Seguramente tiene escuchar sobre el informe A3, como es sabido el nombre del tamaño de papel DIN-A3. También se conoce como la hoja de la resolución de problemas A3. El objetivo es conseguir que todos los datos necesarios en una hoja de papel A3 usando el lápiz mientras está en el taller. El informe A3 se utiliza comúnmente para la resolución de problemas, sino también para los informes de estado de gestión de proyectos o.
¿Por qué el Suelo de departamento?
Obviamente, esto es donde la situación real tiene lugar. Sólo en el taller se puede observar la situación real. Si se utiliza principalmente informes y presentaciones, obtendrá una opinión filtrada sobre la situación – por lo general de una manera que hace que el presentador buena. Ver también mi puesto de visitar la tienda de piso o tu gente te engañe! – Genchi Genbutsu!
Por supuesto, se podía observar la planta de producción (o donde quiera que su acción sucede) y luego volver a la computadora para agregar los datos. Sin embargo, mientras caminaba hacia atrás y adelante, es probable que se olvide de los detalles de lo que has visto en el camino. También puede distraerse. También es una pérdida de tiempo ir y venir varias veces. Por último, debido a la distancia, se puede estar inclinado para que el documento de una sola vez. Sin embargo, soy un firme creyente de iteraciones y los cambios que trabajar mi camino hacia una mejora (no es perfecto!) Situación. Esto me lleva al siguiente punto:
¿Por lápiz?
Usando el lápiz tiene un montón de ventajas. Lo más importante, que hace que sea fácil cambiar el contenido mediante el uso de una goma de borrar. Por lo tanto, hay mucho menos de una barrera mental para cambiar el documento. Con un lápiz, tendrá la presión sutil para que sea correcta en el primer intento – que por lo general no sucede.
Otra ventaja de la lápiz es que es fácil de hacer. Mientras que usted puede cambiar los documentos informáticos, que en realidad utiliza una gran cantidad de su capacidad mental simplemente para operar el software. Haciendo un boceto a mano es mucho más fácil y más rápida – y también puede ser fácilmente hecho en el taller. Sin embargo, si usted hace una búsqueda de imágenes para el informe A3 en Google, casi todos están claramente hecho en un ordenador ?. Para más información sobre las ventajas de un lápiz, consulte el blog de mi última semana en los beneficios de un lápiz en Lean.
¿Por qué una sola hoja de papel?
Todos ustedes están familiarizados con pilas de papel. Para agregar más información a un documento, simplemente añadir más páginas a la pila. Esto funciona muy bien con las impresiones. Sin embargo, ir a través de esa pila es más engorroso que tener una hoja de papel.
Especialmente si usted está en el piso de la tienda, se trabaja con varias hojas de papel es un dolor. Créeme, he intentado. Además, si está trabajando como un pequeño equipo de dos o más personas, se puede mirar sólo a la página que está en este momento en la parte superior. Si sólo tiene una página, a continuación, otros pueden ver todos los datos de inmediato, sin pedirle que dar la vuelta a otra página.
La idea para encajar toda la información relacionada con un proyecto / un problema en una hoja de papel fechas de nuevo a gurú de la calidad Joseph Juran (1904-2008). Él fue muy influyente en Japón, posiblemente incluso más que el más conocido William Edwards Deming (1900-1993). Juran guiado Toyota hacia el uso de una hoja de papel para la resolución de problemas, que luego fue mejorado en Toyota al informe A3.
¿Por A3?
A0, A1, A2, A3, A4, y así sucesivamente son parte de la norma ISO 216 para los tamaños de papel. Todos estos tamaños de papel tienen la misma relación de aspecto de 1: \ sqrt {2}, lo que significa que simplemente cortando la hoja por la mitad de su llegada en el siguiente tamaño de papel. Fueron desarrollados originalmente durante la Revolución Francesa, y ahora se utilizan en todo el mundo – con la excepción de los Estados Unidos, Canadá y México.
Resumen
En general, el informe A3 es una hoja de papel A3, escrito a lápiz, que se crea en el taller! Esto hace que sea más probable (pero, por supuesto, de ningún modo seguro) de que obtendrá una representación de la situación real y una solución viable a su problema a través de múltiples iteraciones.
