Hoy en día las empresas necesitan conocer en detalle cual es el rendimiento de su plantilla y sus departamentos. Para ello tienen herramientas de management como los cuadros de mando, que se componen de una serie de indicadores o KPIs que la empresa considera relevante analizar y llevar un seguimiento. Pero la tarea más difícil de todo este proceso es saber elegir bien qué indicadores hay que controlar para conocer la productividad de la compañía.
presenta una serie de métricas, de indicadores empresariales, a través de los cuales es posible medir el nivel de productividad que tiene cada empresa, adquirir visibilidad sobre diferentes aspectos relacionados directamente con el desempeño, tanto de los empleados a nivel individual, como de los equipos de trabajo y comprobar si las dinámicas de trabajo están alineados con los objetivos estratégicos de la organización y en concreto con eL PLAN DE RECURSOS HUMANOS
Las empresas que utilicen estos indicadores conocerán, con la antelación necesaria para poder actuar y corregir, la dedicación personal de cada empleado, su nivel de atención en una tarea, su grado de productividad diaria en relación con el tiempo de actividad. Así las personas mejoran su gestión del tiempo y las empresas pueden reducir el grado de control horario que ejercen sobre estas.
Pero lo que sobre todo aportan estos indicadores es la posibilidad de investigar cuáles son realmente los procesos de trabajo internos dentro de la organización, para poder revisarlos si hubiese que introducir cambios y, si fuera el caso, poder medir los resultados una vez implementados.
En resumen, este E-book propone trabajar en base a una serie de indicadores que aportan a las organizaciones Business Intelligence para llevar a cabo una mejor y más efectiva gestión de las personas y equipos y
objetivizar la toma de decisiones.
PRODUCTIVIDAD DE EQUIPOS
Beneficios que conlleva hacer el seguimiento de este
indicador
Los principales beneficios para una empresa que tiene métrica sobre este indicador serían:
– Saber cuándo un grupo no tiene tanto trabajo como espera la empresa.
– Saber cuándo un grupo está, por el contrario, sobrecargado.
– Saber si la actividad media del equipo de trabajo (la que se refleja en la segunda columna) está
alineada con lo que espera la empresa.
– Saber si la actividad individual que se muestra en la tercera columna del gráfico se alinea con la
esperada o establecida por la empresa.
Inteligencia que este indicador aporta a la empresa
La inteligencia empresarial que aporta la luz de los datos reflejados por este indicador pasaría por la
toma de decisiones, que podría:
– Llevarse a cabo a tiempo y antes de que la desviación sea mayor a nivel de equipo de trabajo.
– Llevarse a cabo a tiempo y antes de que la desviación sea mayor a nivel individual.
– Ser más precisa gracias a una mejor comprensión de las causas de dicha desviación.
– Obtener mejores resultados gracias a la implantación de las medidas adecuadas.
– Poder controlar si las medidas implantadas funcionan como se esperaba.
PRODUCTIVIDAD DE PROYECTOS
Beneficios que conlleva hacer el seguimiento de este
indicador
Son muchos los beneficios para una organización de tener métrica sobre este indicador:
– Conocer en qué proyecto se invierte más tiempo.
– Saber si realmente se emplea más tiempo en el proyecto activo más importante.
– Comprobar si está alineada la estrategia con la ejecución.
– Contabilizar de forma exacta las horas invertidas en un proyecto. Un dato especialmente útil para todas aquellas empresas, como despachos de abogados, agencias de diseño, ingenierías o estudios de marketing; que facturan por proyecto.
– Comparar el tiempo real empleado en el proyecto con el tiempo presupuestado inicialmente.
– Controlar los tiempos empleados en el proyecto, para poder gestionar adecuadamente a los equipos.
USO DE APLICACIONES
Beneficios que conlleva hacer el seguimiento de este
indicador
Los mayores beneficios que la empresa obtiene de este indicador son los siguientes:
– Aporta visibilidad sobre todas las aplicaciones productivas que se están utilizando en la empresa,relacionadas con el tiempo empleado en cada una de ellas.
– Permite obtener una información muy precisa acerca de cuáles son las aplicaciones más utilizadas y la proporción en que aplicaciones productivas y no productivas ocupan la dedicación de los empleados.
– Permite comprobar si realmente están amortizando las inversiones que han hecho en herramientas (información especialmente útil en el caso de ingenierías y empresas que tienen que invertir en aplicaciones muy costosas para poder hacer su trabajo).
