Project Management : Herramientas de planificación: Diagrama de flechas

La gestión de proyectos es la disciplina del planeamiento, la organización, la motivación, y el control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos.Un proyecto es un emprendimiento temporal diseñado a producir un único producto, servicio o resultado¹​ con un principio y un final definidos (normalmente limitado en tiempo, en costos y/o entregables), que es emprendido para alcanzar objetivos únicos²​ y que dará lugar a un cambio positivo o agregará valor.

La naturaleza temporal de los proyectos se contrapone con las operaciones normales de cualquier organización,³​las cuales son actividades funcionales repetitivas, permanentes o semi-permantentes que hacen a los productos o al servicio. En la práctica, la gestión de estos dos sistemas suelen ser muy distintos, y requieren el desarrollo de habilidades técnicas y gestión de estrategias diferentes.

El primer desafío para la gestión de proyectos es alcanzar la meta del proyecto,⁴​ y los objetivos dentro de las limitantes conocidas.⁵​ Las limitantes o restricciones primarias son el alcance, el tiempo, la calidad y el presupuesto. El desafío secundario, y el más ambicioso de todos, es optimizar la asignación de recursos de las entradas necesarias e integrarlas para alcanzar los objetivos predefinidos. Existen muchos más limitantes que dependen de la naturaleza del proyecto, de seguridad, relacionadas con el medio ambiente, relacionados con la oportunidad de negocio y otras muchas de tipo estratégico de compañía.

El éxito de un proyecto se corresponde con la consecución de los objetivos de alcance, plazos, coste y calidad mediante una gestión integrada de los mismos

Dentro de las herramientas de planificación para el project management, podemos destacar hoy esta que os explicare a continuación: una herramienta de planificación de proyectos y/o procesos. Es muy útil para establecer los tiempos de las diferentes actividades. El diagrama de flechas es una de las 7 herramientas administrativas de la calidad.

El diagrama de flechas es una representación gráfica en forma de red que nos permite visualizar el orden en que las actividades de un proyecto se realizan, permitiendo planificar y controlar su desarrollo.

El diagrama de flechas también se denomina como actividad diagrama de red, diagrama de red, red de actividades, diagrama de nodo o método de ruta crítica (CPM). El diagrama de flechas es una simplificación de la herramienta de planificación de proyectos diagrama de PERT.

El diagrama de flechas es considerado una de las 7 nuevas herramientas de la calidad, también denominadas herramientas administrativas de la calidad.

El aspecto que tiene un diagrama de flechas es el siguiente:

2.- Aplicabilidad y Beneficios: ¿Qué podemos hacer con esta herramienta?

– El diagrama de flechas muestra en un solo documento el recorrido de un proyecto.

– Permite conocer la secuencia de actividades y su duración.

– Facilita el control del proyecto.

– Este diagrama se puede reajustar continuamente para adaptarse a la realidad cambiante del proyecto.

– Realizar una planificación del proyecto y determinar las prioridades del mismo.

– Nos permite coordinar tareas simultáneas para optimizar la ejecución de un proyecto, y por lo tanto, el tiempo de ejecución.

Por lo tanto, el diagrama de flechas nos permite programar las actividades necesarias para el cumplimiento total de un proyecto en el menor tiempo posible, controlando el progreso de cada una de estas actividades.

Con la finalidad, de facilitar la elaboración de un diagrama de flechas, establecemos unos pasos a seguir, que son:

1) Reunir al equipo apropiado que conozca las actividades requeridas en el proyecto.

2) Identificar las actividades necesarias para el cumplimiento del mismo.

3) Determinar la secuencia de actividades.

4) Unir los eventos o nodos con flechas y líneas ficticias de acuerdo a su relación con las actividades (anteriores y posteriores).

5) Una vez elaborado el diagrama, definir la ruta crítica del proyecto.

La Ruta Crítica es una serie de actividades que no se pueden retrasar, y si pasara la duración del proyecto se vería afectada. La ruta crítica es el tiempo más largo en que el proyecto será finalizado completamente.

Para definir la ruta crítica, sigue el camino de los nodos que tienen la misma fecha próxima y lejana de la ocurrencia.

