Los 8 desperdicios del Sistema de Producción de Toyota (TPS)
La sobreproducción, inventario, transporte o procesos de forma incorrecta son algunos de los desperdicios a tener en cuenta para mejorar la eficacia de las actividades realizadas y el producto y/o servicio ofrecido al cliente.
La sobreproducción, el inventario o el transporte son algunos de los despercidios que busca controlar y eliminar el Sistema de Producción de Toyota.
Si evaluamos la empresa diseccionando por un lado aquellas actividades que generan valor de aquellas otras que no lo hacen, nos daremos cuenta que un gran número de horas de nuestra actividad diaria se centra en realizar trabajos que no aportan ninguna diferencia al producto y/o servicio ofrecido al cliente.
Desde la base de TPS (Sistema de Producción de Toyota) se concibe que el proceso de fabricación debe evaluarse no tanto por procesos sino más desde la perspectiva o visión del cliente, tanto externo como interno .
De esta forma se distingue el valor de una actividad en concreto y es posible separarla de aquellas que no lo tienen. Aunque, obviamente, existen trabajos que, aunque no aportan valor al cliente, son necesarias para garantizar la calidad y eficacia del producto y/o servicio ofrecido. Teniendo esta información es posible incluir pequeñas mejoras que supongan una gran diferencia solamente centrándonos en esas actividades que generan valor.
Además, con una adecuada objetividad distinguiremos aquellas actividades que se clasifican como desperdicios, es decir, las acciones que no aportan nada al producto y/o servicio pero suponen un aumento de tiempo, espacio, trabajo o dinero.
Reducir estos ocho desperdicios que a continuación voy a explicar permite mejorar la eficacia y eficiencia, adaptarse a las necesidades de los clientes, eliminar riesgos asociados a la actividad, aportar flexibilidad para adaptarse a los cambios y utilizar mejor los recursos disponibles, por nombrar algunos de los beneficios.
Así que, vamos a ver cuáles son los 8 desperdicios a reducir!
1º Desperdicio: Sobreproducción.
Este desperdicio se centra en la producción excesiva incluyendo todos aquellos productos y/o servicios que se realizan en mayor proporción de lo que solicita el mercado o para los que no haya pedido.
Es habitual que se produzca este desperdicio en líneas de producción que no se paran para evitar los gastos de apagado y encendido y el tiempo necesario para realizar estas actividades, o cuando se realiza para disponer de un almacén en caso de que se produzca un aumento inesperado en los pedidos.
La sobreproducción supone disponer de unas mayores instalaciones con el aumento considerable de recursos necesarios y disponer de una logística muy eficiente que puede provocar que se caiga en otros desperdicios que veremos a continuación.
2º Desperdicio: Esperas.
Este es uno de los desperdicios más frecuentes debido a que se trata de cualquier retraso o espera que pueda acabar repercutiendo en el cliente. También puede producirse de forma interna en el entorno de la producción, por ejemplo, cuando es necesario esperar para que una pieza llegue y se pueda continuar el proceso.
Algunos ejemplos de estos desperdicios son:
- tiempo de espera por falta de recursos humanos, maquinas, materiales, información, etc., necesaria para continuar el trabajo
- cuellos de botella en el proceso
- retrasos debido a que es necesaria la firma de un responsable que supone la paralización de la actividad.
- vigilancia de máquinas automáticas.
Si lo combinamos con el anterior podemos pensar que son contradictorios debido a que si eliminamos o reducimos los productos de los almacenes, se producirán periodos de inactividad esperando a que llegue una pieza o se realice un paso previo.
La clave aquí es combinar ambas actividades, disponiendo de un sistema que permita contar con los artículos justos para que no se realicen esperas y que evite caer en otros desperdicios como inventario o defectos.
3º Desperdicio: Transportes.
Como transporte se entiende al movimiento de materiales e información de un lugar a otro debido a un mal diseño o planificación.
Algunos ejemplos pueden ser:
- envío de correos electrónicos entre varios departamentos antes de su destino final
- transporte de materiales de un lugar a otro
- flujo ineficiente.
