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Hemos aprendido mucho sobre la productividad personal y lo que hace que algunas personas sean más productivas que otras. El año pasado publicamos una encuesta para ayudar a los profesionales a evaluar su propia productividad personal, definida cómo los hábitos estrechamente asociados con lograr más cada día. 

La encuesta se centró en siete hábitos: desarrollar rutinas diarias, planificar su horario, hacer frente a los mensajes, hacer mucho, ejecutarme eficazmente. Hemos aprendido mucho sobre la productividad personal y lo que hace que algunas personas sean más productivas que otras. El año pasado publicamos una encuesta para ayudar a los profesionales a evaluar su propia productividad personal, definida cómo los hábitos estrechamente asociados con lograr más cada día. 

La encuesta se centró en siete hábitos: desarrollar rutinas diarias, planificar su horario, hacer frente a los mensajes, hacer mucho, llevar a cabo reuniones efectivas, perfeccionar las habilidades de comunicación y delegar tareas a los demás. Reuniones, perfeccionar las habilidades de comunicación y delegar tareas a otros.
Después de limpiar los datos, obtuvimos un conjunto completo de respuestas de 19,957 encuestados en seis continentes. Aproximadamente la mitad eran residentes de América del Norte; otro 21% eran residentes de Europa y el 19% eran residentes de Asia. El 10% restante estaba compuesto por u (en orden descendente) de Australia, Sudamérica y África.
Nuestra encuesta tenía sus límites: por ejemplo, los encuestados fueron una muestra autoseleccionada de lectores de HBR.org, y las calificaciones fueron autoevaluaciones de hábitos en lugar de medidas objetivas de la productividad de las personas. 

Sin embargo, creemos que los resultados de la encuesta brindan información útil sobre los importantes hábitos de productividad y los desafíos que enfrentan los profesionales.
Se destacaron tres patrones generales: 

1.- en primer lugar, trabajar más horas no significa necesariamente una mayor productividad personal. Trabajar de manera más inteligente es la clave para lograr más de sus principales prioridades cada día. 

2.- En segundo lugar, la edad y la antigüedad estaban altamente correlacionadas con la productividad personal: los profesionales de más edad y más altos registraron puntajes más altos que los colegas más jóvenes y más jóvenes. 

3.- Tercero, los puntajes generales de productividad de los profesionales masculinos y femeninos fueron casi los mismos, pero hubo diferencias de género en hábitos particulares que promueven la productividad personal.
Más específicamente, descubrimos que los profesionales con los puntajes de productividad más altos tendían a tener buenos resultados en los mismos grupos de hábitos. 

Planificaron su trabajo en función de sus principales prioridades, y luego actuaron con un objetivo definido. Desarrollaron técnicas efectivas para administrar un alto volumen de información y tareas. Y entendieron las necesidades de sus colegas: reuniones cortas, comunicaciones receptivas e instrucciones claras.
Profundizando en los datos, encontramos que los puntajes de productividad más altos para Europa, Asia y Australia fueron impulsados ​​por fuertes hábitos en áreas tales como horarios diarios, no constantemente verificando mensajes, enfocándose temprano en el producto final y pensando cuidadosamente antes de leer o escribir .
Si bien nuestra encuesta arrojó diferencias significativas en los puntajes de productividad por continente, mostró diferencias mínimas entre los puntajes promedio de los encuestados masculinos y femeninos. En general, los encuestados fueron 55% hombres y 45% mujeres.
Sin embargo, hubo algunas diferencias notables en cómo las mujeres y los hombres lograron ser tan productivos. Las mujeres tendían a obtener un puntaje particularmente alto cuando se trataba de organizar reuniones efectivas: las mujeres tenían más probabilidades que los hombres de enviar una agenda por adelantado, mantener las reuniones a menos de 90 minutos y terminar las reuniones con un acuerdo sobre los próximos pasos. 