Es posible que haya observado que lo anterior no (todavía) a hablar de lo que realmente ocurre en el informe. Bueno, para mí, por encima de las condiciones son bastante importantes. Por lo tanto, me he centrado mi primer post en A3 informa sobre estos cuatro factores. Pero no temas, en mi próximo post voy a entrar en más detalles sobre lo que en realidad contiene un informe A3. Mientras tanto, salir (de preferencia en el taller con un lápiz y una hoja de papel de tamaño A3) y organizar su industria!
El Informe A3 – Parte 2: Contenido
En mi último post que escribí alrededor de cuatro factores básicos de un informe A3 (una hoja / tamaño A3 / con el lápiz / en el taller). Esta semana me gustaría que le muestre lo que sucede en un informe A3. El marco importante aquí es PDCA (Plan, Do, Check, Act). Sin embargo, en mi opinión, no existe una plantilla perfecta A3 única que se ajuste a todos sus problemas. Por el contrario, un A3 se crea sobre la marcha. Hacer que la herramienta se ajusta el problema, no al revés!
¿Qué es el Informe A3 bueno?
A3 se utiliza a menudo para ligeramente diferentes tareas. El uso principal de un informe A3 es para la resolución de problemas estructurada. También se puede utilizar para administración de proyectos. También se utiliza para los informes de situación sobre la resolución de problemas y gestión de proyectos, a pesar de todo con A3 escritas a mano, tienen sentido principalmente por las personas que las escribieron. Algunas fuentes también tienen en cuenta el informe A3 para la planificación, aunque no estoy muy convencido. hojas de tamaño A3 de papel también se utilizan para mostrar los estándares de trabajo u otra información, aunque en este caso yo ya no llamarlo un informe A3. Asocio un informe A3 en su mayoría con algún tipo de resolución de problemas.
En general, el informe A3 puede ayudar en la transformación de un estado actual a un (esperemos que mejor) estado futuro.
El marco PDCA
PDCA-Loop
PDCA LoopThere es una herramienta fundamental que debe estar presente en todos los informes A3: el PDCA. PDCA significa Plan-Do-Check-Act. Para mí, el PDCA es fundamental para cualquier tipo de resolución de problemas o la gestión de proyectos. El Plan es determinar la naturaleza del problema y cómo solucionarlo. El Do es la implementación real. Plan y son los dos pasos que son comunes en la industria occidental. Por desgracia, los dos siguientes se saltan a menudo más. Con cheque, usted debe comprobar si su realidad Do solucionado el problema! Ley es el paso en el que tratar de averiguar por qué su solución de Plan y no funcionaba, y la manera de hacerlo mejor la próxima vez. Ley también puede incluir el intercambio de los conocimientos adquiridos con los demás.
Como tal, es un círculo continuo. Por lo tanto, también se puede ver como una serie de bucles, como se muestra a continuación, que tienen que ha repetido hasta que el problema está resuelto. El PDCA es para mí uno de los enfoques esenciales en la fabricación magra. Como tal, tiene todo un puesto de frutas llena de variantes y sabores, incluyendo PDSA, DMAIC Lamda, SDCA, tal vez incluso KATA, y muchos más que no sé todavía (ver mi glosario para más detalles).
Contenido típico de la A3
A menudo en la literatura a encontrar una hoja A3 muestra con la mención explícita o implícita indicación de que esta es la manera «correcta» de hacer un A3. Sin embargo, ya que hay muchas maneras diferentes de utilizar la A3, creo firmemente que no hay una sola hoja estándar que se ajuste a todos los problemas. Soy un firme creyente en la fabricación de la herramienta encaja el problema, no al revés! Desafortunadamente, en muchas implementaciones magras, acabo de ver exactamente este uso de una herramienta sin tener en cuenta si se ajusta el problema.
En cualquier caso, todos los informes útiles A3 debe estar centrado un poco alrededor del PDCA. Las cabeceras y bloques de incluir depende del problema que se está tratando de resolver. No utilice una plantilla A3 para todo, pero mezclar y adaptar – siempre y cuando hay un PDCA. Es apropiado el uso de una plantilla, pero recomiendo mantenerla flexible. Si, por ejemplo, se agrega un diagrama de espina de pescado a la plantilla, se presiona el usuario hacia un diagrama de espina de pescado en lugar de otras opciones. Si hay una serie de actividades de resolución de problemas similares en paralelo que informan a la misma administración, una estandarización puede tener beneficios para la gestión. Sin embargo, una empresa de gran talla única para todos informe A3, con toda probabilidad, se ajustarán todas las tareas igual de malas.
