¿Qué es la gestión de proyectos?
Como gestión de proyectos entendemos la gestión de su ciclo de vida, desde su definición inicial hasta el cierre. Cualquier proyecto debe entregar un producto definido, en una fecha definida, y dentro de un presupuesto concreto. Estos aspectos no son negociables una vez ha empezado el proyecto, exceptuando en solicitudes de cambios, por lo que la gestión del proyecto requiere una planificación cuidadosa de los plazos, tareas y costes, dado como resultado un gran número de operaciones que deben ser gestionadas.
¿Cómo funciona la gestión clásica de proyectos?
La gestión clásica de proyectos divide el proyecto en varias fases (planificación, ejecución, seguimiento y cierre), que se realizan de forma consistente en el orden definido. Con ello se atribuye un alto grado de certeza o de confianza en la planificación, aunque esta se desarrolle de forma progresiva a medida que el proyecto avance. De esta forma el proyecto se define al inicio del proyecto con la máxima precisión posible, cerrando una fecha de entrega, los recursos asignados y los costos acordados contractualmente.
Debido a esta estructura ordenada, la gestión clásica de proyectos es particularmente interesante para los grandes proyectos que tienen requisitos muy constantes y que no requieren bucles de corrección a corto plazo. ¿Pero qué ocurre cuando tenemos pequeños proyectos, con alcances poco claros, recursos compartidos que cambian, etc? Una situación normal en empresas pequeñas que llevan varios proyectos pequeños en paralelo.
En este caso, la desventaja esencial de la gestión de proyectos clásica es evidente debido a la falta de flexibilidad, la cual genera el riesgo de que los errores se detecten y se corrijan tarde, implicando mayores costes.
Gestión de proyectos con enfoque tradicional
Esta metodología de gestión de proyectos es bastante habitual en el ámbito industrial o construcción, y consiste en dividir el proyecto en diferentes procesos que se ejecutan de forma secuencial hasta conseguir los objetivos del proyecto o la fase. Estos procesos son:
- Inicialización: definición inicial del proyecto y fase, junto con la aprobación de su inicio.
- Planificación: desarrollo de los diferentes planes de gestión
- Ejecución: realización de las tareas planificadas en la fase anterior con objeto de completar los entregables
- Seguimiento y control: supervisión de las tareas ejecutadas, comparación con la planificación (líneas base), y definición y aplicación de contramedidas en caso de desviaciones.
- Cierre: finalización de la fase o proyecto, bien por haber conseguido la aprobación del conjunto de entregables, por no ser posible conseguir estos, o porque el proyecto ha dejado de tener motivo de ser. Esta finalización formal conlleva la liberación de los recursos que participaban del proyecto y la realización realimentación del proceso con las lecciones aprendidas.
Fíjate que se está hablando indistintamente de fase o proyecto, esto es así debido al concepto de ciclo de vida del proyecto. Esto es la división del proyecto en fases, de tal forma que este se ejecuta de forma secuencial, acercándonos de forma progresiva al objetivo final a través de la consecución de los objetivos parciales de cada fase. Existen diferentes asociaciones que desarrollan, forman, y certifican en esta metodología como el PMI - (ir a la página del PMI) o el IPMA (ir a la página del IPMA), siendo la certificación más conocida la del PMP
¿Cómo funciona la gestión AGILE de proyectos?
La gestión AGILE de proyectos se basa en el marco conceptual de SCRUM; un marco muy utilizado en proyectos de software donde los requisitos no siempre son claros en el inicio, y estos van cambiando a medida que se va generando conocimiento y probando el producto.
Esto también ocurre en proyectos clásicos de ingeniería o desarrollo de nuevos productos fuera del sector del software, cuando estos incluyen un alto grado de innovación o indefinición, donde los conocimientos se van generando a medida que el proyecto avanza; modificando las hipótesis y requisitos iniciales del proyecto.
