1.-INTRODUCCIÓN.-
Formando parte de la familia de artículos dentro de la Gestión de Materiales, en cuanto a su Dirección de Compras y Gestión de Inventarios, este artículo tratará de exponer lo referente a los sistemas de almacenamiento o almacenaje de los productos para su futura distribución a sus compradores, así como sobre un método de evaluación estratégica de los acopios almacenados.
Para una mejor comprensión, recomendamos la lectura de los siguientes artículos.
“Gestión de existencias: su importancia, tipos, clasificación, evaluación y control”
“Gestión de inventarios y su importancia estratégica”
“Modelos y estrategias para la gestión de inventarios y reaprovisionamientos”
2.- SISTEMAS DE ALMACENAJE Ó ALMACENAMIENTO.-
Entre los elementos que forman la estructura del sistema logístico, en las empresas industriales o comerciales, el almacén es una de las funciones que actúa en las dos etapas del flujo de materiales, el abastecimiento y la distribución física, constituyendo una de las actividades importantes para el funcionamiento de la empresa.
El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.
Dentro del sistema global del manejo de materiales, el SISTEMA DE ALMACENAJE proporciona las instalaciones, el equipo, el personal, y las técnicas necesarias para recibir, almacenar, y embarcar materia prima, productos en proceso y productos terminados.
El almacén es responsable de guardar los materiales, conservándolos en condiciones optimas para su utilización. Existen almacenes de materias primas, artículos en proceso y productos terminados; así como almacenes externos ubicados en otras áreas, incluyendo también los almacenes de las empresas distribuidoras. La organización del almacén debe ser armonizada con el sector productivo y comercial, adecuándose a sus respectivas exigencias
Las instalaciones, el equipo y técnicas de almacenamiento varían mucho dependiendo de la naturaleza del material que se manejará. Para diseñar un sistema de almacenaje y resolverlos problemas correspondientes es necesario tomar en consideración las características del material como su tamaño, peso, durabilidad, vida en los compartimentos, tamaño del los lotes y aspectos económicos.
Se incurre en costos de almacenamiento y recuperación, pero no se agrega ningún valor a los productos. Por lo tanto, la inversión en equipos de almacenamiento y manejo de materiales, así como en superficie de almacenamiento, deberán tener como base la reducción máxima de los costos unitarios de almacenamiento y manejo.
3.-ALMACENAMIENTO, EMBALAJE Y MANEJO DE LOS MATERIALES.-
El almacenamiento incluye todas las actividades necesarias para guardar y mantener los productos desde que son fabricados o adquiridos hasta que son vendidos. Es necesario para regular y compensar la oferta y la demanda. Implica la adecuación entre cantidades compradas y vendidas.
Las decisiones sobre almacenamiento afectan a la determinación del número, localización, tipo y características de los almacenes (propios o arrendados) para atender la demanda del mercado.
El número, localización y tamaño de los almacenes estarán en función del servicio al cliente prestado y de las economías de escala. Un número reducido de almacenes de gran dimensión proporcionará dimensiones en los costos, pero ofrecerá una menor operatitividad y flexibilidad. Por el contrario, un número elevado de pequeños almacenes, si bien permitirá una mayor proximidad al cliente y un servicio más ágil y flexible, dará lugar a costos de almacenajes superiores.
El manejo de los materiales incluye la determinación de los procedimientos a seguir y medios materiales y humanos a utilizar para el movimiento de los productos.
El embalaje es necesario para proteger el producto, para impedir roturas, mermas, deterioros, etc. Las decisiones sobre embalaje afectan la elección de los sistemas de protección y conservación y a los materiales a utilizar. El embalaje puede constituir un elemento promocional del producto.
4.-RAZONES PARA ALMACENAR LOS PRODUCTOS.-
Existen cinco razones básicas por las que una organización empresarial realiza actividades de almacenamiento:
Reducción de los costos de transporte- producción.-
El almacenamiento y el inventario asociado al mismo son dos factores que generan nuevos gastos. No obstante, ese aumento de costos se compensa con la disminución de los de transporte y producción, ya que se mejora la eficiencia de ambos procesos.
Coordinación entre el suministro y la demanda.-
Las empresas que tienen una producción de carácter estacional y una demanda racionalmente constante suelen tener problemas de coordinación entre la demanda y el suministro.
Precio de los productos.-
Aquellas mercancías y productos que experimentan grandes variaciones en el precio de un periodo a otro, pueden obligar a hacer compras de los mismos por adelantado, de modo que se obtengan a precios más bajos, compensando así el costo de los almacenes necesarios para su mantenimiento.
Apoyo al proceso de producción.-
El almacenamiento puede formar parte del proceso de producción. La fabricación de ciertos productos como quesos, vinos o licores, requiere un periodo de almacenamiento para su maduración. No obstante los almacenes no solo sirven para guardar el producto en esta fase de su fabricación, sino que también sirven para mantener el depósito la mercancía libre de impuestos hasta el momento de su venta.
Apoyo al proceso de comercialización.-
A veces el almacenamiento se emplea para dar valor a un producto, de modo que si se almacena el mismo cerca del cliente, el tiempo de entrega, por ejemplo disminuye. Esta mejora en el servicio al comprador puede producir un incremento de las ventas.
5.-FUNCIONES DEL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO.-
Se consideran como elemento del sistema logístico a todos los tipos de almacenes, siendo el almacén un elemento que actúa en las dos etapas del flujo de materiales, desde su origen o fuente (Abastecimiento), hasta la entrega del último usuario (Distribución), constituyendo una de las actividades importantes para el funcionamiento de la empresa.
