Logistica y Lean .
En este artículo descubriremos las claves del sistema que está revolucionando la prestación de servicios logísticos en cualquier ámbito (recepción, almacenaje, preparación, distribución, cadenas extendidas de valor…): Lean Logistics. Un sistema que, a pesar de su origen industrial en Toyota, se adapta a la realidad logística para mejorar la calidad de servicio, producir mejores resultados y mejorar la calidad de vida de los profesionales de la logística mediante conceptos, técnicas y herramientas sencillas que persiguen la eliminación sistemática de toda fuente de despilfarro. Se revisarán sus conceptos fundamentales, los resultados que puede proporcionar.
Es frecuente que en nuestro entorno de trabajo tengamos que vérnoslas a diario con problemas del tipo: fueras de stock, entregas tardías, errores de preparación, baja productividad de los recursos, falta de sincronización de flujos de comunicación cliente-proveedor, insuficiente soporte de los SSII a los procesos de trabajo… problemas operativos repetitivos que consumen nuestro tiempo y energía. Problemas de los que, como en el boxeo, podemos correr pero no podemos escondernos y que tenemos que solucionar definitivamente para mejorar nuestra calidad de vida profesional y dar mejor servicio a los Clientes.
¿Hay cura? Sin duda. La gestión eficaz y eficiente de las operaciones en los procesos logísticos es la manera de crear entornos de trabajo libres de errores, orientados a mejorar la calidad, reducir los tiempos de servicio, minimizar el impacto de la variabilidad y reducir las diversas inflexibilidades con las que nos encontramos (personas, procesos, Sistemas de Información).
¿Qué tiene que ver Toyota con la prestación de servicios logísticos y cómo me puede ayudar en mi trabajo? Toyota es una compañía que se destaca claramente del resto de fabricantes de vehículos por la eficacia con la que gestiona sus procesos de producción, incluso a pesar de sus recientes e innegables problemas de calidad. El sistema de producción de Toyota (Toyota Production System, TPS, en sus siglas en inglés) es el espejo en donde se han mirado miles de empresas industriales y de servicios para mejorar sus operaciones y sus procesos de producción. Esta revolución, aparentemente alejada del mundo logístico, ha llegado ya. Multitud de organizaciones que se sirven de la logística o que la logística es su razón de existir, tanto en el extranjero como en España, lo están aplicando para obtener mejoras sustanciales en los parámetros críticos de su actividad.
¿Qué quiere decir Lean Logistics? Lean, literalmente, quiere decir “magro”, “sin grasa”. En nuestra actividad cotidiana podemos asimilar la grasa a los despilfarros en cualquier aspecto de la misma. Dado que la grasa es todo o que entorpece nuestra actividad cotidiana, lo que dificulta que seamos ágiles y flexibles, es fácil darse cuenta de los beneficios de puede reportar eliminar todo
lo que nos sobra. Si aplicamos el término Lean a la actividad logística (Logistics en inglés), disponer de un sistema logístico sin “grasa”, sin despilfarro, nos permite dar respuesta de manera ágil a las demandas del entorno trabajando mejor, no más.
¿Por qué debemos cambiar? Las razones para emplear las técnicas, herramientas y metodologías asociadas al Sistema de Producción de Toyota en nuestro entorno cotidiano responden a tres causas:
a) Los clientes se merecen lo mejor.
Hoy en día la mayor parte de los servicios logísticos (planificación de demanda, almacenaje, Picking, distribución…) están plagados de ineficiencias cuyo coste es pagado entre los clientes y los productores del servicio. Ofrecer un servicio eficiente, que fluya sin interrupciones, libre de defectos y que no genere irritaciones genera satisfacción de manera directa y es la mejor manera de mejorar la satisfacción de los clientes.
b) Los profesionales logísticos se merecen lo mejor.
Hay una correlación directa entre la satisfacción de los empleados con su productividad. Los profesionales logísticos que trabajan en entornos no optimizados (con altos porcentajes de actividades si valor añadido) se frustran, se estresan y se enfadan cuando son conscientes que el sistema no funciona y -sobre todo- que no se hace nada por arreglarlo. Los profesionales satisfechos seguramente generan niveles de satisfacción de clientes más elevados que los insatisfechos.
c) La cadena de suministro global se merece lo mejor.
