Cuando en 1992 me incorporé a mi primera empresa como responsable de Calidad, el propio Director-Gerente me fue presentando a todos y cada uno de los 25 empleados de la misma. En aquel momento, el responsable de Fabricación llevaba en una mano una hoja de pedidos, mientras que con la otra conducía una transpaleta con la que estaba cargando, él personalmente y a toda velocidad, un camión con producto terminado. El Gerente lo detuvo con energía, realizó las presentaciones pertinentes, y le dijo: “Espero que sea la última vez que te veo con una transpaleta en la mano. Quiero que dejes de hacer este tipo de trabajo, que “levantes la cabeza”, que mires… y que pienses. O sea: ¡no hagas nada!”.
En realidad, le estaba pidiendo que, dada su responsabilidad en la organización, se dedicara a Afilar el Hacha.
La cultura del “hacer”
En la cultura occidental vivimos a toda velocidad.
Nos hemos organizado para lograr la máxima eficiencia y ser capaces de alcanzar lo máximo en el menor tiempo posible. El desarrollo industrial y tecnológico de los últimos tiempos ha sido clave para conseguirlo, y sabemos que ese desarrollo seguirá creciendo de forma exponencial. Este aumento de nuestra capacidad para hacer cosas nos ha permitido evolucionar como sociedad y, gracias a ello, nuestra vida cotidiana es mucho menos dura.
Sin embargo, como miembros de esta sociedad nos vemos inmersos en un río de actividades que nunca se detiene; no importa lo mucho que hagamos hoy: siempre quedará una enorme montaña de asuntos pendientes. Pero estamos envueltos en un ritmo tan frenético, que automáticamente ya nos volvemos incapaces de funcionar de otro modo. Y, además, creemos que todo se puede hacer para mañana.
Eficacia vs eficienciaHemos aprendido a funcionar a toda velocidad respondiendo a cualquier problema a través de la acción, olvidando que detrás de toda respuesta automática a un determinado problema se esconde una falta de análisis y de pensamiento crítico.
La ansiedad que sentimos frente a un problema nos empuja a hacer. Si nos ponemos a pensar en un problema, empezamos a ponernos nerviosos; pero si hacemos algo al respecto, estamos tranquilos. El resultado final es que, aunque hacemos, la mayor parte de las veces ese quehacer no sirve para nada. Hacemos mucho y logramos poco.
Aparece un problema, e inmediatamente le asignamos una solución. Punto.
¿Correcto? Pues no.
¿Dónde está la observación del problema, el verlo en toda su extensión y complejidad?
¿Dónde está el análisis de las causas-raíz del problema (preguntarse 5 veces por qué a la respuesta al por qué anterior)?
O… ¿dónde está la comprobación/medición de la eficacia de la medida adoptada, es decir, la verificación de que el problema ha desaparecido?
Producir (hacer) es lo más importante; dejar de producir es poco menos que un pecado. ¿Cierto…?
La razón fundamental es que el valor de “hacer”está muy, muy arraigado en la escala de valores de nuestro subconsciente colectivo. Venimos de la era de la industrialización en la que la productividad es el valor máximo. Producir es lo más importante; dejar de producir es considerado como un pecado. El valor “hacer” está por encima de muchos otros.
Eficacia vs Eficiencia
El problema es que, en el mundo actual, producir ya no es lo importante. Puedes fabricar un millón de piezas a gran velocidad y con el precio más competitivo, pero puede que nadie del mercado las necesite. Puede que mientras estabas preocupado por producir, producir y producir… el mercado haya cambiado, y lo que estés produciendo ya no tenga ningún valor.
Es decir, venimos de una era en la que lo importante era la eficiencia (hacer las cosas muy rápido y muy baratas), a una era en la que, además de la eficiencia, es necesario recuperar el sentido de la eficacia. Es decir, saber qué cosas son las que hay que hacer ahora.
Eficacia vs eficiencia
Eficiencia significa acción, productividad, velocidad, repetición… hacer las cosas bien (“doing things right”)
Eficacia quiere decir análisis, detenerse, reflexión, pensar… buscar el golpe certero, hacer las cosas que hay que hacer, las correctas (“doing the right things”)
No hay nada más costoso para una organización que la cultura del hacer justificativo. Reuniones mal planificadas; montañas de Emails enviados con copias absurdas; indefinición de las necesidades del eslabón siguiente en el proceso; acciones que se siguen haciendo porque “siempre ha sido así”; proyectos que se lanzan sin haber sido suficientemente reflexionados; problema/solución, sin análisis de las causas raíz; falta de comunicación real entre las personas (el Email es el rey)…
Directivos obsesionados con la reducción de costes en el proceso productivo, olvidando a enorme cantidad de dinero que se tira en otros estamentos de la empresa, incluyendo sus propias actividades. Lanzamiento de decenas de proyectos poco reflexionados, basados en la estúpida idea de “¡que trabajen, que trabajen…!”.
Empleados dedicando tiempo en acciones que no aportan ningún valor real, o simplemente en actividades que no les corresponden: encargados cargando vehículos, mandos intermedios transportando materias primas, o empresarios reparando máquinas, todo ello pretendiendo lanzar un mensaje del tipo “¡así, así se hacen las cosas!”.