También era más probable que las mujeres dijeran que prepararon sus calendarios la noche anterior y respondieron rápidamente a correos electrónicos importantes.
Por el contrario, a los hombres les fue particularmente bien cuando se trataba de lidiar con un alto volumen de mensajes: no mirar sus correos electrónicos con demasiada frecuencia y omitir los mensajes de bajo valor. Los hombres también eran más propensos que las mujeres a informar que tenían espacios libres en sus horarios diarios, llegar rápidamente al producto final y redactar esquemas antes de escribir notas.
Además de la geografía y el género, analizamos las respuestas a nuestro cuestionario por edad y antigüedad. Hubo cinco grupos de edad, con la mayoría de los encuestados en el grupo de menores de 30 años y el menor en el grupo de mayores de 60 años. Descubrimos que los puntajes de productividad de los encuestados aumentaron sistemáticamente a medida que envejecían. Esta tendencia parece reflejar los beneficios de aprender de años de experiencia sobre cómo trabajar de manera más inteligente. 

Los impulsores de estos puntajes de productividad más altos para los encuestados en grupos de edad avanzada fueron sus hábitos más fuertes en cuatro áreas: desarrollar rutinas para actividades de bajo valor, administrar el flujo de mensajes, organizar reuniones efectivas y delegar tareas a otros.
La historia fue algo similar en lo que respecta a la antigüedad. Hubo cinco niveles de antigüedad capturados en los datos, siendo 5 el más joven y 1 el más mayor. El número de encuestados fue más alto en el nivel más junior y más bajo en el nivel más senior. Al igual que con la edad, los puntajes de productividad aumentaron sistemáticamente con niveles sucesivamente más altos de antigüedad. 

Esto puede sugerir que los profesionales de negocios alcanzan niveles más altos de antigüedad en parte al cultivar buenos hábitos de productividad (o viceversa, las personas se vuelven más altas y luego tienen que ser más productivas). Sin embargo, los impulsores de puntajes más altos para los encuestados de nivel superior fueron diferentes a los de los encuestados mayores. Más encuestados de alto nivel lograron una alta productividad gracias a una mejor planificación de sus horarios, a hacer mucho y a mejorar sus habilidades de comunicación.
Finalmente, nos enfocamos en las colas en cada una de las cuatro categorías demográficas. Definimos las colas para incluir a todos los encuestados cuyo puntaje total estuvo fuera de dos desviaciones estándar de la media. La cola izquierda comprendía aquellos con los puntajes más bajos; la cola derecha tuvo los puntajes más altos. No encontramos ningún patrón geográfico o de género en ninguno de los dos extremos, aunque vimos a algunos de los profesionales más jóvenes y más jóvenes en el extremo derecho con los puntajes más altos
Los profesionales en la cola derecha con los puntajes de productividad más altos eran particularmente expertos en superar la dilación, llegar al producto final y centrarse en los logros diarios. Las calificaciones bajas en estos tres hábitos fueron reportadas típicamente por profesionales con los puntajes de productividad más bajos. 

