los últimos cambios y claves para una exitosa implementación son:

Estructura 

Antes de adentrarnos en aspectos más concretos de la revisión de la Norma ISO 14001, es muy recomendable que observemos de una forma general los cambios que se van a producir en la estructura. Con la revisión, la norma adopta una estructura de alto nivel, es decir, se adapta al anexo SL para estructurar todo el contenido de la norma, de la misma forma que están realizando otros sistemas de gestión que también están o han estado en revisión. Es por esta razón que la revisión de la Norma ISO 14001 presenta muchas semejanzas con otra norma que también está en revisión en este momento como es la ISO 9001, Sistema de Gestión de la Calidad, permitiendo, por ejemplo, que ambas funcionen juntas, utilicen un lenguaje común, evitando las dificultades procedentes de la duplicidad de documentos y/o procedimientos que repercuten negativamente en la eficacia de la gestión, entre otras muchas situaciones que podríamos comentar.

Sin extendernos más en esta explicación, vamos a observar ambas estructuras para ver más fácilmente los cambios que están previstos.

Como hemos podido observar la estructura cambia de forma considerable por lo que se complica seguir y establecer las correspondencias existentes entre las dos normas. Por esta razón, a continuación vamos a indicar de forma breve estas correspondencias para hacer que sea más visible los nuevos cambios y puntos que aparecen nuevos con la revisión de la Norma ISO 14001.

Como se puede ver existen muchas correspondencias entre ambos documentos, sin embargo, si observamos detenidamente podemos destacar como varios puntos que en la revisión se incluyen, no tienen ninguna relación con ningún capítulo de la norma vigente en la actualidad. Algunos de ellos son los siguientes:

 4.1.- Conocimiento de la organización y de su contexto

 4.2.- Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

 5.1.- Liderazgo y compromiso.

 6.1.4.- Riesgo asociado con amenazas y oportunidades.

 6.1.5.- Planificación de acciones.

 10.2.- Mejora continua

Términos y Definiciones 

Al igual que hemos observado en el anterior apartado, la adopción e influencia del Anexo SL también ha supuesto cambios en los términos y definiciones empleadas en este documento ISO/DIS 14001:2014 y que previsiblemente muchos de ellos permanecerán en el documento final y definitivo. La adopción de muchos de estos términos también ha respondido a la nueva política adoptada por la ISO por la cual se está buscando una relación entre varios sistemas de gestión y para ello se adoptan una serie de aspectos comunes que ayuda a que se hable un lenguaje común.

De momento, el documento nos indica que van a ser incorporadas nuevas definiciones a la Norma ISO 14001 ya que estás se hacen necesarias para facilitar la comprensión de los requisitos de la norma, aunque todavía no es posible determinar cuáles de ellas se incluirán de forma definitiva en la Norma ISO 14001 revisada.

Entre las definiciones que se incluyen y se destacan en la revisión de este sistema de gestión ambiental se pueden indicar las siguientes:

  •  Organización
  •  Alta dirección.
  •  Condición ambiental.
  •  Desempeño.
  •  Ciclo de vida.
  • Objetivo.
  • Riesgo.
  •  Competencia.
  •  Requisito.
  •  Obligaciones de cumplimiento.
  •  Medición.
  •  Contratar externamente.

De la misma forma, hay que destacar algunos cambios en la terminología como el siguiente:

Documentos, registros  Información documentada.

De entre todos los cambios se pueden destacar las definiciones siguientes (textos recogidos del documento ISO/DIS 14001:2014):

“Ciclo de vida: etapas consecutivas e interrelacionadas del sistema del producto, desde la adquisición de materia prima o su generación a partir de recursos naturales hasta el tratamiento a finalizar su vida.” 

“Riesgo: efecto de la incertidumbre sobre los objetivos.” 

“Contratar externamente: establecer un acuerdo mediante el cual una organización externa realiza parte de una función o proceso de una organización.” 

