¿Qué es un KPI para comercial?

En el sector de las ventas podríamos pensar que el único dato que necesitamos controlar es básicamente la cantidad de ventas realizadas y/o los beneficios obtenidos por estas. Sin embargo, no hay nada más lejos de la realidad, hay mucho más allá de estos datos brutos y generales que nos pueden ayudar a optimizar nuestro plan de ventas y/o marketing. No olvidemos que un KPI debe permitirnos comprobar el progreso de la consecución de objetivos, y por tanto, un KPI para ventas debe reflejar el progreso de los puntos claves de nuestra estrategia de ventas.

¿Cómo definir o hacer un KPI?

Lo primero que debes saber es que de nada servirá controlar numerosos KPIs si estos no están relacionados con tu estrategia de ventas. Es más, ante el exceso de datos, lo más probable es que te encuentres en un estado de confusión continua sin saber realmente a qué resultados debes prestar atención. En este sentido,tenemos que ser previsores y planificar adecuadamente todo el proceso de selección de KPIs y datos, para un análisis posterior adecuado.

La realización de informes periódicos en hojas de cálculo con las fórmulasya establecidas, nos ayudará muchísimo a optimizar nuestro tiempo y trabajo para sacar conclusiones y mejorar el proceso.

Pero volvamos a nuestro objetivo principal. Para hacer un KPI debemos partir de la definición de una estrategia clara, sus objetivos y tácticas o acciones que vamos a aplicar. Luego, veremos cuales son los datos que podremos obtener respecto a la consecución de ventas por los canales de distribución elegidos (web, tienda física, marketplaces…) y finalmente identificaremos los KPIs que podemos calcular con el fin de valorar los resultados obtenidos por cada una de las tácticas aplicadas.

Hacer un KPI paso a paso

Saber qué productos son los que más se venden, los que más margen de beneficios económico ofrecen, aquellos que se adquieren para completar un carrito de la compra a modo de “capricho”, aquellos que son complementarios a otros, los que se venden mejor en unas épocas del año o en otras, los que compran distintos perfiles de usuarios, los usuarios que compran con cierta recurrencia, la cantidad de visitas web recibidas por compra conseguida… son algunos de los datos que nos ayudarán a entender y determinar los KPIs para valorar la eficacia de nuestra estrategia de ventas.

Características de un KPI

Algo especialmente importante a la hora de definir un KPI es seguir el modelo S.M.A.R.T., es decir, asegurarte de que estos resultados sean inteligentes, posibles y eficaces cumpliendo los siguientes requisitos:

• Específico: ¿Qué quieres lograr exactamente?
• Medible: ¿A qué nivel quieres llegar? ¡Márcate cifras claras!
• Alcanzable: ¿Podrás lograrlo con las acciones planteadas?
• Realista: ¿Estás siendo realista? Ten en cuenta los recursos disponibles.
• Temporal: ¿En qué tiempo deberás obtener ese objetivo? No vale con un corto, medio o largo plazo, indica fechas concretas.

Ejemplos de KPIs para ventas

Existen muchas posibilidades y ejemplos de KPIs para ventas en función de la naturaleza y organización del negocio. No será lo mismo establecer los KPIs para una tienda online, que para un negocio que vende exclusivamente a través de marketplaces o en tienda física. Lo mismo pasará si se trata de un negocio B2B donde la fuerza de ventas se centra en exclusiva en un equipo de personas que buscan grandes ventas a través de contactos y reuniones. Todas estas son realidades muy diferentes y requieren de unos indicadores de rendimiento distintos.

Fórmulas y ejemplos de KPIs

Dicho esto, algunos KPIs que puedes valorar añadir a tu cuadro de mandos para aumentar el conocimiento de la empresa y alcanzar mayor eficiencia y productividad en tu plan de ventas son los siguientes que explicamos mediante sus fórmulas matemáticas:

• Incremento de facturación mensual = [(Facturación del mes en curso – Facturación del mes anterior) / facturación del mes anterior] x 100
• Ratio de rentabilidad de las ventas = [(Ventas – Costes) / Ventas] x 100
• Rentabilidad y margen de cada producto = [(Precio de producto – Coste de producción / Precio] x 100
• Cuota de mercado relativa = (Ventas de la empresa / Ventas totales del mercado) x 100
• Rotación de stock = (Consumo / Existencias) x 100
• Índice de fidelización = (Nº de clientes x nº de compras totales) / 100
• Ratio de reclamaciones = (Reclamaciones / compras) x 100
• Ratio de devoluciones = (Devoluciones / compras) x 100
• Ratio de visitas por compras = (Visitas / compras) x 100
• Ratio de conversión de llamadas telefónicas = (Llamadas efectivas / Total de llamadas) x 100
• Volumen de compras por cliente = (Total de compras / Total de clientes) x 100
• Coste de adquisición de cliente/conversión = Gastos en marketing / Nuevos clientes
• Coste por lead = Inversión / Leads

Recuerda que no todos, o incluso ninguno de estos KPIs es posible que sean los adecuados para tu negocio. Si manejas una tienda online tendrás que analizar a fondo KPIs del tráfico web, las conversiones a venta desde distintas fuentes de tráfico (redes sociales, SEO, blog, publicidad online…), la relación entre fans y verdaderos clientes, la recurrencia en la compra, las cestas de la compra abandonadas, la influencia de los cupones de descuento u ofertas en el incremento de ventas, el aumento de ventas por acciones con influencers, el coste por adquisición de cliente, la rentabilidad por cliente, la rentabilidad por cada uno de los productos que vendes, etc.