– Permite comprobar si se están empleando las herramientas recomendadas para el desempeño de un trabajo. Por ejemplo, en el caso de un departamento en el que se ha invertido en un CRM, permitiría comprobar si el equipo comercial está dedicando gran parte de su actividad en trabajar con este CRM en vez de hacerlo con el Excel, como se había hecho hasta la incorporación de la nueva herramienta recomendada.
productividad vs actividad
Definición de productividad vs actividad
El indicador empresarial productividad vs actividad muestra la diferencia entre las horas totales de
actividad diaria y las horas de actividad que se han dedicado al uso de herramientas productivas.
Pone de manifiesto el número de horas dedicadas a actividades productivas para la empresa.
Ejemplo real
En el gráfico vemos un ejemplo práctico de cómo se mostraría este indicador en una empresa que lo ha medido para un periodo de ocho días. La franja de color naranja representa la actividad durante el periodo definido mientras que la franja verde representa la productividad, es decir, el tiempo dedicado a actividades productivas dentro del total del tiempo en la empresa.
En este caso vemos que la productividad al principio del periodo era de 1,72 horas mientras que la medida que transcurren los días, se puede comprobar que la productividad va a aumentando hasta casi alinearse completamente con la actividad a llegar al final del periodo.
productividad por equipos
Definición de productividad por equipos
Productividad por equipos es un indicador empresarial que pone de manifiesto el tiempo productivo de los equipos de trabajo respecto de su actividad. Representa la suma del tiempo que el grupo de trabajo ha dedicado a actividades consideradas como productivas por la organización.
Ejemplo real
En este ejemplo se muestra la suma del tiempo productivo de un equipo de trabajo a lo largo de 6 días, que es el periodo en que la empresa ha estado midiendo este indicador.
Como puede verse, el periodo inicia con una productividad del grupo de 3 horas 50 minutos, que termina siendo, al cabo de los 6 días, de 5 horas y 20 minutos de productividad, es decir, de tiempo que el equipo de trabajo ha empleado en llevar a cabo actividades productivas.
Al contrario que el indicador anterior, productividad vs actividad, la medida que éste nos proporciona sería de tipo comparativo, no de términos absolutos. Es decir, que para poder sacar conclusiones desde el punto de vista de inteligencia empresarial, sería necesario fijar una productividad esperada, ya que con este dato podríamos comparar ambos valores.
Lo que sí podemos obtener, a la vista de los datos que proporciona este indicador, es la tendencia existente en términos de productividad por equipos. La línea azul que se ve en el gráfico muestra una tendencia ascendente, que en este caso corresponde al citado equipo de trabajo, del Departamento de producción de la empresa que ha realizado la medición. Tras un periodo de seis días puede comprobarse que se ha obtenido una visible mejora tal y como refleja la gráfica.
productividad por proyecto
Productividad por proyecto: concepto
Este indicador empresarial nos muestra la productividad empresarial ya que refleja, de todo el tiempo invertido en un proyecto, la proporción que se ha dedicado a actividades productivas.
De hecho, uno de los indicadores vistos anteriormente, actividad por proyecto, mostraba el tiempo
total invertido en un proyecto. Sin embargo, la información que nos brinda este indicador va más
allá y pone de manifiesto, del total del tiempo invertido en un proyecto, qué parte se ha dedicado
realmente a trabajar en actividades productivas. Antes era actividad por proyecto y ahora es actividad
productiva por proyecto.
Este indicador nos permite conocer la distribución por proyecto del tiempo efectivamente productivo
en la empresa. De esta forma accedemos a una información necesaria: cuánto tiempo productivo se le está dedicando a cada proyecto que hay activo en la empresa.
Ejemplo real
En este ejemplo vemos que la gráfica revela que la actividad total es de 170 horas y 56 minutos, mientras que la productividad tan sólo alcanza un valor de 158 horas y 14 minutos. 20 Indicadores.
Estas cifras son frecuentes, ya que siempre es más baja la productividad que la actividad y por eso hay que intentar que ambas tendencias se alineen. De esta manera, trataremos de que la diferencia entre actividad y productividad disminuya, reduciendo la dedicación a actividades no productivas, lo que aumentaría la porción de tiempo efectivamente utilizado en actividades productivas, con su directa incidencia sobre los totales de productividad.
tiempo medio de actividad
Definición del indicador tiempo medio de actividad
El tiempo medio por actividad (TMA), es un indicador empresarial que nos permite ver el tiempo en
el que se trabaja con una aplicación de forma ininterrumpida. Puede mostrar las interrupciones, pero,
sobre todo, muestra los cambios de una aplicación a otra.
