Quiero presentar un tema que puede posibilitar que eso pase y potenciar tanto a equipos en formación como a equipos ya establecidos.

Se trata de Lean, una interpretación estadounidense del TPS (Toyota Production System) de Taiichi Ohno, quien fuera originario de Japón. También está sumamente relacionado con el concepto Calidad Total de William Edwards Deming y bajo mi punto de vista, se complementa muy bien con las llamadas “Metodologías Ágiles“, tales como Scrum, Kanban, XP y Crystal Clear.

Lean significa liviano, magro (sin grasa) y apunta a la mejora gradual y continua de equipos a partir de un análisis y un trabajo disciplinado sobre sus integrantes, sus procesos, su entorno de trabajo y su contexto.

Los siete “principios Lean” son los siguientes:
– Eliminar el desperdicio.
– Reaccionar tan rápido como sea posible.
– Ampliar el aprendizaje.
– Decidir lo más tarde que sea posible.
– Potenciar al equipo.
– Ver el conjunto.
– Crear la integridad.

Cada uno de los principios aporta una pieza clave en el rompecabezas holístico que recorre este concepto, el cual, además de apuntar a la optimización de sistemascompuestos por procesos y máquinas, tiene un lado humano sin el cual no estaría escribiendo estas líneas.

En cuanto a la eliminación de desperdicios, se propone analizar toda la cadena de valor para identificar diferentes posibles causas de desperdicio. Se considera desperdicio a filas, esperas, trabajo empezado y no terminado y algunas otras situaciones más. Es todo aquello que NO aporta valor.

Con respecto a reaccionar rápido, se apunta a la flexibilidad y disponibilidad tanto de personas, conocimientos y recursos materiales para dar lugar a la solución de pedidos que provengan de un cliente. Todos queremos poder responder rápidamente los pedidos. Debemos definir qué es “rápido” para nosotros, medir nuestros tiempos reales y accionar en la mejora y sostenibilidad de dichos tiempos. No es más que eso. Y no es tampoco menos que eso.

Con respecto a ampliar el aprendizaje se hace referencia al aprendizaje continuo, generado a partir de reflexión ante errores, capacitación para continuar especializando los saberes necesarios para operar correctamente y con alta calidad y difundir conocimientos que estén centralizados, que suelen ser fuentes de variados problemas.

El más polémico de los principios Lean es, bajo mi punto de vista, el de decidir tan tarde como sea posible. Si agrego que esto se trata de definir cuál es el último momento responsable y actuar antes de ese momento y con toda la información que se pueda reunir para ese instante, entonces deja de ser tan polémico. Pero es una aclaración necesaria. Decidir bien informados es clave.

Potenciar al equipo no es más que ver a ese equipo como algo más que la suma de sus individualidades, para poder entender cómo se complementan los integrantes del mismo y qué riesgos se corren con la distribución de conocimientos y habilidades personales. También se trata de confiar en el equipo y darle lo que necesite para realizar las tareas que deba resolver. La autonomía es algo deseado en el contexto Lean. Equipos que deciden por sí mismos, teniendo en cuenta su contexto. Parece fácil de entender. En la práctica, es bien desafiante.

Ver el conjunto es ampliar el punto de vista personal e intentar verlo todo. No sólo una actividad, no sólo un proceso, no sólo un equipo, no sólo nuestro negocio, no sólo el consumidor, no sólo la competencia, no sólo el mercado, no sólo eso. Todo eso y más. Implica activar todas las capacidades de observación que nos sea posible activar. Para entender qué impactos tienen las decisiones que tomamos y las acciones que llevamos adelante. Y también las que no llevamos adelante. Es el principio que encuentro más difícil de poner en práctica. Esto puede servir, entre otros beneficios, para no maximizar métricas locales que vayan en detrimento de las métricas globales. Es decir, supuestas optimizaciones puntuales que des-optimizan al sistema.

Crear la integridad tiene que ver con llevar adelante esas acciones que, una vez que vemos el conjunto, vemos que podemos realizar. Es la contraparte del anterior principio. Uno nos invita a observar y el otro a actuar. No es uno sin el otro. De igual forma ocurre con los principios de reaccionar rápido y decidir tarde. Curiosamente, también se crea la integridad aplicando cada uno de los otros principios Lean.

Espero que esta explicación que comparto acerca de los 7 principios Lean sea de utilidad y que ayude a su aplicación concreta en equipos de trabajo reales.

Para empezar a aplicar esto, comparto el nombre de dos técnicas concretas: tableros Kanban para visibilizar actividades y estado actualizado de procesos y Value Stream Mapping para el análisis de los mismos.