El Informe A3 – Parte 1: Conceptos básicos.

Seguramente tiene escuchar sobre el informe A3, como es sabido el nombre del tamaño de papel DIN-A3. También se conoce como la hoja de la resolución de problemas A3. El objetivo es conseguir que todos los datos necesarios en una hoja de papel A3 usando el lápiz mientras está en el taller. El informe A3 se utiliza comúnmente para la resolución de problemas, sino también para los informes de estado de gestión de proyectos o.

¿Por qué el Suelo de departamento?

DIN-A-Paper-Sizes
Obviamente, esto es donde la situación real tiene lugar. Sólo en el taller se puede observar la situación real. Si se utiliza principalmente informes y presentaciones, obtendrá una opinión filtrada sobre la situación – por lo general de una manera que hace que el presentador buena. Ver también mi puesto de visitar la tienda de piso o tu gente te engañe! – Genchi Genbutsu!

Por supuesto, se podía observar la planta de producción (o donde quiera que su acción sucede) y luego volver a la computadora para agregar los datos. Sin embargo, mientras caminaba hacia atrás y adelante, es probable que se olvide de los detalles de lo que has visto en el camino. También puede distraerse. También es una pérdida de tiempo ir y venir varias veces. Por último, debido a la distancia, se puede estar inclinado para que el documento de una sola vez. Sin embargo, soy un firme creyente de iteraciones y los cambios que trabajar mi camino hacia una mejora (no es perfecto!) Situación. Esto me lleva al siguiente punto:

¿Por lápiz?
Usando el lápiz tiene un montón de ventajas. Lo más importante, que hace que sea fácil cambiar el contenido mediante el uso de una goma de borrar. Por lo tanto, hay mucho menos de una barrera mental para cambiar el documento. Con un lápiz, tendrá la presión sutil para que sea correcta en el primer intento – que por lo general no sucede.

Otra ventaja de la lápiz es que es fácil de hacer. Mientras que usted puede cambiar los documentos informáticos, que en realidad utiliza una gran cantidad de su capacidad mental simplemente para operar el software. Haciendo un boceto a mano es mucho más fácil y más rápida – y también puede ser fácilmente hecho en el taller. Sin embargo, si usted hace una búsqueda de imágenes para el informe A3 en Google, casi todos están claramente hecho en un ordenador 🙁. Para más información sobre las ventajas de un lápiz, consulte el blog de mi última semana en los beneficios de un lápiz en Lean.

¿Por qué una sola hoja de papel?
Todos ustedes están familiarizados con pilas de papel. Para agregar más información a un documento, simplemente añadir más páginas a la pila. Esto funciona muy bien con las impresiones. Sin embargo, ir a través de esa pila es más engorroso que tener una hoja de papel.

Especialmente si usted está en el piso de la tienda, se trabaja con varias hojas de papel es un dolor. Créeme, he intentado. Además, si está trabajando como un pequeño equipo de dos o más personas, se puede mirar sólo a la página que está en este momento en la parte superior. Si sólo tiene una página, a continuación, otros pueden ver todos los datos de inmediato, sin pedirle que dar la vuelta a otra página.

La idea para encajar toda la información relacionada con un proyecto / un problema en una hoja de papel fechas de nuevo a gurú de la calidad Joseph Juran (1904-2008). Él fue muy influyente en Japón, posiblemente incluso más que el más conocido William Edwards Deming (1900-1993). Juran guiado Toyota hacia el uso de una hoja de papel para la resolución de problemas, que luego fue mejorado en Toyota al informe A3.

¿Por A3?
A0, A1, A2, A3, A4, y así sucesivamente son parte de la norma ISO 216 para los tamaños de papel. Todos estos tamaños de papel tienen la misma relación de aspecto de 1: \ sqrt {2}, lo que significa que simplemente cortando la hoja por la mitad de su llegada en el siguiente tamaño de papel. Fueron desarrollados originalmente durante la Revolución Francesa, y ahora se utilizan en todo el mundo – con la excepción de los Estados Unidos, Canadá y México.

