Como empresa ágil estamos en constante mejoramiento, buscamos implementar procesos que nos permitan comunicarnos mejor y alinearnos con nuestro equipo para cumplir con nuestras metas y aprovechar de mejor manera los recursos con los que contamos.
Hace algún tiempo comenzamos a utilizar la herramienta kanban, tablero para monitorear las tareas y procesos planteados en base a objetivos. Es una herramienta simple y muy útil, nuestra adaptación consta de 4 columnas:
- Ideas futuras.
- Por hacer.
- En progreso.
- Terminado.
El objetivo de Kanban, uno de nuestros sistemas de comunicación, es el de saber qué estamos haciendo como equipo, plantearnos plazos a lo largo de la semana para cumplirlo y utilizar nuestro tiempo en lo que realmente necesitamos hacer.
Cuando iniciamos a utilizar este recurso, colocamos todas nuestras tareas para hacer en la semana bajo la columna “En proceso” (pues estaríamos realizándolas a lo largo de la semana), sin embargo dada la dinamicidad de esta herramienta aprendimos que cada tarea debe estar ubicada bajo “la etiqueta” que en realidad refleje su estado, la idea es saber en tiempo real lo que estamos haciendo, lo que habíamos realizado y lo que faltaba hacer.
Los lunes en la reunión de planificación y evaluación, revisamos el progreso de las tareas y agregamos nuevos objetivos. Al pasar las semanas nos dimos cuenta que para poder aprovechar en su totalidad los beneficios del Kanban es aconsejable un uso y monitoreo periódico, no solo al iniciar la semana. Eso quiere decir hacer uso del tablero a diario, lo que nos costó trabajo hasta acostumbrarnos.
Los resultados positivos que hemos obtenido a lo largo de este tiempo son:
- Mejor comunicación y fluidez. Todos sabemos en lo que se halla cada uno y que necesitamos el uno del otro.
- Mayor enfoque del equipo en las tareas importantes.
- Realización de tareas en base a objetivos.
- Incremento en la productividad del equipo.
- Monitoreo de avances, responsabilidades y prioridades.
Sin duda utilizar Kanban para planificar nuestra semana fue de gran ayuda para trabajar de forma más eficiente, tanto de manera individual como en equipo.