Si el empleado desempeña un trabajo en el ordenador y de golpe recibe una llamada o se acerca un compañero a consultar algo, habría una interrupción porque entraría una nueva actividad. También si tiene que parar para consultar algo en internet, aunque esta actividad también se lleve a cabo en el ordenador y sin moverse del puesto, estaría considerada como un cambio de actividad.
Este indicador no sólo tiene en cuenta las interrupciones en sí, sino que también contabiliza los cambios de actividad a los que a veces el trabajador se ve obligado, que quedarían igualmente reflejados.
Ejemplo real
En el gráfico del ejemplo, que corresponde a una empresa que está midiendo este indicador durante un periodo de dos días, puede verse día a día el tiempo de actividad media de una persona, que se mide en segundos. El gráfico muestra que el primer día del periodo medido el tiempo de actividad media era de 51 segundos, siendo el pico más alto un tiempo de actividad media de 3 minutos y 19 segundos, que, por otra parte es una cifra altísima y que se da en muy raras ocasiones.
A lo largo de todo el periodo el TMA suele oscilar entre los 40 y los 60 segundos. El valor de TMA es siempre mucho más bajo de lo que la gente se espera. Las cifras suelen sorprender a todo el mundo ya que resulta difícil de creer que se está menos de 1 minuto haciendo lo mismo.
control horario
Control horario: concepto
Es un indicador empresarial que mide exclusivamente la hora de entrada y de salida de cada individuo a la empresa, relacionándola con el tiempo transcurrido desde que cada persona enciende el ordenador hasta que lo apaga.
Ejemplo real
El ejemplo real muestra lo sucedido en la empresa que ha realizado la medición durante un período de veintitrés días. Puede verse la evolución en los horarios de entrada y salida de las personas. En verde se muestran las horas de entrada y en rojo las de salida.
Lo que muestra el pico más alto de la gráfica de color verde es que este equipo de trabajo en concreto empieza a trabajar el 37% de los días a las 9 h de la mañana. Aunque los resultados que pone de manifiesto la gráfica pueden sorprender al tratarse de una empresa de tamaño pequeño, la realidad es que en organizaciones grandes esta distribución es muy normal, de hecho es la que se conoce como campana de Gauss.
Como puede observarse en la misma gráfica, lo mismo sucedería con el horario de salida, su distribución y evolución.[:en]Nowadays, companies need to know in detail what is the performance of their staff and their departments. For this they have management tools such as scorecards, which are composed of a series of indicators or KPIs that the company considers relevant to analyze and track. But the most difficult task of this whole process is knowing how to choose what indicators to control to know the productivity of the company.
It presents a series of metrics, business indicators, through which it is possible to measure the level of productivity that each company has, gain visibility on different aspects directly related to the performance of both employees at the individual level, as well as the teams of work and check if the work dynamics are aligned with the strategic objectives of the organization and in particular with the HUMAN RESOURCES PLAN
The companies that use these indicators will know, with the necessary advance to be able to act and to correct, the personal dedication of each employee, their level of attention in a task, their degree of daily productivity in relation to the time of activity. Thus people improve their time management and companies can reduce the degree of time control they exercise over them.
But what these indicators mainly contribute is the possibility of investigating what the internal work processes are really within the organization, to be able to review them if changes have to be introduced and, if necessary, to be able to measure the results once implemented.
In summary, this E-book proposes to work based on a series of indicators that contribute to Business Intelligence organizations to carry out a better and more effective management of people and equipment and
Objectivize decision making.
EQUIPMENT PRODUCTIVITY
Benefits of tracking this
indicator
The main benefits for a company that has metrics on this indicator would be:
– Knowing when a group does not have as much work as the company expects.
– Know when a group is, on the contrary, overloaded.
– Know if the average activity of the work team (the one reflected in the second column) is
aligned with what the company expects.
– Know if the individual activity shown in the third column of the chart aligns with the
expected or established by the company.
Intelligence that this indicator brings to the company
The business intelligence that provides the light of the data reflected by this indicator would go through the
decision making, which could:
– Carry out on time and before the deviation is greater at the level of work team.
– Carry out on time and before the deviation is greater at the individual level.
– Be more precise thanks to a better understanding of the causes of this deviation.
– Obtain better results thanks to the implementation of appropriate measures.
