Estructura de la nueva norma
las 10 claves en la implementación:
1º Clave:La estructura de la norma de alto nivel
La adopción de la estructura de alto nivel tiene como objetivo facilitar la integración con otros sistemas de gestión, como la ISO 9001 / ISO 14001, al aportar, más allá de un mero índice, textos y definiciones básicas comunes para todos los sistemas de gestión. A esta base se le añaden textos, términos, requisitos y puntos específicos de la seguridad y la salud en el trabajo.
Si ya conocemos otras normas como la ISO 9001 o la ISO 14001 no nos resultará novedoso el índice, pero si es la primera vez que nos acercamos a la estructura de alto nivel o HLS podemos observar que estructurará la futura Norma ISO 45001 de la siguiente forma:
0.- Introducción
1.- Objeto y campo de aplicación
2.- Referencias normativas
3.- Términos y definiciones
4.- Contexto de la organización
5.- Liderazgo
6.- Planificación
7.- Apoyo
8.- Operación
9.- Evaluación del desempeño
10.- Mejora
2º Clave: El papel del contexto en la futura Norma ISO
La comprensión de la organización y su contexto se tratará de una novedad relevante si lo comparamos con OHSAS 18001. En este sentido buscará que la empresa sea consciente de todas aquellas cuestiones, tanto positivas como negativas, que le afectan de forma directa e indirecta para alcanzar los resultados, lograr las metas marcadas o avanzar hacia los objetivos planificados según se había previsto.
Es decir, tener en cuenta lo que le rodea y valorar como le afecta a su sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.
De esta forma, la futura Norma ISO 45001 nos indica que tenemos que tener en cuenta a la hora de dibujar esta imagen global:
las cuestiones internas entre las que se encuentran:
- conocimientos del personal, dirección y mandos intermedios
- las responsabilidades y su distribución
- la estructura de la empresa
- los flujos de información
- los procesos de toma de decisiones
- etc.
las cuestiones externas entre las que se encuentra:
- el entorno cultural
- la competencia del mercado
- nuevos proveedores y antiguos
- tecnología novedosa
- nueva legislación
- etc.
3º Clave: Comprender a las partes interesadas
Este punto también será una novedad y, al igual que el anterior, supondrá realizar una labor de reflexión y comprensión de las necesidades y expectativas de las distintas partes interesadas.
Tenemos que partir de la definición de parte interesada, entendiéndola como aquellas personas u organizaciones que puede afectar, verse afectada, o percibirse como afectada por una decisión o actividad, para comprender el requisito. Y es que más allá de los trabajadores, tendremos que considerar a las autoridades legales, proveedores, empresas subcontratada si las hay, sindicatos, propietarios, clientes, vecinos de la empresa, servicios médicos, organización matriz si existe, etc. El listado puede ser muy extenso pero no podemos quedarnos ahí, sino que a partir de este, la futura norma nos dice que tenemos que identificar:
- sus necesidades
- y sus expectativas.
Con toda esta información, se valorará cuales de estas necesidades y expectativas se convierten en requisitos legales aplicables y otros requisitos y se verán reflejados en los objetivos o en la política de la seguridad y salud enel trabajo, y cuáles no.
Teniendo dibujado el contexto y colocando los personajes, compuestas por las partes interesadas, la empresa ya tendrá un punto de partida para comprender donde se encuentra y cómo afecta y cómo le afectan las decisiones, tanto internas como externas.
4º Clave: El líder o director como motor de la nueva version
En OHSAS 18001 ya se veía reflejado el papel del liderazgo, sin embargo en la futura ISO 45001 este punto se verá reforzado. Y es que la Alta Dirección tendrá que ejercer su labor como líder, no como jefe, buscando: el compromiso con la SST por parte de toda la empresa, sin importar puestos o labor; integrando los procesos y requisitos; promoviendo la mejora continua mediante la motivación activa; dando apoyo y respaldo a los mandos intermedios para que puedan aplicar el liderazgo en sus funciones; promoviendo la participación; y estableciendo una estrategia de negocio que integre la seguridad y salud en el trabajo en todo el proceso. Es decir, un LIDER en mayúsculas que se interese por la eficacia y la gestión adecuada del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo y que lo manifieste en el día a día teniendo conocimiento e implicándose en el día a día. Con el mayor peso de la dirección una figura, que aparece en OHSAS 18001, pierde fuerza en el nuevo documento: el Representante de la Dirección. Este personaje no aparecerá en el texto, pero puede seguir existiendo.
5º Clave:La participación de los trabajadores como esencia.
