[:es]8 PASOS DE KOTTER: herramienta de gestión del cambio[:en]8 KOTTER STEPS: Change Management Tool[:]

Uno de los requisitos de la norma ISO 9001:2015 es la Gestión del Cambio. Os presento en este artículo la herramienta de gestión del cambio denominada los 8 Pasos de Kotter. ¿En qué nos puede ayudar esta herramienta? ¿Cómo la podemos aplicar en nuestra empresa? ¿Cómo nos ayuda a gestionar los cambios? ¿Los cambios se deben planificar?

¿En qué nos puede ayudar esta herramienta?

Una manera sencilla de mostraros cómo os puede ayudar esta herramienta es mediante un ejemplo, en este caso será el de la implantación del sistema de gestión de calidad en la empresa en base a la norma ISO9001:2015, para posteriormente certificarse de dicha norma.

Una empresa ha considerado que certificarse en la normaISO9001:2015 puede llegar a ser una buena oportunidad, ya que ha visto en el mercado que para poder ofertar diferentes trabajos, uno de los requisitos que solicitan los clientes es disponer de dicho certificado. Por lo tanto, la Dirección ha considerado que, si disponemos de este certificado, nos contratarán más y por lo tanto tendremos más trabajo. La Dirección realiza un estudio de los costes a corto plazo que comporta la implantación de este sistema y su posterior certificación, y compensa con creces. Lo habitual, es que la Dirección de la empresa, disponga de un trabajador para realizar dicha implantación, que inicialmente no gustará nada a los trabajadores, ya que esta persona deberá conocer todas las tareas que realiza cada persona y todas las fases de cada proceso. En base a mi experiencia, me he encontrado que los trabajadores no les gusta que:

– Nadie se entrometa en sus tareas, con el temor que nadie descubra sus vicios, malos hábitos, atajos en los procesos, etc.

– Que no se modifique la manera que tienen de trabajar, ya que si es un trabajador que lleva mucho tiempo, ya ha encontrado la manera de realizar sus tareas que le cueste menos trabajo. En conclusión que no se cambie nada. Si se implanta la norma de referencia, es muy posible que se tengan que analizar los diferentes procesos de la empresa, en algunos casos estandarizarlos para optimizarlos, y en definitiva mejorarlos.

– Miedo a incorporar mejoras que ellos no sepan afrontar. este punto sobre todo les sucede a los puestos intermedios, que no pueden reconocer ante la Dirección que no saben realizar una nueva tarea.

En este caso concreto, es el responsable de Calidad el que tiene que hacerse con estas personas, ya que sin la colaboración de todos los trabajadores no es posible realizar la implantación y certificación de la empresa en la norma ISO 9001.

Por lo tanto, para vencer estos inconvenientes, que en algunos casos pueden sabotear el cambio, y hacerte la visa imposible se debe contar con un gran don de gentes y el apoyo y soporte de la Dirección de la empresa.

Para poder vencer el problema descrito en el ejemplo anterior, os presento esta herramienta (8 pasos de Kotter) que os puede ayudar a gestionar el cambio. Ya que implantar un sistema de gestión de calidad es un cambio importante en la organización de la empresa.

 

¿Qué más ejemplos podemos encontrar?

– Implementar un nuevo sistema de software: si se quiere modernizar la empresa, para optimizar algunos procesos, se puede incorporar un nuevo software de gestión, que facilite las tareas de los diferentes procesos.

– Una nueva aplicación

– Automatización de la maquinaria o de los procesos de producción.

¿En qué consiste esta herramienta?

 

John Kotter es profesor de Escuela de Negocios de Harvard y considerado el referente en esta materia, sobre todo, desde que publicó en 1995 “Liderando el cambio”, donde exponía estas tesis. Esta herramienta es aplicada por innumerables Directivos a lo largo del mundo.

Kotter ideó 8 pasos para realizar un cambio en las empresas. Es una guía para promover transformaciones en la organización en una empresa, ya sean tecnológicas o de cualquier índole.

Cómo empezar? Cómo convencer a la Directiva de la empresa que el cambio es necesario?

And that at any given moment you can be a help, you will have your unconditional collaboration.

8) Anchor the change in the culture of the company.

