[:es]Excelencia operacional: SIPOC: Mapeo de Procesos de Alto Nivel[:en]SIPOC: Mapping High Level Processes[:]

SIPOC: Mapeo de Procesos de Alto Nivel

En publicaciones anteriores hablamos sobre la importancia de contar con toda la información necesaria para un determinado análisis en un único lugar. La posibilidad de tener todo lo que precisamos al alcance de la vista nos da una idea integral del asunto, obligándonos a ser sintéticos y concretos.

Existen diversas maneras de describir un proceso, de representarlo o «mapearlo». Una de las más utilizadas es la denominada SIPOC. Esta sigla proviene de las letras iniciales en inglés de las componentes principales de todo proceso (sea cual fuere):

• Supplier (Proveedor): ¿Quién provee las entradas al proceso?. Puede tratarse de un proveedor externo o, simplemente, el proceso anterior.
• Input (Entrada): ¿Qué precisa el proceso? Es todo lo que utiliza el proceso para desarrollarse. Puede tratarse de información, material o documentación.
• Process (Proceso): ¿Cuáles son las actividades que se realizan sobre las entradas, que añaden valor y las convierten en salidas?.
• Output (Salida): ¿Qué entrega el proceso? Dependiendo del caso, puede ser un producto, información o documentación, entre otras posibilidades.
• Customer (Cliente): ¿Quién precisa las salidas del proceso? En este caso también puede ser un cliente externo, o el proceso siguiente.

Quizás suene algo básico, pero es esencial que definamos de qué hablamos cuando hablamos de un proceso. Vayamos a la definición estandarizada de mayor aceptación en la actualidad, al menos en el mundo de la gestión de la calidad: la que nos brinda ISO 9000:2015. Dicha norma define a un proceso como el «conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto». El tipo de resultado depende del contexto en el que nos encontremos, pero puede tratarse de un producto, un servicio o simplemente una salida. Generalmente los procesos están concatenados entre sí, por lo que la entrada de un proceso es la salida del proceso anterior y la salida de éste es la entrada del posterior. Un conjunto de dos o más procesos que interactúan puede considerarse también como un único proceso.

El objetivo de SIPOC es representar en un único diagrama al proceso que se está analizando teniendo en cuenta todas las componentes mencionadas y responder a las preguntas planteadas. Deben quedar bien claros todos los aspectos que conforman al proceso lo que permite, entre otras ventajas, definir métricas para evaluar el desempeño e identificar las actividades que agregan valor. Ayuda a la identificación de desperdicios y a la detección de oportunidades de mejora y cuellos de botella. Por estas razones, esta técnicas es muy utilizada durante la implementación de metodologías como lean o sigma

Como buena herramienta de control visual,  toda la información puede volcarse en una única hoja. El formato más habitual es el de una tabla, en la que se lista de manera detallada cada componente, y en la columna central se representa mediante un diagrama de flujo al proceso en sí.

SIPOC resulta una herramienta de suma utilidad cuando hay que describir un proceso de una forma sintética y clara. Se puede utilizar, por ejemplo, a la hora de definir los procesos en la implementación de la metodologíaDMAIC en Six Sigma, o en cualquier proyecto de mejora o evento kaizen

There are several ways to describe a process, to represent it or «map it». One of the most used is the so-called SIPOC. This acronym comes from the initial letters in English of the main components of any process (whatever it is):
Supplier (Provider): Who provides the inputs to the process? It can be an external provider or, simply, the previous process.
Input (Input): What does the process require? It is all that the process uses to develop. It can be information, material or documentation.
Process: What are the activities that are carried out on the inputs, which add value and turn them into outputs ?.
Output: What does the process deliver? Depending on the case, it can be a product, information or documentation, among other possibilities.
Customer (Client): Who needs the outputs of the process? In this case it can also be an external client, or the next process.

It may sound basic, but it is essential that we define what we are talking about when we are talking about a process. Let’s go to the standard definition that is currently most accepted, at least in the world of quality management: the one provided by ISO 9000: 2015. This standard defines a process as the «set of mutually related activities that use the inputs to provide an expected result». The type of result depends on the context in which we find ourselves, but it can be a product, a service or simply an exit. Generally the processes are concatenated with each other, so the input of a process is the output of the previous process and the output of this is the input of the later. A set of two or more interacting processes can also be considered as a single process.

The goal of SIPOC is to represent in a single diagram the process that is being analyzed taking into account all the mentioned components and answer the questions posed. All the aspects that make up the process should be clear, which allows, among other advantages, defining metrics to evaluate performance and identify the activities that add value. It helps with the identification of waste and the detection of opportunities for improvement and bottlenecks. For these reasons, this technique is widely used during the implementation of methodologies such as Lean or Six Sigma.

As a good visual control tool, all the information can be turned into a single sheet. The most common format is that of a table, in which each component is listed in detail, and in the central column is represented by a flow diagram to the process itself.

SIPOC is a very useful tool when you have to describe a process in a synthetic and clear way. It can be used, for example, when defining the processes in the implementation of the DMAIC methodology in Six Sigma, or in any improvement project or kaizen event.[:]