La futura Norma ISO 45001 tiene muy en cuenta la participación de los trabajadores en el Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo y la necesidad de que sean consultados como un medio para mejorar. Para ello deberá establecerse, si no existieran, mecanismos, formación y recurso para que la participación sea activa; permitir el acceso a la información clara, comprensible y pertinente; y motivar para que se lleve a cabo. Además, se enfatizará la necesidad de identificar todas aquellas barreras y obstáculos que limitan o incluso anulan la participación y establecerá las necesidades de poner los medios para corregirlos o eliminarlos. Todo ello para promover que los trabajadores se encuentren incluidos en el sistema de gestión de seguridad en el trabajo.
Este aspecto puede no parecer novedoso en España debido a la legislación existente sobre seguridad en el trabajo y el papel de los representantes de los trabajadores, sin embargo, a nivel internacional supondrá un gran reto para muchos países.
Debido a las diferencias entre cada región, habrá que esperar a que se publique el documento definitivo para observar y valorar como queda definido este requisito.
6º Clave:El pensamiento basado en el riesgo y sus nueva herramientas y metodologias
La gestión del riesgo no es un concepto novedoso ya que lo veíamos reflejado en OHSAS 18001 y estamos acostumbrados a verlo unido de forma muy cercana a la seguridad en el trabajo. Sin embargo, en la futura Norma ISO 45001 adopta un tinte preventivo con el objetivo de identificar qué puntos o actividades podrían suponer un riesgo a los trabajadores, así como a otras personas como visitantes, vecinos, público en general, etc. De esta forma, se reforzará el cumplimiento legal.
La futura ISO 45001 establecerá que para identificar y evaluar los riesgos del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo tenemos que tener en cuenta tanto el contexto como las partes interesadas. Todo ello estableciendo una planificación que abarcaría las acciones para los riesgos y oportunidades, los riesgos legales y las situaciones de emergencia y como responder a ellas. De esta forma, se podrá integrar e implementar las acciones de forma eficaz en los procesos del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo y, un aspecto relevante, evaluar su eficacia.
7º Clave:El requisito de la Gestión del Cambio.
Esta Gestión del Cambio no es una novedad como tal, pero sí que resultará reforzada en la futura ISO 45001 en la relación con OHSAS 18001. El documento nos indicará que debe establecerse un proceso para esos cambios que tienen un impacto en el sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, como pueden ser:
- cambios en la forma de trabajar.
- cambios en equipos.
- cambios de legislación.
- desarrollo de la tecnología a aplicar.
- nuevos productos.
- etc.
Este aspecto está relacionado con la gestión de riesgos debido a que, de esta forma, se asegurará la empresa que no tiene ese cambio un impacto negativo o se podrán tomar medidas para mitigarlos, en el caso de que se produzcan modificaciones sin estar previstas. Pero no todo es negativo, ya que también habrá que tener en cuenta las oportunidades. Tenemos que tener en cuenta que un riesgo o un efecto adverso bien gestionado puede convertirse en una oportunidad de gran valor para la empresa.
las nuevas metodologías:
- Gestión del cambio
- AMFE
- etc.
8º Clave:La subcontratación como parte nueva a tener en cuenta del sistema.
La futura Norma ISO 45001 establecerá otra novedad en el universo de la seguridad en el trabajo al incluir las empresas y el personal subcontratado como un requisito.
En primer lugar, fijará su vista en las compras al considerarlas como esenciales para el lugar de trabajo e indicando la necesidad de establecer controles para asegurarse que los productos adquiridos son acordes a los requisitos establecidos por el sistema de gestión de la seguridad y la salud en el trabajo.
Por otra parte, también establecerá un control de las actividades subcontratadas que permita y asegure que estos trabajadores cumplen con los requisitos del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Es decir, los considera parte de la empresa y, por lo tanto, no hay distinción entre los propios y los externos. Además, como parte del sistema la empresa deberá identificar los riesgos derivados de la actividad de los contratistas y establecer una fluida comunicación en ambos sentidos con ellos.
9º Clave:La importancia de la Mejora Continua.
La futura Norma ISO 45001 incluye y amplia el concepto de la mejora continua. Esta mejora buscará alcanzar los objetivos de mejorar la idoneidad, adecuación y eficacia del sistema que se refleje en la disminución de lo incidentes y no conformidades, promoción de una cultura de seguridad y salud en el trabajo y mejora del desempeño. Todo ello sin olvidar que los trabajadores participen activamente en esta mejora.
Para que este proceso sea eficaz quedaría plasmado en los siguientes pasos:
10º Clave: El peso y la interpretación de la nueva terminología y su formación.