La rentabilidad de la compañía depende en gran medida de la gestión eficaz y eficiente de las operaciones por lo que eliminar toda fuente de despilfarro mediante Lean Logistics es un esfuerzo que vale la pena y garantiza nuestra supervivencia a futuro.
Para entender el alcance de lo que supone abrazar Lean Logistics como vía de mejora, debemos entender unos conceptos básicos:
Despilfarro (en japonés, Muda). El Muda es cualquier fuente de despilfarro que se produce en nuestro entorno laboral. El objetivo de un sistema Lean es la identificación y eliminación sistemática del despilfarro.
Flujo. La prestación de los servicios logísticos debe “fluir” sin interrupciones desde el inicio hasta el fin. Asociado al flujo del servicio principal hay otros flujos (flujo de información, materiales, medios de movimentación y transportes, calidad, sistemas de información, equipos, diseño de procesos y procedimientos…) que es, precisamente, donde se esconden los Mudas. “Ver” el flujo ayuda a descubrir el despilfarro.
Valor añadido. El cliente sólo debería pagar por lo que añade valor. Todo el tiempo que estamos trabajando en el servicio se añade a su coste pero no necesariamente a su valor. Ser consciente de esta verdad es el primer paso para mejorarlo.
Just in Time/ Jidoka. Realizar la producción del servicio en la cantidad necesaria, en el momento necesario y en el lugar necesario es condición sine- qua-non para la creación del flujo. Jidoka implica el uso inteligente de personas y tecnología combinado con la obligación de detener cualquier proceso ante la aparición de un problema para evitar que siga generando problemas innecesarios en los procesos aguas abajo.
Gemba. El Gemba es el lugar de trabajo, donde se deben resolver los problemas. Los problemas no se resuelven en los despachos sino sólo donde se generan, en el gemba (almacenes, muelles de carga, playas, áreas de Picking, rutas de distribución, departamentos de planning…)
Gestión visual/estandarización. La gestión mediante estándares visuales ayuda a poner de manifiesto el flujo y simplifica enormemente el trabajo. El estándar es la única manera de disponer de una base sólida sobre la que sustentar la mejora continua. Los estándares deben ser mejorados continuamente por los empleados que generan el valor añadido en el Gemba
Estos conceptos básicos, junto a todo un arsenal de nuevas herramientas, técnicas y metodologías nos deben permitir obtener resultados como:
Reducir un 45% la necesidad de circulante (stock) manteniendo o ymejorando el nivel de servicio.
- Aumentar un 20% la capacidad de producción de un área de Picking.
- Reducir el 90% de los errores de Picking.
- Acortar un 50% los tiempos medios de suministro.
- Mejorar la utilización del espacio de almacenamiento disponible (ganando un 20-35% de los m2 actualmente necesarios para desarrollar la operación).
- Mejorar el soporte funcional que ofrecen los sistemas de información a los procesos logísticos (SGA’s, ERP’s…).
- Aumentar drásticamente la productividad del área de Picking (+50%
- Disponer de áreas de trabajo eficientes, limpias, ordenadas y bien distribuidas.Por último, pero no menos importante, debo destacar la labor de divulgación que efectúa permanentemente el CEL sobre estos temas y que se ha plasmado en el lanzamiento de la web www.leanlogistics.es, y que desde ahora les invito a usar y –lo más importante- a compartir. Este punto de encuentro de profesionales logísticos de cualquier ámbito y nivel organizativo debe servir para fomentar el intercambio de experiencias, casos de éxito que permitan favorecer la mejora continua de nuestros procesos.
In this article we will discover the keys to the system that is revolutionizing the provision of logistics services in any area (reception, storage, preparation, distribution, extended value chains …): Lean Logistics. A system that, despite its industrial origins in Toyota, fits logistics reality to improve the quality of service, produce better results and improve the quality of life for logistics professionals through concepts, techniques and simple tools that pursue the systematic elimination of all sources of waste. its fundamental concepts are reviewed, the results can provide
Often in our work environment we are dealing daily with problems like: you were out of stock, late deliveries, preparation errors, low productivity of resources, lack of synchronization of flows customer-supplier communication, insufficient support of the SSII to work processes … repetitive operational issues that consume our time and energy. Problems that, as in boxing, we can run but we can not hide and we have to definitively resolve to improve our quality of working life and provide better service to customers.