Aunque estas no son las más relevantes o significativas, si que sirven a mi juicio para determinar y ejemplificar algunas de los cambios que más adelante vamos a poder observar.

A pesar de estos cambios, el documento aporta flexibilidad y permite que las empresas puedan decidir si desean adoptar estos nuevos términos y la nueva estructura que anteriormente observamos o que continúen con los que ya están utilizando ya que no hay estipulado ningún requisito para estos aspectos.

Contexto de la organización 

Nada más entrar de lleno en los cambios que va a traer esta revisión en la Norma ISO 14001 nos encontramos con una novedad, y es que se incluye el punto “Contexto de la Organización” donde se pone especial incidencia en la necesidad de que la empresa se centre en la protección del entorno natural, determinando los punto y aspectos, tanto internos como externos, que influyen en el cumplimiento de su propósito y en su capacidad para lograr alcanzar los resultados previstos en materia ambiental. De esta forma, la organización se involucra de forma activa en proteger el medio ambiente y en ampliar y demostrar que comprende y tiene conocimiento del impacto ambiental que genera, y se adquiere el enfoque adecuado y la comprensión necesaria para alcanzar los objetivos establecidos.

Sin embargo, este punto no solo aporta esta relevante innovación, sino que también se incluyen dos puntos relevantes, que son:

 4.2.- Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

 4.3.- Determinación del alcance del sistema de gestión ambiental.

Liderazgo. 

Con la revisión se ha mejorado este punto al especificar que la alta dirección tiene la obligación de demostrar liderazgo y compromiso con respecto al cumplimiento, funcionamiento y mejora continua, entre otros aspectos, del sistema de gestión ambiental. De esta forma la norma asigna responsabilidades específicas a todas aquellas personas con puestos de liderazgo en la organización.

Esta innovación puede observarse de forma gráfica en el cambio del modelo de sistema de gestión en el que se sitúa el liderazgo en la zona central influyendo y siendo influenciado de forma activa con otros aspectos como la Planificación, Mejora, Evaluación y Desempeño, es decir, en todos los aspectos relevantes del sistema.

En el punto de Política ambiental la norma obliga a la organización a comprometerse de forma específica con la protección del medio ambiente en su política para así asegurar la coherencia en los documentos. A la vez se amplían los compromisos que se establecen en la vigente norma ISO 14001 al animar a que las empresas busquen proteger el medio ambiente de forma global y no limitarse al entorno natural cercano y a la contaminación que pueden ocasionar sus actividades sobre este.

Para finalizar, debemos también destacar que, a pesar de que desaparece la mención específica al Representante de la Dirección, la revisión sigue estipulando que la alta dirección debe asignar la

responsabilidad y autoridad necesaria para asegurarse que el sistema es conforme a los requisitos indicados y que se informa a la alta dirección. Deja flexibilidad, como se observa en otros puntos de la revisión, para que la empresa decida el número de personas que se deben ocupar de esta función según las características y necesidades de la organización.

Comunicación. 

La revisión de la Norma ISO 14001 aporta una gran relevancia a la comunicación y al desarrollo de políticas de comunicación que establezcan la misma importancia a las comunicaciones externas como a las internas. Para ello se incluye un requisito que indica la necesidad de que la información que se comunica sea coherente y fiable y que se establezcan los mecanismos necesarios para permitir que el personal de la organización participe activamente a través de sugerencias, etc. Además, y en relación con la comunicación externa, deja en manos de la organización la decisión de realizarla o no y de cómo hacerlo, aunque debe contemplar lo que haya estipulado y las obligaciones de cumplimiento.

En relación con la Documentación, ahora denominada Información Documentada, la norma aporta flexibilidad para que las empresas determinen cuales son los documentos que precisa para asegurar el funcionamiento del sistema de gestión ambiental y el sistema de control de estos. De todas formas, la organización puede seguir utilizando el manual de que dispone para el cumplimiento de las indicaciones estipuladas en la actual Norma ISO 14001, si este cumple con todos los requisitos necesarios para cumplir con el Sistema de Gestión Ambiental revisado.