A3-Wikipedia

Resumen

En general, el informe A3 es una hoja de papel A3, escrito a lápiz, que se crea en el taller! Esto hace que sea más probable (pero, por supuesto, de ningún modo seguro) de que obtendrá una representación de la situación real y una solución viable a su problema a través de múltiples iteraciones.

Es posible que haya observado que lo anterior no (todavía) a hablar de lo que realmente ocurre en el informe. Bueno, para mí, por encima de las condiciones son bastante importantes. Por lo tanto, me he centrado mi primer post en A3 informa sobre estos cuatro factores. Pero no temas, en mi próximo post voy a entrar en más detalles sobre lo que en realidad contiene un informe A3. Mientras tanto, salir (de preferencia en el taller con un lápiz y una hoja de papel de tamaño A3) y organizar su industria!

El Informe A3 – Parte 2: Contenido
En mi último post que escribí alrededor de cuatro factores básicos de un informe A3 (una hoja / tamaño A3 / con el lápiz / en el taller). Esta semana me gustaría que le muestre lo que sucede en un informe A3. El marco importante aquí es PDCA (Plan, Do, Check, Act). Sin embargo, en mi opinión, no existe una plantilla perfecta A3 única que se ajuste a todos sus problemas. Por el contrario, un A3 se crea sobre la marcha. Hacer que la herramienta se ajusta el problema, no al revés!

¿Qué es el Informe A3 bueno?
A3 se utiliza a menudo para ligeramente diferentes tareas. El uso principal de un informe A3 es para la resolución de problemas estructurada. También se puede utilizar para administración de proyectos. También se utiliza para los informes de situación sobre la resolución de problemas y gestión de proyectos, a pesar de todo con A3 escritas a mano, tienen sentido principalmente por las personas que las escribieron. Algunas fuentes también tienen en cuenta el informe A3 para la planificación, aunque no estoy muy convencido. hojas de tamaño A3 de papel también se utilizan para mostrar los estándares de trabajo u otra información, aunque en este caso yo ya no llamarlo un informe A3. Asocio un informe A3 en su mayoría con algún tipo de resolución de problemas.

En general, el informe A3 puede ayudar en la transformación de un estado actual a un (esperemos que mejor) estado futuro.

El marco PDCA

PDCA-Loop

PDCA-Loop

PDCA LoopThere es una herramienta fundamental que debe estar presente en todos los informes A3: el PDCA. PDCA significa Plan-Do-Check-Act. Para mí, el PDCA es fundamental para cualquier tipo de resolución de problemas o la gestión de proyectos. El Plan es determinar la naturaleza del problema y cómo solucionarlo. El Do es la implementación real. Plan y son los dos pasos que son comunes en la industria occidental. Por desgracia, los dos siguientes se saltan a menudo más. Con cheque, usted debe comprobar si su realidad Do solucionado el problema! Ley es el paso en el que tratar de averiguar por qué su solución de Plan y no funcionaba, y la manera de hacerlo mejor la próxima vez. Ley también puede incluir el intercambio de los conocimientos adquiridos con los demás.

Como tal, es un círculo continuo. Por lo tanto, también se puede ver como una serie de bucles, como se muestra a continuación, que tienen que ha repetido hasta que el problema está resuelto. El PDCA es para mí uno de los enfoques esenciales en la fabricación magra. Como tal, tiene todo un puesto de frutas llena de variantes y sabores, incluyendo PDSA, DMAIC Lamda, SDCA, tal vez incluso KATA, y muchos más que no sé todavía (ver mi glosario para más detalles).

PDCA-Multi-Loop

 

Contenido típico de la A3

A3-Wikipedia
A menudo en la literatura a encontrar una hoja A3 muestra con la mención explícita o implícita indicación de que esta es la manera «correcta» de hacer un A3. Sin embargo, ya que hay muchas maneras diferentes de utilizar la A3, creo firmemente que no hay una sola hoja estándar que se ajuste a todos los problemas. Soy un firme creyente en la fabricación de la herramienta encaja el problema, no al revés! Desafortunadamente, en muchas implementaciones magras, acabo de ver exactamente este uso de una herramienta sin tener en cuenta si se ajusta el problema.

