La carta del proyecto es probable que el documento más importante (o artefacto) durante el ciclo de vida del proyecto, en la caja de herramientas del proyecto. Sin embargo, muchas veces se cree, archivados, y nunca revisaron de nuevo. Albert Einstein se acredita a menudo con la cita, «Si tuviera una hora para resolver un problema, me gustaría pasar 55 minutos a pensar sobre el problema y 5 minutos a pensar en soluciones.» Mientras que la cita se puede encontrar en muchas formas, la básica premisa es siempre el mismo: invertir tiempo por adelantado para asegurar un resultado exitoso.
carta del proyecto es la herramienta clave en el ciclo de vida de un proyecto en el que invertir tiempo por adelantado. Se trata esencialmente de un contrato entre el líder del proyecto / director, patrocinador, y el equipo por el que se ejecute el proyecto de acuerdo con las prestaciones definidas con claridad y concisión, objetivo, alcance y criterios de éxito. Creo que es un documento vivo durante las primeras fases del ciclo de vida del proyecto, y podrá ser revisada en nueva información y los hechos son descubiertos. Como mínimo, los cambios a la Carta deberán ser aprobados por el director del proyecto, patrocinador, y el equipo y, en muchos casos, registrados en el registro de cambios.
Beneficios de una carta del proyecto bien documentado incluyen:
- Proporcionando la alineación de la visión y objetivo a los miembros del equipo
- Asegurar autoridad para ejecutar a un plan
- Sirviendo como punto de referencia para asegurar el enfoque en el objetivo
- Proporcionar una base para el control de cambios
- Al describir lo que significa el éxito para el equipo
- Detallando el estado actual y el estado previsto para el futuro
- Carta proyecto de desarrollo y mantenimiento del proceso:
- director del proyecto redacta la carta del proyecto con el aporte de promotor del proyecto
- director del proyecto socializa la carta del proyecto elaborado con las partes interesadas clave (puede incluir miembros del equipo) para la entrada y la retroalimentación
- director del proyecto refina carta del proyecto basado en la retroalimentación
- director del proyecto revisa el borrador final de la carta del proyecto con el patrocinador y el equipo (y las principales partes interesadas, según corresponda) para asegurar el cierre de sesión
- gestor de proyecto y su equipo ejecutar el proyecto, tal como se define en la carta del proyecto
- Carta del proyecto podrá ser revisado en las primeras fases del ciclo de vida del proyecto, basado en las aportaciones de control de cambios, gestión de problemas, y / o análisis de riesgos; todas las revisiones carta del proyecto están sujetos a un acuerdo y cierre de sesión, en base a los requisitos de aprobación originales
Nota: Es posible que desee hacer referencia a PMBOK® 5ª Edición de procesos PMI® que componen el área de conocimiento para la gestión de la integración del proyecto, específicamente el desarrollo de constitución del proyecto. Desarrollar carta del proyecto mediante la definición, documentación y aprobación de la descripción del proyecto, los resultados, objetivo, alcance y criterios de éxito, proporcionando de este modo la autoridad director del proyecto para solicitar recursos para el proyecto.
Plantillas de carta del proyecto pueden variar dependiendo de los tipos de proyectos, tales como la transformación, la excelencia operativa, la mejora continua, Lean Six Sigma, o el desarrollo de productos / servicios y proyectos de implantación. Independientemente del tipo de proyecto, cada plantilla es probable que contienen muchos de los componentes que se encuentran en el siguiente ejemplo. Esta imagen representa una plantilla básica de la carta, junto con sus elementos.
Creo que es imprescindible para capacitar y entrenar a sus gerentes de proyecto para pasar el tiempo adecuado desarrollo y socialización de la carta del proyecto para obtener el apoyo del proyecto y firmar-offs, tal como se define.
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Project Charter to Ensure Project Success
The project charter is likely the single most important document (or artifact) during the project lifecycle, in the project toolbox. Yet many times it is created, filed, and never reviewed again. Albert Einstein is often credited with the quote, “If I had an hour to solve a problem, I’d spend 55 minutes thinking about the problem and 5 minutes thinking about solutions.” While the quote may be found in many forms, the basic premise is always the same: Invest time up front to ensure a successful outcome.
Project charter is the key tool in a project lifecycle in which to invest up-front time. It is essentially a contract between the project lead/manager, sponsor, and team by which to execute the project according to clearly and concisely defined deliverables, goal, scope, and success criteria. I believe it is a living document during the early phases of the project lifecycle, and may be revised as new information and facts are discovered. At a minimum, changes to the charter shall be approved by the project manager, sponsor, and team and, in many cases, recorded in the change log.
Benefits of a well-documented project charter include:
- Providing alignment of the vision and goal to team members
- Securing authority to execute to a plan
- Serving as a reference point to ensure focus on the goal
- Providing a baseline for change control
- Describing what success means for the team
- Detailing the current condition and planned future condition
Project Charter development and maintenance process:
- Project manager drafts the project charter with input from project sponsor
- Project manager socializes the drafted project charter with key stakeholders (may include team members) for input and feedback
- Project manager refines project charter based on feedback
- Project manager reviews the final draft of the project charter with sponsor and team (and key stakeholders, as appropriate) to secure sign-off
- Project manager and project team execute the project, as defined in the project charter
- Project charter may be revised in the early phases of the project lifecycle, based on input from change control, issue management, and/or risk analysis; all project charter revisions are subject to agreement and sign-off, based on original approval requirements
Note: You may wish to reference PMBOK® 5th Edition for PMI® processes that make up the knowledge area for project integration management, specifically develop project charter. Develop project charter by defining, documenting, and approving the project description, deliverables, goal, scope, and success criteria, thereby providing the project manager authority to apply resources to the project.
Project charter templates may vary based on project types, such as transformation, operational excellence, continuous improvement, Lean Six Sigma, or product/service development and deployment projects. Regardless of the project type, each template will likely contain many of the components found in the following example. This image depicts a basic charter template, along with its elements.
I believe it is imperative to train and coach your project managers to spend appropriate time developing and socializing the project charter to gain support of the project and sign-offs, as defined.
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