El ERP o como mejorar la gestión de la empresa con una sola herramienta
Mejora la toma de decisiones, tus procesos, la seguridad de tus transacciones, y el desarrollo organizacional de tu empresa
Un sistema ERP (Enterprise Resourse Planning) es un software que comprende todas las funciones básicas de una empresa (ventas, compras, inventarios, producción, tesorería, contabilidad, etc.), de una manera integrada, automatizando procesos y proporcionando un conjunto de datos e información de calidad. Esta información una vez analizada e interpretada ayuda a la correcta toma de decisiones en las empresas, convirtiéndose así en una ventaja competitiva para las mismas. Por lo que podemos concluir, que el grado en el que un ERP se convierte en una verdadera ventaja competitiva dependerá en gran medida de las personas que tomen las decisiones.
Ya nadie discute la importancia de un sistema ERP en la gestión de las empresas (sin importar el tamaño de las mismas, pequeñas, medianas o grandes), y los efectos positivos que produce, que podemos agrupar en cinco grandes bloques:
- Mejora en el proceso de toma de decisiones:
- Al proporcionar datos e información confiables y en tiempo real, (tomar decisiones sin datos y llevarlo todo a la intuición, con información inexacta o datos de hace “dos meses” influye negativamente en la toma de decisiones). Como ya sabemos “todo lo que se puede medir se puede mejorar” y para medir, tan importante como los indicadores es el disponer de datos de “calidad”. En este punto cabe considerar que para tomar decisiones no sólo necesitaremos datos, sino que además es fundamental disponer de una metodología
““»Sin datos, sólo eres otra persona con una opinión». W. Edwards Deming
- Al integrar todas las áreas de la empresa, la gerencia dispone de una visión “panorámica” de la misma y un dato único desde cualquier perspectiva
“»La eficiencia es hacer cosas bien; la efectividad es hacer las cosas correctas». Peter F. Drucker
2. Mejora los procesos y optimiza los recursos:
- Mejora el desarrollo del proceso estratégico. Los datos y la información no solo nos permiten tomar mejores decisiones, sino que además sirven de base en el desarrollo del proceso estratégico de la empresa en todas sus fases (Análisis-Planificación-Implementación-Revisión). Además el ERP proporciona herramientas que ayudan a gestionar y controlar la estrategia (por ejemplo la contabilidad presupuestaria o proporcionando soporte para el diseño de un Cuadro de Mando Integral), permitiéndonos medir las desviaciones con los objetivos propuestos y tomar acciones correctoras
“»La mejor estructura no garantizará los resultados ni el rendimiento. Pero la estructura equivocada es una garantía de fracaso”. Peter Drucker
- Mejora la eficiencia. Automatizando y simplificándolos procesos que se realizan de forma manual y eliminando duplicidades con el consiguiente ahorro de tiempo de las operaciones, en definitiva mejorando la competitividad de la empresa. El ejemplo más claro lo tenemos en la contabilización automática desde la gestión comercial (ventas, compras, cobros, pagos, gestión de activos,…..)