Debido a que la gestión AGILE desarrolla el proyecto en base a ciclos cortos (llamados sprints) que buscan objetivos parciales, y que pueden influir en los objetivos de los siguientes ciclos, el concepto de una planificación rígida, que solo debe cambiarse mediante un proceso de gestión y aprobación de cambios, queda superado por una forma de trabajar más flexible y adaptable a las necesidades del proyecto y el cliente.
Es una metodología de gestión de proyectos ampliamente usada en el sector IT y proyectos de organización empresariales, que tiene como principal virtud la flexibilidad y capacidad de modificar el producto a lo largo del proyecto, ya que estos se van usando al mismo tiempo que se desarrollan. Esta metodología está promovida por el por el Agile Leadership Network ( Visitar la página de Agile Leadership Network ).
- Inicio: se escoge del total de objetivos del producto aquellos que serán implementados en el sprint, debiendo ser capaces de generar un producto funcional. En base a estos objetivos se define la duración del sprint (entre una semana y un mes), y las tareas que lo componen.
- Desarrollo del sprint: el equipo del proyecto planifica y ejecuta las tareas, las cuales se van supervisando en reuniones diarias donde se miran las tareas ejecutadas, en curso, y pendientes, así como posibles impedimentos y restricciones.
- Cierre: al final del sprint se revisa que se hayan completado las tareas y objetivos definidos al inicio mediante la presentación de un producto funcional. El ensayo de este producto por parte del cliente puede hacer variar los objetivos del proyecto o su prioridad.
La posibilidad de tener un producto funcional y utilizable al final de cada sprint permite ir ajustando los objetivos del proyecto, y por tanto asegurar mejor que el producto final cumplirá con las expectativas del usuario. A parte, la comercialización de estos sprints permite avanzar los ingresos generados por el proyecto, mejorando su rentabilidad.
Dentro de esta metodología se encuentra el Extrem Manufacturing que combina Scrum con Kanban y Kaizen.
Las metodologías de gestión de proyectos presentadas hasta el momento son las aplicadas a proyectos dentro del ámbito más industrial o tradicional (quizás menos en el caso de AGILE que se usa mucho en desarrollo de software), pero encontramos muchas otras metodologías dentro del ámbito de la informática que están en continuo desarrollo. Entre ellas podríamos destacar:
- ITIL (Information Technology Infrastructure Library)
- Extrem Programing (aplicación del concepto de AGILE a la programación)
- Rational Unified Process (RUP)
- Microsoft Solution Framework (MSF)
En la práctica la metodología de gestión de proyectos a usar nos va a venir determinada por la organización donde ejecutemos el proyecto, aunque siempre en conveniente usar aquella que mejor se adapte a la tipología del proyecto. No vamos a ganar nada usando AGILE en la construcción de un puente, porque hasta que este no esté completo no va a ser funcional
¿Qué es la gestión de proyectos híbrida?
Hablamos de gestión hibrida a la combinación de la gestión de proyectos clásica y la gestión AGILE. Este enfoque pragmático se utiliza principalmente en industrias con alta presión innovadora con periodos cortos de tiempo, no solo dentro del sector IT o las telecomunicaciones, o que trabajen en entornos sometidos a cambios que hagan difícil seguir una planificación muy rígida.
La gestión de proyectos híbridos tiene como objetivo una gestión e implementación más flexible de los cambios, una orientación más fuerte a los resultados del proyecto y a las necesidades del cliente, y una reducción del tiempo de implementación del proyecto en comparación con la gestión clásica del proyecto.
Para ello, la gestión AGILE se integra en la estructura de la gestión clásica en forma de subproyectos dentro de la planificación general, los cuales disponen de objetivos propios alineados con los objetivos finales del proyecto. Por tanto ya no hablaríamos de la fase de ejecución del proyecto, sino de un conjunto de varias fases de ejecución alineadas, las cuales se gestionan mediante la filosofía AGILE.
Esta gestión hibrida ya está siendo considerada en muchos programas de gestión de proyectos modernos, los cuales permiten combinar un cronograma tipo Gantt para la gestión a largo plazo del proyecto, con tableros Kanban para la gestión a corto plazo.
