No olviden nunca que la comunicación para serlo, debe fluir en ambos sentidos. No es información, es comunicación.
Como hemos visto hasta ahora, la mejora continua debe ser el motor de una organización Lean en la que todos sus componentes aportan ideas para mejorar el estándar. Para conseguir este cambio en la cultura de la organización, es fundamental que todos estemos alineados y eso lo conseguimos con las reuniones periódicas.
Por definición debemos considerar una reunión como una forma de Muda de nuestro proceso, sin ningún género de dudas, hay pasos en nuestro proceso que si bien no añaden valor al mismo tiempo son imprescindibles y tenemos que optimizarlos.
Ahí va mi propuesta para comunicar y alinear toda la organización de una forma eficiente, pero a la vez eficaz.
A nivel operario con su jefe de Equipo
Estas reuniones son idealmente de 10 a 12 personas como máximo. Por ejemplo, el equipo de Recepciones con su Jefe de equipo, o el de Picking con su Jefe de zona.
Deben tener lugar a principio de cada turno, mañana-tarde-noche, con una duración máxima de 5 a 10 minutos y deben comenzar y finalizar tratando un tema referente a Seguridad, ya que es importante que tengamos siempre el interruptor de la Seguridad en ‘on’.
Si ustedes tienen ya una edad… como este modesto articulista, recordarán al Capitán Furillo en ‘Canción Triste de Hill Street’ despedir la reunión diaria con su equipo de Policias con su ‘…tengan cuidado ahí fuera’.
Además de hablar del Objetivo más importante del equipo, como es la ‘Seguridad’, se comentan los resultados del día anterior, lo que se espera de nosotros en el turno de hoy y reporte de mejoras y problemas resultantes del trabajo de ayer.
Estas reuniones tendrán lugar delante del tablón de objetivos del equipo que deberemos actualizar en el transcurso de la reunión. El Jefe de equipo liderará el proceso.
A nivel jefes de Equipo con el jefe de Operaciones
Aquí participan los diferentes Jefes de Equipo con el Jefe de Operaciones. Esta reunión puede ser un poco más larga, en torno a 10-15 minutos, también delante de paneles de desempeño donde se consolidan los resultados del día anterior, con la información procedente de las distintas áreas y reportada por los diferentes jefes de equipo.
En esta reunión además de analizar el trabajo para el día en curso, se reportarán los problemas que no se han podido solucionar en las reuniones operario/jefe de Equipo, asignando responsables.
Esta reunión debe tener lugar aproximadamente a las 10 de la mañana. A esa hora todavía tenemos margen para poder encarrilar un día difícil…
Reunión de Dirección de Operaciones
Aproximadamente a las doce de la mañana, se reúne la Dirección de Operaciones del Centro para hacer un último trabajo de alineamiento de información y solución de problemas a un nivel más alto y donde participan los Responsables de Operaciones, Seguridad, Salud, Medio ambiente, Recursos Humanos, Planificación e Ingeniería.
Es también una reunión breve de entre 10 y 15 minutos, delante de un tablero donde ya vemos más proyectos estratégicos en formato A3 y KPIs del Centro de Operaciones.
Hay que reconocer que son muchas reuniones, pero tratadas de forma eficiente conseguirán el doble objetivo de alineamiento de objetivos a lo largo de toda la organización y de reporte de problemas de Abajo-Arriba y solución de los mismos Arriba-Abajo.
… Y no olviden nunca que la comunicación para serlo, debe fluir en ambos sentidos. No es información, es comunicación y la Seguridad debe ser una parte importante de la misma.
Como decía un director de Operaciones, “nuestro primer objetivo es que ustedes se vayan a su casa en las mismas condiciones en las que llegaron. Eso sí… ‘un poquito más cansados’”.[:en]The importance of communication in Lean.
Communication never to be forgotten, must flow in both directions. Not information is communication.
As we have seen so far, continuous improvement must be the engine of a Lean organization in which all components contribute ideas to improve the standard. To achieve this change in the culture of the organization, it is essential that everyone is aligned and that we got with the regular meetings.
By definition we consider a meeting as a way of Muda of our process, without any doubt, there are steps in our process that do not add value while at the same time are essential and we have to optimize them.
Here is my proposal to communicate and align the whole organization of an efficient, yet effective.
A operator level with his crew chief
These meetings are ideally 10 to 12 people maximum. For example, the team Receptions with his crew chief, or his head Picking zone.
They must take place at the beginning of each shift, morning-evening, with a maximum duration of 5 to 10 minutes and must begin and end dealing with an issue concerning security, since it is important that we always have the switch Safety ‘ on ‘.
If you already have an age … as this humble columnist, will remember Captain Furillo in ‘Sad Song of Hill Street’ dismiss the daily meeting with his team of Policemen with ‘… be careful out there’.
Besides talking the most important objective of the team, such as the ‘Security’, the results of the previous day are discussed, what is expected of us in today’s turn and reporting improvements and problems resulting from work yesterday.
These meetings will take place before the board team goals that we update during the meeting. The Team Leader will lead the process.
A team heads level with the head of Operations
This involved the various Team Leaders with the Chief of Operations. This meeting can be a little longer, around 10-15 minutes, also before performance panels where the results of the previous day are consolidated with information from different areas and reported by the different team leaders.
At this meeting, besides analyzing the work for the current day, the problems have not been solved in the meetings operator / team leader, assigning responsible will be reported.
This meeting should take place at about 10 am. At that time we still have margin to encarrilar a difficult day …
Operations Management Meeting
At approximately midnight, meets the Operations Center for one last job alignment information and troubleshooting to a higher level and where those responsible for Operations, Safety, Health participate, Environment, Resources human, Planning and Engineering.
It is also a brief meeting between 10 and 15 minutes before a board where we already see more strategic projects in A3 and Operations Center KPIs format.
We must recognize that many meetings, but treated efficiently get the dual purpose of alignment of goals throughout the organization and reporting problems bottom-up and solving them up and down.
… And never forget that communication to be, it must flow in both directions. It is not information, is communication and security should be an important part of it.
As a director of Operations said, «Our first goal is that you will go home in the same condition in which they arrived. That’s right … ‘a little more tired.’ »
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