Una vez dicho esto, aquí hay una lista de posibles encabezados o partes de incluir en su informe de A3. También encontrará más si nos fijamos en torno a diferentes fuentes. Pero, de nuevo, no utilice a todos, pero sólo los que le ayudan con el problema en cuestión. Toda la continuación pueden incluir gráficos, diagramas, diseños, bocetos, etc., si es necesario. Y de nuevo, una hoja, tamaño A3, con el lápiz, en el taller!
Plan
PDCA-PLAN
¿Cómo resolver el problema?
Antecedentes: ¿Qué estamos buscando en qué parte de la planta / el producto se encuentra bajo investigación, ¿cuál es el modelo de negocio?
Estado actual o Condición inicial: ¿Cuál es la situación actual?
Planteamiento del problema: ¿Qué problema es lo que realmente tratamos de resolver?
Condición del objetivo u objetivos: ¿Qué queremos lograr? ¿Cuáles son nuestros objetivos (numéricos)?
Análisis de los problemas de raíz o análisis de la causa: ¿Cuál es la causa de nuestros problemas? Se puede usar un diagrama de espina de pescado, un enfoque 5 por qué, o cualquier otro método de resolución de problemas útil para usted.
Solución Comparativa: ¿Cuál de las posibles soluciones tiene la mejor oportunidad de éxito para un esfuerzo razonable? ¿Qué idea solución debe ser implementado?
Solución propuesta: ¿Cuál es nuestro enfoque para solucionar el problema?
Hacer
¡Vamos a hacerlo!
Los próximos pasos, acciones correctivas, o el Plan de Implementación: Lista de acciones que hay que hacer para aplicar la solución propuesta.
Cronograma de Ejecución: Los plazos, fechas y / real de inicio y finalización o previstas, el estado (abierto / en curso / realizado). A menudo se combina con los siguientes pasos en una tabla.
Responsabilidades: ¿Quién es responsable de que paso? También puede incluir otras funciones como, por ejemplo, Responsable, Consultado, Informado, textuales, etc. Puede también ser incluida en los próximos pasos, pero tenga cuidado con la exageración de ella.
Comprobar
¿Funcionó?
Indicadores o metas: Comparación de las condiciones de destino a las condiciones actuales. Esto es especialmente interesante después de la implementación. A menudo se muestra como una línea de tiempo o un gráfico. También se combina a menudo con las Metas del Plan anterior. Tenga en cuenta que una golondrina no hace verano, y por lo tanto el logro de los objetivos de una vez no significa que lo han logrado. La situación tiene una tendencia a volver a su antiguo estado tan pronto como atención de la administración ha pasado a la siguiente tema.
Seguimiento de los resultados o de proceso: No pierde de vista el efecto de la aplicación y cambios lado a otro de la etapa Do.
Actuar
¿Qué hice mal?
Con suerte puede que no necesite esto si el problema se resuelve en el primer intento. En realidad, la mayoría de los informes de A3 no incluyen la parte Ley. Es algo negativa y deprimente para incluir una sección «¿Por qué no funcionó!» Después de todo eso «Lo que hicimos para que funcione!» Antes. Yo mismo a menudo no lo incluya desde el principio. Sin embargo, si el problema no se soluciona a pesar de algunos cambios (mejoras?), Sería necesario añadir este. Usted no necesita tener desde el principio, pero hay que estar mentalmente preparado para ir a través de la Ley si es necesario. Sin embargo, hay algunas posibilidades de una Ley general y más positiva en la hoja A3:
Seguimiento de acciones: ¿Cuáles son los siguientes pasos?
Compartir las ideas de éxito con otros: Una especie de Ley de hoja de parra en A3 informa. La idea es compartir los buenos resultados con otros. Ya que implica automáticamente que hay buenos resultados después del primer intento, siento que te empuja lejos de analizar «¿Por qué no funcionó?» Si no funcionaba.
Actualizar hojas de trabajo estándar: Naturalmente, tendría que ser añadido en un estándar de la hoja de trabajo actualizado con éxito un cambio en una norma.