Gestión de proyectos con Cadena crítica
Es una metodología de gestión de proyectos basada en la teoría de las restricciones (TOC), pensada para maximizar el avance del proyecto, teniendo en consideración que los proyectos están sometidos a incertidumbre y una serie de limitaciones.
Esta metodología se basa en aplicar estos tres principios:
- Identificación de las restricciones que afectan al proyecto: normalmente esta restricción se muestra como el conjunto de tareas, que bien por limitaciones temporales o de recursos, definen la duración mínima del proyecto. Esto se llama la cadena crítica, o camino critico cuando no se tiene en cuenta la restricción introducida por los recursos.
- Dar prioridad a las tareas dentro de la cadena crítica: los esfuerzos del director de proyecto deben centrarse en la ejecución de aquellas tareas que formen parte de la cadena crítica, ya estas determinarán la finalización del proyecto.
- Subordinar el resto de tareas a las tareas en la cadena crítica
Aunque se define como una metodología diferente al resto, personalmente la encuentro totalmente compatible con el enfoque tradicional dentro de los procesos de planificación y seguimiento. Tiene como gran ventaja el focalizar la dirección del proyecto en aquellos puntos que realmente son importantes, permitiendo reducir y gestionar mejor los conflictos, e incrementar la eficiencia del director de proyectos. Como desventaja destacar que requiere una planificación mucho más sofisticada, sobretodo en situaciones de multiproyecto, lo que no siempre es posible de aplicar en empresas con poca cultura de dirección de proyectos.[:en]What is project management?
As project management we understand the management of its life cycle, from its initial definition to closing. Any project must deliver a defined product, on a defined date, and within a specific budget. These aspects are not negotiable once the project has started, except in requests for changes, so project management requires careful planning of deadlines, tasks and costs, resulting in a large number of operations that must be managed.
How does classic project management work?
The classic project management divides the project into several phases (planning, execution, monitoring and closing), which are performed consistently in the defined order. This gives a high degree of certainty or confidence in planning, even if it is progressively developed as the project progresses. In this way the project is defined at the beginning of the project with the highest possible precision, closing a delivery date, the resources allocated and the contractually agreed costs.
Classic management vs. AGILE management. Gantt graphic
Due to this orderly structure, classical project management is particularly interesting for large projects that have very constant requirements and do not require short-term correction loops. But what happens when we have small projects, with unclear scope, shared resources that change, etc? A normal situation in small companies that carry several small projects in parallel.
In this case, the essential disadvantage of classical project management is evident due to the lack of flexibility, which creates the risk of errors being detected and corrected later, implying higher costs.
How does AGILE project management work?
The AGILE project management is based on the SCRUM conceptual framework; A framework widely used in software projects where the requirements are not always clear at the beginning, and these are changing as knowledge is generated and testing the product.
This also occurs in classical projects of engineering or development of new products outside the software sector, when these include a high degree of innovation or indefinition, where knowledge is generated as the project progresses; Modifying the initial hypotheses and requirements of the project.
Classic management vs. AGILE management. Agile management schema
Because the AGILE management develops the project on the basis of short cycles (called sprints) that seek partial objectives, and that can influence the objectives of the following cycles, the concept of rigid planning, which should only be changed through a process of Management and approval of changes, is overcome by a way of working more flexible and adaptable to the needs of the project and the client.
What is hybrid project management?
We speak of hybrid management to the combination of classic project management and AGILE management. This pragmatic approach is mainly used in industries with high pressure innovations with short periods of time, not only within the IT sector or telecommunications, or that work in environments subject to changes that make difficult to follow a very rigid planning.
Hybrid project management aims at more flexible management and implementation of changes, stronger orientation to project results and customer needs, and reduced project implementation time compared to traditional project management .
To achieve this, the AGILE management is integrated into the classic management structure in the form of subprojects within the overall planning, which have their own objectives aligned with the final objectives of the project. Therefore we would no longer be talking about the project execution phase, but rather a set of several aligned implementation phases, which are managed through the AGILE philosophy.
This hybrid management is already being considered in many modern project management programs, which allow the combination of a Gantt type schedule for the long-term management of the project, with Kanban boards for short-term management.[:]