Estructura
Antes de adentrarnos en aspectos más concretos de la revisión de la Norma ISO 14001, es muy recomendable que observemos de una forma general los cambios que se van a producir en la estructura. Con la revisión, la norma adopta una estructura de alto nivel, es decir, se adapta al anexo SL para estructurar todo el contenido de la norma, de la misma forma que están realizando otros sistemas de gestión que también están o han estado en revisión. Es por esta razón que la revisión de la Norma ISO 14001 presenta muchas semejanzas con otra norma que también está en revisión en este momento como es la ISO 9001, Sistema de Gestión de la Calidad, permitiendo, por ejemplo, que ambas funcionen juntas, utilicen un lenguaje común, evitando las dificultades procedentes de la duplicidad de documentos y/o procedimientos que repercuten negativamente en la eficacia de la gestión, entre otras muchas situaciones que podríamos comentar.
Sin extendernos más en esta explicación, vamos a observar ambas estructuras para ver más fácilmente los cambios que están previstos.
Como hemos podido observar la estructura cambia de forma considerable por lo que se complica seguir y establecer las correspondencias existentes entre las dos normas. Por esta razón, a continuación vamos a indicar de forma breve estas correspondencias para hacer que sea más visible los nuevos cambios y puntos que aparecen nuevos con la revisión de la Norma ISO 14001.
Como se puede ver existen muchas correspondencias entre ambos documentos, sin embargo, si observamos detenidamente podemos destacar como varios puntos que en la revisión se incluyen, no tienen ninguna relación con ningún capítulo de la norma vigente en la actualidad. Algunos de ellos son los siguientes:
4.1.- Conocimiento de la organización y de su contexto
4.2.- Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
5.1.- Liderazgo y compromiso.
6.1.4.- Riesgo asociado con amenazas y oportunidades.
6.1.5.- Planificación de acciones.
10.2.- Mejora continua
Términos y Definiciones
Al igual que hemos observado en el anterior apartado, la adopción e influencia del Anexo SL también ha supuesto cambios en los términos y definiciones empleadas en este documento ISO/DIS 14001:2014 y que previsiblemente muchos de ellos permanecerán en el documento final y definitivo. La adopción de muchos de estos términos también ha respondido a la nueva política adoptada por la ISO por la cual se está buscando una relación entre varios sistemas de gestión y para ello se adoptan una serie de aspectos comunes que ayuda a que se hable un lenguaje común.
De momento, el documento nos indica que van a ser incorporadas nuevas definiciones a la Norma ISO 14001 ya que estás se hacen necesarias para facilitar la comprensión de los requisitos de la norma, aunque todavía no es posible determinar cuáles de ellas se incluirán de forma definitiva en la Norma ISO 14001 revisada.
Entre las definiciones que se incluyen y se destacan en la revisión de este sistema de gestión ambiental se pueden indicar las siguientes:
- Organización
- Alta dirección.
- Condición ambiental.
- Desempeño.
- Ciclo de vida.
- Objetivo.
- Riesgo.
- Competencia.
- Requisito.
- Obligaciones de cumplimiento.
- Medición.
- Contratar externamente.
De la misma forma, hay que destacar algunos cambios en la terminología como el siguiente:
Documentos, registros Información documentada.
De entre todos los cambios se pueden destacar las definiciones siguientes (textos recogidos del documento ISO/DIS 14001:2014):
“Ciclo de vida: etapas consecutivas e interrelacionadas del sistema del producto, desde la adquisición de materia prima o su generación a partir de recursos naturales hasta el tratamiento a finalizar su vida.”
“Riesgo: efecto de la incertidumbre sobre los objetivos.”
“Contratar externamente: establecer un acuerdo mediante el cual una organización externa realiza parte de una función o proceso de una organización.”
Aunque estas no son las más relevantes o significativas, si que sirven a mi juicio para determinar y ejemplificar algunas de los cambios que más adelante vamos a poder observar.
A pesar de estos cambios, el documento aporta flexibilidad y permite que las empresas puedan decidir si desean adoptar estos nuevos términos y la nueva estructura que anteriormente observamos o que continúen con los que ya están utilizando ya que no hay estipulado ningún requisito para estos aspectos.
Contexto de la organización
Nada más entrar de lleno en los cambios que va a traer esta revisión en la Norma ISO 14001 nos encontramos con una novedad, y es que se incluye el punto “Contexto de la Organización” donde se pone especial incidencia en la necesidad de que la empresa se centre en la protección del entorno natural, determinando los punto y aspectos, tanto internos como externos, que influyen en el cumplimiento de su propósito y en su capacidad para lograr alcanzar los resultados previstos en materia ambiental. De esta forma, la organización se involucra de forma activa en proteger el medio ambiente y en ampliar y demostrar que comprende y tiene conocimiento del impacto ambiental que genera, y se adquiere el enfoque adecuado y la comprensión necesaria para alcanzar los objetivos establecidos.