Para terminar, me gustaría destacar algunos términos que aparecerán en la futura Norma ISO 45001 que también nos indican la dirección que ha tomado este sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.
- Lugar de trabajo: lugar bajo el control de la organización donde una persona necesita estar o a donde necesita ir por razones de trabajo.
- Nota 1 a la entrada: Las responsabilidades de la organización bajo el sistema de gestión de la SST para el lugar de trabajo dependen del grado de control sobre el lugar de trabajo.
- Peligro: fuente o situación con un potencial para causar daños y deterioro de la salud.
- Oportunidad para la SST: circunstancia o conjunto de circunstancias que pueden conducir a la mejora del desempeño de la SST.
- Incidente: sucesos que surgen del trabajo o en el transcurso del trabajo que podrían tener o tienen como resultados daños y deterioro de la salud,
Para finalizar, un vistazo al futuro. Todavía es pronto para hablar de la transición o migración entre OHSAS 18001 e ISO 45001, sin embargo sí que es interesante comentar que esta norma ISO no se trata de una evolución de OHSAS.
Es decir, OHSAS es independiente de la ISO y se mantendrá vigente mientras así lo establezca el gestor del referencial, por lo que ambos documentos podrían convivir durante un tiempo indeterminado mientras siga estando vigente OHSAS.
[:en]Fundamental changes
Structure of the new standard
The 10 keys in the implementation:
1st Key: The high level structure as a base.
The adoption of the high level structure aims to facilitate integration with other management systems, such as ISO 9001 or ISO 14001, by providing, beyond a mere index, common basic texts and definitions for all management systems . To this base are added texts, terms, requirements and specific points of safety and health at work.
If we already know other standards such as ISO 9001 or ISO 14001 we will not be new to the index, but if it is the first time we approach the high level structure or HLS we can observe that it will structure the future ISO 45001 as follows :
0.- Introduction
1.- Purpose and field of application
2.- Normative References
3.- Terms and definitions
4.- Context of the organization
5.- Leadership
6.- Planning
7.- Support
8.- Operation
9.- Performance Evaluation
10.- Improvement
2nd Key: The role of the context in the future ISO 45001.
The understanding of the organization and its context will be a relevant innovation when compared to OHSAS 18001. In this sense, it will seek to make the company aware of all those issues, both positive and negative, that affect it directly and indirectly to achieve The results, achieve the goals set or move towards the planned objectives as planned.
That is, take into account what surrounds you and assess how it affects your occupational safety and health management system.
In this way, the future ISO 45001 standard tells us that we have to take into account when drawing this global image:
internal issues including:
- staff knowledge, management and intermediate controls
- responsibilities and their distribution
- the structure of the company
- information flows
- decision-making processes
- etc.
The external issues among which is:
- the cultural environment
- market competition
- new and old suppliers
- new technology
- new legislation
- etc.
3rd Key: Understand the stakeholders and their expectations.
This point will also be a novelty and, like the previous one, will involve a reflection and understanding of the needs and expectations of the different stakeholders.
We need to start from the definition of stakeholder, understanding it as those people or organizations that can affect, be affected, or perceived as affected by a decision or activity, to understand the requirement. And it is that beyond the workers, we will have to consider the legal authorities, suppliers, subcontracted companies if there are, unions, owners, clients, neighbors of the company, medical services, parent organization if it exists, etc. The list can be very long but we can not stay there, but from this, the future rule tells us that we have to identify:
your needs
and their expectations.
With all this information, it will be assessed which of these needs and expectations become applicable legal requirements and other requirements and will be reflected in the objectives or the health and safety policy at work, and which are not.
Having drawn the context and placing the characters, composed of stakeholders, the company will already have a starting point to understand where it is and how it affects and how decisions affect both internal and external.
4th Key: The leader as the engine of the system.
In OHSAS 18001 the role of leadership was already reflected, however in the future ISO 45001 this point will be reinforced. And it is that the High Management will have to exercise its work like leader, not like boss, looking for: the commitment with the OSH by the whole company, no matter positions or work; integrating processes and requirements; promoting continuous improvement through active motivation; providing support and support to middle managers to enable them to carry out leadership roles; promoting participation; and establishing a business strategy that integrates safety and health at work throughout the process. That is, a LEADER in capital letters that is interested in the effectiveness and proper management of the system of management of occupational safety and health and that manifests in the day to day knowledge and involvement in day to day. With the greatest weight of management a figure, which appears in OHSAS 18001, loses strength in the new document: the Representative of the Directorate. This character will not appear in the text, but can continue to exist.
5th Key: The participation of workers as essence.