“»Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo”. Albert Einstein
- Controla y reduce el inventario real. El ERP primeramente nos proporciona un control del inventario (tanto en valor como en unidades). A partir de ese control se puede establecer una política de reducción de la pérdida desconocida (por errores o por hurto) y una reducción del propio inventario al mejorar la planificación de las compras. Tenemos que tener en cuenta que el exceso de inventario en la empresa es uno de los 8 desperdicios (conocidos como muda) del Lean Manufacturing
3. Mejora la seguridad de todas las transacciones y de la información. Ya que proporciona una mayor seguridad sobre los usuarios (a través de permisos y accesos) y sobre la trazabilidad de los procesos (permitiendo saber en todo momento quién ha añadido un documento, lo ha modificado, impreso o eliminado). Esta seguridad se pierde con otro tipo de herramientas (Como por ejemplo las “famosas” hojas de cálculo)
4. Mejora el desarrollo organizacional:
- Facilitando el aprendizaje y desarrollo de las personas. El propio sistema ERP genera una “manera de trabajar” integrada, compartiendo información, fomentando la colaboración entre todas las áreas, el trabajo en equipo y el logro de los objetivos de manera conjunta. Además, acelera los procesos de aprendizaje y la formación de los nuevos trabajadores en la organización
“»La habilidad de una organización para aprender y convertir rápidamente lo aprendido en acción, es su máxima ventaja competitiva”. Jack Welch
- Facilitando la adaptación y flexibilidad de la empresa a un entorno cambiante (VUCA: volátil, incierto, complejo y ambiguo), donde cada día necesitamos más información y de manera más rápida para adaptarnos (volvernos más “líquidos”) a las nuevas circunstancias y/o maneras de trabajar. El ERP facilita la gestión del cambio en la empresa actuando como un verdadero inductor del mismo
“»La vida es 10% lo que me pasa y 90% cómo reacciono a ello».John Maxwell
5. Prepara a la empresa para el comercio electrónico. El ERP se convierte en la base para la gestión de una plataforma de comerci0 electrónico, ya que en las tiendas online una parte muy importante e indivisible de su actividad diaria es la logística. De ella depende que todos los pedidos se preparen correctamente en el almacén, y se realice el transporte de los productos comprados al consumidor final en el tiempo acordado. Para ello es necesario “alimentar” la tienda online de datos (productos, precios, ofertas, unidad mínima de venta, formas de pago, tipos de impuestos, clientes, etc.) y por otra parte recibir de la misma, pedidos, cobros, etc. El ERP facilita este flujo de información en ambos sentidos de manera automatizada, evitando errores, y haciendo que la información fluya en tiempo real
Todas estas mejoras producen efectos muy positivos sobre cualquier empresa, pero quizás hay dos grandes cambios que resaltar tras la implementación de un ERP:
- Coloca a la empresa en un primer nivel de gestión, ya que el ERP no sólo le permite desarrollar su proceso estratégico, sino que además, le facilita la implementación de cualquier sistema de gestión y el control de sus procesos de negocio de una manera estructurada
«Las ideas de control y mejora a menudo se confunden una con otra. Esto se debe a que el control de calidad y mejora de la calidad son inseparables». Kaoru Ishikawa
2. Le permite un crecimiento ordenado y sostenido en el tiempo. La mejora en el seguimiento y control de la gestión a través del ERP, lo convierte en una herramienta tecnológica con la que lograr un crecimiento sostenido de la empresa
“»Si no diriges tu negocio, serás dirigido fuera de tu negocio”. B. C. Forbes.
Luego si el sistema ERP produce estos efectos beneficiosos en la gestión de las organizaciones, ¿porque muchas de ellas se siguen planteando la adopción de dicha herramienta? La respuesta tiene que ver con varios factores, de entre los cuales destaco la resistencia al cambio de las organizaciones. Por lo tanto, la clave en el éxito de la implementación de un ERP, no está tan relacionada con el software (aunque este puede convertirse en catalizador o desestabilizador del cambio), como con las PERSONAS (y en la correcta gestión del proceso de cambio que origina en la organización).
“»No se pueden dirigir empresas del siglo XXI con estructuras del siglo XX y directivos del siglo XIX”. John Kotter
Improves decision-making, your processes, security of your transactions, and organizational development of your business
An ERP system (Enterprise Resource Planning) is a software that includes all the basic functions of a company (sales, purchasing, inventory, production, treasury, accounting, etc.), in an integrated manner, automating processes and providing a data set and quality information. This information once analyzed and interpreted helps correct decisions in business, becoming a competitive advantage for them. So we can conclude that the degree to which an ERP becomes a real competitive advantage will depend largely on the people who make the decisions.