Sin embargo, este punto no solo aporta esta relevante innovación, sino que también se incluyen dos puntos relevantes, que son:
4.2.- Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
4.3.- Determinación del alcance del sistema de gestión ambiental.
Liderazgo.
Con la revisión se ha mejorado este punto al especificar que la alta dirección tiene la obligación de demostrar liderazgo y compromiso con respecto al cumplimiento, funcionamiento y mejora continua, entre otros aspectos, del sistema de gestión ambiental. De esta forma la norma asigna responsabilidades específicas a todas aquellas personas con puestos de liderazgo en la organización.
Esta innovación puede observarse de forma gráfica en el cambio del modelo de sistema de gestión en el que se sitúa el liderazgo en la zona central influyendo y siendo influenciado de forma activa con otros aspectos como la Planificación, Mejora, Evaluación y Desempeño, es decir, en todos los aspectos relevantes del sistema.
En el punto de Política ambiental la norma obliga a la organización a comprometerse de forma específica con la protección del medio ambiente en su política para así asegurar la coherencia en los documentos. A la vez se amplían los compromisos que se establecen en la vigente norma ISO 14001 al animar a que las empresas busquen proteger el medio ambiente de forma global y no limitarse al entorno natural cercano y a la contaminación que pueden ocasionar sus actividades sobre este.
Para finalizar, debemos también destacar que, a pesar de que desaparece la mención específica al Representante de la Dirección, la revisión sigue estipulando que la alta dirección debe asignar la
responsabilidad y autoridad necesaria para asegurarse que el sistema es conforme a los requisitos indicados y que se informa a la alta dirección. Deja flexibilidad, como se observa en otros puntos de la revisión, para que la empresa decida el número de personas que se deben ocupar de esta función según las características y necesidades de la organización.
Comunicación.
La revisión de la Norma ISO 14001 aporta una gran relevancia a la comunicación y al desarrollo de políticas de comunicación que establezcan la misma importancia a las comunicaciones externas como a las internas. Para ello se incluye un requisito que indica la necesidad de que la información que se comunica sea coherente y fiable y que se establezcan los mecanismos necesarios para permitir que el personal de la organización participe activamente a través de sugerencias, etc. Además, y en relación con la comunicación externa, deja en manos de la organización la decisión de realizarla o no y de cómo hacerlo, aunque debe contemplar lo que haya estipulado y las obligaciones de cumplimiento.
En relación con la Documentación, ahora denominada Información Documentada, la norma aporta flexibilidad para que las empresas determinen cuales son los documentos que precisa para asegurar el funcionamiento del sistema de gestión ambiental y el sistema de control de estos. De todas formas, la organización puede seguir utilizando el manual de que dispone para el cumplimiento de las indicaciones estipuladas en la actual Norma ISO 14001, si este cumple con todos los requisitos necesarios para cumplir con el Sistema de Gestión Ambiental revisado.
Planificación y Riesgo
La revisión pone especial relevancia en las necesidades y expectativas de las partes interesadas, los requisitos legales y reglamentarios y los aspectos ambientales, tanto locales como regionales y globales, que pueden verse afectadas por las actividades de la empresa. De la misma manera pone especial atención en las incidencias que puedan deberse por los cambios en las condiciones ambientales y que afectan a la organización. De esta forma se establece un dialogo en las dos direcciones que permitirá determinar tanto las prioridades como las acciones que se pueden llevar a cabo tanto para aprovechar las oportunidades como para minimizar los riesgos adversos. Todo lo anterior permitirá que estos conceptos se integren en la planificación del sistema de gestión ambiental.
La revisión también indica que la organización deberá determinar los riesgos y oportunidades que deben ser abordados y tenidos en cuenta para garantizar los resultados deseados a alcanzar por el sistema de gestión ambiental. Se puede destacar que esta revisión pone una especial relevancia en la gestión del riesgo.
Ciclo de Vida
La revisión incluye el término de Ciclo de Vida para indicar que la organización deberá tener en cuenta, controlar y gestionar adecuadamente los productos y/o servicios durante todo su ciclo de vida, determinando los requisitos para la compra o adquisición de los productos y/o servicios, estableciendo controles en el proceso de diseño que aseguren que se cumplen los requisitos ambientales establecidos para el desarrollo, entrega, uso y tratamiento al final de su vida útil, comunicando los requisitos ambientales establecidos a los proveedores y personal contratado externamente, teniendo en consideración la necesidad de informar sobre el impacto ambiental a los consumidores del uso del producto y servicio y teniendo presente la necesidad de adoptar un adecuado tratamiento de este al final de su vida útil.