Luego el sistema de almacenamiento tiene dos funciones primordiales: el mantenimiento de inventarios (almacenamiento) y el manejo de mercancías. El manejo de mercancías comprende todas las actividades de carga y descarga, y el traslado del producto a las diferentes zonas del almacén y a la zona de preparación de pedidos. Por su parte, el almacenamiento es simplemente la acumulación de mercancías durante un periodo de tiempo.
La elección de la ubicación en el almacén y del tiempo de almacenamiento depende de los objetivos marcados para el mismo. La función de almacenaje es compleja y es por ello que debe ser estudiada analíticamente. La dirección de la empresa tiene que examinar el problema del almacenaje según dos aspectos esenciales:
El que se refiere a su estructuración, lo que se refiere a fijar su emplazamiento, sus dependencias, e identificar las exigencias de coordinación con los distintos sectores de la empresa.
El que atañe a la organización de su funcionamiento, que se centra en la fijación de las normas prácticas para la marcha del almacén.
La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios factores, a saber:
el tamaño y el plano de organización de la empresa,
el grado de descentralización deseado,
la variedad de productos fabricados,
la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura,
la programación de la producción.
Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:
Recepción de Materiales
Registro de entradas y salidas del Almacén.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales y de almacén.
Despacho de materiales.
Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.
6.-LAS ÁREAS DEL ALMACÉN.-
Normalmente una planta fabricante o una empresa comercializadora debe tener tres áreas en el almacén, como base de su organización estructural:
Recepción.
Almacenamiento.
Entrega.
El tamaño y distribución de estas tres áreas depende del volumen de operaciones y de la organización de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente separadas e independientes unas de otras, o bien, dentro de un solo local.
1.-Área de Recepción:
El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, requiere de la correcta ubicación del área de recepción y de su óptima utilización.
Las condiciones que impiden un flujo rápido son:
Espacio de Maniobra Restringido o Inadecuado.
Medios de Manejo de Materiales Deficiente.
Demoras en la Inspección y Documentación de Entrada.
El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella. El tiempo de permanencia de las mercancías en el área de recepción debe ser lo más corto posible, pues el espacio y el costo de operación depende de la fluidez con que estas se pasan del vehículo del proveedor al almacén. Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto.
2.-Área de Almacenamiento:
En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para cumplir con las finalidades del almacén, ya que ello exige realizar las operaciones que forman el ciclo de almacenamiento, para lo cual es indispensable disponer de espacio suficiente donde se pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni tropiezos.
El estudio que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir una zona ya elegida, tiene que realizarse en función de tres factores:
Entidad a la cual se va servir.
El espacio de que se dispone.
Los artículos que en él se van a guardar.
Para determinar en relación a ellos, las características que debe reunir.
3.-Área de Entrega:
La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de entrega debe:
Ser trasladada con el medio mecánico más adecuado.
Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión o una factura.
Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercancía con el documento de salida.
7.-PRINCIPIOS BÁSICOS DEL ALMACÉN.-
El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la administración, la producción o la venta de artículos o mercancías.
Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento rápido de entrada y salida, o sea una rápida rotación.
Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, razón por la cual se debe conservar el mínimo de existencias con el mínimo de riesgo de fallos en el suministro y al menor costo posible de operación.
Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén:
La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacén.
El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios.
Primera entrada, primera salida para evitar que los artículos permanezcan mucho tiempo en almacén sin ser entregados, por cuanto la llegada de nuevas remezas condenan a las existencias antiguas a continuar en almacén mientras las nuevas son despachadas.
Reducir las distancias que recorren los artículos así como el personal. Esta es una manera de reducir los costos de la mano de obra.
Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercancía hay una ocasión más para estropearla.
Prohibir la entrada al área del almacén a personal extraño a el. Solo se permitirá ingreso al personal autorizado.
Controlar las salidas de mercancía del área de almacenamiento a través de documentación adecuada.
Llevar registros de existencias al día.
Eliminar el papeleo superfluo.
Reducir el desperdicio de espacio, diseñando la estantería con divisiones a la medida de lo que se almacena.
El área ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del área de almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de operación.
El pasillo principal debe recorrer a lo largo del almacén. Los transversales perpendiculares al principal, deben permitir el fácil acceso a los casilleros, bastidores o pilas independientes de artículos.
El punto de recepción debe estar ubicado en el extremo del pasillo principal y el punto de distribución en el opuesto.
Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control).
Colocar los artículos de mayor demanda más al alcance de las puertas de recepción y entrega para reducir recorrido y tiempo de trabajo.
Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.
Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas) y la programación y control de producción sobre las existencias.
Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventario y producción.
La identificación debe estar codificada.
Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.
Los inventarios físicos deben hacerse únicamente pro personal ajeno al almacén.
Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada según sistemas existentes.
La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.
La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión.
Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar.
La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.
Si el espacio es muy limitado o crítico por el crecimiento de sus operaciones, puede pensarse en lo siguiente:
Una mejor ubicación de los medios de almacenamiento: estantes, tarimas, etc.
Un nuevo diseño de estantería, de tipo flexible, que aproveche mejor el espacio existente.
Una distribución y colocación de la mercancía que permita ahorrar espacio por el sistema de almacenamiento diversificado.
Un aprovechamiento del espacio cúbico con el diseño de entre pisos o estantería de varios niveles sobrepuestos.
Reducción de pasillos con la utilización de sistemas de estanterías movibles o en bloques.