Además, los profesionales de la cola derecha fueron mucho mejores en la planificación anticipada: revisaron los horarios la noche anterior, enviaron agendas de reuniones y establecieron métricas de éxito para sus equipos. Los profesionales de la cola izquierda obtuvieron puntajes bajos en estos aspectos de la planificación anticipada. Tampoco dejaron espacios abiertos en sus horarios y no usaron esquemas antes de escribir notas.
Entonces, ¿qué deben sacar los profesionales de los resultados de nuestra encuesta? Si desea ser más productivo, debe desarrollar una serie de hábitos específicos.
1.- Primero, planifique su trabajo en función de sus principales prioridades y luego actúe con un objetivo definido.
- Revise su horario diario la noche anterior para enfatizar sus prioridades. Al lado de cada cita en su calendario, anote sus objetivos.
- Envíe una agenda detallada a todos los participantes antes de cualquier reunión.
- Al embarcarse en grandes proyectos, esboce conclusiones preliminares lo antes posible.
- Antes de leer cualquier material de longitud, identifique su propósito específico para ello.
- Antes de escribir algo extenso, componga un esquema con un orden lógico para ayudarlo a mantenerse en el camino.
2.- En segundo lugar, desarrolle técnicas efectivas para gestionar la sobrecarga de información y tareas.
- Convierta los procesos diarios, como vestirse o desayunar, en rutinas para no perder el tiempo pensando en ellos.
- Deje tiempo en su agenda diaria para hacer frente a emergencias y eventos no planificados.
- Verifique las pantallas en sus dispositivos una vez por hora, en lugar de cada pocos minutos.
- Omita la mayoría de sus mensajes mirando el asunto y el remitente.
- Divide los proyectos grandes en piezas y recompénsate por completar cada pieza.
- Delegue a otros, si es posible, tareas que no promuevan sus principales prioridades.
3.- Tercero, comprenda las necesidades de sus colegas para reuniones cortas, comunicaciones receptivas e instrucciones claras.
- Limite el tiempo de cualquier reunión a 90 minutos como máximo, pero preferiblemente menos. Termine cada reunión delineando los próximos pasos y la responsabilidad de esos pasos.
- Responda de inmediato a los mensajes de personas que son importantes para usted.
- Para captar la atención de una audiencia, hable de algunas notas, en lugar de leer un texto preparado.
- Establezca objetivos claros y métricas de éxito para los esfuerzos de cualquier equipo.
- Para mejorar el rendimiento de su equipo, instituya procedimientos para evitar futuros errores, en lugar de jugar el juego de la culpa.

english version

Would you rate yourself as highly productive?

We’ve learned a lot about personal productivity and what makes some people more productive than others. Last year we published a survey to help professionals assess their own personal productivity — defined as the habits closely associated with accomplishing more each day. The survey focused on seven habits: developing daily routines, planning your schedule, coping with messages, getting a lot done, running effective meWe’ve learned a lot about personal productivity and what makes some people more productive than others. Last year we published a survey to help professionals assess their own personal productivity — defined as the habits closely associated with accomplishing more each day. The survey focused on seven habits: developing daily routines, planning your schedule, coping with messages, getting a lot done, running effective meetings, honing communication skills, and delegating tasks to others.etings, honing communication skills, and delegating tasks to others.

After cleaning up the data, we obtained a complete set of answers from 19,957 respondents across six continents. Roughly half were residents of North America; another 21% were residents of Europe and 19% were residents of Asia. The remaining 10% was comprised of u (in descending order) from Australia, South America, and Africa.

Our survey had its limits — for example, respondents were a self-selected sample of readers of HBR.org, and the ratings were self-assessments of habits rather than objective measures of people’s productivity. Nevertheless, we believe the survey results provide useful insights into important productivity habits and challenges facing professionals.

Three general patterns stood out: First, working longer hours does not necessarily mean higher personal productivity. Working smarter is the key to accomplishing more of your top priorities each day. Second, age and seniority were highly correlated with personal productivity — older and more senior professionals recorded higher scores than younger and more junior colleagues. Third, the overall productivity scores of male and female professionals were almost the same, but there were gender differences on particular habits that promote personal productivity.

More specifically, we found that professionals with the highest productivity scores tended to do well on the same clusters of habits. They planned their work based on their top priorities, and then acted with a definite objective. They developed effective techniques for managing a high volume of information and tasks. And they understood the needs of their colleagues — for short meetings, responsive communications, and clear directions.

Let’s go deeper into the survey results. On geography, the average productivity score for respondents from North America was in the middle of the pack, even though Americans tend to work longer hours. The North American score was significantly lower than the average productivity scores for respondents from Europe, Asia, and Australia. On the other hand, the North American score was significantly higher than the average productivity scores for residents of South America and Africa (though recall these were the areas where we had the least data).

Drilling down into the data, we found the higher productivity scores for Europe, Asia, and Australia were driven by strong habits in areas such as daily schedules, not constantly checking messages, focusing early on the final product, and thinking carefully before reading or writing.

While our survey turned up significant differences in productivity scores by continent, it showed minimal differences between the average scores of male and female respondents. Overall, the respondents were 55% male and 45% female.