- movimiento de artículos acabados de un almacén a otro
Es lógico pensar que si tenemos que juntar dos piezas para crear el producto final que se ofrece al cliente, pero ambas piezas se sitúan a una hora de la localización donde se va a realizar esta última actividad, el tiempo de traslado es tiempo que se añade a la ecuación de la realización del producto. Es decir, si para el ensamblaje de la pieza se tardar 3 minutos, en este caso concreto se tardaría 1 hora y 3 minutos, a lo que habría que añadir el tiempo de juntar el pedido de piezas a enviar, la gestión del transporte, el desempaquetado y la colocación de las piezas recibidas en un almacén interno a la espera de que se utilicen. Y todo este tiempo empleado repercute al coste de realización del producto final.
4º Desperdicio: Procesar de forma incorrecta.
Este desperdicio proviene de unos procesos complejos en los que hay que realizar tareas innecesarias y pasos redundantes que no aportan valor al resultado final desde la perspectiva del cliente.
Es decir, el procesamiento extra se produce cuando es necesario completar campos extra que requieren información innecesaria de cara al cliente ya que no repercute a una mejora efectiva, pasos de procesos redundantes que suponen mayor tiempo en hacer una tarea ya realizada, un exceso de firmas necesarias y completar de forma innecesaria registros, formatos o documentos que no aportan un valor adicional, etc.
Para el TPS tampoco debemos olvidar que no todo se debe valorar desde el punto de vista de defectos, sino que producir productos con una calidad superior a la pedida también es un desperdicio, ya que el cliente no lo ha solicitado ni paga por ello.
5º Desperdicio: Inventario.
En algunas empresas, el inventario se considera un activo, sin embargo mantenerlo y gestionarlo de forma eficaz supone tiempo, dinero y recursos tanto humanos, logísticos como espaciales, lo que lo acaba convirtiéndolo en un pasivo y a la larga es un desperdicio.
Adoptar un pensamiento Just-in-Time es muy eficaz para evitar el tener que revisar, limpiar, controlar y retirar aquellos productos no necesarios, desfasados o caducados.
Además, puede enmascarar otros desperdicios como sobreproducción o defectos que no se detectarían hasta un tiempo más tarde y de los que sería muy difícil, sino imposible, determinar la causa real por la que se produjeron.
6º Desperdicio: Movimiento.
Este desperdicio hace referencia a un movimiento excesivo a la hora de realizar una tarea. No se puede confundir con el anterior desperdicio de transporte ya que este hace referencia a un exceso de movimiento de la pieza o producto a través de todo el proceso, mientras que el movimiento está centrado en las personas y los desplazamientos que tiene que realizar para completar la tarea llevada a cabo y que aumenta el tiempo para hacerlo.
Uno de los mayores ejemplos de este desperdicio son las enfermeras que caminan durante gran parte de su jornada para realizar las distintas tareas en diversas secciones de los hospitales y que suponen que una gran parte de su actividad se emplee en los desplazamientos por el edificio.
Algunos ejemplos son:
- organización ineficaz del lugar de trabajo
- mala ubicación de recursos, suministros, herramientas, etc.
- lugar de papeleo
- etc.
7º Desperdicio: Defectos.
Se entiende defecto todo aquello que no fue realizado o completado de forma correcta, lo que suele suponer volver a realizarlo empleando con ello más tiempo y recursos para conseguir el objetivo esperado.
Se puede producir por una falta de información, procesos no funcionales o servicios inadecuados que hacen que el producto y/o servicio que llega al cliente sea inadecuado o no esté completo.
Algunos ejemplos de los defectos se pueden identificar como errores que ocurren una y otra vez y que indican que el proceso es defectuoso, baja satisfacción de los cliente, la necesidad de buscar a la persona correcta para completar información sobre el producto y/o servicio debido a un fallo en la misma o errores en envío o entrega al cliente.
8º Desperdicio: talento perdido
Se trata de un desperdicio de carácter intelectual y supone el desconocimiento y falta de utilización del talento, habilidades, conocimientos y experiencia que se encuentra disponible entre el personal de la empresa y que permitiría mejorar de forma activa y constante.