En cualquier caso, todos los informes útiles A3 debe estar centrado un poco alrededor del PDCA. Las cabeceras y bloques de incluir depende del problema que se está tratando de resolver. No utilice una plantilla A3 para todo, pero mezclar y adaptar – siempre y cuando hay un PDCA. Es apropiado el uso de una plantilla, pero recomiendo mantenerla flexible. Si, por ejemplo, se agrega un diagrama de espina de pescado a la plantilla, se presiona el usuario hacia un diagrama de espina de pescado en lugar de otras opciones. Si hay una serie de actividades de resolución de problemas similares en paralelo que informan a la misma administración, una estandarización puede tener beneficios para la gestión. Sin embargo, una empresa de gran talla única para todos informe A3, con toda probabilidad, se ajustarán todas las tareas igual de malas.

Una vez dicho esto, aquí hay una lista de posibles encabezados o partes de incluir en su informe de A3. También encontrará más si nos fijamos en torno a diferentes fuentes. Pero, de nuevo, no utilice a todos, pero sólo los que le ayudan con el problema en cuestión. Toda la continuación pueden incluir gráficos, diagramas, diseños, bocetos, etc., si es necesario. Y de nuevo, una hoja, tamaño A3, con el lápiz, en el taller!

Plan

PDCA-PLAN

PDCA-PLAN
¿Cómo resolver el problema?
Antecedentes: ¿Qué estamos buscando en qué parte de la planta / el producto se encuentra bajo investigación, ¿cuál es el modelo de negocio?
Estado actual o Condición inicial: ¿Cuál es la situación actual?
Planteamiento del problema: ¿Qué problema es lo que realmente tratamos de resolver?
Condición del objetivo u objetivos: ¿Qué queremos lograr? ¿Cuáles son nuestros objetivos (numéricos)?
Análisis de los problemas de raíz o análisis de la causa: ¿Cuál es la causa de nuestros problemas? Se puede usar un diagrama de espina de pescado, un enfoque 5 por qué, o cualquier otro método de resolución de problemas útil para usted.
Solución Comparativa: ¿Cuál de las posibles soluciones tiene la mejor oportunidad de éxito para un esfuerzo razonable? ¿Qué idea solución debe ser implementado?
Solución propuesta: ¿Cuál es nuestro enfoque para solucionar el problema?
Hacer

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¡Vamos a hacerlo!
Los próximos pasos, acciones correctivas, o el Plan de Implementación: Lista de acciones que hay que hacer para aplicar la solución propuesta.
Cronograma de Ejecución: Los plazos, fechas y / real de inicio y finalización o previstas, el estado (abierto / en curso / realizado). A menudo se combina con los siguientes pasos en una tabla.
Responsabilidades: ¿Quién es responsable de que paso? También puede incluir otras funciones como, por ejemplo, Responsable, Consultado, Informado, textuales, etc. Puede también ser incluida en los próximos pasos, pero tenga cuidado con la exageración de ella.
Comprobar

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¿Funcionó?
Indicadores o metas: Comparación de las condiciones de destino a las condiciones actuales. Esto es especialmente interesante después de la implementación. A menudo se muestra como una línea de tiempo o un gráfico. También se combina a menudo con las Metas del Plan anterior. Tenga en cuenta que una golondrina no hace verano, y por lo tanto el logro de los objetivos de una vez no significa que lo han logrado. La situación tiene una tendencia a volver a su antiguo estado tan pronto como atención de la administración ha pasado a la siguiente tema.
Seguimiento de los resultados o de proceso: No pierde de vista el efecto de la aplicación y cambios lado a otro de la etapa Do.
Actuar

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¿Qué hice mal?
Con suerte puede que no necesite esto si el problema se resuelve en el primer intento. En realidad, la mayoría de los informes de A3 no incluyen la parte Ley. Es algo negativa y deprimente para incluir una sección «¿Por qué no funcionó!» Después de todo eso «Lo que hicimos para que funcione!» Antes. Yo mismo a menudo no lo incluya desde el principio. Sin embargo, si el problema no se soluciona a pesar de algunos cambios (mejoras?), Sería necesario añadir este. Usted no necesita tener desde el principio, pero hay que estar mentalmente preparado para ir a través de la Ley si es necesario. Sin embargo, hay algunas posibilidades de una Ley general y más positiva en la hoja A3:

Seguimiento de acciones: ¿Cuáles son los siguientes pasos?
Compartir las ideas de éxito con otros: Una especie de Ley de hoja de parra en A3 informa. La idea es compartir los buenos resultados con otros. Ya que implica automáticamente que hay buenos resultados después del primer intento, siento que te empuja lejos de analizar «¿Por qué no funcionó?» Si no funcionaba.
Actualizar hojas de trabajo estándar: Naturalmente, tendría que ser añadido en un estándar de la hoja de trabajo actualizado con éxito un cambio en una norma.
Varios: Compruebe los cheques y firmar los signos …
Además de todo eso, un A3 puede incluir una gran cantidad de datos adicionales relacionados con el proyecto en general:
gerente de la sección o patrón (que da un administrador superior de la posibilidad de añadir su nombre sin ser responsable si no funciona 😉)
Los campos de firma, posiblemente, incluso para los diferentes pasos para obtener la aprobación de los demás y de gestión, o simplemente al final confirmando que el gerente de la sección ha aceptado el proyecto exitoso

Resumen

Como se mencionó anteriormente, es necesario que la herramienta coincide con el problema, y no al revés. En cualquier caso, todavía hay muchas cosas que se pueden hacer mal cuando se hace un informe de A3. Voy a escribir más acerca de los errores y los límites del informe A3 en un momento posterior. Hasta entonces, sin embargo, espero que el resumen anterior fue útil para usted. Ahora salir y organizar su industria!

 

El Informe A3 – Parte 3: Limitaciones y errores comunes

A3-on-Clipboard

A3 en ClipboardIn los dos últimos mensajes he mostrado los fundamentos del informe A3 y la (posible) el contenido del informe A3. En este último post de esta serie, me gustaría hablar de los errores más comunes y las limitaciones del informe de A3. En general, para mí el informe A3 es una herramienta de menor importancia para ayudar a organizar el trabajo real de resolución de problemas, a pesar de toda la pelusa algunos hacen sobre el informe A3.

Errores comunes

Mencioné muchos requisitos y sugerencias útiles para un informe A3 ya en mis mensajes anteriores. Hagan lo mismo que gran parte de la A3 en el taller como sea posible, lo ideal es utilizar un lápiz y un A3 (o libro de contabilidad o tabloide) de tamaño de papel. Pero aquí hay algunas cosas más que se pueden hacer mejor o peor:

frente a la computadora a mano

Tomarse de las manos-lápiz

Hand-holding-pencil

Mano que sostiene lectores pencilFrequent de mi blog saben que soy un gran fan de la escritura a mano en lugar de utilizar un ordenador. (Ver mi post anterior La ventaja del Manuscrito de datos en el Suelo de departamento.) Lo mismo es cierto aquí también.

Como se ha mencionado anteriormente, es probablemente mejor usar un lápiz. Lo peor es probablemente un lápiz alternativo, ya que requeriría que para obtener el informe A3 perfecta en el primer intento. El equipo de hecho hace que sea más fácil de modificar el informe. Sin embargo, una computadora es una fuga de cerebros. Incluso si usted no lo nota, crear y formatear el informe requiere mucho esfuerzo, que todos los distrae de la resolución de problemas reales. Y, no se olvide, la solución del problema en cuestión es el verdadero problema aquí.

Sin embargo, tengo que admitir que hay casos en que un informe A3 generada por computadora puede ser útil. Es mucho más fácil de compartir, el presente y – dependiendo de la escritura a mano – incluso leer un documento generado por computadora que uno escrito a mano. Por lo tanto, una vez más, que la herramienta se ajusta el problema, no a la inversa. Si su tarea es principalmente para resolver un problema, utilice el lápiz. Sin embargo, si es (también) importante presentar una buena hoja de cálculo de lujo para la gestión, usar una computadora. Después de todo, su trabajo como un empleado es hacer felices a sus jefes, y si quieren gráficos de lujo, ‘dar em gráficos de lujo.