The change is already part of the company’s operations, and the old methodology is no longer used.

1) Establecer el sentido de urgencia.

Se debe crear la necesidad de despertar el interés de la organización. Para ello debemos mostrar los datos reales y fuentes fiables las tendencias del mercado y se empezará hablar sobre el cambio. A veces pasa por poner oportunidades o riesgos y amenazas que pudieran comprometer a nuestra organización. Según Kotter necesitamos el apoyo de 3 de cada 4 personas influyentes de la organización para tener esperanza ya que tendremos que lidiar con muchas personas escépticas más inteligentes y capaces que nosotros.

2) Formar una coalición.

No sólo se tiene que gestionar el cambio sino liderarlo. Se tiene que conseguir el apoyo de la gente poderosa dentro de la empresa. A partir de que se tiene el apoyo, se debe formar un equipo de trabajo, pedirle un compromiso emocional y que el equipo represente todas las áreas de la empresa.

Por ejemplo: este es uno de los puntos más complicados, y muchas veces necesitas implicar a la Dirección en una reunión conjunta con los trabajadores de la empresa, para que faciliten la colaboración, y reconozca delante del Personal que te vas encargar de liderar el cambio, y puedas exponer ante todos lo que vas a requerir del personal a corto, medio y largo plazo.

3) Crear una visión clara del cambio.

Seguramente varias personas tendrán varias ideas diferentes de cómo se debe llevar a cabo el cambio. Es básico crear una visión clara, comprensible y tangible y que los beneficios del cambio sean fáciles de entender. La gente colabora más cuando comprende por sí misma que el cambio beneficia. Para ello es necesario centrarse en los valores que son necesarios para el cambio y establecer una estrategia.

Por ejemplo: si incorporamos un software que agilice algunos pasos de registro, que minimice los formularios a rellenar y que esta fase del proceso se realice en menos tiempo, es muy probable, que si la persona que se encarga de realizar esta tarea, está saturada de trabajo, acepte con gran alegría este cambio, ya que le mejorará su calidad de vida en el trabajo, por no sufrir tanto de no llegar a completar sus tareas. Pero ha de ver, que no se verá sola ante el cambio, que se le dirá cómo debe hacerlo, y que tendrá a una persona que le ayude si tiene alguna incidencia; será entonces cuando acepte el cambio y lo facilitará con su colaboración.

4) Comunicar la visión.

No dejar que nuestra visión del cambio se olvide, debemos estar presentes en todo momento, los demás tienen que ver que uno mismo ya hizo el cambio y que se adopta en el día a día, ven que los resultados son positivos y que se espera que los demás también lo hagan. Se deben aclarar las dudas que tenga la gente. En cuanto te vea la gente, debe asociarte a ese cambio, y que vea en ti una solución de sus dudas respecto al cambio, y que les des la seguridad necesaria para calmar su temor al cambio.

Si queremos que el personal colabore, debemos explicarles la finalidad del cambio, para qué va a servir y cómo se va a realizar. Debemos convencer a todo el personal de la empresa, en todas las escalas, desde la Dirección hasta los operarios.

 

5) Eliminar los obstáculos.

Puede haber personas en la organización reacias al cambio. Se debe implicar a nuestros apoyos para que transformen a los reacios. Se debe premiar y reconocer a los que ya han hecho el cambio, o bien colaboran para realizarlo.

6) Triunfos a corto plazo.

Mostrar a todos los trabajadores, los resultados positivos del cambio y que las voces críticas se vayan aplacando con el peso de los resultados. debes idear recompensas a corto plazo.

Por ejemplo, en la implantación del sistema de gestión, cuando se realice una audit interno se debe informar a todos los trabajadores del éxito de dicha auditoría, y de la evolución tan positiva que ese resultado comporta para la empresa.

Otro ejemplo sencillo, necesitas de la colaboración del jefe de producción para redactar los procedimientos de los procesos de producción. Debes exaltar su colaboración y gran conocimiento del proceso. Una vez redactados, y verificados que se adaptan a la realidad, hacerle partícipe que el tiene toda la responsabilidad de los procesos y que dispone de todos los conocimientos para su control, que ha optimizado los procesos y que eso comporta un valor añadido. Aunque la realidad sea que le has ayudado al redactado, y también han participado otras personas en ello. Él se sentirá satisfecho por la colaboración y de su participación en el cambio. Necesitarás su colaboración continua, con lo que una vez realizada la tarea inicial del redactado se implicará en su seguimiento.