La no utilización del talento disponible provoca la desmotivación debido a que la persona no se siente apreciada en este ambiente de trabajo y, con ello, la empresa pierde un saber-hacer, sugerencias, implicación activa en aumentar la eficiencia, empleo de la creatividad para la solución de problemas o falta de implicación en la formación activa, claves para el crecimiento y mayor posición en el mercado de cara al futuro.
Conclusión.
Se puede observar que todos los desperdicios se encuentran altamente relacionados entre ellos, como por ejemplo, la sobreproducción provoca la necesidad de llevar a cabo un inventario, necesita transporte o enmascara los defectos.
Podemos pensar que no existe ningún problema en que se disponga de un gran almacén de piezas para utilizar ya que agilizará el proceso de fabricación, pero si no gestiona de forma eficaz y se reduce a lo necesario, se cae en la desmotivación, falta de hábitos de eficacia, no ver la necesidad de realizar un mantenimiento preventivo de las maquinas o fallos en la detección de los errores.
Pensemos un momento en una situación en la que se detecte un fallo al ensamblar dos piezas debido a que una de ellas tiene un desfase de 1 milímetro que impide que encaje con la otra pieza. Descubrir esto puede hacernos pensar, ¡Menos mal que tengo un stock en el almacén y puedo simplemente apartar las piezas defectuosas y continuación funcionando!
Sin embargo, separar estas piezas defectuosas supone utilizar un almacén o zonas específico, además de que no sabemos cuántas piezas están defectuosas debido a que se ha detectado varias semanas después de su elaboración. Por otra parte, nos demuestra que la máquina que lo realizaba presenta una desviación que hace que sea necesario controlar de forma más directa las medidas de las piezas que se efectúan en ella.
Overproduction, inventory, transportation or processes incorrectly are some of the wastes to be taken into account to improve the efficiency of the activities carried out and the product and / or service offered to the customer.
The overproduction, the inventory or the transport are some of the despercidios that looks for to control and to eliminate the Production System of Toyota.
If we evaluate the company dissecting on one hand those activities that generate value from those that do not, we will realize that a large number of hours of our daily activity is focused on doing work that does not bring any difference to the product and / or service offered to the customer.
From the TPS (Toyota Production System) base it is conceived that the manufacturing process must be evaluated not by processes but also from the perspective or vision of the customer, both external and internal (to expand this concept I recommend reading the article » Suppliers and internal customers within companies «).
In this way the value of a specific activity is distinguished and it is possible to separate it from those that do not have it. Although, obviously, there are jobs that, although they do not add value to the customer, are necessary to guarantee the quality and effectiveness of the product and / or service offered. With this information it is possible to include small improvements that make a big difference only by focusing on those activities that generate value.
In addition, with an adequate objectivity we will distinguish those activities that are classified as waste, that is, actions that do not contribute anything to the product and / or service but suppose an increase of time, space, work or money.
Reducing these eight wastes, which I will explain below, can improve efficiency and effectiveness, adapt to customer needs, eliminate risks associated with the activity, provide the flexibility to adapt to changes and make better use of available resources, to name a few. the benefits.
So, let’s see what the 8 rubbish is to reduce!
1st Waste: Overproduction.
This waste focuses on overproduction including all those products and / or services that are made in greater proportion than what the market requests or for which it has not requested.
It is customary to produce this waste in production lines that do not stop to avoid the costs of shutdown and ignition and the time required to perform these activities, or when it is done to dispose of a warehouse in the event of an unexpected increase on orders.
Overproduction means having more facilities with the considerable increase of resources needed and have a very efficient logistics that can cause them to fall into other wastes that we will see below.
2nd Waste: Waits.
This is one of the most frequent waste due to the fact that it is any delay or expectation that may end up impacting on the customer. It can also occur internally in the production environment, for example, when it is necessary to wait for a part to arrive and the process can continue.
Some examples of these wastes are:
waiting time for lack of human resources, machines, materials, information, etc., necessary to continue the work
bottlenecks in the process
delays because it is necessary the signature of a responsible that supposes the suspension of the activity.
surveillance of automatic machines.
If we combine with the previous we can think that they are contradictory because if we eliminate or reduce the products of the warehouses, there will be periods of inactivity waiting for a piece to arrive or a previous step.
The key here is to combine both activities, having a system that allows for fair articles to avoid waiting and avoid falling into other wastes such as inventory or defects.