Se emplean recursos de la organización inútilmente, y eso supone un coste enorme, un gasto absurdo: una auténtica Empresa Fantasma. Ríos de euros que se van por el desagüe en forma de acciones absolutamente inútiles para las organizaciones y para la sociedad. Su única utilidad es la justificación de las personas. Parece que si estamos haciendo algo ya estamos cumpliendo con nuestra organización, cuando en realidad, si lo que estamos haciendo no es eficaz, lo único que estamos consiguiendo es despilfarrar los recursos de la organización.
En los tiempos actuales, las empresas que no incorporen la eficacia en su cultura desaparecerán rápidamente. Y para incorporar la eficacia en su manera de funcionar es necesario dar espacio a sus miembros para reflexionar, una actividad que implica detenerse y no hacer nada… nada más que pensar.
El pensar no se ve
Debemos aprender a pensar (o sea, “no hacer nada”, como le dijo mi Gerente al responsable de Producción), y debemos aprender a tener paciencia. Las cosas realmente importantes llevan su tiempo, y necesitan su espacio.
Mientras alguien está pensando no vemosninguna actividad, porque la actividad está dentro de su cabeza. El pensamiento productivo, como muchos otros procesos naturales, transcurre sin que nadie lo pueda ver, oculto a nuestros ojos.
Ya ves: el bambú japonés está siete largos años recibiendo riego sin que pase nada de nada, ni un triste brote… aunque en realidad es que no lo vemos. Pero a los 7 años, la planta empieza a brotar con una fuerza inusitada. Cuanto más crece, más rápido es su crecimiento, llegando a los 30 metros en unas semanas.
Desde luego, no estoy defendiendo en absoluto la inacción ligada al pensar interminable. Es evidente que si no hay acción no hay resultado; que por mucho que se piense, si finalmente no actuamos no conseguiremos nada. Pero sí me refiero a la necesidad de la acción reflexionada, de la necesidad de pensar antes de actuar, de plantearnos si, antes de hacer algo más, no sería bueno hacer algo menos. Porque “hacer”, en sí mismo, no tiene ningún valor.
¿“Hacer” o “lograr”?
Las personas que aportan valor no son las que hacen mucho, sino las que logran mucho haciendo (consumiendo) lo mínimo posible. Eso es eficacia unida a la eficiencia.
Es cierto que, en muchos tipos de trabajo, el valor aportado principal es el trabajo manual del empleado, pero incluso en estos puestos sabemos que los empleados pueden aportar ideas valiosas para simplificar los procesos y mejorar en eficacia. También ahí deben encontrar el entorno y el ambiente adecuado para aportar los resultados de su pensar.
¿Cuántas veces hemos escuchado las explicaciones de alguien que cuenta todo lo que ha hecho para solucionar un problema? La respuesta que habría que darle debería ser siempre más o menos la misma: “Ya nos has explicado todo lo que has hecho, es decir, todo el coste en el que has incurrido. Ahora, por favor, cuéntanos lo que has logrado con todo ello” .
Si en lugar de realizar reportes de actividades se realizaran reportes de logros, las cosas serían más fáciles, más simples, más escuetas y más útiles. La mentalidad y el funcionamiento daría un un cambio radical, ya que los empleados se dedicarían a pensar si lo que están haciendo en cada momento va a permitir algún logro determinado (que es lo que habría que reportar), y no tanto en la cantidad de cosas que están haciendo.
“Hacer” es el coste.
“Lograr” es el beneficio.
Pensar… y lograr Futuro
Y también tú deberías reflexionar sobre las actividades a las que dedicas tu tiempo y tus esfuerzos. Ya hablamos de la Tríada Mágica(Clientes, Empleados y Futuro) como la esencia del Trabajo del Empresario de una Pyme Agroalimentaria. Pensar y decidir sobre esos tres ámbitos clave de tu empresa.
Ese es el mayor valor que puedes aportar a tu organización y a tu proyecto. Pensar… y lograr Futuro.[:en]Company ghost: effectiveness versus efficiency .
When I joined my first company in 1992 as Quality Manager, the Managing Director himself was presenting me each and every one of the 25 employees of the same. At that time, responsible for manufacturing carried in one hand a sheet of orders, while the other was driving a truck with whom was carrying, he personally and at full speed, a truck with finished product. The manager stopped him with energy, made the introductions, and said: «I hope it’s the last time I see you with a hand pallet truck. I want you to stop doing this kind of work, «raise your head,» you look … and think. That is, do not do anything! «.
Actually, I was asking that, given their responsibility in the organization, is devoted to sharpen the saw.
The culture of «doing»
In Western culture we live at full speed.
We have organized for maximum efficiency and be able to achieve the maximum in the shortest possible time. Industrial and technological development in recent times has been key to its success, and we know that this development will continue to grow exponentially. This increase in our ability to do things has enabled us as a society and as a result, our daily life is much less harsh.