Is there a cure? Definitely. The effective and efficient management of operations in logistics processes is the way to create environments that are free from errors, designed to improve quality, reduce service times, minimize the impact of variability and reduce the various inflexibilities with which we (people, processes, information systems).
What has to do with Toyota providing logistics services and how can it help me in my work? Toyota is a company that clearly stands out from other vehicle manufacturers by the efficiency with which manages its production processes, even despite its recent and undeniable quality problems. The Toyota Production System (Toyota Production System, TPS, its acronym in English) is the mirror where they have looked at thousands of industrial and service companies to improve their operations and production processes. This revolution, apparently away from the logistics world, has arrived. Many organizations that use logistics or logistics is its reason to exist, both abroad and in Spain, they are applying for substantial improvements in the critical parameters of their activity.
What does Lean Logistics? Lean literally means «lean», «fat». In our daily activity we can assimilate the fat wastages in any aspect of it. Since fat is all or hindering our daily activities, making it difficult for us to be agile and flexible, it is easy to realize benefits you may report eliminate all what is left. If we apply the term Lean logistics activity (Logistics English) have a logistical system without waste, without «fat» allows us to respond swiftly to the demands of the environment by working smarter, not harder.
Why should we change? The reasons to use the techniques, tools and associated with the Toyota Production System in our everyday environment methodologies respond to three causes:
a) Customers deserve the best.
Today most of logistics services (demand planning, warehousing, picking, distribution …) are riddled with inefficiencies whose cost is paid between customers and service producers. Provide an efficient service, to flow uninterrupted, free of defects and that does not generate irritation generates directly and satisfaction is the best way to improve customer satisfaction.
b) The logistics professionals deserve the best.
There is a direct correlation between employee satisfaction with their productivity. Logistics professionals working in non-optimized environments (with high percentages of value-added activities if) is frustrated, they stressed and angry when they are aware that the system does not work and -above all- that nothing is done to fix it. Satisfied surely generate professional satisfaction levels higher than dissatisfied customers.
c) The global supply chain deserves the best.
The profitability of the company depends largely on the effective and efficient management of operations so eliminating sources of waste through Lean Logistics is a worthwhile effort and guarantee our future survival.
To understand the scope of what it means to embrace Lean Logistics as a means of improvement, we must understand some basic concepts:
Waste (in Japanese, Muda). Muda is any source of waste that occurs in our working environment. The goal of a Lean system is the systematic identification and elimination of waste.
Flow. The provision of logistics services must «flow» without interruption from the beginning to the end. Associated with the flow of the main service are other flows (flow of information, materials, media handling and transport, quality, information systems, equipment, design of processes and procedures …) which is precisely where Mudas hide. «View» flow helps uncover waste.
Value added. The client should only pay for what adds value. All the time we are working in the service adds to the cost but not necessarily its value. Being aware of this truth is the first step to improve it.
Just in Time / Jidoka. Perform service production in sufficient quantity, at the right time and in the necessary place is Sine-qua-non for the creation of flow. Jidoka involves the intelligent use of people and technology combined with the obligation to stop any proceeding before the appearance of a problem to prevent further generating unnecessary problems in downstream processes.
Gemba. Gemba is the workplace, where they must solve problems. The problems are not resolved in the offices but only where they are generated, in the gemba (warehouses, loading docks, beaches, areas of picking, distribution routes, planning departments …) visual / standardization management. Management using visual standards helps to highlight the flow and greatly simplifies the work. The standard is the only way to have a solid basis on which to sustain continuous improvement. The standards must be continuously improved by employees that generate added value in the Gemba
These basics, along with an arsenal of new tools, techniques and methodologies should allow us to obtain results as:
- Reduce by 45% the need for working capital (stock) maintaining and
improving the level of service. - 20% increase the production capacity of a picking area.
- Reduce 90% of picking errors.
- Shorten 50% average delivery times.
- Improve the use of available storage space (winning 20-35% of m2 currently required to develop the operation).
- Improve functional support offering information systems to logistics processes (SGA’s, ERP …).
- Dramatically increase productivity Picking area (+ 50%).
- Have areas of efficient, clean, orderly and well distributed.
Last but not least, I emphasize the outreach that constantly makes CEL on these issues and that has resulted in the launch of the web www.leanlogistics.es, and now I invite you to use, and- more importantly to share. This meeting point for logistics professionals of any level and organizational level must serve to promote the exchange of experiences, success stories that allow foster continuous improvement of our processes.
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