3rd Waste: Transport.
As transport is meant the movement of materials and information from one place to another due to poor design or planning.
Some examples may be:
sending emails between several departments before their final destination
transport of materials from one place to another
inefficient flow.
movement of finished articles from one warehouse to another
It is logical to think that if we have to put together two pieces to create the final product that is offered to the client, but both pieces are placed at one hour from the location where the last activity is to be carried out, the transfer time is time to be added to the equation of product realization. In other words, if it takes 3 minutes for the assembly of the part, in this specific case it would take 1 hour and 3 minutes, which would have to add the time of putting together the order of pieces to be transportation, unpacking and placement of the parts received in an internal warehouse waiting for them to be used. And all this time spent affects the cost of realization of the final product.
4 Waste: Process incorrectly.
This waste comes from complex processes in which unnecessary tasks and redundant steps do not add value to the final result from the perspective That is to say, the extra processing occurs when it is necessary to complete extra fields that require unnecessary information from the client since it does not affect an effective improvement, redundant process steps that involve more time in doing a task already done, a excess of necessary signatures and unnecessarily complete records, formats or documents that do not provide an additional value, etc.
For the TPS we should not forget that not everything should be assessed from the point of view of defects, but produce products with a quality superior to the requested one is also a waste, since the client has not requested nor pays for it. 5 Waste: Inventory.In some companies, inventory is considered an asset, however maintaining and managing it effectively involves time, money and resources, both human, logistic and space, which ends up making it a liability and in the long run is a waste.Adopt a Just-in-Time thinking is very effective to avoid having to check, clean, control and remove those products that are not necessary, outdated or expired. In addition, it can mask other waste such as overproduction or defects that would not be detected until a later time and of which it would be very difficult, if not impossible, to determine the real cause for which they occurred.
6 Waste: Movement.
This waste refers to excessive movement in the performance of a task. It can not be confused with the previous transport waste since this refers to an excess of movement of the piece or product through the whole process, whereas the movement is focused on the people and the displacements that it has to realize to complete the task carried out and that increases the time to do so. One of the greatest examples of this waste are nurses who walk for much of their day to perform different tasks in various sections of hospitals and who assume that a large part of its activity is used in the displacements by the building. Some examples are: inefficient organization of the workplace of the location of resources, supplies, tools, etc. paper place
7 Waste: Defectos.
Se is understood defect everything that was not realized or completed correctly, which usually means redoing it using more time and resources to achieve the objective or expected. It can be caused by a lack of information, non-functional processes or inadequate services that make the product and / or service that reaches the customer inadequate or incomplete. Some examples of defects can be identified as errors that occur over and over and indicating that the process is defective, low customer satisfaction, need to look for the right person to complete information about the product and / or service due to a failure in the same or errors in shipping or delivery to the client.
8 Waste: Talent
This is a waste of intellectual character and implies ignorance and lack of utilization of the talent, skills, knowledge and experience that is available among the company’s staff and that would enable an active and constant improvement.
The lack of use of available talent leads to discouragement because the person does not feel appreciated in this work environment and, with it, the company loses a know-how, suggestions, active involvement in increasing efficiency, use of creativity for the solution of problems or lack of involvement in the active formation, keys to the growth and greater position in the market of the future.
Conclusion.
It can be observed that all wastes are highly interrelated, for example, overproduction causes the need to carry out an inventory, needs transport or masks defects.
We can think that there is no problem in having a large warehouse of parts to use as it will streamline the manufacturing process, but if it does not manage efficiently and reduces to what is necessary, it falls into the demotivation, lack of habits of efficiency, not to see the need to perform a preventive maintenance of the machines or failures in the detection of errors.
Let’s think for a moment of a situation where a failure is detected by assembling two pieces because one of them has a 1 mm offset that prevents it from fitting with the other piece. Discovering this can make us think, It’s a good thing I have a stock in the warehouse and I can simply set aside the defective parts and then continue to work!
However, separating these defective parts involves using a specific warehouse or zones, plus we do not know how many pieces are defective because they have been detected several weeks after their manufacture. On the other hand, it shows us that the machine that made it has a deviation that makes it necessary to control more directly the measurements of the parts that are made in it.[:]