Eliminación del almacenamiento de cosas obsoletas o extrañas al almacén.
8.-TIPOS DE ALMACÉN.-
El almacén puede ser una empresa fabricante, distribuidora, o una tienda de productos de consumo. Los almacenes se pueden diferenciar según:
A.-LA ORGANIZACIÓN:
Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados. Se da el primer caso cuando el establecimiento (fábrica) reúne en su propia sede todos los almacenes, mientras que se presenta el segundo caso cuando hay sectores del almacén situados en otros lugares.
En cuanto a la conformación interna, los almacenes pueden estar constituidos por locales únicos o por una serie de locales separados o secciones comunicadas. La disponibilidad de un local único obliga a tener reunidos todos los materiales, por lo que su control se hace más difícil, especialmente si tal local resulta muy grande y contiene columnas o estanterías que dificultan la visibilidad.
B.-EL MOVIMIENTO DE MATERIAL:
Desde el punto de vista del movimiento de los materiales podemos distinguir almacenes con transporte mecanizado (fijo, semi-fijo, móviles) más o menos elevado y almacenes sin mecanización.
C.-LA UBICACIÓN:
Aquellos que se pueden tener en la intemperie sin necesidad alguna de protección y para los cuales no hay ninguna duda sobre su resistencia a las inclemencias del tiempo.
Los que pueden estar a la intemperie con la condición de que la estancia sea durante corto tiempo, y bajo particulares sistemas de protección.
Los que tienen que ser puestos a cubierto.
D.-LAS OPERACIONES:
Para la operación racional del almacenaje, existen en general, locales para las siguientes exigencias:
Recepción de los materiales, los cuales pueden ser a su vez distribuidos en locales de llegada y estancia eventual ( a veces incluso bajo la responsabilidad del suministrador), en espera de ser registrados contablemente e ingresados en el propio local de recepción donde tienen lugar las operaciones de desembalaje y control (numérico y de control)
Espera de las mercancías, antes de la conformidad de la verificación.
Desembalaje de los productos, hay casos en que es conveniente destinar locales separados a tal exigencia.
Almacenamiento propiamente dicho.
E.-EL TIPO DE MATERIAL:
La mercancía que resguarda, custodia, controla y abastece un almacén puede ser la siguiente:
Almacén de Materia Prima y Partes Componentes: Las Materias primas son los productos que sirven para la fabricación y que se encuentran en el almacén a la espera de ser empleados en el proceso de producción. Este almacén tiene como función principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los departamentos de producción.
Almacén de Materias Auxiliares: Los materiales auxiliares o también llamados indirectos son todos aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo. Podemos mencionar los consumibles como los lubricantes, grasa, combustible, etc. Las etiquetas , embalajes y envases, Los envases son aquellos recipientes destinados a la venta, esto es, que servirán para comercializar el producto que contienen. Los embalajes sirven para proteger el producto envasado durante la manipulación, el almacenamiento y el transporte. También el material de oficina se puede considerar como almacén auxiliar.
Almacén de Productos en Proceso: Los productos semiterminados son los productos en curso, es decir, los que se encuentran a la espera de ser reintegrados en la siguiente fase de un proceso de fabricación, o los fabricados por la empresa que no se destinan a la venta mientras no se completa su fabricación. Si los materiales en proceso o artículos semi-terminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la programación, se puede decir que están en un almacén de materiales en proceso.
Almacén de Productos Terminados: El almacén de productos terminados presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los productos a los clientes.
Almacén de Bienes de Equipo y Recambios. Es la maquinaria y los equipos empleados por la empresa para desarrollar su actividad, así como las piezas dedicadas a la sustitución de las que se van deteriorando en las máquinas del proceso productivo.
Almacén de Herramientas: Un almacén de herramientas, moldes y equipo, bajo la custodia de un encargado especializado para el control de esas herramientas, equipo y útiles que se prestan a los distintos departamentos y operarios de producción o de mantenimiento. Cabe mencionar: brocas, moldes, machuelos, piezas de esmeril, etc.
Almacén de Materiales de Desperdicio: Los productos partes o materiales rechazados por el departamento de control y calidad y que no tienen salvamento o reparación, deben tener un control separado; este queda por lo general, bajo el cuidado del departamento mismo.
Almacén de Materiales Obsoletos: Los materiales obsoletos son los que han sido desplazados en la programación de la producción por falta de ventas, por deterioro, por descomposición o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razón de tener un almacén especial para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual.
Almacén de Residuos: En el proceso productivo se generan desechos o restos sobrantes a los que o bien no se puede sacar ningún provecho (virutas), o bien se pueden aprovechar de alguna manera (chatarra).
Almacén de Devoluciones: Aquí llegan las devoluciones de los clientes, en el se separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacén.
9.-PROBLEMAS EXISTENTES EN LOS ALMACENES.-
Son varios los problemas que pueden derivarse de la escasa disponibilidad de locales, o el hecho de que estos sean poco racionales o inadecuados a las exigencias de la empresa. A saber:
El Espacio y el Personal es insuficiente.-
El llenado excesivo de los locales puede causar daño a los materiales y aumentar la eventualidad de reclamos y devoluciones por parte de los clientes. Puede hacer difícil la rotación de los materiales, favoreciendo la acumulación de mercancías superadas y de difícil venta. Puede también ser inoportuna la atención de los pedidos, lo creará dificultades a la organización de las ventas.
