La generación de valor mediante la Agenda y Actas
Agenda y las actas son fundamentales para la buena gestión y la gobernabilidad de un ciclo de vida del proyecto. Mientras agenda y las actas que contribuyen al éxito de la ejecución del proyecto, que son muy útiles para todos los esfuerzos del equipo liderado en los negocios. Paul Axtell, autor de Reuniones Materia, declaró: «Las reuniones son en el corazón de una organización eficaz, y cada encuentro es una oportunidad para aclarar cuestiones, establecer nuevas direcciones, mejorar el enfoque, crear una alineación, y mover hacia adelante los objetivos.»
Agenda y las actas son apropiadas y útiles cada vez que un grupo de personas se reúne para discutir, planificar y decidir sobre los temas y los resultados.
Beneficios de una agenda y minutos incluyen:
Proporcionar un ambiente de equipo de colaboración
Proporcionar un enfoque para documentar y supervisar las tareas que cumplen
Aumentar la concentración y la atención en las acciones y decisiones resultantes de reuniones
Ahorrar costes y tiempo mediante la adición de la estructura y la disciplina de gestión de reuniones
Proporcionar un enfoque coherente para la gestión eficiente y eficaz las entradas y salidas de reuniones
Agenda y Actas del proceso:
Determinar la logística de reuniones
Tema, objetivo, ubicación, con llamadas en número, fecha, presidente, grabadora, y los invitados
Las entradas a una agenda pueden incluir minutos anteriores, carta del proyecto, el cronograma del proyecto, el plan de gestión de los interesados, el plan de gestión de las adquisiciones, el plan de gestión de riesgos, plan de gestión de problemas, el plan de gestión de la calidad, plan de control de cambios, el plan de recopilación de datos, las lecciones aprendidas del plan, la mejora continua iniciativa, etc.
Determinar temas de la reunión
, inicio, duración y resultados deseados responsables
Distribuir el orden del día antes de la reunión para permitir que los invitados revisión y el tiempo de preparación
Llevar a cabo reuniones basado en la agenda
Presidente maneja la agenda; grabador documenta los minutos
Distribuir minutos dentro de las 24 horas de la reunión
, La acción / decisión, y la fecha de vencimiento responsable
Utilizar minutos para las reuniones de seguimiento y actualizaciones de estado de acción, según sea necesario
Agenda y las actas proporcionan la entrada a muchos otros planes, actividades y empresas durante el ciclo de vida del proyecto. Mientras que la plantilla de agenda y las actas puede variar ligeramente, es probable que contienen muchos de los componentes que se encuentran en el siguiente ejemplo. Esta imagen representa una plantilla básica agenda y las actas, junto con sus elementos.