Antes de presentaros un ejemplo práctico, es necesario que os realice una leyenda de los diferentes símbolos que os podéis encontrar en el diagrama, así como su significado. No os preocupéis si de entrada, os cuesta entender algún concepto que os defina, en el ejemplo práctico, veréis paso a paso, y comprenderéis el significado de cada símbolo.

En una empresa de fabricación de elementos prefabricados de hormigón, ha iniciado un nuevo proyecto, para la producción de una sola viga armada.

Con la finalidad de realizar un ejemplo sencillo, he considerado únicamente realizar la fabricación de un sólo producto, ya que si son más, habría actividades superpuestas, y tendríamos que elaborar un diagrama más complejo, que dificultaría vuestro aprendizaje de esta herramienta.

Primero de todo debemos identificar todas las actividades que se realizan en el proceso de producción de estos productos, así como los tiempos de ejecución de cada uno, y las actividades anteriores inmediatas.

Una vez tenemos la tabla anterior elaborada, pasamos a realizar el diagrama:

Explicación detallada del diagrama:

Colocamos los nodos y las flechas, de tal manera que coincida con las relaciones que hemos establecido en la tabla. Muchas veces os puede pasar que tengáis que rehacer o reajustar la tabla, ya que a la hora de representarlo en el diagrama, notáis que os habéis saltado alguna actividad, o bien que no acaba de encajar con la realidad. Contra más detalle de las actividades menos errores tendréis que solucionar.

Por lo tanto, colocamos los nodos, con las flechas, identificamos la letra de las flechas, y anotamos el tiempo que necesita cada flecha (actividad) en realizarse, según lo que hemos indicado en la tabla.

Una vez tenemos el esqueleto, enumeramos los diferentes nodos, con número correlativo, para mantener un orden.

Cómo calculamos los tiempos:

Para determinar los tiempos más próximos, situados en la parte inferior izquierda de cada nodo.
Comenzamos con el tiempo 0.
Se debe sumar los tiempos de derecha a izquierda, el tiempo más próximo de la ocurrencia del evento anterior, con el tiempo que transcurre la actividad. Es decir, la primera actividad A, requiere de 16 horas, entonces 0+16 = 16, y es el número que colocamos en el siguiente nodo. Para la actividad B, partimos de 16 y le tenemos que sumar el tiempo que tardaremos en realizar la actividad B, por lo tanto: 16+5 =21 horas, que tenemos que colocar en el nodo siguiente, debemos seguir haciendo esta operación hasta el final.

Cuando dos o más flechas llegan a un mismo nodo, el número a escribir es el mayor. Os he puesto un ejemplo que es cómo establecer el tiempo más próximo del nodo número 12, ya que recibe del nodo 9 y 11. Por lo que, hacemos sumas parciales:

Del nodo procedente del 9: 697,5+4=701,5
Del nodo procedente del 11: 722,5+1=723,5

En este caso, elegiremos el valor mayor. En este caso es 723,5

Para determinar los tiempos más lejanos, situados en la parte inferior derecha de cada nodo.
En el último nodo, debemos empezar por el mismo tiempo con el que acaba, en el caso del núcleo 13, igualamos el tiempo del tiempo más próximo. En este caso se corresponde a 731,5 horas.
En el siguiente paso, núcleo 12,
deberemos restar el tiempo más lejano de ocurrencia del último nodo, el tiempo transcurrido por la actividad. En este caso, sería 731,5-8=723,5.

Cuando dos o más flechas salen a un mismo nodo, el número a escribir es el menor. Os he puesto un ejemplo que es cómo establecer el tiempo más próximo del nodo número 7, ya que existe la división del nodo 8 y 9. Por lo que, hacemos sumas parciales:

Del nodo procedente del 8: 26,5-1=25,5
Del nodo procedente del 9: 719,5-672=47,5

En este caso, elegiremos el valor menor. En este caso es 25,5

En este diagrama, podéis ver que la ruta crítica, os las he marcado las flechas de color negro. Como podéis observar los tiempos de los nodos coinciden. Es la mejor manera de saber cuál es vuestra ruta crítica.

Como veis es una herramienta muy beneficiosa para determinar una correcta planificación teniendo en cuenta las rutas criticas y posibles incumplimientos de cualquier planificación para los project managers.