Hoy en día las empresas necesitan conocer en detalle cual es el rendimiento de su plantilla y sus departamentos. Para ello tienen herramientas de management como los cuadros de mando, que se componen de una serie de indicadores o KPIs que la empresa considera relevante analizar y llevar un seguimiento. Pero la tarea más difícil de todo este proceso es saber elegir bien qué indicadores hay que controlar para conocer la productividad de la compañía.

presenta una serie de métricas, de indicadores empresariales, a través de los cuales es posible medir el nivel de productividad que tiene cada empresa,  adquirir visibilidad sobre diferentes aspectos relacionados directamente con el desempeño, tanto de los empleados a nivel individual, como de los equipos de trabajo y comprobar si las dinámicas de trabajo están alineados con los objetivos estratégicos de la organización y en concreto con eL PLAN DE RECURSOS HUMANOS

productividadLas empresas que utilicen estos indicadores conocerán, con la antelación necesaria para poder actuar y corregir, la dedicación personal de cada empleado, su nivel de atención en una tarea, su grado de productividad diaria en relación con el tiempo de actividad. Así las personas mejoran su gestión del tiempo y las empresas pueden reducir el grado de control horario que ejercen sobre estas.

Pero lo que sobre todo aportan estos indicadores es la posibilidad de investigar cuáles son realmente los procesos de trabajo internos dentro de la organización, para poder revisarlos si hubiese que introducir cambios y, si fuera el caso, poder medir los resultados una vez implementados.

En resumen, este E-book propone trabajar en base a una serie de indicadores  que aportan a las organizaciones Business Intelligence para llevar a cabo una mejor y más efectiva gestión de las personas y equipos y

objetivizar la toma de decisiones.

PRODUCTIVIDAD DE EQUIPOS

Beneficios que conlleva hacer el seguimiento de este

indicador

Los principales beneficios para una empresa que tiene métrica sobre este indicador serían:

– Saber cuándo un grupo no tiene tanto trabajo como espera la empresa.

– Saber cuándo un grupo está, por el contrario, sobrecargado.

– Saber si la actividad media del equipo de trabajo (la que se refleja en la segunda columna) está

alineada con lo que espera la empresa.

– Saber si la actividad individual que se muestra en la tercera columna del gráfico se alinea con la

esperada o establecida por la empresa.

Inteligencia que este indicador aporta a la empresa

La inteligencia empresarial que aporta la luz de los datos reflejados por este indicador pasaría por la

toma de decisiones, que podría:

– Llevarse a cabo a tiempo y antes de que la desviación sea mayor a nivel de equipo de trabajo.

– Llevarse a cabo a tiempo y antes de que la desviación sea mayor a nivel individual.

– Ser más precisa gracias a una mejor comprensión de las causas de dicha desviación.

– Obtener mejores resultados gracias a la implantación de las medidas adecuadas.

– Poder controlar si las medidas implantadas funcionan como se esperaba.

PRODUCTIVIDAD DE PROYECTOS

Beneficios que conlleva hacer el seguimiento de este

indicador

Son muchos los beneficios para una organización de tener métrica sobre este indicador:

– Conocer en qué proyecto se invierte más tiempo.

– Saber si realmente se emplea más tiempo en el proyecto activo más importante.

– Comprobar si está alineada la estrategia con la ejecución.

– Contabilizar de forma exacta las horas invertidas en un proyecto. Un dato especialmente útil para todas aquellas empresas, como despachos de abogados, agencias de diseño, ingenierías o estudios de marketing; que facturan por proyecto.

– Comparar el tiempo real empleado en el proyecto con el tiempo presupuestado inicialmente.

– Controlar  los tiempos empleados en el proyecto, para poder gestionar adecuadamente a los equipos.

USO DE APLICACIONES

Beneficios que conlleva hacer el seguimiento de este

indicador

Los mayores beneficios que la empresa obtiene de este indicador son los siguientes:

– Aporta visibilidad sobre todas las aplicaciones productivas que se están utilizando en la empresa,relacionadas con el tiempo empleado en cada una de ellas.

– Permite obtener una información muy precisa acerca de cuáles son las aplicaciones más utilizadas y la proporción en que aplicaciones productivas y no productivas ocupan la dedicación de los empleados.

– Permite comprobar si realmente están amortizando las inversiones que han hecho en herramientas (información especialmente útil en el caso de ingenierías y empresas que tienen que invertir en aplicaciones muy costosas para poder hacer su trabajo).

– Permite comprobar si se están empleando las herramientas recomendadas para el desempeño de un trabajo. Por ejemplo, en el caso de un departamento en el que se ha invertido en un CRM, permitiría comprobar si el equipo comercial está dedicando gran parte de su actividad en trabajar con este CRM en vez de hacerlo con el Excel, como se había hecho hasta la incorporación de la nueva herramienta recomendada.

productividad vs actividad

Definición de productividad vs actividad

El indicador empresarial productividad vs actividad muestra la diferencia entre las horas totales de

actividad diaria y las horas de actividad que se han dedicado al uso de herramientas productivas.

Pone de manifiesto el número de horas dedicadas a actividades productivas para la empresa.

Ejemplo real

En el gráfico vemos un ejemplo práctico de cómo se mostraría este indicador en una empresa que lo ha medido para un periodo de ocho días. La franja de color naranja representa la actividad durante el periodo definido mientras que la franja verde representa la productividad, es decir, el tiempo dedicado a actividades productivas dentro del total del tiempo en la empresa.