De esta forma, se amplían las actividades que la organización debe establecer con relación al cuidado o protección del medio ambiente a través de esta novedad y todas las anteriormente vistas y se subraya la necesidad de incluir en el sistema de gestión, al definirlo, la prevención de la contaminación, el uso adecuado de los recursos disponibles, la protección de la biodiversidad y de los ecosistemas, la mitigación y concienciación del medio ambiente, etc.
Desempeño ambiental.
Con la revisión de la Norma ISO 14001 se amplía la visión de la organización al no sólo buscar la mejora del sistema sino la mejora del desempeño ambiental. De esta forma, se anima a las organizaciones a incorporar el pensamiento estratégico dentro del sistema de gestión.
Además, se incluye el punto 10, Mejora, que hacer referencia a las no conformidades y acciones correctivas, junto con la mejora continua y que aporta más detalles y especificaciones sobre estos aspectos.
Pasos para garantizar una buena transición.
La transición estará marcada por la forma en la que la organización ha desarrollado y utiliza la Norma, pero indudablemente se deberán llevar a cabo una serie de pasos para garantizar que el periodo de transición se realiza de forma eficaz y que no aporta trabas para el cumplimiento tanto de la presente como de la renovada Norma ISO 14001. Estos pasos son los siguientes:
Conocer los cambios que presentan, tanto la alta dirección, gestores y auditores internos, como también todo el personal involucrado tanto interna como externamente.
Establecer una comunicación fluida con el organismo de certificación y con la consultoría para ir realizando los cambios que vayan acercando a la nueva norma ISO 14001.
Asegurarse que la alta dirección está involucrada y establecer un plan de transición.
Y no olvidar que si se tiene alguna duda, se debe consultar con profesionales que, como SBQ Consultores, le ayudarán a realizar su transición de una forma cómoda y eficaz
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[:en]The latest changes and keys to a successful implementation are:
Structure
Before going into more specific aspects of the revision of ISO 14001, it is highly recommended that we observe in a general way the changes that will occur in the structure. With the revision, the standard adopts a high-level structure, that is, it adapts to Annex SL to structure the entire contents of the standard, in the same way that other management systems are being carried out that are also or have been under review. It is for this reason that the revision of ISO 14001 presents many similarities with another standard that is also under review at the moment as it is ISO 9001, Quality Management System, allowing, for example, that both work together, use A common language, avoiding the difficulties arising from the duplication of documents and / or procedures that have a negative impact on the effectiveness of management, among many other situations that we could comment on.
Without further elaboration in this explanation, we are going to observe both structures to see more easily the changes that are foreseen.
As we have seen the structure changes considerably so it is difficult to follow and establish the existing correspondences between the two standards. For this reason, we will briefly indicate these correspondences to make more visible the new changes and points that appear new with the revision of ISO 14001.
As you can see there are many correspondences between both documents, however, if we look closely we can highlight how several points included in the review have no relation to any chapter of the current norm. Some of them are:
4.1.- Knowledge of the organization and its context
4.2.- Understanding the needs and expectations of the interested parties.
5.1.- Leadership and commitment.
6.1.4.- Risk associated with threats and opportunities.
6.1.5.- Planning of actions.
10.2.- Continuous improvement
Terms and definitions
As we have seen in the previous section, the adoption and influence of Annex SL has also led to changes in the terms and definitions used in this document ISO / DIS 14001: 2014 and that many of them are expected to remain in the final and final document. The adoption of many of these terms has also responded to the new policy adopted by the ISO for which a relationship is being sought between various management systems and for this a number of common aspects are adopted which help to speak a common language .
At the moment, the document indicates that new definitions will be incorporated into the ISO 14001 Standard, since they are necessary to facilitate the understanding of the requirements of the standard, although it is not yet possible to determine which of them will be definitively included In the revised ISO 14001 standard.
Among the definitions that are included and highlighted in the review of this environmental management system can be indicated the following:
Organization
High management.
Environmental condition.
Performance.
Life cycle.
Objective.
Risk.
Competition.
Requirement.
Compliance obligations.
Measurement.
Hire externally.
In the same way, it is necessary to emphasize some changes in the terminology like the following one:
Documents, records Documented information.
Among all the changes, the following definitions can be highlighted (texts from ISO / DIS 14001: 2014):
«Life cycle: consecutive and interrelated stages of the product system, from the acquisition of raw material or its generation from natural resources to treatment at the end of its life.»
«Risk: effect of uncertainty on objectives.»
«Outsourcing: establishing an agreement whereby an outside organization is part of an organization’s function or process.»
Although these are not the most relevant or significant, if they serve in my judgment to determine and exemplify some of the changes that we will be able to observe later.
Despite these changes, the document provides flexibility and allows companies to decide whether they want to adopt these new terms and the new structure that we previously observed or to continue with those already in use since there are no requirements stipulated for these aspects.
