10 algunos consejos que en base a mi experiencia personal como Project Manager y de otros compañeros de profesión os serán de gran utilidad a la hora de gestionar eficazmente un proyecto.

¿Que entendemos por un proyecto exitoso? Por lo general se entiende por proyecto exitoso aquel que cumple con el alcance, el coste y el tiempo definidos inicialmente, sin perder de vista la calidad del resultado.

Adicionalmente a esta definición estándar de proyecto exitoso, habría que añadir el factor de “percepción” es decir como los interesados del proyecto están viendo satisfechas sus expectativas e intereses en el proyecto.

Se puede dar la situación en la cuál un proyecto finalice en el plazo y con los costes marcados y aún así sea visto como un fracaso si no se han cumplido las demandas de los principales interesados del mismo.

Con el objetivo de obtener un proyecto exitoso y mejorar nuestra gestión como Project Manager te dejo a continuación 11  valiosos consejos para conseguirlo:

1) Se Transparente: Si queremos evitar conflictos y problemas mayores, lo ideal es que comuniquemos correctamente y siendo fieles a la realidad del proyecto. No manipular la información, sino mostrarla y defenderla con datos reales y las acciones preventivas/correctivas que sean necesarias.

2) Define claramente el alcance del proyecto, así como las expectativas de los stakeholders involucrados en el mismo.

3) Haz uso de los “assets” que tengas disponibles en la organización, como por ejemplo plantillas estandarizadas para la gestión de proyectos.

4) Se perseverante: no hay mejor receta para el éxito que la constancia y la perseverancia.

5) No aceptes presiones y aprende a decir que no: Esto parece algo fácil pero no siempre lo es, como project managers debemos  ser capaces de defender nuestras estimaciones y decisiones con datos y no ceder ante presiones.

6) Actua como líder positivo y colaborativo: Trabajar con un objetivo común, servir como lider/coach al equipo de trabajo, actuando como nexo de unión y colaboración. Resolver los problemas de una manera positiva, abierta y colaborativa.

7) No tengas miedo a las situaciones complejas ni a equivocarte: Somos humanos y como tales, cometemos errores, pero un error es una experiencia de la que se aprende. No se puede llegar a ser un buen capitán de barco sin navegar en aguas tormentosas y tener que tomar decisiones difíciles.

8) Aplica la inteligencia emocional y el liderazgo situacional: Lejos han quedado ya los tiempos de líderes controladores y manipuladores, ahora se lleva un management más humano y centrado en detectar las capacidades y necesidades, dotar de poder al equipo y ofrecerles el entorno  y herramientas necesarias para que el proyecto sea un éxito.

9) Necesitas tomar tiempo para reflexionar: Si no paramos en algún momento, no podremos reflexionar y si no reflexionamos no podremos mejorar. Para que se de un ciclo de mejora continua, debemos de contar con tiempo para la reflexión, planificación y análisis.

10) Aprende a escuchar: Parece algo obvio pero no siempre lo es, debemos aprender a escuchar, a nuestro equipo, al cliente, al sponsor, a los interesados en general del proyecto. Solo a través de una buena escucha y análisis de las expectativas e intereses, podremos llevar nuestro proyecto a buen puerto.  A medida que avance el proyecto ir documentando lo que funciona y lo que no, las acciones tomadas y su resultado. No es necesario esperar a final de proyecto para compartir este valioso conocimiento con otros proyectos en marcha con los que pudiera haber sinergias.