Cómo diseñar reuniones que su equipo querrá asistir
Hay un montón de consejos sobre cómo hacer que las reuniones sean más eficientes y productivas. Y si bien es cierto que dirigir conversaciones deliberadas y centradas es fundamental para el desempeño de la organización, las reuniones no se limitan a entregar resultados. Hay otro resultado que los líderes deben prestar más atención a: crear una experiencia de calidad para cada participante.
¿Qué es una experiencia de calidad en una reunión? Lo defino como cuando los empleados se van sintiendo más conectados, valorados y satisfechos. Por supuesto, usted todavía debe centrarse en lograr los resultados de la reunión, pero las reuniones reflexivas y productivas no tienen que estar en desacuerdo.
He trabajado con gerentes y líderes de proyectos para crear este tipo de experiencias. Comenzamos pidiendo a la gente que reflexione sobre su mejor experiencia de equipo y responda a dos preguntas: ¿Cómo se ve un grupo poderoso? ¿Qué significa ser poderoso en un grupo?
La segunda pregunta típicamente provoca respuestas como estas:
«Nunca dejé nada importante sin decirlo. Cuando hablé, sentí que me estaban escuchando, y creí que lo que dije tenía un impacto «.
«Parecía que era realmente un miembro del grupo. Todo el mundo parecía genuinamente interesado el uno en el otro y en lo que estaba pasando en nuestras vidas. »
«Sabía que agregaba valor, tanto en las reuniones como fuera de ellas».
En otras palabras, cada reunión de grupo se suma a la experiencia de ser un miembro productivo y valorado del grupo.
Esto es lo que he visto que los líderes hacen para crear esa experiencia de calidad:
Trabaja duro para estar presente. Tómese el tiempo necesario para prepararse para que pueda estar disponible y atento antes y durante la reunión. Si usted se está retrasando debido a otra reunión o aún pensando en cómo llevar a cabo esta reunión, estará preocupado y no estará disponible para cualquiera que quiera conectarse.
Preparación le permite relajarse sobre la dirección de la reunión y prestar más atención a la «lectura de la sala» – notar cómo la gente está haciendo mientras caminan, ya lo largo de la reunión.
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Demostrar empatía. La gente asocia la atención con el cuidado – su atención importa. Observar, escuchar, hacer preguntas reflexivas, y evitar las distracciones y la multitarea. La empatía es una habilidad aprendida que se puede practicar simplemente dejando a un lado su teléfono y computadora durante dos o tres horas cada semana y realmente escuchando a alguien. Las reuniones pueden ser su principal lugar para perfeccionar esta habilidad.
Configurar y administrar la conversación. Pida permiso al grupo para manejar deliberadamente la conversación. Es importante establecer algunas pautas sobre la distracción. Pida a la gente que:
Evitar el uso de tecnología a menos que sea pertinente a los temas
Evitar cualquier conducta distractiva – verbal o no verbal
Escuchar y respetar a la gente cuando están hablando
Invitar a otros a hablar si su opinión debe ser escuchada
Incluya suficiente tiempo en cada tema para permitir una amplia participación. Esto significa tener menos puntos del orden del día y más tiempo asignado a cada tema. Como blanco, ponga un 20% menos artículos en su agenda y deje 20% más tiempo para cada artículo.
Reduzca la velocidad de la conversación para incluir a todos. Me gusta la idea de la toma de turnos sociales, donde se tiene una idea de quién tiene o no ha hablado y si la conversación está siendo controlada o dominada por una o más personas. No es necesario configurar esto como una regla, pero se puede modelar como un estilo inclusivo de conversación, por lo que las personas se vuelven más propensos a notar que aún no ha hablado.
Para implementar esta práctica, llame a la gente suavemente y estratégicamente. Por suavidad, quiero decir hacer que se sienta y suena como una invitación – no un método de control de la participación. Por estrategia, quiero decir pensar a través de, durante su preparación, que necesita ser parte de la discusión para cada tema. Pregúntese:
¿Quién sería genial en comenzar la conversación?
¿Quién se ve afectado por los resultados y, por lo tanto, es necesario pedirles su opinión?
¿Quién tiene más probabilidades de tener una visión diferente?
¿Quiénes son las viejas manos que podrían percibir si estamos cometiendo un error o algo que falta?
Registrarse con personas en momentos específicos. Comienza cada reunión con una pregunta: «¿Alguien tiene algo que decir o preguntar antes de comenzar?» Pregúntelo deliberadamente y con un tono que indique que esta conversación le importa. Y luego esperar. Pausar transmite que usted no está interesado en llegar a otro lugar que aquí, ahora mismo – que esta conversación importa. No estropee sus pausas haciendo comentarios sobre la falta de respuesta o lentitud de una respuesta. Las personas a menudo necesitan unos momentos para reflexionar, encontrar algo que decir y pensar en la mejor manera de expresarlo.
Sólo espera.
Una vez que las personas se den cuenta de que están dispuestos a hacer una pausa, se volverán más conscientes, y cuando tengan una pregunta, no se preocuparán de que estén retrasando la reunión.
Conversaciones de alta calidad con amplia participación permiten a las personas conocerse mutuamente en formas que conduzcan a la amistad y la colaboración. Es el acto de estar con otras personas de una manera atenta y afectuosa que nos ayuda a sentir que estamos todos juntos en esto. Creación de una experiencia de calidad en sus reuniones lleva tiempo, pero vale la pena.