7) Mantener la inercia. 

No dar por ganado antes de tiempo. Se tiene que ir creciendo, ya que si al final se logra no habrá vuelta atrás. En este punto se realizan análisis más profundos de lo que está funcionando y de lo que no. Debemos pensar en la mejora continua e ir corrigiendo sobre la marcha.

Por ejemplo: si incorporamos un nuevo software de gestión en la empresa. Hemos conseguido que todos los trabajadores, acepten y realicen las tareas correctamente en el nuevo software, pero para evitar y corregir posibles errores, se debe funcionar durante 6 meses con los dos sistemas, el antigua y el nuevo. El resultado de los dos debe ser analizado y corregir las desviaciones. En este punto, el personal está implicado, pero en cambio tienen una sobrecarga de trabajo, ya que se les duplica por llevar al mismo tiempo los dos. Puede ser que el personal se desmoralice por el exceso de trabajo y no vea la meta final. Debemos estar en todo momento apoyándolos y ayudándolos si es necesario, y vean que no están solos ante este cambio, que el sacrificio que están realizando vale la pena, y que son ayudados para realizarlo. Muchas veces los responsables de calidad, aunque no sea su trabajo, se tienen que arremangar, y realizar las tareas para ayudar y ser un soporte para quien lo necesite. si los trabajadores, te ven que no se te caen los anillos, y que en un momento dado puedes ser una ayuda, tendrás su colaboración incondicional.

8) Anclar el cambio en la cultura de la empresa.

El cambio ya forma parte de la operativa de la empresa, y la antigua metodología ya no se utiliza.

How can this tool help us?

An easy way to show you how this tool can help you is through an example, in this case it will be the implementation of the quality management system in the company based on the ISO9001: 2015 standard, to later be certified of that standard.

A company has considered that certification in the normISO9001: 2015 can become a good opportunity, since it has seen in the market that to be able to offer different jobs, one of the requirements that the customers request is to have such a certificate. Therefore, the Management has considered that, if we have this certificate, we will be hired more and therefore we will have more work. The Management conducts a study of the short-term costs involved in the implementation of this system and its subsequent certification, and more than compensates. The usual thing is that the management of the company has a worker to carry out this implementation, which initially will not please the workers, since this person must know all the tasks performed by each person and all phases of each process. Based on my experience, I have found that workers do not like that:

– Nobody interferes in their tasks, with the fear that nobody discovers their vices, bad habits, shortcuts in the processes, etc.

– Do not change the way you have to work, because if you are a long-time worker, you have already found a way to do your homework that costs you less work. In conclusion, do not change anything. If the reference standard is implemented, it is very possible to analyze the different processes of the company, in some cases standardize them to optimize them, and ultimately improve them.

– Fear of incorporating improvements that they can not cope with. This point especially happens to the intermediate positions, that can not recognize before the Direction that they do not know to carry out a new task.

In this specific case, it is the responsible for Quality that has to be done with these people, since without the collaboration of all workers it is not possible to carry out the implementation and certification of the company in the ISO 9001 standard.

Therefore, to overcome these inconveniences, which in some cases can sabotage the change, and make the visa impossible you must have a great gift of people and the support and support of the management of the company.

In order to overcome the problem described in the previous example, I present this tool (8 steps of Kotter) that can help you manage the change. Since implementing a quality management system is an important change in the organization of the company.

What more examples can we find?

– Implement a new software system: if you want to modernize the company, to optimize some processes, you can incorporate new management software, which facilitates the tasks of the different processes.
– A new application
– Automation of machinery or production processes.
What is this tool?

John Kotter is professor of Business School at Harvard and considered the referent in this matter, especially since he published in 1995 «Leading the change,» where he expounded these theses. This tool is applied by innumerable executives throughout the world.

Kotter devised 8 steps to make a change in the companies. It is a guide to promote transformations in the organization in a company, be it technological or of any nature.

How to start? How to convince the company directive that change is necessary?