Varios: Compruebe los cheques y firmar los signos …
Además de todo eso, un A3 puede incluir una gran cantidad de datos adicionales relacionados con el proyecto en general:
gerente de la sección o patrón (que da un administrador superior de la posibilidad de añadir su nombre sin ser responsable si no funciona ?)
Los campos de firma, posiblemente, incluso para los diferentes pasos para obtener la aprobación de los demás y de gestión, o simplemente al final confirmando que el gerente de la sección ha aceptado el proyecto exitoso
Resumen
Como se mencionó anteriormente, es necesario que la herramienta coincide con el problema, y no al revés. En cualquier caso, todavía hay muchas cosas que se pueden hacer mal cuando se hace un informe de A3. Voy a escribir más acerca de los errores y los límites del informe A3 en un momento posterior. Hasta entonces, sin embargo, espero que el resumen anterior fue útil para usted. Ahora salir y organizar su industria!
El Informe A3 – Parte 3: Limitaciones y errores comunes
A3 en ClipboardIn los dos últimos mensajes he mostrado los fundamentos del informe A3 y la (posible) el contenido del informe A3. En este último post de esta serie, me gustaría hablar de los errores más comunes y las limitaciones del informe de A3. En general, para mí el informe A3 es una herramienta de menor importancia para ayudar a organizar el trabajo real de resolución de problemas, a pesar de toda la pelusa algunos hacen sobre el informe A3.
Errores comunes
Mencioné muchos requisitos y sugerencias útiles para un informe A3 ya en mis mensajes anteriores. Hagan lo mismo que gran parte de la A3 en el taller como sea posible, lo ideal es utilizar un lápiz y un A3 (o libro de contabilidad o tabloide) de tamaño de papel. Pero aquí hay algunas cosas más que se pueden hacer mejor o peor:
frente a la computadora a mano
Tomarse de las manos-lápiz
Mano que sostiene lectores pencilFrequent de mi blog saben que soy un gran fan de la escritura a mano en lugar de utilizar un ordenador. (Ver mi post anterior La ventaja del Manuscrito de datos en el Suelo de departamento.) Lo mismo es cierto aquí también.
Como se ha mencionado anteriormente, es probablemente mejor usar un lápiz. Lo peor es probablemente un lápiz alternativo, ya que requeriría que para obtener el informe A3 perfecta en el primer intento. El equipo de hecho hace que sea más fácil de modificar el informe. Sin embargo, una computadora es una fuga de cerebros. Incluso si usted no lo nota, crear y formatear el informe requiere mucho esfuerzo, que todos los distrae de la resolución de problemas reales. Y, no se olvide, la solución del problema en cuestión es el verdadero problema aquí.
Sin embargo, tengo que admitir que hay casos en que un informe A3 generada por computadora puede ser útil. Es mucho más fácil de compartir, el presente y – dependiendo de la escritura a mano – incluso leer un documento generado por computadora que uno escrito a mano. Por lo tanto, una vez más, que la herramienta se ajusta el problema, no a la inversa. Si su tarea es principalmente para resolver un problema, utilice el lápiz. Sin embargo, si es (también) importante presentar una buena hoja de cálculo de lujo para la gestión, usar una computadora. Después de todo, su trabajo como un empleado es hacer felices a sus jefes, y si quieren gráficos de lujo, ‘dar em gráficos de lujo.
Quedarse atascado en los detalles
No perder la concentración!
Otro problema a menudo veo es que la gente se atascan en los detalles, y empiezan a descuidar el objetivo más grande de la solución del problema. No existen requisitos estrictos sobre el informe A3. Si se trata de algo simple, se puede utilizar un A4 más pequeña. Aunque técnicamente hablando, ya no es un tamaño de papel A3, personas de todo el mundo utilizan con frecuencia el papel A4, pero lo llaman un informe A3. Mientras que A3 es probablemente mejor en la mayoría de los casos, A2 también es posible.
Ya he mencionado que se puede utilizar un ordenador, y que se puede ajustar el contenido para satisfacer sus necesidades. Probablemente la única cosa que me gustaría insistir en que está usando sólo una única hoja de papel – y esto es sólo porque varias hojas tendrían un nombre diferente y ya no se llama un informe A3.