– Be able to control if the implemented measures work as expected.
PROJECT PRODUCTIVITY
Benefits of tracking this
indicator
There are many benefits for an organization to have metrics on this indicator:
– Know in which project you invest the most time.
– Know if more time is really spent on the most important active project.
– Check if the strategy is aligned with the execution.
– Accurately record the hours invested in a project. An especially useful data for all those companies, such as law firms, design agencies, engineering firms or marketing studios; billing per project.
– Compare the actual time spent in the project with the time initially budgeted.
– Control the times used in the project, in order to properly manage the teams.
USE OF APPLICATIONS
Benefits of tracking this
indicator
The biggest benefits that the company obtains from this indicator are the following:
– It provides visibility on all the productive applications that are being used in the company, related to the time spent in each one of them.
– It allows to obtain a very precise information about which are the most used applications and the proportion in which productive and non-productive applications occupy the dedication of the employees.
– Allows you to check if you are really amortizing the investments you have made in tools (especially useful information in the case of engineers and companies that have to invest in very expensive applications to be able to do their work).
– Allows you to check if you are using the recommended tools for the performance of a job. For example, in the case of a department in which you have invested in a CRM, it would be possible to verify if the commercial team is dedicating a large part of its activity to working with this CRM instead of doing it with Excel, as had done until the incorporation of the new recommended tool.
productivity vs. activity
Definition of productivity vs activityThe business indicator productivity vs activity shows the difference between the total hours of daily activity and the hours of activity that have been dedicated to the use of productive tools. the number of hours dedicated to productive activities for the company.
Real example In the graph we see a practical example of how this indicator would be shown in a company that has measured it for a period of eight days. The orange band represents the activity during the defined period while the green band represents the productivity, that is, the time dedicated to productive activities within the total time in the company.
In this case we see that the productivity at the beginning of the period It was 1.72 hours while the measurement of the days, it can be seen that the productivity will increase until almost completely align with the activity to arrive at the end of the period. Productivity by teams Definition of productivity by teams Productivity by teams is an indicator business that shows the productive time of the work teams regarding their activity. Represents the sum of the time that the work group has devoted to activities considered as productive by the organization.
Real example This example shows the sum of the productive time of a work team over 6 days, which is the period in which The company has been measuring this indicator. As you can see, the period starts with a productivity of the group of 3 hours 50 minutes, which ends up being, after 6 days, 5 hours and 20 minutes of productivity, that is, of time that the team has employed in carrying out productive activities. In contrast to the previous indicator, productivity vs. activity, the measure that this provides us would be of a comparative type, not of absolute terms.
That is, to be able to draw conclusions from the point of view of business intelligence, it would be necessary to set an expected productivity, since with this data we could compare both values. What we can obtain, in view of the data provided by this indicator , is the existing trend in terms of productivity by teams. The blue line shown in the graph shows an upward trend, which in this case corresponds to the aforementioned work team, from the production department of the company that made the measurement. After a period of six days it can be seen that a visible improvement has been obtained as reflected in the graph.
Productivity by project
Productivity by project: concept This business indicator shows us the business productivity since it reflects, from all the time invested in a project, the proportion that has been dedicated to productive activities. In fact, one of the indicators previously seen, activity by project, showed the total time invested in a project. However, the information provided by this indicator goes further and reveals, from the total time spent on a project, which part has actually been dedicated to work in productive activities. Before it was activity by project and now it is productive activity by project.
This indicator allows us to know the distribution by project of the time effectively productive in the company. In this way we access a necessary information: how much productive time is being devoted to each project that is active in the company. Real example In this example we see that the graph reveals that the total activity is 170 hours and 56 minutes, while the productivity only reaches a value of 158 hours and 14 minutes. 20 Indicators.
These figures are frequent, since productivity is always lower than the activity and that is why we have to try to align both trends. In this way, we will try to reduce the difference between activity and productivity, reducing the dedication to non-productive activities, which would increase the portion of time actually used in productive activities, with its direct impact on total productivity.
Average activity time Definition Average activity time indicator (TMA) is a business indicator that allows us to see the time in which you work with an application without interruption. It can show the interruptions, but, above all, shows the changes from one application to another.If the employee performs a job on the computer and suddenly receives a call or a partner approaches to consult something, there would be an interruption because a new one would enter. activity.
Also if you have to stop to check something on the internet, even if this activity is also carried out on the computer and without leaving the post, it would be considered as a change of activity[:]