El Personal es incapaz por falta de Entrenamiento.-
Muchas veces se deja que se vaya acumulando trabajo con el fin de liquidarlo en un momento determinado; la plantilla del personal se dispone en función de estas necesidades extremas, con lo cual lo único que se consigue es que en los momentos de menos trabajo se produzca una situación de bajo rendimiento que ocasiona costos y gastos perfectamente evitables.
El Almacén está mal localizado o existe una mala distribución.-
Con demasiada frecuencia hay que recorrer trayectos y pasillos trazados sin obedecer ningún tipo de sistema y muchas veces se van atendiendo los pedidos recogiendo de manera memorista o según el parecer del operario. Así se originan trayectos largo se inútiles además de la necesidad de mayor tiempo de aprendizaje para acostumbrarse a esta carencia sistemática.
Deficiente colocación de la mercancía.-
Esto dificulta la localización rápida para acomodar y/o surtir la demanda. Se deberá posicionar adecuadamente las mercancías mas pesadas o voluminosas, además de tener muy presente la rotación de las mercancías. Durante el almacenamiento, el principal factor que se considera es la rotación de los productos. Los productos de mayor rotación se almacenan cerca de la salida de los módulos. Incluso los productos con fecha de vencimiento reciente se ponen cerca de la vista y los de mayor vencimiento atrás.
En el almacén se espera demasiado tiempo.-
Se espera por ejemplo con los documentos relacionados con los pedidos y que tiene que venir de las oficinas, excesivos tiempos de espera de los medios de transporte, la carga y entrega de los productos solicitados.
Equipo de Almacenamiento Inadecuado.-
Obsoleto o en mal estado. La composición de las estanterías, armarios, pallets, contenedores, etc., debe ser la más idónea para la correcta ubicación y acomodamiento de los materiales o mercancías a almacenar
Equipo de Manejo de Materiales Insuficiente o Inadecuado.-
El equipamiento para la manutención es muy importante, ya que evita excesivos costos en la distribución física de los materiales, facilitando su transporte y ubicación.
10.-ESTRATEGIAS DE EVALUACIÓN EN OPERACIONES DE ALMACENAJE.-
Es necesario evaluar las operaciones de almacén con inventarios de vez en cuando para determinar si se está perdiendo dinero en productos y materiales de almacenamiento. Si bien esto puede parecer una tarea de enormes proporciones, se pueden seguir algunas pautas y crear una estrategia para encontrar la evaluación del costo-beneficio. Dividir el proceso en segmentos para efectuar la evaluación de los sistemas de almacenamiento, a saber:
ESPACIO DE ALMACENAMIENTO.-
Evalúa qué tan bien estás utilizando el espacio de almacenamiento con el que cuentas. El almacenamiento ineficiente puede causar que ocupes espacio de almacenamiento que no es necesario y limites órdenes que creas que no se puedan almacenar. Es posible que tengas espacio suficiente pero no lo estás usando bien. Estanterías, entrepisos y sistemas de cintas transportadoras pueden ayudarte a utilizar mejor el espacio.
NIVELES CRÍTICOS DEL INVENTARIO.-
Observa los niveles críticos del inventario. Asegúrate de que has establecido los niveles de inventarios críticos para cada producto. Este nivel está por debajo del cual es posible que no seas capaz de satisfacer la demanda. Establece un nivel de inventario aceptable promediando la cantidad de productos que llevas por mes y la adición de un porcentaje para la seguridad. Una de las estrategias para la evaluación de las operaciones de almacén debe ser evaluar cómo se mantienen los niveles de inventario.
LOCACIÓN DE LOS SELECTORES DE ACCIONES.-
Evalúa las locaciones de los selectores, ya que el 70 porciento del tiempo del selector se puede perder buscando productos. Evalúa si necesitas localizar un inventario importante (acción de movimiento rápido), cerca de los selectores de acciones para que puedan acceder fácilmente a ella. También investiga la operación por la cantidad de tiempo que se gasta en busca de productos o al caminar hacia la misma.
CÓDIGOS DE BARRAS.-
Evalúa si necesitas tecnología de códigos de barras. Si no dispones de la tecnología de código de barras, analiza cómo se puede ayudar a rastrear los artículos en el almacén. Si cuentas con la tecnología de código de barras, estudia si tus empleados la están utilizando bien. Los códigos de barras pueden ayudarte a rastrear los productos, acelerar el proceso de recuperación y eliminar el papeleo.
FLEXIBILIDAD DEL ESPACIO DE ALMACENAJE.-
Examina tu habilidad para expandir el espacio de almacenamiento. En base a las previsiones de ventas, observa la cantidad de producto adicional que puedas almacenar, en caso de que tuvieras que hacerlo. Evalúa las operaciones de almacén, en términos de su capacidad de ser flexible y proporcionar espacio para nuevos productos o nuevos tamaños de productos.
LOCACIÓN DE LOS PRODUCTOS –
Analiza la locación de los productos. Si tienes un producto almacenado en varios lugares, evaluar si esa es la forma más eficiente para guardarlo. También, evalúa si los empleados saben dónde encontrar varios lugares para un producto. Es posible que quieras reordenar los lugares para que los productos no estén muy extendidos, haciendo reordenamiento y así evitar los retrasos en los pedidos innecesarios.
EMPAQUETADO Y EMBALAJE DE LOS PROVEEDORES.-
Analiza el empaquetado de los proveedores. La forma en que los vendedores empacan productos pueden afectar los costos de operación del almacén. Si quieres enviar los artículos a los clientes en su embalaje original pero tu proveedor ha cambiado la envoltura en envases no originales, incurrirá en un gran gasto en la preparación para el envío. Además, si tus procedimientos de almacenamiento requieren plataformas con alturas específicas, haz sus los vendedores estén informados. Puedes estar gastando dinero corrigiendo de errores e inconsistencias de proveedores.