Quedarse atascado en los detalles

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No perder la concentración!
Otro problema a menudo veo es que la gente se atascan en los detalles, y empiezan a descuidar el objetivo más grande de la solución del problema. No existen requisitos estrictos sobre el informe A3. Si se trata de algo simple, se puede utilizar un A4 más pequeña. Aunque técnicamente hablando, ya no es un tamaño de papel A3, personas de todo el mundo utilizan con frecuencia el papel A4, pero lo llaman un informe A3. Mientras que A3 es probablemente mejor en la mayoría de los casos, A2 también es posible.

Ya he mencionado que se puede utilizar un ordenador, y que se puede ajustar el contenido para satisfacer sus necesidades. Probablemente la única cosa que me gustaría insistir en que está usando sólo una única hoja de papel – y esto es sólo porque varias hojas tendrían un nombre diferente y ya no se llama un informe A3.

Destacando forma sobre el contenido

El A3 es una herramienta, y al igual que todas las herramientas que tiene para adaptarse a su problema. Al igual que usted tiene diferentes destornilladores para tornillos diferentes para hacer frente, también lo hace el diseño de su informe A3 adaptarse al problema que tienen que resolver. No se deje ser limitados por cualquier plantilla que se encuentra en la literatura. (Sin embargo, si su jefe insiste en usar una plantilla determinada, es mejor que lo hagas).

Tratando de exprimir demasiada información

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vector sin patrón científica con matemáticas y físicas fórmulas, gráficos de la química y esquemas gráficos se baraja juntos. Textura matemáticas sin fin. Se puede utilizar cualquier color de EscenarioUna de los beneficios de la A3 es hervir bajar el contenido al núcleo. Eliminar todo lo que no es esencial, hasta que se ajuste en una hoja de papel A3. Sin hacer trampa con lentes de aumento, aunque! ¡Menos es más!

Siempre que sea posible, utilice imágenes, diagramas, dibujos y gráficos en lugar de palabras y texto. Una imagen es a menudo mucho más fácil de entender que el texto, sobre todo en un informe escrito a mano.

Hacerlo solo

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Equipo de arquitectos personas en grupo en documentos de verificación del sitio de obra y flujo de trabajo
El poder de muchos …
Trabajando en papel usando un lápiz también es grande en grupos más pequeños. Trate de no hacer un A3 solo. Más bien, involucrar a otros y recibir sus aportes e ideas sobre el papel demasiado. En general, me gusta trabajar con equipos de dos a cinco personas que tienen opiniones diferentes, pero sigue siendo un equipo donde todos tienen que participar y no se puede ocultar en la segunda fila.

Limitaciones del informe A3

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Tenga cuidado, aquí viene el informe A3!
A veces se siente como el informe A3 es una de las herramientas mágicas en magra, y el simple uso de la herramienta hace que su planta de producción milagrosamente bueno. Una pista: no lo hace. Y tampoco ninguna de las otras herramientas mágicas como 5S o mapas de cadena de valor.

Incluso si el informe A3 es a veces desfilar por ahí como una reliquia sagrada, es en mi opinión sólo una herramienta de menor importancia. El principal trabajo todavía es identificar y resolver el problema. Si tengo la posibilidad de elegir entre un análisis de causa raíz descuidado en un informe de A3 y un buen uno en la parte posterior de un sobre usado, me gustaría ir con el sobre en cualquier momento. El uso de un informe A3 se ofrece ninguna ventaja en absoluto si el contenido es basura!

Por lo tanto, poner el esfuerzo del informe A3 en el contenido, no el formato!

Hacer un análisis profundo de la situación actual.
Profundizar cuando se intenta comprender la causa raíz del problema.
Lo ideal es obtener ideas para la solución de múltiples enfoques para su problema, y
A continuación, elija la idea solución más prometedora.
Garantizar una buena aplicación, y
Verificar con un cierto retraso, si la aplicación realmente resuelve el problema.
Fallar cualquiera de los anteriores y el riesgo de no resolver los problema aumenta significativamente. Una vez más, no es el formato, pero el contenido que va a hacer o romper su proyecto!

 

Todo acerca del Informe A3 de lean.

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