Destacando forma sobre el contenido
El A3 es una herramienta, y al igual que todas las herramientas que tiene para adaptarse a su problema. Al igual que usted tiene diferentes destornilladores para tornillos diferentes para hacer frente, también lo hace el diseño de su informe A3 adaptarse al problema que tienen que resolver. No se deje ser limitados por cualquier plantilla que se encuentra en la literatura. (Sin embargo, si su jefe insiste en usar una plantilla determinada, es mejor que lo hagas).
Tratando de exprimir demasiada información
vector sin patrón científica con matemáticas y físicas fórmulas, gráficos de la química y esquemas gráficos se baraja juntos. Textura matemáticas sin fin. Se puede utilizar cualquier color de EscenarioUna de los beneficios de la A3 es hervir bajar el contenido al núcleo. Eliminar todo lo que no es esencial, hasta que se ajuste en una hoja de papel A3. Sin hacer trampa con lentes de aumento, aunque! ¡Menos es más!
Siempre que sea posible, utilice imágenes, diagramas, dibujos y gráficos en lugar de palabras y texto. Una imagen es a menudo mucho más fácil de entender que el texto, sobre todo en un informe escrito a mano.
Hacerlo solo
Equipo de arquitectos personas en grupo en documentos de verificación del sitio de obra y flujo de trabajo
El poder de muchos …
Trabajando en papel usando un lápiz también es grande en grupos más pequeños. Trate de no hacer un A3 solo. Más bien, involucrar a otros y recibir sus aportes e ideas sobre el papel demasiado. En general, me gusta trabajar con equipos de dos a cinco personas que tienen opiniones diferentes, pero sigue siendo un equipo donde todos tienen que participar y no se puede ocultar en la segunda fila.
Limitaciones del informe A3
Tenga cuidado, aquí viene el informe A3!
A veces se siente como el informe A3 es una de las herramientas mágicas en magra, y el simple uso de la herramienta hace que su planta de producción milagrosamente bueno. Una pista: no lo hace. Y tampoco ninguna de las otras herramientas mágicas como 5S o mapas de cadena de valor.
Incluso si el informe A3 es a veces desfilar por ahí como una reliquia sagrada, es en mi opinión sólo una herramienta de menor importancia. El principal trabajo todavía es identificar y resolver el problema. Si tengo la posibilidad de elegir entre un análisis de causa raíz descuidado en un informe de A3 y un buen uno en la parte posterior de un sobre usado, me gustaría ir con el sobre en cualquier momento. El uso de un informe A3 se ofrece ninguna ventaja en absoluto si el contenido es basura!
Por lo tanto, poner el esfuerzo del informe A3 en el contenido, no el formato!
Hacer un análisis profundo de la situación actual.
Profundizar cuando se intenta comprender la causa raíz del problema.
Lo ideal es obtener ideas para la solución de múltiples enfoques para su problema, y
A continuación, elija la idea solución más prometedora.
Garantizar una buena aplicación, y
Verificar con un cierto retraso, si la aplicación realmente resuelve el problema.
Fallar cualquiera de los anteriores y el riesgo de no resolver los problema aumenta significativamente. Una vez más, no es el formato, pero el contenido que va a hacer o romper su proyecto!
[:en]The A3 Report – Part 1: Basics.
DIN A Paper SizesIf you know your way around lean, you surely have hear about the A3 report, famously named after the DIN-A3 paper size. It is also known as the A3 problem-solving sheet. The goal is to get all the necessary data on one sheet of A3 paper using pencil while you are on the shop floor. The A3 report is commonly used for problem solving, but also for project management or status reports.
Why the Shop Floor?
Obviously, that is where the real situation takes place. Only on the shop floor can you observe the real situation. If you use primarily reports and presentations, you will get a filtered opinion on the situation – usually in a way that makes the presenter look good. See also my post Visit the Shop Floor or Your People Will Fool You! – Genchi Genbutsu!
Of course, you could observe the shop floor (or wherever your action happens) and then go back to the computer to add the data. However, while walking back and forth, you are likely to forget details of what you have seen on the way. You may also get distracted. It is also a waste of time walking back and forth repeatedly. Finally, due to the walking distance, you may be inclined to make the document in one go. However, I am a strong believer of iterations and changes to work my way toward an improved (not perfect!) situation. This brings me to my next point:
Why Pencil?
Using pencil has lots of advantages. Most importantly, it makes it easy to change the content by using an eraser. Therefore, there is much less of a mental barrier to change the document. With a pen, you will have the subtle pressure to make it correct in the very first try – which usually does not happen.