1) Establish the sense of urgency.

The need to arouse the interest of the organization must be created. For this we must show the actual data and reliable sources the market trends and we will start talking about the change. Sometimes it happens to put opportunities or risks and threats that could compromise our organization. According to Kotter we need the support of 3 out of 4 influential people in the organization to have hope because we will have to deal with many skeptical people smarter and more capable than we.

2) Form a coalition.

Not only do you have to manage the change but lead it. You have to get the support of the powerful people within the company. Once you have the support, you must form a work team, ask for an emotional commitment and the team represents all areas of the company.

For example: this is one of the most complicated points, and many times you need to involve the top management In a joint meeting with the employees of the company, so that they facilitate the collaboration, and recognize in front of the Personnel that you will be in charge of leading the change, and you can expose before all what you are going to require of the personnel in the short, medium and long term .

3) Create a clear vision of change.

Surely several people will have several different ideas on how to make the change. It is essential to create a clear, understandable and tangible vision and that the benefits of change are easy to understand. People collaborate more when they understand for themselves that change benefits. For this it is necessary to focus on the values ​​that are necessary for the change and to establish a strategy.

For example: if we incorporate a software that expedites some registration steps, minimizes the forms to be filled and this phase of the process is done in less time, it is very likely that if the person who is responsible for performing this task, is saturated Of work, accept with great joy this change, since it will improve your quality of life at work, for not suffering so much from not getting to complete their tasks. But he must see that he will not see himself alone in the face of change, that he will be told how he should do it, and that he will have a person to help him if he has any problems; It will then be when you accept the change and facilitate it with your collaboration.

4) Communicate the vision.

Do not let our vision of change forget, we must be present at all times, others have to see that you have already made the change and that is adopted in the day to day, see that the results are positive and that it is expected that So do the others. Doubts that people have should be clarified. As soon as people see you, you must associate with that change, and see in you a solution of your doubts about change, and give them the security necessary to calm their fear of change.

If we want the staff to collaborate, we must explain the purpose of the change, what it will serve and how it will be done. We must convince all the personnel of the company, in all the scales, from the Direction to the operarios.

5) Remove obstacles.

There may be people in the organization who are reluctant to change. We must involve our support to transform the reluctant. Those who have already done the change must be rewarded and recognized, or they collaborate to carry it out.

6) Short-term wins.

To show all workers the positive results of the change and that the critical voices will be appeased with the weight of the results. You must come up with short-term rewards.

For example, in the implementation of the management system, when an internal audit is carried out, all employees should be informed of the success of such an audit, and of the positive evolution that this result entails for the company.

Another simple example, you need the collaboration of the production manager to write the procedures of the production processes. You must exalt their collaboration and great knowledge of the process. Once drafted and verified that they adapt to the reality, make it a participant that he has full responsibility for the processes and that he has all the knowledge for his control, that he has optimized the processes and that this brings added value. Although the reality is that you have helped the drafted, and other people have participated in it. He will be satisfied with the collaboration and participation in the change. You will need your continuous collaboration, with which once the initial task of the drafting is carried out, it will be involved in its follow-up.

7) Maintain inertia.

Do not give by cattle ahead of time. It has to grow, because if it is achieved in the end there will be no turning back. At this point, deeper analyzes are made of what is working and what is not. We must think about continuous improvement and correct on the fly.

For example: if we incorporate new management software in the company. We have got all the workers to accept and perform the tasks correctly in the new software, but to avoid and correct possible errors, it should be run for 6 months with both systems, old and new. The result of the two should be analyzed and corrected for deviations. At this point, the staff is involved, but instead have a work overhead, as they are doubled by carrying both at the same time. Staff may become overwhelmed by overwork and do not see the ultimate goal. We must be at all times supporting them and helping them if necessary, and see that they are not alone in this change, that the sacrifice they are making is worthwhile, and that they are helped to fulfill it. Often those responsible for quality, even if it is not their job, have to roll up, and perform the tasks to help and be a support for those who need it. If the workers, you see that you do not drop the rings, And that at any given moment you can be a help, you will have your unconditional collaboration.

8) Anchor the change in the culture of the company.

The change is already part of the company’s operations, and the old methodology is no longer used.[:]