11.-E. E. P.: EVALUACIÓN ESTRATÉGICA DE LOS PRODUCTOS EN ALMACÉN.-
Otra aplicación de la valoración la utilizamos con respecto a los productos o acopios que compramos y su aprovisionamiento.
Se recomienda la lectura del post: “Método de síntesis para evaluar criterios empresariales”
Esta evaluación requiere primeramente el elegir los criterios de evaluación de la cartera de productos a comprar. Luego se procederá al estudio, selección y definición de cuatro criterios más indicados para poder realizar una evaluación que permita clasificar a los acopios y poder definir una estrategia a realizar.
Estos criterios deberán ser los de mayor importancia con respecto a la visión y estrategias a desarrollar y de uso común para todos los productos a comprar.
Si hiciera falta por la complejidad de las familias de productos y/o servicios a comprar se podrían también establecer otros criterios específicos para cada familia procurando que sean el menor número posible.
Como criterios más generales podemos considerar los siguientes:
PRECIO= GRADO DE ENCARECIMIENTO (CARO-BARATO) DE LOS PRODUCTOS Y/SERVICIOS A COMPRAR
PLAZO DE ENTREGA=PERIODO DE TIEMPO EMPLEADO(LARGO-CORTO) EN EL SUMINISTRO DE LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS QUE EL PROVEEDOR VENDA.
OFERENTES=NUMERO DE PROVEEDORES POSIBLES (MUCHOS-POCOS) PARA EL OFRECIMIENTO DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO EN ESTUDIO..
UTILIZACIÓN=GRADO DE USO(MAYOR-MENOR) EN LA FABRICACION DE PRODUCTOS O DE UTILIZACION DE LOS SERVICIOS OFRECIDOS POR LOS PROVEEDORES.
Seguidamente, se representa, con una diapositiva power point, los criterios y su gráfico de evaluación
También se pueden emplear otros criterios que a veces suelen ser de interés y sustituyen a alguno de los cuatro principales mencionados.
Los criterios pueden ser ponderados de acuerdo a su importancia con respecto a la estrategia adecuada del momento.
La puntuación obtenida es de gran utilidad para toda la organización de la empresa ya que de un solo vistazo un número nos puede indicar que tratamiento debe recibir el producto a comprar en base a su importancia, definiéndose de manera adecuada la estrategia a seguir en cada caso.
Es necesario preparar un listado de productos o acopios a comprar por orden de prioridad en función de la puntuación total alcanzada, de manera que podamos deducir la importancia para la empresa desde un enfoque estratégico.
De tal manera que las diferentes familias o agrupaciones de aprovisionamientos darán base para diseñar diferentes políticas de compras con distintos niveles de precios, plazos de entrega, escasez de proveedores y el grado de utilización de los mismos[:en]STORAGE SYSTEMS AND STRATEGIC EVALUATION OF PRODUCTS.
1. INTRODUCTION.-
Part of the family of items within Materials Management, in terms of Purchasing and Inventory Management, this article will attempt to expose regarding storage systems and storage products for future distribution to buyers as well as a method of evaluating strategic stockpiles stored.
For a better understanding, we recommend reading the following articles.
«Inventory management: its importance, types, classification, evaluation and control»
«Inventory management and its strategic importance»
«Models and strategies for inventory management and replenishment»
2. STORAGE SYSTEMS OR storage.-
Among the elements that form the structure of the logistics system in industrial or commercial enterprises, the store is one of the functions acting on the two stages of material flow, supply and physical distribution, constituting one of the important activities the operation of the company.
The store is a service unit in the organizational and functional structure of a commercial or industrial enterprise with well-defined objectives receipt, custody, control and supply of materials and products.
Within the overall material handling system, storage system provides facilities, equipment, personnel, and necessary for receiving, storing, and shipping raw materials, work in process and finished products techniques.
The store is responsible for keeping the materials, keeping them in good condition for use. There are stores of raw materials, goods in process and finished goods; as well as external warehouses located in other areas, including also stores distribution companies. Warehouse organization must be harmonized with the productive and commercial sector, adapting to their demands
Facilities, equipment and storage techniques vary greatly depending on the nature of the material being handled. To design a storage system and solve relevant problems is necessary to consider the material characteristics such as size, weight, durability, life in compartments, batch size and economic aspects.
costs are incurred storage and retrieval, but no value is added to products. Therefore, investment in storage equipment and materials handling and storage surface must be based on the maximum reduction of unit costs of storage and handling.
3. STORAGE, PACKAGING AND HANDLING Materials.-
Storage includes all necessary to save and keep products from which are manufactured or purchased until they are sold activities. It is necessary to regulate and compensate for supply and demand. It involves the matching of quantities bought and sold.
Storage decisions affect the determination of the number, location, type and characteristics of the stores (own or leased) to meet market demand.
The number, location and size of the stores will depend on the customer service rendered and economies of scale. A small number of large-scale stores provide cost dimensions, but offer a lower operatitividad and flexibility. By contrast, a large number of small stores, but allow greater proximity to customers and a more agile and flexible service, will lead to higher costs storages.
The handling of materials includes determining the procedures and human and material used for the movement of media products.
The packaging is required to protect the product, to prevent breakage, loss, damage, etc. Decisions affecting the choice of packaging systems and protection and conservation materials to use. The packaging may be a promotional element of the product.