Another advantage of the pencil is that it is easy to do. While you can change computer documents, it actually uses a lot of your mental capacity merely to operate the software. Doing a sketch by hand is much easier and faster – and can also easily be done on the shop floor. Yet, if you do an image search for A3 report on Google, almost all are clearly done on a computer ? . For more on the advantages of a pencil, see my last week’s blog post On the Benefits of a Pencil in Lean.
Why One Sheet of Paper?
You are all familiar with stacks of paper. To add more information to a document, you merely add more pages to the stack. This works fine with printouts. However, going through that stack is more cumbersome than having one sheet of paper.
Especially if you are on the shop floor, working with multiple sheets of paper is a pain. Believe me, I have tried. Additionally, if you are working as a small team of two or more people, you can look only at the page that is at the moment on top. If you have only one page, then others can see all the data right away, without asking you to flip to another page.
The idea to fit all information related to one project/problem on one sheet of paper dates back to quality guru Joseph Juran (1904–2008). He was very influential in Japan, possibly even more so than the better known William Edwards Deming (1900–1993). Juran guided Toyota toward using one sheet of paper for problem solving, which then was improved at Toyota to the A3 report.
Why A3?
A0, A1, A2, A3, A4, and so on are part of the ISO 216 standard for paper sizes. All of these paper sizes have the same aspect ratio of 1: \sqrt{2}, which means that simply by cutting the page in half you arrive at the next paper size. They were originally developed during the French Revolution, and are now used worldwide – with the exception of the United States, Canada, and Mexico.
Summary
Overall, the A3 report is one sheet of A3 paper, written in pencil, that is created on the shop floor! This makes it more likely (but, of course, by no means certain) that you will get a representation of the actual situation and a workable solution to your problem through multiple iterations.
You may have noted that the above does not (yet) talk about what actually goes in the report. Well, for me, the conditions above are quite important. Hence, I focused my first post on A3 reports on these four factors. But fear not, in my next post I will go into more detail on what an A3 report actually contains. In the meantime, go out (preferably on the shop floor with a pencil and a single sheet of A3 paper) and organize your industry!
The A3 Report – Part 2: Content
In my last post I wrote about four basic factors for an A3 report (one sheet / A3 size / with pencil / on the shop floor). This week I would like to show you what goes in an A3 report. The important framework here is PDCA (Plan, Do, Check, Act). However, in my view there is no single perfect A3 template that will fit all of your problems. Rather, an A3 is created on the go. Make the tool fit the problem, not the other way round!
What Is the A3 Report Good For?
A3 is often used for slightly different tasks. The core use of an A3 report is for structured problem solving. It can also be used for project management. It is also used for status reports on problem solving and project management, although especially with handwritten A3’s, they make sense mostly to the people who wrote them. Some sources also consider the A3 report for planning, although I am not quite convinced. A3-sized sheets of paper are also used to display work standards or other information, although in this case I would no longer call it an A3 report. I associate an A3 report mostly with some type of problem solving.
Generally, the A3 report can help in the transformation from a current state to a (hopefully better) future state.
The PDCA Framework
PDCA LoopThere is one underlying tool that should be present in all A3 reports: the PDCA. PDCA stands for Plan-Do-Check-Act. For me, the PDCA is fundamental for any kind of problem solving or project management. The Plan is to determine the nature of the problem and how to solve it. The Do is the actual implementation. Plan and Do are the two steps that are common in the Western industry. Unfortunately, the next two are often skipped over. With Check, you should check if your Do actually fixed the problem! Act is the step where you try to figure out why your solution from Plan and Do did not work, and how to make it better the next time. Act can also include the sharing of the gained knowledge with others.
As such, it is a continuous circle. Hence, you could also see it as a series of loops, as shown below, that have to been repeated until the problem is solved. The PDCA is for me one of the essential approaches in lean manufacturing. As such, it has a whole fruit stand full of variants and flavors, including PDSA, DMAIC, LAMDA, SDCA, maybe even KATA, and many more that I don’t know yet (see my glossary for more details).