The future ISO 45001 standard takes into account the participation of workers in the Occupational Safety and Health Management System and the need to be consulted as a means to improve. To this end, mechanisms, training and resources should be established, if they do not exist, for active participation; Provide access to clear, understandable and relevant information; And motivate for it to take place. In addition, emphasis will be placed on the need to identify all those barriers and obstacles that limit or even nullify participation and establish the need to provide the means to correct or eliminate them. All this to promote that the workers are included in the system of management of safety in the work.
This aspect may not seem novel in Spain due to existing legislation on safety at work and the role of workers’ representatives, however, at the international level will be a great challenge for many countries.
Due to the differences between each region, it will be necessary to wait for the final document to be published to observe and assess how this requirement is defined.
6th Key: Thought based on risk appears reinforced.
Risk management is not a novel concept as we saw it reflected in OHSAS 18001 and we are accustomed to seeing it closely linked to safety at work. However, in the future ISO 45001 standard it adopts a preventive dye with the objective of identifying which points or activities could pose a risk to workers, as well as other people such as visitors, neighbors, the general public, etc. In this way, legal compliance will be strengthened.
The future ISO 45001 will establish that in order to identify and evaluate the risks of the occupational safety and health management system we have to take into account both the context and the stakeholders. All this establishing a plan that would cover actions for risks and opportunities, legal risks and emergency situations and how to respond to them. In this way, it will be possible to integrate and implement actions effectively in the processes of the system of management of occupational health and safety, and, a relevant aspect, to evaluate their effectiveness.
7th Key: The requirement of Change Management.
This Change Management is not a novelty as such, but it will be strengthened in future ISO 45001 in relation to OHSAS 18001. The document will indicate that a process must be established for those changes that have an impact on the management system of Safety and health at work, such as:
- changes in the way of working.
- changes in equipment.
- changes in legislation.
- development of the technology to be applied.
- new products.
- etc.
This aspect is related to risk management because, in this way, the company that does not have such a change will have a negative impact or measures can be taken to mitigate them, should changes occur without being foreseen. But not everything is negative, since it will also have to take into account the opportunities. We must keep in mind that a risk or a well-managed adverse effect can become a valuable opportunity for the company.
8th Key: Subcontracting as part of the system.
The future ISO 45001 Standard will establish another novelty in the world of work safety by including companies and subcontracted personnel as a requirement.
Firstly, it will focus on purchases as essential for the workplace and indicate the need to establish controls to ensure that the products purchased are in line with the requirements established by the health and safety management system in the job.
On the other hand, it will also establish a control of the subcontracted activities that allow and assure that these workers comply with the requirements of the system of management of the health and safety in the work. That is to say, it considers them part of the company and, therefore, there is no distinction between the own and the external ones. In addition, as part of the system, the company must identify the risks arising from contractors’ activities and establish a smooth communication in both directions with them.
9th Key: The importance of Continuous Improvement.
The future ISO 45001 standard includes and extends the concept of continuous improvement. This improvement will seek to achieve the objectives of improving the suitability, adequacy and effectiveness of the system reflected in the reduction of incidents and nonconformities, promoting a culture of safety and health at work and improving performance. All this without forgetting that the workers participate actively in this improvement.
For this process to be effective it would be reflected in the following steps:
10th Key: The weight of the terminology.
Finally, I would like to highlight some terms that will appear in the future ISO 45001 standard that also indicate the direction that has taken this system of management of occupational safety and health.
Place of work: place under the control of the organization where a person needs to be or where he needs to go for work reasons.
Note 1 on entry: The responsibilities of the organization under the OSH management system for the workplace depend on the degree of control over the workplace.
Danger: source or situation with potential to cause damage and deterioration of health.
Opportunity for OSH: circumstance or set of circumstances that can lead to the improvement of OSH performance.
Incident: events that arise from work or in the course of work that could have or result in damage and deterioration of health,
Finally, a look at the future.
It is still early to talk about the transition or migration between OHSAS 18001 and ISO 45001, however it is interesting to note that this ISO is not an evolution of OHSAS.
That is, OHSAS is independent of the ISO and will remain in force until established by the reference manager, so that both documents could coexist for an indefinite period while OHSAS remains in force.
We will have to wait for the ISO 45001 document to be published definitively, as I said at the beginning, by the end of 2016 if everything goes according to plan, to start talking about the steps for migration.
However, I hope that with these 10 keys the image of the future ISO 45001 has gained strength and has become more clear and understandable, preparing and taking into account the possible requirements that are being considered and that will undoubtedly affect, I hope Which positively, to a better and more effective health and safety at work.[:]