However, as members of this society we are immersed in a river that never stops activities; no matter how much we do today: there will always be a huge mountain of unfinished business. But we are involved in such a frantic pace that automatically and we become unable to function otherwise. And besides, we believe that everything can be done tomorrow.
Efficiency vs eficienciaHemos learned to run at full speed to respond to any problems through action, forgetting that behind all automatic response to a given problem is a lack of analysis and critical thinking hides.
The anxiety we feel faced with a problem pushes us to do. If we think about a problem, we started to get nervous; but if we do something about it, we are calm. The end result is that while we do, most of the time that task is useless. We do a lot and achieved little.
a problem arises, and immediately assign a solution. Point.
Right? Nope.
Where is the observation of the problem, I see it in all its length and complexity?
Where is the analysis of the root causes of the problem (5 times wonder why the answer to why above)?
Or … where the test / measurement of the effectiveness of the measure, ie verifying that the problem is gone?
Produce (do) is the most important; stop producing is nothing short of a sin. True…?
The fundamental reason is that the value of «doing» is very, very rooted in the scale of values of our collective subconscious. We come from the era of industrialization in which productivity is the maximum value. Produce is the most important; stop producing is regarded as a sin. The value «do» is above many others.
Effectiveness vs. Efficiency
The problem is that, in today’s world, produce is no longer important. You can make a million pieces at high speed and with the most competitive price, but no one market can need them. Maybe while you were concerned about produce, produce and produce … the market has changed, and what we’re producing no longer has any value.
That is, we come from an era in which it was important efficiency (doing things very fast and very cheap), an era in which, in addition to efficiency, it is necessary to recover the sense of efficacy. Ie know what things are to be done now.
Effectiveness vs. Efficiency
Efficiency means action, productivity, speed, repetition … do things right ( «doing things right»)
Effectiveness analysis means, stop, thinking, thinking … look for the well-aimed blow, do things to do, the right ( «doing the right things»)
There is nothing more expensive for an organization to supporting culture. poorly planned meetings; mountains of emails sent copies absurd; indefiniteness of the needs of the next link in the process; actions still do because «it has always been like that»; projects launched without being sufficiently reflected upon; problem / solution, without analysis of the root causes; lack of real communication between people (Email is king) …
Managers obsessed with cutting costs in the production process, forgetting huge amount of money being pulled into other areas of the company, including its own activities. Launch of dozens of little mulled projects based on the stupid idea of »work, work …».
spending time in equities employees that bring no real value, or simply in activities that do not correspond to them in charge loading vehicles, middle managers transporting raw materials or entrepreneurs repairing machines, all pretending to launch a message like «so, thus They do things!. »
organizational resources are used unnecessarily, and that is a huge cost, expense absurd: a real ghost company. EUR rivers that go down the drain as absolutely useless actions for organizations and society. Its only use is the justification of people. It seems that if we are doing something we are already doing our organization, when in fact, if what we are doing is not effective, all we’re getting is squandering the resources of the organization.
In current times, companies that do not incorporate efficiency in their culture will disappear quickly. And to incorporate efficiency in the way they work is necessary to make room for its members to reflect, an activity that involves stopping and doing nothing … nothing but think.
Thinking is not
We must learn to think (ie «do nothing», as he told my manager to head of production), and we must learn to be patient. The really important things take time, and they need their space.
While someone is thinking not vemosninguna activity because the activity is inside your head. Productive thinking, like many other natural processes, takes place without anyone can see, hidden from our eyes.
You see: Japanese bamboo is receiving irrigation seven long years without passing anything, even a bud … although sad reality is that not see it. But at age 7, the plant begins to sprout with unusual force. The more it grows, the faster growth, reaching 30 meters in a few weeks.
Of course, I am not advocating inaction at all linked to think endless. Clearly, if there is no action no result; that as much as you think, if we do not act finally achieve nothing. But I mean the need for thoughtful action, the need to think before acting, to consider whether, before doing anything else, it would be good to do something less. Because «do», in itself, it has no value.
¿ «Do» or «secure»?
People who add value are not doing much, but those that achieve much doing (eating) to a minimum. That is linked to efficiency effectively.
It is true that in many types of work, the value provided is the main employee manual labor, but even in these positions know that employees can provide valuable ideas to streamline processes and improve efficiency. There must also find the right atmosphere and environment to provide the results of their thinking.
How many times have we heard the explanations of someone who has everything been done to solve a problem? The answer would be given should always be more or less the same: «You have already explained us everything you’ve done, that is, all the cost that you incurred. Now, please, tell us what you have achieved all this. »
If reports of achievements were made in lieu of reports of activities, things would be easier, simpler, more succinct and more useful. The mentality and the operation would give a radical change, since employees would be devoted to think whether what they are doing at all times will allow any particular achievement (which is what would have to report), and not so much in the amount of things they are doing.
«Make» is the cost.
«Achieve» is the benefit.
Future thinking … and achieve
And you should reflect on the activities they dedicate your time and your efforts. We talked about the Triad Magic (Customers, Employees and Future) as the essence of Labor Agrifood an SME entrepreneur. Think and decide on the three key areas of your business.
That is the best value you can bring to your organization and your project. Future thinking … and achieve.[:]