Nobody discusses the importance of an ERP system in the management of companies (regardless of their size, small, medium or large), and the positive effects it produces, which can be grouped into five main sections:
Improved decision-making process:
By providing reliable data and information in real time (no data to make decisions and take everything to intuition, with inaccurate information or data «two months» makes a negative influence on decision making). As we know «everything that can be measured can be improved» and measure as important as indicators the available data is «quality». At this point it should be considered to make decisions not only need data, but it is also essential to have a methodology
«» «Without data, you’re just another person with an opinion.» W. Edwards Deming
By integrating all areas of the company, management has a «panoramic» view of it and a single data from any perspective
«» Efficiency is doing things right; effectiveness is doing the right things «. Peter F. Drucker
2. Improved processes and optimizes resources:
Improves the development of the strategic process. Data and information not only allow us to make better decisions, but also serve as a basis for the development of the strategic process of the company in all its phases (Analysis-Planning-Implementation-Review). In addition, the ERP provides tools that help manage and control strategy (eg budget accounts or providing support for the design of a Balanced Scorecard), enabling us to measure the deviations with the objectives and take corrective action
«» The best structure will not guarantee results or performance. But the wrong structure is a guarantee of failure. «Peter Drucker
Improve efficiency. Automating and simplifying processes performed manually and eliminating duplications thus saving time operations, ultimately improving the competitiveness of the company. The clearest example is the automatic posting from sales management (sales, purchases, receipts, payments, asset management, … ..)
«» If you want different results, do not do the same. «Albert Einstein
Controls and reduces the actual inventory. The first ERP provides inventory control (both value and units). From this control you can establish a policy of reducing shrinkage (for errors or theft) and reduced own inventory by improving procurement planning. We must bear in mind that excess inventory in the company is one of the 8 wastes (known as molting) Lean Manufacturing
3. Improving the security of all transactions and information. As it provides greater security for users (through permits and access) and on the traceability of processes (allowing always know who has added a document, which has been modified, printed or deleted). This security is lost with other tools (such as «famous» spreadsheets)
4. Improved organizational development:
Facilitating learning and personal development. The own ERP system generates a «way of working» integrated, sharing information, promoting collaboration among all areas, teamwork and achievement of the objectives jointly. In addition, it accelerates the learning process and training of new workers in the organization
«» The ability of an organization to learn and convert into action quickly learned, is its ultimate competitive advantage. «Jack Welch
Facilitating the adaptation and flexibility of the company to a changing environment (VUCA: volatile, uncertain, complex and ambiguous), where every day we need more information and faster to adapt (become more «liquid») to new circumstances and / or ways of working. ERP facilitates the management of change in the company acting as a true inductor the same
«» Life is 10% what happens to me and 90% how I react to it, «Maxwell .John
5. Prepare the company for e-commerce. The ERP becomes the basis for managing electronic platform comerci0 because online stores a very important and indivisible part of their daily activity is logistics. It depends on all orders to prepare properly in the warehouse, and transportation of purchased products to the final consumer at the agreed time is made. This requires «feed» the online store data (products, prices, deals, minimum unit sales, payments, tax rates, customers, etc.) and on the other hand receive the same, orders, receipts, etc. ERP facilitates the flow of information in both directions in an automated manner, avoiding mistakes and making information flow in real time
All these improvements produce very positive effects on any company, but perhaps there are two major changes that highlight after the implementation of an ERP:
Puts the company in a first level of management, as the ERP not only allows you to develop your strategic process, but also facilitates the implementation of any management system and control of their business processes in a structured way
«The ideas of control and improvement often confused with each other. This is because the quality control and quality improvement are inseparable.» Kaoru Ishikawa
2. Allows an orderly and sustained growth over time. Improved monitoring and management control through the ERP, it makes it a technological tool to achieve sustained business growth
«» If you do not run your business, you will run out of your business. «B. C. Forbes.
Then if the ERP system produces these beneficial effects in the management of organizations, because many of them are still considering the adoption of this tool? The answer has to do with several factors, among which feature the resistance to change in organizations. Therefore, the key to the successful implementation of an ERP is not so related to the software (although this can become a catalyst or destabilizing change) and with people (and in the proper management of the change process originating in the organization).
«» You can not run businesses XXI century structures twentieth century and nineteenth century managers. «John Kotter[:]