4. REASONS FOR STORING products.-
There are five basic reasons why a business organization conducts storage:
Reducing costs of transport- production.-
Storage and inventory associated with it are two factors that generate new spending. However, this increased cost is offset by the decrease in transportation and production, since the efficiency of both processes is improved.
Coordination between supply and demanda.-
Companies that have a seasonal production and rationally constant demand usually have coordination problems between demand and supply.
Price products.-
Those goods and products that experience large variations in price from one period to another, may require shopping them in advance, so as to obtain at lower prices, thereby offsetting the cost of storage required for maintenance.
Support process production.-
The storage may be part of the production process. The manufacture of certain products such as cheese, wine or spirits, requires a storage period for maturation. However the stores not only serve to keep the product at this stage of manufacture, but also serve to keep the deposit tax-free merchandise until sale.
Support process comercialización.-
Sometimes storage is used to add value to a product, so that if it is stored near the customer, delivery time, for example decreases. This improvement in the service buyer can produce an increase in sales.
5. SYSTEM FEATURES storage.-
They considered as an element of the logistics system to all types of stores, with store an element which acts on the two stages of material flow, from its origin or source (supply), until delivery of the last user (Distribution), constituting one of the important activities for the operation of the company.
Then the storage system has two primary functions: maintaining inventories (storage) and handling of goods. Handling of goods includes all activities of loading and unloading, and transfer the product to the different areas of the warehouse and the picking area. Meanwhile, the storage is simply the accumulation of goods for a period of time.
The choice of location in the warehouse and storage time depends on the objectives set for it. The storage function is complex and this is why it should be studied analytically. The company needs to examine the problem of storage in two essential aspects:
Which it refers to its structure, which refers to fix its location, its dependencies, and identify the requirements of coordination with the different sectors of the company.
Which regards the organization of its operation, which focuses on setting standards for the practical running of the store.
How to organize or manage the department stores depends on several factors, namely:
the size and the level of organization of the company,
the desired degree of decentralization,
the variety of products manufactured,
the relative flexibility of equipment and manufacturing facilities,
production scheduling.
However, to provide an efficient service, the following features are common to all types of stores:
Receiving Materials
Registration Warehouse inputs and outputs.
Storage materials.
Maintenance and storage of materials.
Office materials.
Coordination with department store inventory control and accounting.
6. AREAS ALMACÉN.-
Normally a manufacturing plant or a marketing company must have three areas in the warehouse, as the basis of its structural organization:
Reception.
Storage.
Delivery.
The size and distribution of these areas depends on the volume of operations and organization of each company in particular. These can be completely separate and independent of each other or within one location.
1.- Reception Area:
The rapid flow of material entering, so that it is free from any congestion or delays, requires the correct location of the reception area and its optimum utilization.
The conditions that prevent rapid flow are:
Space Maneuver Restricted or inappropriate.
Deficient Media Materials Management.
Delays in Entry Inspection and Documentation.
The space required for the reception area depends on the maximum volume of merchandise is unloaded and the length of their stay in it. The dwell time of goods in the reception area should be as short as possible, as space and cost of operation depends on the fluidity with which these are passed vehicle supplier to the warehouse. Unnecessary impasse raises the cost of the product.
2. Storage Area:
In the storage space required to fulfill the purposes of the warehouse is studied, as this requires performing operations that form the storage cycle, for which it is essential to have enough space where they can act in an organized manner, without inconvenience or tripping.
The study is done to choose a storage area or to distribute an already selected area, it must be done according to three factors:
Entity which will serve.
The space that is available.
The articles in it are to be saved.
To determine in relation to them, the characteristics required.
3. Delivery Area:
The good that has been taken from the storage area and taken to the delivery area must:
Be transferred to the most suitable mechanical means.
It is accompanied by a document output a referral note or invoice.
Be revised in quality and quantity, by collating the goods with the output document.
7. BASIC PRINCIPLES OF ALMACÉN.-
The warehouse is a specially structured and planned to preserve, protect and control assets fixed or floating assets of the company, before being required for the administration, production or sale of goods or merchandise place.
It is important to emphasize that the stored should have a rapid movement in and out, that is a rapid turnover.
All handling and storage of materials and products is something that raises the cost of the final product without adding value, why should maintain minimum stocks with minimal risk of failure in the supply and at the lowest possible operating cost.
The following principles are basic to all types of warehouse:
The faithful and efficient custody of the materials or products should always be under the responsibility of a single person in each store.
The store personnel should be assigned to specialized functions reception, storage, registration, review, study and helps in inventory control.
First in, first out to prevent items in stock remain long without being delivered, as the arrival of new remezas condemn the old warehouse stocks to continue while the new ones are released.
Reduce distances covered items and staff. This is a way to reduce the costs of labor.
Reduce movements and maneuvers. Whenever a commodity is moved there is a chance to spoil.
Prohibit entry to the area of the store to miss the staff. Only authorized personnel entry is allowed.
Control outputs merchandise storage area through proper documentation.
Keep stock daily.
Eliminate unnecessary paperwork.
Reduce the waste of space, designing the shelf divisions to the extent that is stored.
The area occupied by the halls respect to the entire storage area must represent as low as conditions permit operating percentage.
The main hall must travel throughout the store. Perpendicular to the principal, cross must allow easy access to lockers, racks or separate stacks of articles.
The receiving point should be located at the end of the main hall and the distribution point on the opposite.
There should be one single door, or at least one input and one output (both due control).
