Mejora la toma de decisiones, tus procesos,  la seguridad de tus transacciones, y el desarrollo organizacional de tu empresa

 

Un sistema ERP (Enterprise Resourse Planning)  es un software que comprende todas las funciones básicas de una empresa  (ventas, compras, inventarios, producción, tesorería, contabilidad, etc.), de una manera integrada, automatizando procesos y proporcionando un conjunto de datos e información de calidad. Esta información una vez analizada e interpretada ayuda a la correcta toma de decisiones en las empresas, convirtiéndose así en una ventaja competitiva para las mismas. Por lo que podemos concluir, que el grado en el  que un ERP se convierte en una  verdadera ventaja competitiva dependerá en gran medida de las personas que tomen las decisiones.

Ya nadie discute la importancia de un sistema ERP en la gestión de las empresas (sin importar el tamaño de las mismas, pequeñas, medianas o grandes), y los efectos positivos que produce, que podemos agrupar en cinco grandes bloques:

1. Mejora en el proceso de toma de decisiones:

•  Al proporcionar datos e información confiables y en tiempo real, (tomar decisiones sin datos y llevarlo todo a la intuición, con información inexacta o datos de hace “dos meses”  influye negativamente en la toma de decisiones). Como ya sabemos  “todo lo que se puede medir se puede mejorar” y para medir,  tan importante como los indicadores es el disponer de datos de “calidad”. En este punto cabe considerar que para tomar decisiones no sólo necesitaremos datos, sino que además es fundamental disponer de una metodología

““»Sin datos, sólo eres otra persona con una opinión». W.  Edwards Deming

•  Al integrar todas las áreas de la empresa,  la gerencia dispone de una visión “panorámica”  de la misma y un dato único desde cualquier perspectiva

“»La eficiencia es hacer cosas bien; la efectividad es hacer las cosas correctas». Peter F. Drucker

    2. Mejora los procesos y optimiza los recursos:

• Mejora el desarrollo del proceso estratégico. Los datos  y la información no solo nos permiten tomar mejores decisiones, sino que además sirven de base en el desarrollo  del proceso estratégico de la empresa en  todas sus fases (Análisis-Planificación-Implementación-Revisión). Además el ERP proporciona herramientas  que ayudan a gestionar y controlar la estrategia (por ejemplo la contabilidad presupuestaria o proporcionando soporte  para el diseño de un Cuadro de Mando Integral), permitiéndonos medir las desviaciones con  los objetivos propuestos y tomar acciones correctoras

“»La mejor estructura no garantizará los resultados ni el rendimiento. Pero la estructura equivocada es una garantía de fracaso”. Peter Drucker

• Mejora la eficiencia. Automatizando y simplificándolos procesos que se realizan de forma manual y  eliminando duplicidades con el consiguiente ahorro de tiempo de las operaciones, en definitiva mejorando la competitividad de la empresa. El ejemplo más claro lo tenemos en  la contabilización automática desde la gestión comercial (ventas, compras, cobros, pagos, gestión de activos,…..)

“»Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo”. Albert Einstein

• Controla y reduce el inventario real. El ERP primeramente nos proporciona un control del inventario  (tanto en valor como en unidades). A partir de ese control se puede establecer una política de reducción de la pérdida desconocida (por errores o por hurto) y una reducción del propio inventario al mejorar la planificación de las compras. Tenemos que tener en cuenta que el exceso de inventario en la empresa es uno de los 8 desperdicios  (conocidos como muda) del Lean Manufacturing

3. Mejora la seguridad de todas las transacciones y de la información. Ya        que proporciona una mayor seguridad sobre los usuarios (a través de            permisos y accesos) y sobre la trazabilidad de los procesos (permitiendo          saber   en todo momento quién ha añadido un documento, lo ha                          modificado,  impreso o eliminado). Esta seguridad  se pierde con otro                  tipo de herramientas (Como  por ejemplo las “famosas” hojas de cálculo)

4. Mejora el desarrollo organizacional:

• Facilitando el aprendizaje y desarrollo de las personas. El propio sistema ERP genera una “manera de trabajar”  integrada, compartiendo información, fomentando la colaboración entre todas las áreas, el trabajo en equipo y el logro de los objetivos de manera conjunta. Además, acelera los procesos de aprendizaje  y la formación de los nuevos trabajadores en la organización

“»La habilidad de una organización para aprender y convertir rápidamente lo aprendido en acción, es su máxima ventaja competitiva”. Jack Welch

• Facilitando la adaptación y flexibilidad  de la empresa a un entorno cambiante (VUCA: volátil, incierto, complejo y ambiguo), donde cada día necesitamos más información y de manera más rápida para adaptarnos (volvernos más “líquidos”) a las nuevas circunstancias y/o maneras de trabajar. El ERP facilita la gestión del cambio en la empresa actuando como un  verdadero inductor del mismo

“»La vida es 10% lo que me pasa y 90% cómo reacciono a ello».John Maxwell

5. Prepara a la empresa para el comercio electrónico. El ERP se convierte en la base para la gestión de una plataforma de comerci0  electrónico, ya que en las tiendas online una parte muy importante e                   indivisible de su actividad diaria es la logística.  De ella depende que todos los pedidos  se preparen  correctamente en el almacén, y se realice el   transporte de los productos comprados al consumidor final en el tiempo  acordado.  Para ello es necesario “alimentar” la tienda online de datos  (productos, precios, ofertas, unidad mínima de venta, formas de pago,  tipos  de impuestos, clientes, etc.) y por otra parte recibir de la misma,  pedidos, cobros, etc. El ERP  facilita este flujo de información en   ambos sentidos de     manera automatizada, evitando errores, y haciendo   que la información fluya en tiempo real

Todas  estas mejoras  producen efectos muy positivos sobre cualquier empresa, pero quizás hay dos grandes cambios que resaltar  tras la implementación de un ERP:

1. Coloca a la empresa en un primer nivel de gestión,  ya que  el ERP no sólo le  permite desarrollar su proceso estratégico, sino que además,  le facilita la implementación de cualquier sistema de gestión y el control de sus procesos de negocio de una manera estructurada

«Las ideas de control y mejora a menudo se confunden una con otra. Esto se debe a que el control de calidad y mejora de la calidad son inseparables». Kaoru Ishikawa

2.  Le permite un crecimiento ordenado y  sostenido en el tiempo. La mejora en el seguimiento y control de la gestión a través del  ERP, lo convierte  en una herramienta tecnológica con la que lograr un                             crecimiento sostenido de la empresa

“»Si no diriges tu negocio, serás dirigido fuera de tu negocio”. B. C. Forbes.

Luego si el sistema  ERP produce estos efectos beneficiosos en la gestión de las organizaciones, ¿porque muchas de ellas se siguen planteando la adopción de dicha herramienta? La respuesta tiene que ver con varios factores, de entre los cuales destaco la resistencia al cambio de las organizaciones. Por lo tanto, la clave en el éxito de  la implementación de un ERP, no está tan relacionada con el  software (aunque este puede convertirse en  catalizador o desestabilizador del cambio), como con las PERSONAS  (y en la correcta gestión del proceso de cambio que origina en la organización).

“»No se pueden dirigir empresas del siglo XXI con estructuras del siglo XX y directivos del siglo XIX”. John Kotter