En este caso vemos que la productividad al principio del periodo era de 1,72 horas mientras que la medida que transcurren los días, se puede comprobar que la productividad va a aumentando hasta casi alinearse completamente con la actividad a llegar al final del periodo.

productividad por equipos

Definición de productividad por equipos

Productividad por equipos es un indicador empresarial que pone de manifiesto el tiempo productivo de los equipos de trabajo respecto de su actividad. Representa la suma del tiempo que el grupo de trabajo ha dedicado a actividades consideradas como productivas por la organización.

Ejemplo real

En este ejemplo se muestra la suma del tiempo productivo de un equipo de trabajo a lo largo de 6 días, que es el periodo en que la empresa ha estado midiendo este indicador.

Como puede verse, el periodo inicia con una productividad del grupo de 3 horas 50 minutos, que termina siendo, al cabo de los 6 días, de 5 horas y 20 minutos de productividad, es decir, de tiempo que el equipo de trabajo ha empleado en llevar a cabo actividades productivas.

Al contrario que el indicador anterior, productividad vs actividad, la medida que éste nos proporciona sería de tipo comparativo, no de términos absolutos. Es decir, que para poder sacar conclusiones desde el punto de vista de inteligencia empresarial, sería necesario fijar una productividad esperada, ya que con este dato podríamos comparar ambos valores.

Lo que sí podemos obtener, a la vista de los datos que proporciona este indicador, es la tendencia existente en términos de productividad por equipos. La línea azul que se ve en el gráfico muestra una tendencia ascendente, que en este caso corresponde al citado equipo de trabajo, del Departamento de producción de la empresa que ha realizado la medición. Tras un periodo de seis días puede comprobarse que se ha obtenido una visible mejora tal y como refleja la gráfica.

productividad por proyecto

Productividad por proyecto: concepto

Este indicador empresarial nos muestra la productividad empresarial ya que refleja, de todo el tiempo invertido en un proyecto, la proporción que se ha dedicado a actividades productivas.

De hecho, uno de los indicadores vistos anteriormente, actividad por proyecto, mostraba el tiempo

total invertido en un proyecto. Sin embargo, la información que nos brinda este indicador va más

allá y pone de manifiesto, del total del tiempo invertido en un proyecto, qué parte se ha dedicado

realmente a trabajar en actividades productivas. Antes era actividad por proyecto y ahora es actividad

productiva por proyecto.

Este indicador nos permite conocer la distribución por proyecto del tiempo efectivamente productivo

en la empresa. De esta forma accedemos a una información necesaria: cuánto tiempo productivo se le está dedicando a cada proyecto que hay activo en la empresa.

Ejemplo real

En este ejemplo vemos que la gráfica revela que la actividad total es de 170 horas y 56 minutos, mientras que la productividad tan sólo alcanza un valor de 158 horas y 14 minutos.  20 Indicadores.

Estas cifras son frecuentes, ya que siempre es más baja la productividad que la actividad y por eso hay que intentar que ambas tendencias se alineen. De esta manera, trataremos de que la diferencia entre actividad y productividad disminuya, reduciendo la dedicación a actividades no productivas, lo que aumentaría la porción de tiempo efectivamente utilizado en actividades productivas, con su directa incidencia sobre los totales de productividad.

tiempo medio de actividad

Definición del indicador tiempo medio de actividad

El tiempo medio por actividad (TMA), es un indicador empresarial que nos permite ver el tiempo en

el que se trabaja con una aplicación de forma ininterrumpida. Puede mostrar las interrupciones, pero,

sobre todo, muestra los cambios de una aplicación a otra.

Si el empleado desempeña un trabajo en el ordenador y de golpe recibe una llamada o se acerca un compañero a consultar algo, habría una interrupción porque entraría una nueva actividad. También si tiene que parar para consultar algo en internet, aunque esta actividad también se lleve a cabo en el ordenador y sin moverse del puesto, estaría considerada como un cambio de actividad.

Este indicador no sólo tiene en cuenta las interrupciones en sí, sino que también contabiliza los cambios de actividad a los que a veces el trabajador se ve obligado, que quedarían igualmente reflejados.

Ejemplo real

En el gráfico del ejemplo, que corresponde a una empresa que está midiendo este indicador durante un periodo de dos días, puede verse día a día el tiempo de actividad media de una persona, que se mide en segundos. El gráfico muestra que el primer día del periodo medido el tiempo de actividad media era de 51 segundos, siendo el pico más alto un tiempo de actividad media de 3 minutos y 19 segundos, que, por otra parte es una cifra altísima y que se da en muy raras ocasiones.

A lo largo de todo el periodo el TMA suele oscilar entre los 40 y los 60 segundos. El valor de TMA es siempre mucho más bajo de lo que la gente se espera. Las cifras suelen sorprender a todo el mundo ya que resulta difícil de creer que se está menos de 1 minuto haciendo lo mismo.

control horario

Control horario: concepto

Es un indicador empresarial que mide exclusivamente la hora de entrada y de salida de cada individuo a la empresa, relacionándola con el tiempo transcurrido desde que cada persona enciende el ordenador hasta que lo apaga.

Ejemplo real

El ejemplo real muestra lo sucedido en la empresa que ha realizado la medición durante un período de veintitrés días. Puede verse la evolución en los horarios de entrada y salida de las personas. En verde se muestran las horas de entrada y en rojo las de salida.

Lo que muestra el pico más alto de la gráfica de color verde es que este equipo de trabajo en concreto empieza a trabajar el 37% de los días a las 9 h de la mañana. Aunque los resultados que pone de manifiesto la gráfica pueden sorprender al tratarse de una empresa de tamaño pequeño, la realidad es que en organizaciones grandes esta distribución es muy normal, de hecho es la que se conoce como campana de Gauss.

Como puede observarse en la misma gráfica, lo mismo sucedería con el horario de salida, su distribución y evolución.

KPIs de productividad a monitorizar por las empresas

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