En conclusión, el primer paso que debes iniciar es establecer los objetivos de tu plan de ventas, y a partir de ahí configurar la estrategia de ventas y tácticas para luego determinar tus KPIs de ventas, su cálculo y uso, para lo cual te servirán de gran ayuda nuestros ejemplos de KPIs.

What is a KPI for commercial?

In the sales sector we could think that the only data that we need to control is basically the amount of sales made and / or the profits obtained by these. However, there is nothing further from reality, there is much beyond these gross and general data that can help us optimize our sales and / or marketing plan. Do not forget that a KPI should allow us to check the progress of the achievement of objectives, and therefore, a KPI for sales should reflect the progress of the key points of our sales strategy.

Why is an important KPI for commercial?

Key performance indicator, that is, a percentage measure to assess the level of performance of a strategy or tactics put in place to meet sales objectives.

How to define or make a KPI?

The first thing you should know is that it will be useless to control numerous KPIs if they are not related to your sales strategy. Moreover, in the face of excess data, you will most likely find yourself in a state of continuous confusion without really knowing what results you should pay attention to. In this sense, we have to be proactive and properly plan the entire process of selecting KPIs and data, for an adequate subsequent analysis.

The realization of periodic reports in spreadsheets with the formulas already established, will help us a lot to optimize our time and work to draw conclusions and improve the process.

But let’s go back to our main objective. To make a KPI we must start from the definition of a clear strategy, its objectives and tactics or actions that we are going to apply. Then, we will see what data we can obtain regarding the achievement of sales through the chosen distribution channels (web, physical store, marketplaces …) and finally we will identify the KPIs that we can calculate in order to assess the results obtained by each one. of the tactics applied.

Make a KPI step by step

Step by step to define your sales KPIs:

What is your sales strategy?
What are your sales goals?
What sales tactics are you going to implement?
How will you measure each of the actions?
What data can you extract?
What data interests you to analyze the results of each action from the point of view of achieving objectives?
What KPIs can you create or calculate with this data?
Know which products are the most sold, those that offer more profit margin, those that are purchased to complete a shopping cart as a «whim», those that are complementary to others, those that sell better in some times of the year or others, those who buy different user profiles, users who buy with certain recurrence, the number of web visits received per purchase … are some of the data that will help us understand and determine the KPIs to assess the effectiveness of our sales strategy.

Characteristics of a KPI

Something especially important when defining a KPI is to follow the model S.M.A.R.T., that is, to make sure that these results are intelligent, possible and effective meeting the following requirements:

Specific: What exactly do you want to achieve?
Measurable: At what level do you want to reach? Set clear figures!
Achievable: Can you achieve it with the actions proposed?
Realistic: Are you being realistic? Take into account the available resources.
Temporary: In what time should you obtain that objective? Not valid with a short, medium or long term, indicates specific dates.
Examples of KPIs for sales

There are many possibilities and examples of KPIs for sales depending on the nature and organization of the business. It will not be the same to establish the KPIs for an online store, than for a business that sells exclusively through marketplaces or in a physical store. The same will happen if it is a B2B business where the sales force is exclusively focused on a team of people looking for great sales through contacts and meetings. All these are very different realities and require different performance indicators.

Formulas and examples of KPIs

That said, some KPIs that you can value adding to your scorecard to increase the knowledge of the company and achieve greater efficiency and productivity in your sales plan are the following that we explain through their mathematical formulas:

Monthly billing increment = [(Billing of the current month – Billing of the previous month) / billing of the previous month] x 100
Profitability ratio of sales = [(Sales – Costs) / Sales] x 100
Profitability and margin of each product = [(Price of product – Cost of production / Price] x 100
Relative market share = (Company sales / Total market sales) x 100
Stock rotation = (Consumption / Stock) x 100
Loyalty index = (No. of clients x number of total purchases) / 100

Claims ratio = (Claims / purchases) x 100
Return rate = (Returns / purchases) x 100
Ratio of visits per purchases = (Visits / purchases) x 100
Telephone call conversion ratio = (Effective calls / Total calls) x 100
Volume of purchases per customer = (Total purchases / Total customers) x 100
Cost of customer acquisition / conversion = Marketing expenses / New customers
Cost per lead = Investment / Leads
Remember that not all, or even none of these KPIs may be right for your business. If you manage an online store you will have to thoroughly analyze KPIs of web traffic, conversions to sales from different sources of traffic (social networks, SEO, blog, online advertising …), the relationship between fans and true customers, the recurrence in the purchase , the abandoned shopping baskets, the influence of the discount coupons or offers in the increase of sales, the increase of sales by shares with influencers, the cost per customer acquisition, the profitability per client, the profitability for each one of the products you sell, etc.

In conclusion, the first step you must start is to establish the objectives of your sales plan, and from there to configure the sales strategy and tactics to then determine your sales KPIs, their calculation and use, for which they will serve you well. Help our KPIs examples.