Yet there were some noteworthy differences in how women and men managed to be so productive. Women tended to score particularly high when it came to running effective meetings — women were more likely than men to send out an agenda in advance, keep meetings to less than 90 minutes, and finish meetings with an agreement on next steps. Women were also more likely to say that they prepared their calendars the night before and responded promptly to important emails.

By contrast, men did particularly well when it came to coping with high message volume — not looking at their emails too frequently and skipping over the messages of low value. Men were also more likely than women to report keeping free slots in their daily schedules, getting quickly to the final product, and composing outlines before writing memos.

Beside geography and gender, we analyzed the responses to our questionnaire by age and seniority. There were five age brackets — with the most respondents in the under-30 bracket and the least in the over-60 bracket. We found that the productivity scores of respondents rose systematically the older they got. This trend seems to reflect the benefits of learning from years of experience how to work smarter. The drivers of these higher productivity scores for respondents in older age brackets were their stronger habits in four areas: developing routines for low-value activities, managing message flow, running effective meetings, and delegating tasks to others.

The story was somewhat similar when it came to seniority. There were five levels of seniority captured in the data, with 5 being the most junior and 1 being the most senior. The number of respondents was highest in the most junior level and lowest at the most senior level. As with age, the productivity scores rose systematically with successively higher levels of seniority. This may suggest that business professionals attain higher levels of seniority in part by cultivating good productivity habits (or vice versa, people become more senior and then have to become more productive). However, the drivers of higher scores for senior level respondents were different than those for older respondents. More senior respondents achieved high productivity from better planning of their schedules, getting a lot done, and stronger communication skills.

Finally, we focused on the tails in each of the four demographic categories. We defined tails to include all respondents whose total score fell outside of two standard deviations from the mean. The left tail comprised those with the lowest scores; the right tail had the highest scores. We didn’t find any geographic or gender patterns on either tail, though we saw a few of the youngest and most junior professionals in the right tail with the highest scores.

The professionals in the right tail with the highest productivity scores were particularly adept at overcoming procrastination, getting to the final product, and focusing on daily accomplishments. Low ratings on these three habits were typically reported by professionals with the lowest productivity scores. In addition, professionals in the right tail were much better at advance planning — reviewing schedules the night before, sending out meeting agendas, and setting success metrics for their teams. Professionals in the left tail had low scores on these aspects of advance planning. They also did not leave open slots in their schedules and did not use outlines before writing memos.

So what should professionals take away from the results of our survey?  If you want to become more productive, you should develop an array of specific habits.

First, plan your work based on your top priorities, and then act with a definite objective.

  • Revise your daily schedule the night before to emphasize your priorities. Next to each appointment on your calendar, jot down your objectives for it.
  • Send out a detailed agenda to all participants in advance of any meeting.
  • When embarking on large projects, sketch out preliminary conclusions as soon as possible.
  • Before reading any length material, identify your specific purpose for it.
  • Before writing anything of length, compose an outline with a logical order to help you stay on track.

Second, develop effective techniques for managing the overload of information and tasks.

  • Make daily processes, like getting dressed or eating breakfast, into routines so you don’t spend time thinking about them.
    Leave time in your daily schedule to deal with emergencies and unplanned events.
    Check the screens on your devices once per hour, instead of every few minutes.
    Skip over the majority of your messages by looking at the subject and sender.
    Break large projects into pieces and reward yourself for completing each piece.
    Delegate to others, if feasible, tasks that do not further your top priorities.

Third, understand the needs of your colleagues for short meetings, responsive communications, and clear directions.

  • Limit the time for any meeting to 90 minutes at most, but preferably less. End every meeting by delineating the next steps and responsibility for those steps.
  • Respond right away to messages from people who are important to you.
  • To capture an audience’s attention, speak from a few notes, rather than reading a prepared text.
  • Establish clear objectives and success metrics for any team efforts.
  • To improve your team’s performance, institute procedures to prevent future mistakes, instead of playing the blame game.

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