Planificación y Riesgo 

La revisión pone especial relevancia en las necesidades y expectativas de las partes interesadas, los requisitos legales y reglamentarios y los aspectos ambientales, tanto locales como regionales y globales, que pueden verse afectadas por las actividades de la empresa. De la misma manera pone especial atención en las incidencias que puedan deberse por los cambios en las condiciones ambientales y que afectan a la organización. De esta forma se establece un dialogo en las dos direcciones que permitirá determinar tanto las prioridades como las acciones que se pueden llevar a cabo tanto para aprovechar las oportunidades como para minimizar los riesgos adversos. Todo lo anterior permitirá que estos conceptos se integren en la planificación del sistema de gestión ambiental.

La revisión también indica que la organización deberá determinar los riesgos y oportunidades que deben ser abordados y tenidos en cuenta para garantizar los resultados deseados a alcanzar por el sistema de gestión ambiental. Se puede destacar que esta revisión pone una especial relevancia en la gestión del riesgo.

Ciclo de Vida 

La revisión incluye el término de Ciclo de Vida para indicar que la organización deberá tener en cuenta, controlar y gestionar adecuadamente los productos y/o servicios durante todo su ciclo de vida, determinando los requisitos para la compra o adquisición de los productos y/o servicios, estableciendo controles en el proceso de diseño que aseguren que se cumplen los requisitos ambientales establecidos para el desarrollo, entrega, uso y tratamiento al final de su vida útil, comunicando los requisitos ambientales establecidos a los proveedores y personal contratado externamente, teniendo en consideración la necesidad de informar sobre el impacto ambiental a los consumidores del uso del producto y servicio y teniendo presente la necesidad de adoptar un adecuado tratamiento de este al final de su vida útil.

De esta forma, se amplían las actividades que la organización debe establecer con relación al cuidado o protección del medio ambiente a través de esta novedad y todas las anteriormente vistas y se subraya la necesidad de incluir en el sistema de gestión, al definirlo, la prevención de la contaminación, el uso adecuado de los recursos disponibles, la protección de la biodiversidad y de los ecosistemas, la mitigación y concienciación del medio ambiente, etc.

Desempeño ambiental. 

Con la revisión de la Norma ISO 14001 se amplía la visión de la organización al no sólo buscar la mejora del sistema sino la mejora del desempeño ambiental. De esta forma, se anima a las organizaciones a incorporar el pensamiento estratégico dentro del sistema de gestión.

Además, se incluye el punto 10, Mejora, que hacer referencia a las no conformidades y acciones correctivas, junto con la mejora continua y que aporta más detalles y especificaciones sobre estos aspectos.

Pasos para garantizar una buena transición. 

La transición estará marcada por la forma en la que la organización ha desarrollado y utiliza la Norma, pero indudablemente se deberán llevar a cabo una serie de pasos para garantizar que el periodo de transición se realiza de forma eficaz y que no aporta trabas para el cumplimiento tanto de la presente como de la renovada Norma ISO 14001. Estos pasos son los siguientes:

 Conocer los cambios que presentan, tanto la alta dirección, gestores y auditores internos, como también todo el personal involucrado tanto interna como externamente.

 Establecer una comunicación fluida con el organismo de certificación y con la consultoría para ir realizando los cambios que vayan acercando a la nueva norma ISO 14001.

 Asegurarse que la alta dirección está involucrada y establecer un plan de transición.

 Y no olvidar que si se tiene alguna duda, se debe consultar con profesionales que, como SBQ Consultores, le ayudarán a realizar su transición de una forma cómoda y eficaz

En Arrizabalaga Consulting, somos expertos en la aplicación de las herramientas que ayuden a las empresas a transformar todos los esfuerzos realizados en resultados, su gestión alcance la eficacia y, en definitiva, crezcan y mejoraren día a día.

 

Cambios en la nueva versión de la ISO14001 y pasos para su exitosa implementación

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