Place the items most in demand more affordable doors receipt and delivery to reduce travel and work time.
You have to keep track daily of all inputs and outputs.
It is necessary to inform inventory control and accounting all warehouse movements (inputs and outputs) and programming and production control on stocks.
You must assign an identification to each product and unify it by the common name known and purchasing, inventory control and production.
The identification must be encoded.
Each material or product must be placed according to their classification and identification aisles, shelves, spaces marked for easy location. This same location must be marked in the appropriate registration cards and control.
Physical inventories should be done only pro personnel outside the store.
Any input or output operation requiriere store authorized by existing documentation systems.
The entrance to the store should be prohibited from any person who is not assigned to him, and be restricted to authorized by management or inventory control department staff.
The warehouse should be as flexible as possible in order to make appropriate changes with minimal investment.
Stored materials should be easy to locate.
The warehouse will facilitate control of materials.
If space is very limited or critical for the growth of its operations, one can think of the following:
A better location of storage media: shelves, pallets, etc.
A new shelf design, flexible type, make better use of the space.
Distribution and placement of the goods permitting a space-saving storage system diversified.
A use of cubic space with design between floors or shelving several overlapping levels.
Corridors reduction systems using movable shelves or in blocks.
Elimination of obsolete or foreign storage to store things.
8. TYPES OF ALMACÉN.-
The store can be a manufacturer, distributor, or store consumer products. The stores can be distinguished by:
A. ORGANIZATION:
The stores may be centralized or decentralized. The first case is when the establishment (factory) meets at its headquarters all stores, while the second case is when there are sectors of the warehouse located elsewhere.
As for the internal conformation, stores may consist of only local or a series of separate local or sections communicated. The availability of a unique local forces have gathered all the materials, so its control becomes more difficult, especially if such local is very large and contains columns or shelves that hamper visibility.
B. MATERIAL MOVEMENT:
From the point of view of the movement of materials we can distinguish warehouses with mechanized transport (fixed, semi-fixed, mobile) higher or lower and stores without mechanization.
C.-THE LOCATION:
Those who may be in the open without any need for protection and for which there is no doubt about its resistance to inclement weather.
Which can be outdoors with the condition that the stay for a short time, and under particular protection systems.
Those who have to be put under cover.
D.-OPERATIONS:
For the sound operation of storage, there are generally local to the following requirements:
Receiving the materials, which can be in turn distributed in local arrival and eventual stay (sometimes even under the responsibility of the supplier), waiting to be registered for accounting and admitted on the premises reception where operations take place unpacking and control (numeric and control)
Wait goods before compliance verification.
Unpacking of products, there are cases where it is appropriate to allocate separate rooms to such a requirement.
Storage itself.
E.-THE TYPE OF MATERIAL:
It protects merchandise, custody, control and provides a warehouse may be:
Warehouse Raw Materials and Components Parts: Raw materials are products used to manufacture and found in the warehouse waiting to be employed in the production process. This store’s main function is the timely supply of raw materials or components parts production departments.
Auxiliary materials store: Assistive devices or so-called indirect are those who are not components of a product but are required to pack it, or pack it. We can mention consumables such as lubricants, grease, fuel, etc. Labels, packaging, containers are those containers intended for sale, that is, that will serve to market the product contained therein. The packages are designed to protect the packaged product during handling, storage and transport. Office equipment also can be considered as auxiliary store.
Store Products in Process: The semifinished products are in progress, ie, those who are waiting to be reintegrated into the next phase of a manufacturing process, or manufactured by the company are not intended to sale while not complete its manufacture. If the process materials or semi-finished items are kept in custody and control, intentionally provided by programming, you can tell they are in a store of materials in process.
Finished Products Warehouse: The warehouse of finished products serving the sales department keeping and controlling stocks until ship products to customers.
Goods Warehouse Equipment and Parts. Is the machinery and equipment used by the company to develop its business, as well as pieces dedicated to the replacement of which are deteriorating in the machines in the production process.
Tools Warehouse: A warehouse of tools, molds and equipment in the custody of a specialized control those tools, equipment and supplies provided to the various departments and production operators or maintenance personnel. Include: drills, dies, taps, pieces of emery, etc.
Waste materials store: Products parts or rejected by the quality control department and materials and have no salvage or repair, must have a separate control; this is usually the care department same.
Obsolete Materials Storage: Obsolete materials are those that have been displaced in programming production due to lack of sales, deterioration, decomposition or the limitation period had lapsed. The reason for having a special store for these cases is that obsolete materials should not occupy the spaces available for those who are current consumption.
Warehouse Waste: In the production process waste or surplus remains that either can not draw any benefit (chips) or can be exploited in some way (scrap) are generated.
Store Returns: Here come the customer returns, in separate and classify products for reprocessing, waste and / or store entrance.
9. EXISTING PROBLEMS IN ALMACENES.-
There are several problems that can arise from the limited availability of local, or the fact that they are unsound or inadequate to the demands of the company. Namely:
Personal Space and is insuficiente.-
Overfilling can cause local damage to materials and increase the possibility of complaints and returns from customers. It can make it difficult rotation of materials, favoring the accumulation of goods and difficult to overcome sale. Can also be unwelcome attention of orders, it will create difficulties for the sales organization.
Staff is unable for lack of Entrenamiento.-
Often accumulates allowed to work in order to liquidate at any given time; the staffing is available based on these extreme requirements with which all that is achieved is that in times of less work underperforming a situation causing avoidable costs and expenses occur perfectly.
The store is poorly localized or there is a bad RANGE.