PDCA Multi-Loop
Typical Content of the A3
Often in literature you find a sample A3 sheet with the explicit mentioning or implicit indication that this is the “right” way to do an A3. However, since there are many different ways to use the A3, I strongly believe there is not a single standard sheet that will fit all problems. I am a strong believer in making the tool fit the problem, not the other way round! Unfortunately, in many lean implementations, I just see exactly this use of a tool regardless if it fits the problem.
In any case, every useful A3 report should be centered somewhat around the PDCA. Which headers and blocks you include depends on the problem you are trying to solve. Do not use one A3 template for everything, but mix and adapt – as long as there is a PDCA. It is okay to use a template, but I recommend keeping it flexible. If, for example, you add a fishbone diagram to your template, you push the user toward a fishbone diagram in lieu of other options. If there are a number of similar-parallel problem-solving activities reporting to the same management, a standardization may have benefits for the management. However, a company wide one-size-fits-all A3 report in all likelihood will fit all tasks equally bad.
Having said that, here is a list of possible headers or parts to include in your A3 report. You will also find more if you look around different sources. But again, do not use them all but only the ones that help you with the problem at hand. All of the below can include graphics, diagrams, layouts, sketches, etc. if needed. And again, one sheet, A3 size, with pencil, on the shop floor!
Plan
How do we solve the issue?
Background: What are we looking at, which part of the plant/product is under investigation, what is the business case?
Current State or Initial Condition: What is the current situation?
Problem Statement: What problem do we actually try to solve?
Target Condition or Targets: What do we want to achieve? What are our (numeric) targets?
Problem Analysis or Root Cause Analysis: What is the cause of our problems? You could use a fishbone diagram, a 5 why approach, or any other problem solving method useful to you.
Solution Comparison: Which of the possible solutions has the best chance of being successful for a reasonable effort? Which solution idea should be implemented?
Proposed Solution: What is our approach to fix the problem?
Do
Let’s do it!
Next Steps, Corrective Actions, or Implementation Plan: List of actions that need to be done to implement the proposed solution.
Schedule of Implementation: Deadlines, planned and/or actual start and completion dates, status (open/in progress/done). Is often combined with the next steps in one table.
Responsibilities: Who is in charge of which step? Can also include other functions as, for example, Accountable, Consulted, Informed, Support, etc. Can also be included in the Next Steps, but be wary of overdoing it.
Check
Did it work?
Indicators or Targets: Comparison of the target conditions to the current conditions. This is especially interesting after implementation. It is often shown as a timeline or a graph. It is also often combined with the Targets from the Plan above. Please note that one swallow does not make a summer, and hence achieving the targets once doesn’t mean you have achieved it. The situation has a tendency to revert to its old state as soon as management’s attention has passed on to the next topic.
Monitor Results or Process: Keeps track of the effect of the implementation and changes fro the Do step.
Act
Where did I go wrong?
Hopefully you may not need this if the problem is solved on the first try. Actually, most A3 reports do not include the Act part. It is somewhat negative and depressing to include a “Why it did not work!” section after all that “What we did to make it work!” before. I myself often do not include it from the start. However, if the problem is not yet solved despite some changes (improvements?), you would need to add this. You do not need to have it from the start, but you need to be mentally prepared to go through the Act if you need to. Nevertheless, there are some possibilities for a general and more positive Act on the A3 sheet:
Follow-up Actions: What are the next steps?
Share the Successful Ideas with Others: Sort of a fig leaf Act on A3 reports. The idea is to share the good results with others. Since it automatically implies that there are good results after the first try, I feel that it pushes you away from analyzing “Why it did not work?” if it did not work.
Update Standard Work Sheets: Naturally, a successful change in a standard would need to be added into an updated work standard sheet.
Miscellaneous: Check the checks and sign the signs…
On top of all that, an A3 can include a lot of additional general project-related data:
Section manager or patron (which gives an upper manager the possibility to add his name without being responsible if it does not work ? )
Signature fields, possibly even for different steps to get approval from others and management, or just at the end confirming that the section manager has accepted the successful project
Budget/expenses
Summary
As mentioned above, you need to make the tool match the problem, not the other way round. In any case, there are still many things that can be done wrong when doing an A3 report. I will write more about the mistakes and limits of the A3 report at a later time. Until then, however, I hope the above summary was useful for you. Now go out and organize your industry!
