La generación de valor mediante la Agenda y Actas
Agenda y las actas son fundamentales para la buena gestión y la gobernabilidad de un ciclo de vida del proyecto. Mientras agenda y las actas que contribuyen al éxito de la ejecución del proyecto, que son muy útiles para todos los esfuerzos del equipo liderado en los negocios. Paul Axtell, autor de Reuniones Materia, declaró: «Las reuniones son en el corazón de una organización eficaz, y cada encuentro es una oportunidad para aclarar cuestiones, establecer nuevas direcciones, mejorar el enfoque, crear una alineación, y mover hacia adelante los objetivos.»
Agenda y las actas son apropiadas y útiles cada vez que un grupo de personas se reúne para discutir, planificar y decidir sobre los temas y los resultados.
Beneficios de una agenda y minutos incluyen:
Proporcionar un ambiente de equipo de colaboración
Proporcionar un enfoque para documentar y supervisar las tareas que cumplen
Aumentar la concentración y la atención en las acciones y decisiones resultantes de reuniones
Ahorrar costes y tiempo mediante la adición de la estructura y la disciplina de gestión de reuniones
Proporcionar un enfoque coherente para la gestión eficiente y eficaz las entradas y salidas de reuniones
Agenda y Actas del proceso:
Determinar la logística de reuniones
Tema, objetivo, ubicación, con llamadas en número, fecha, presidente, grabadora, y los invitados
Las entradas a una agenda pueden incluir minutos anteriores, carta del proyecto, el cronograma del proyecto, el plan de gestión de los interesados, el plan de gestión de las adquisiciones, el plan de gestión de riesgos, plan de gestión de problemas, el plan de gestión de la calidad, plan de control de cambios, el plan de recopilación de datos, las lecciones aprendidas del plan, la mejora continua iniciativa, etc.
Determinar temas de la reunión
, inicio, duración y resultados deseados responsables
Distribuir el orden del día antes de la reunión para permitir que los invitados revisión y el tiempo de preparación
Llevar a cabo reuniones basado en la agenda
Presidente maneja la agenda; grabador documenta los minutos
Distribuir minutos dentro de las 24 horas de la reunión
, La acción / decisión, y la fecha de vencimiento responsable
Utilizar minutos para las reuniones de seguimiento y actualizaciones de estado de acción, según sea necesario
Agenda y las actas proporcionan la entrada a muchos otros planes, actividades y empresas durante el ciclo de vida del proyecto. Mientras que la plantilla de agenda y las actas puede variar ligeramente, es probable que contienen muchos de los componentes que se encuentran en el siguiente ejemplo. Esta imagen representa una plantilla básica agenda y las actas, junto con sus elementos.[:en]
Generating Value by Using Agenda and Minutes
Agenda and minutes are foundational to successful management and governance of a project lifecycle. While agenda and minutes contribute to the success of project execution, they are very useful for all team-led endeavors in business. Paul Axtell, author of Meetings Matter, stated, “Meetings are at the heart of an effective organization, and each meeting is an opportunity to clarify issues, set new directions, sharpen focus, create alignment, and move objectives forward.”
Agenda and minutes are appropriate and useful any time a group of people comes together to discuss, plan, and decide on topics and outcomes.
Benefits of an agenda and minutes include:
Provide a collaborative team environment
Provide an approach to document and monitor meeting assignments
Increase focus and attention on actions and decisions resulting from meetings
Save cost and time by adding structure and discipline to meeting management
Provide a consistent approach for efficiently and effectively managing meeting inputs and outputs
Agenda and Minutes Process:
Determine the meeting logistics
Subject, objective, location, call-in number, date, chairperson, recorder, and invitees
Inputs to an agenda may include previous minutes, project charter, project schedule, stakeholder management plan, procurement management plan, risk management plan, issue management plan, quality management plan, change control plan, data collection plan, lessons-learned plan, continuous improvement initiative, etc.
Determine meeting topics
Responsible, start, duration, and desired results
Distribute the agenda in advance of the meeting to allow invitees review and preparation time
Conduct meeting based on agenda
Chairperson manages the agenda; recorder documents the minutes
Distribute minutes within 24 hours of the meeting
Responsible, action/decision, and due date
Utilize minutes for follow-up meetings and action status updates, as necessary
Agenda and minutes provide input to many other plans, activities, and undertakings during the project lifecycle. While your agenda and minutes template may vary slightly, it will likely contain many of the components found in the following example. This image depicts a basic agenda and minutes template, along with its elements.[:]