Too often must travel paths and paths corridors without obeying any system and are often taking orders picking up memorista way or in the opinion of the operator. So long journeys originate you is useless addition to the need for more learning time to get used to this systematic deficiency.
Poor placement mercancía.-
This makes it difficult to accommodate the rapid location and / or fill the demand. It should properly position the more heavy or bulky goods, and bear in mind the rotation of the goods. During storage, the main factor that is considered is the product rotation. High turnover products are stored near the exit of the modules. Even products with expiration date recently put near the view and the higher maturity behind.
In the store you wait too long time.-
loading and delivery of products ordered are expected for example documents relating to orders and that has to come from the offices, excessive timeouts means of transport.
Storage Equipment Inadecuado.-
Obsolete or in poor condition. The composition of shelves, cabinets, pallets, containers, etc., must be the most suitable for the correct location and accommodation of materials or goods to store
Material Handling Equipment Insufficient or Inadecuado.-
The equipment maintenance is very important, as it avoids excessive costs in the physical distribution of materials, facilitating transport and location.
10. ASSESSMENT STRATEGIES OPERATIONS STORAGE.-
You need to assess warehouse operations with inventory from time to time to determine if you are losing money on products and materials storage. While this may seem like a daunting task, you can follow some guidelines and create a strategy to find cost-benefit assessment. Divide the process into segments to perform the evaluation of storage systems, namely:
STORAGE SPACE.-
Assesses how well you are using storage space with which accounts. Inefficient storage can cause you occupy storage space that is not necessary and limit orders that you think can not be stored. You may have enough space but you are not wearing well. Shelving, mezzanines and conveyor systems can help make better use of space.
CRITICAL LEVELS OF INVENTARIO.-
Notes the critical inventory levels. Make sure you’ve set the critical levels of inventory for each product. This level below which you may not be able to meet demand. It establishes an acceptable level of inventory by averaging the amount of products you carry per month and adding a percentage for safety. One of the strategies for the evaluation of warehouse operations should be to assess how inventory levels are maintained.
LOCATION OF SHARES SELECTORS
Evaluates the locations of the selectors, since 70 percent of the time selector can be lost looking for products. Evaluate if you need to locate a significant inventory (rapid movement) near selectors actions so that they can easily access it. It also investigates the operation by the amount of time spent looking for products or walking towards it.
CODES BARRAS.-
Evaluate if you need barcode technology. If you do not have the bar code technology, discusses how you can help track items in the store. If you have the bar code technology, examines whether your employees are using it well. Bar codes can help you track products, accelerate the recovery process and eliminate paperwork.
SPACE FLEXIBILITY STORAGE.-
Examine your ability to expand storage space. Based on sales forecasts, notes the amount of additional product that can store, if you have to. Evaluates warehouse operations, in terms of their ability to be flexible and provide space for new products or new product sizes.
LOCATION OF PRODUCTS –
Analyzes the location of the products. If you have a product stored in several places, assess whether this is the most efficient way to save. It also assesses whether employees know where to find various places for a product. You may want to rearrange the places so that products are not widespread, making reordering and avoid unnecessary delays in orders.
PACKAGING AND PACKAGING PROVEEDORES.-
Analyzes packaging suppliers. The way marketers packaged products may affect the operating costs of the warehouse. If you want to send items to customers in their original packaging but your provider has not changed the envelope in original containers, will incur a great expense in preparation for shipping. Also, if your storage procedures require specific platforms with heights, do your salespeople are informed. You may be spending money correcting errors and inconsistencies of suppliers.
11.-E. E. P .: STRATEGIC EVALUATION OF PRODUCTS IN ALMACÉN.-
Another application of the 444 assessment regarding the use or stockpile products we buy and supply.
the post is recommended reading: «synthesis method for evaluating business criteria»
This assessment requires first choosing the evaluation criteria of the portfolio of products to buy. Then we will proceed to study, selection and definition of four specified criteria to perform an evaluation to classify stockpiles and to define a strategy to make.
These criteria should be the most important with respect to the vision and strategies to develop and commonly used for all products to buy.
If necessary by the complexity of the families of products and / or services they buy could also establish other specific criteria for each family trying to be the smallest possible number.
As more general criteria can consider the following:
PRICE = degree of price increases (CARO-CHEAP) PRODUCTS AND / SERVICES TO BUY
DELIVERY = PERIOD OF TIME EMPLOYEE (long-short) IN THE SUPPLY OF PRODUCTS AND / OR SERVICES PROVIDER VENDA.
BIDDERS = NUMBER OF POSSIBLE SUPPLIERS (MANY-FEW) FOR THE OFFERING OF THE PRODUCT AND / OR SERVICE IN STUDIO ..
USE = DEGREE OF USE (major-minor) IN THE MANUFACTURE OR USE THE SERVICES OFFERED BY PROVIDERS.
Then, it is represented with a power point slide, criteria and evaluation chart:
Download classification-acopios
You can also use other criteria that sometimes tend to be of interest and replace any of the four main mentioned.
The criteria can be weighted according to their importance regarding the right strategy at the time.
The score is useful for the entire organization of the company as a glance numbers can indicate that treatment should receive the product to buy based on their importance, defining appropriately the strategy to be followed in each case .
You need to prepare a list of products or stockyards to buy in order of priority based on the total score achieved, so that we can deduce the importance for the company from a strategic approach.
So that the different families or groups of supplies will basis for designing different procurement policies with different price levels, delivery times, shortage of providers and the degree of use thereof[:]