The A3 Report – Part 3: Limitations and Common Mistakes
A3 on ClipboardIn the last two posts I showed you the basics of the A3 report and the (possible) content of the A3 report. In this last post of this series, I would like to talk about common mistakes and the limitations of the A3 report. Overall, for me the A3 report is a minor tool to help organize the real work of problem solving, despite all the fuzz some make about the A3 report.
Common Mistakes
I mentioned many requirements and useful suggestions for an A3 report already in my previous posts. You should do as much of the A3 on the shop floor as possible, ideally using an pencil and an A3 (or ledger or tabloid) paper size. But here are a few more things that can be done better or worse:
Computer vs. by Hand
Hand holding pencilFrequent readers of my blog know that I am a big fan of writing by hand rather than using a computer. (See my previous post The Advantage of Handwritten Data on the Shop Floor.) Same is true here too.
As mentioned above, it is probably best to use a pencil. Worst is probably a permanent pen, since it would require you to get the A3 report perfect on the first go. The computer indeed does make it easier to modify the report. However, a computer is a brain drain. Even if you do not notice it, creating and formatting the report takes a lot of effort, which all distracts from the actual problem solving. And, do not forget, solving the problem at hand is the real issue here.
However, I have to admit that there are instances when a computer-generated A3 report may be useful. It is much easier to share, present, and – depending on the handwriting – even read a computer-generated document than a handwritten one. Hence, again, make the tool fit the problem, not the other way round. If your task is primarily to solve a problem, use pencil. However, if it is (also) important to present a nice fancy spreadsheet to management, use a computer. After all, your job as an employee is to make your bosses happy, and if they want fancy graphics, give ’em fancy graphics.
Getting Stuck in the Details
Don’t lose your focus!
Another problem I often see is that people do get stuck in the details, and start to neglect the bigger goal of solving the problem. There are no strict requirements on the A3 report. If it is something simple, you could use a smaller A4. While technically speaking, it is no longer an A3 paper size, people all over the world frequently use A4 paper but call it an A3 report. While A3 is probably better in most cases, A2 is also possible.
I already mentioned that you can use a computer, and that you can adjust the content to fit your needs. Probably the only thing I would insist on is using only a single sheet of paper – and this is only because multiple sheets would have a different name and no longer be called an A3 report.
Emphasizing Form over Content
The A3 is a tool, and like every tool it has to fit your problem. Like you have different screwdrivers for different screws to tackle, so does the design of your A3 report adapt to the problem you have to solve. Do not let yourself be constrained by any template you find in literature. (However, if your boss insists on using a certain template, you better do it.)
Trying to Squeeze in Too Much Information
Scientific vector seamless pattern with math and physical formulas, chemistry plots and graphic schemes, shuffled together. Endless math texture. You can use any color of backgroundOne of the benefits of the A3 is to boil down the content to the core. Remove everything that is not essential, until it fits on an A3 sheet of paper. No cheating with magnifying glasses though! Less is more!
Whenever possible, use pictures, diagrams, sketches, and graphs in lieu of words and text. A picture is often much easier to understand than text, especially on a handwritten report.
Doing It Alone
Team of architects people in group on construciton site check documents and business workflow
The power of many…
Working on paper using pencil is also great in smaller groups. Try not to do an A3 alone. Rather, involve others and get their input and ideas on the paper too. Generally, I like to work with teams of two to five people to have different opinions but still a team where all have to participate and cannot hide in the second row.
Limitations of the A3 report
Watch out, here comes the A3 report!
It sometimes feels like the A3 report is one of the magic tools in lean, and simply using the tool makes your shop floor miraculously good. Hint: It doesn’t. And neither do any of the other magic tools like 5S or value stream maps.
Even if the A3 report is sometimes paraded around like a sacred relic, it is in my view only a minor tool. The main work is still identifying and solving the problem. If I have the choice between a sloppy root cause analysis on an A3 report and a good one on the back of an used envelope, I would go with the envelope any time. Using an A3 report will offer no advantage at all if the content is garbage!
Hence, put the effort of the A3 report into the content, not the format!
Make a thorough analysis of the current state.
Go deep when trying to understand the root cause of the problem.
Ideally, get ideas for multiple solution approaches to your problem, and
Then pick the most promising solution idea.
Ensure a good implementation, and
Verify with some delay if the implementation really solved the problem.
Fail any of the above and your risk of not solving the problem increases significantly. Again, it is not the format but the content that will make or break your project!
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