El Punto de equilibrio
El punto de equilibrio de la inversión de un proyecto se determina en magnitud tiempo, siendo dicho punto de equilibrio el momento en que se empiezan a obtener beneficios por encima de un determinado nivel de gastos (cuándo tiempo debemos esperar para obtener beneficios netos).
La fórmula para el punto de equilibrio, aplicando el ROI es:
- Pe= (Inversión/Ingresos esperados del proyecto)*12, y nos indicara cuantos meses se necesitaran para cubrir el total de la inversión con los ingresos esperados
Como calcular el ROI de un WMS
Para explicar cómo calcular el ROI de un WMS me voy a apoyar en un artículo de Pablo Boix (Director de Rumbo Sistemas) y una hoja excel que te propone (cuidado con la “depresión” del excel, de la que ya hablamos). Tanto su artículo original como la hoja excel te la podrás descargar aquí (a través de google-drive).
Haré un breve resumen del artículo, que tendrás que leer más detenidamente en el enlace para entender y crear tu propia hoja excel con la que calcular tu ROI.
En la primera parte de su artículo menciona una serie de “magnitudes que influyen en el cálculo del ROI”, algunas de ellas, se encuentran en los indicadores que te he sugerido en la Parte II de esta serie de artículos (Inventario valorado a precio de costo, pérdidas de inventario o pérdida desconocida, coste de la obsolescencia, etc.). Entre ellas se encuentra el coste por empleado que está explicado en base a la situación laboral en España (incluyendo los costes de seguridad social), y tendrás que adaptar a tu país.
En la segunda parte del artículo , establece 12 puntos “donde se deberían producir los mayores ahorros” (Reducción del nivel de stock, de espacio, costes de personal y de aprendizaje, eliminación de errores, incrementos de ventas, etc.), centrándose siempre en lo tangible y cuantificable, y dejando a un lado lo intangible (estas mejoras son las más difícil de cuantificar).
Posteriormente, establece una serie de relaciones efecto-causa que resultan interesantes para abordar la solución que le vamos a dar a cada uno de los problemas que hemos detectado en nuestro análisis previo realizado. Existe una herramienta que muchos conoceréis para evaluar las causas de un problema planteado (relaciones causa-efecto), que es el Diagrama de Ishikawa, también llamado diagrama de espina de pescado. Te puedes descargar un excel y una buena explicación de cómo utilizar esta herramienta aquí , desde el Blog de Raul Sejzer, que de paso aprovecho para recomendarte si te gustan los temas relacionados con la calidad. El diagrama de Ishikawa lo puedes combinar con otras herramientas como la tradicional y efectiva tormenta de ideas y Ley de Pareto (Regla del 80-20), que te servirán para identificar problemas y centrarte en las causas importantes que los ocasionan.
En la última parte del artículo, Pablo propone una hoja excel que te puede servir de base y de apoyo en el cálculo de tu ROI. Estas son algunas de las características de la hoja excel:
- Te permite manejar diferentes escenarios (“son una forma de probar diferentes versiones de una hoja, pudiendo saltar de una a otra sin perder cada una de estas versiones”)
- Beneficios que tiene en cuenta: Aumento de rotación, Reducción del stock, Reducción de la depreciación del stock o obsolescencia, Reducción de los costes de personal por incremento en la productividad, Reducción / eliminación de errores. Yo incluiría una variable más, la pérdida de margen de ventas por roturas de stock, una cantidad que puede ser significativa y que sin duda el WMS te ayudará a reducir, y muy fácil de calcular si ya cuentas con un ERP.
- Inversión que tiene en cuenta: Costes del hardware, infraestructura (wi-fi, terminales para los operarios, etc.), costes del software y licencias, Costos de adaptación y desarrollo a medida, interfaces con el ERP, costes de implementación (consultoría y formación), mantenimiento del hardware y del software.
Un factor que tienes que tener en cuenta es que los beneficios que te aportará el WMS no son inmediatos, hay un periodo de transición que puede durar unos meses (periodo de formación, aprendizaje y adaptación de la organización al nuevo sistema de información) antes de que empieces a recoger todos sus frutos, tanto en la mejora de tus procesos como en dar un mejor servicio a tu cliente.
Al final con este blog espero que puedas:
1. Identificar una situación o problema concreto en la gestión de un almacén (a la que le he bautizado con el nombre de “cuando el ERP ya no es suficiente”)
2. Dimensionarla/o a través de unos indicadores propuestos
3. Valorar la implementación de un WMS como solución al problema detectado, con el apoyo de un indicador financiero, el ROI
Y como gran objetivo, que todo lo anterior te sirva para dar respuestas a las siguientes preguntas: ¿Es necesario adoptar un WMS en mi organización? ¿o con mi ERP es “más que suficiente”?.
Una vez calcules el ROI del WMS y estudies la viabilidad del proyecto, llega el tiempo de tomar decisiones (ten en cuenta que no tomar una decisión, ya es una decisión en sí).