Context of the organization
As soon as we enter the changes that are going to bring this revision in ISO 14001, we find a novelty, which is that the point is included «Context of the Organization», where special emphasis is placed on the need for the company Focus on the protection of the natural environment, determining the points and aspects, both internal and external, that influence the fulfillment of its purpose.
However, this point not only contributes this relevant innovation, but also includes two relevant points, which are:
4.2.- Understanding the needs and expectations of the interested parties.
4.3.- Determination of the scope of the environmental management system.
Leadership.
The review has improved this point by specifying that senior management has the obligation to demonstrate leadership and commitment with respect to compliance, operation and continuous improvement, among other aspects, of the environmental management system. In this way the standard assigns specific responsibilities to all those with leadership positions in the organization.
This innovation can be observed graphically in the change of the model of management system in which the leadership in the central area is located influencing and being actively influenced with other aspects such as Planning, Improvement, Evaluation and Performance, that is to say, In all relevant aspects of the system.
In the point of Environmental policy, the norm obliges the organization to specifically commit itself to the protection of the environment in its policy in order to ensure consistency in the documents. At the same time, the commitments established in the current ISO 14001 standard are extended by encouraging companies to seek to protect the environment in a global way and not be limited to the nearby natural environment and the pollution that their activities can cause.
Finally, we should also point out that, despite the fact that the specific mention of the Director’s Representative disappears, the review continues to stipulate that top management must assign the
Responsibility and authority necessary to ensure that the system complies with the indicated requirements and is reported to top management. It leaves flexibility, as it is observed in other points of the revision, so that the company decides the number of people that must take care of this function according to the characteristics and necessities of the organization.
Communication.
The revision of the ISO 14001 standard places great importance on communication and the development of communication policies that place equal importance on external and internal communications. This includes a requirement indicating that the information communicated is consistent and reliable and that mechanisms are in place to enable the organization’s staff to actively participate through suggestions, etc. In addition, in relation to external communication, it leaves to the organization the decision to carry it out or not and how to do it, although it must contemplate what it has stipulated and the obligations of compliance.
In relation to Documentation, now called Documented Information, the standard provides flexibility for companies to determine what documents they need to ensure the operation of the environmental management system and the control system of these. In any case, the organization can continue to use the manual available to it to comply with the indications stipulated in the current ISO 14001 standard, if it meets all the requirements necessary to comply with the revised Environmental Management System.
Planning and Risk
The review places special emphasis on stakeholder needs and expectations, legal and regulatory requirements, and local, regional and global environmental issues that may be affected by the company’s activities. In the same way, it gives special attention to the incidents that may be due to changes in environmental conditions and that affect the organization. In this way a dialogue is established in both directions that will determine both the priorities and the actions that can be carried out both to take advantage of the opportunities and to minimize the adverse risks. All of the above will allow these concepts to be integrated into the planning of the environmental management system.
The review also indicates that the organization should determine the risks and opportunities that must be addressed and taken into account to ensure the desired results to be achieved by the environmental management system. It is possible to emphasize that this revision puts a special relevance in the management of the risk.
Lifecycle
The review includes the term Life Cycle to indicate that the organization must take into account, control and manage properly the products and / or services throughout its life cycle, determining the requirements for the purchase or acquisition of products and / or Services, establishing controls in the design process that ensure that the environmental requirements established for the development, delivery, use and treatment at the end of its useful life are met, communicating the established environmental requirements to the suppliers and person
In this way, the activities that the organization must establish in relation to the care or protection of the environment through this novelty and all those previously seen are expanded and the need to include in the management system, when defining it, the prevention Pollution, adequate use of available resources, protection of biodiversity and ecosystems, mitigation and awareness of the environment, etc.
Environmental performance.
With the revision of ISO 14001, the organization’s vision is extended not only to seek improvement of the system but also to improve environmental performance. In this way, organizations are encouraged to incorporate strategic thinking within the management system.
In addition, it includes item 10, Improvement, that make reference to nonconformities and corrective actions, along with the continuous improvement and that provides more details and specifications on these aspects.
Steps to ensure a smooth transition.
The transition will be marked by the way in which the organization has developed and uses the Standard, but a number of steps will undoubtedly have to be taken to ensure that the transition period is carried out effectively and that it does not hamper compliance Both the present and the renewed ISO 14001 standard. These steps are as follows:
Know the changes that are presented, both the senior management, internal managers and auditors, as well as all the staff involved both internally and externally.
Establish a smooth communication with the certification body and the consultant to make the changes that are approaching the new ISO 14001 standard.
Ensure senior management is involved and establish a transition plan.
And do not forget that if you have any doubts, you should consult with professionals who, like SBQ Consultores, will help you make your transition in a comfortable and efficient way
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