De allí que daremos inicio a este breve recorrido por la gestión de cambio parafraseando a Francois de la Rochefoucauld
“La única cosa constante en la vida es el cambio”
Esto también aplica a la vida organizacional.
Podríamos definir la gestión del cambio (MOC, por sus siglas inglés) como un proceso de evaluación y gestión de los riesgos asociados a las modificaciones que pueden ser temporal o permanente dentro de las organizaciones, para complementar esta definición revisemos lo que plantea la ISO 55001:2014, en su requerimiento 8.2
“Antes de implementar cualquier cambio, se deben valorar los riesgos asociados a cualquier cambio planificado, permanente o temporal, que pueda tener un impacto en el logro de los objetivos de la gestión de activos.
La organización debe asegurar que dichos riesgos se gestionen de acuerdo con los apartados 6.1 y 6.2.2.
“La organización debe controlar los cambios planificados y revisar las consecuencias no deseadas de los cambios, tomando acción para mitigar cualquier efecto adverso, según sea necesario”.
Gestionar los riesgos asociado a los cambio y documentar los mismo es una de las tareas más importante en este aspecto para las organizaciones, es así que en la práctica las grandes corporaciones tienen procesos documentados para la correcta evaluación, aprobación, control y seguimiento de estos, antes de su implementación.
Pareciera obvio pensar que el sentido común es el más común de los sentidos, sin embargo en la práctica no funciona de esta manera, en muchas organizaciones donde hemos tenido la posibilidad de realizar diagnósticos y auditorias asociados a la ISO 55001:2014, no encontramos con algunas de las siguientes situaciones:
Caso 1.
Situación.
Se ha llevado a cabo un proceso de adecuación de tecnológica de un sistema de control de los dosificadores de químico para el agua de enfriamiento de los activos críticos de la planta.
Cuando realizamos la revisión del requerimiento 8.3, se evidencia algunas de los siguientes hallazgos:
Proceso de cambio no se encuentra documentado.
No han sido evaluado los riesgos asociados a su implementación.
Dentro del ERP o EAM, aún se encuentra registrados los activos que fueron dado de baja y los nuevos no están dentro del inventario de activos.
No se han actualizado los P&ID
Los planes de mantenimiento no se corresponde con la nueva tecnología sino con la tecnología anterior.
No están codificados los repuestos críticos asociado al nuevo sistema dentro del catálogo de repuestos de la organización.
Hacia donde avanzar
Muchas organizaciones vienen avanzando en hacer parte de su cultura organizacional la evaluación, documentación, control y seguimiento de los procesos de cambio que deben gestionar, para ello es importante considerar no solamente los cambios a nivel de los procesos medulares, sino todo aquellos cambio que pueden impactar en los objetivos y que forman parte de la organización, como lo estable la ISO 55002:2014, en su cláusula 8.2.2, algunos de los cambio que deben ser gestionados se mencionan a continuación:
a) Estructuras, roles o responsabilidades de la organización;
b) Política, objetivos o planes de la gestión de activos;
c) Procesos o procedimientos para las actividades de la gestión de activos;
d) Nuevos activos, sistemas de activos o tecnologías (incluyendo obsolescencia);
e) Factores externos a la organización (incluyendo nuevos requisitos legales y regulatorios);
f) Restricciones en la cadena de suministros;
g) Demandas de productos y servicios, contratistas o proveedores;
h) Demandas de recursos, incluyendo demandas competitivas
El desarrollo de un eficaz sistema para la gestión de los cambios dentro de la organización, requiere la evolución de la organización hacia una cultura de mejora continua, pero también exige un alto compromiso de los líderes de procesos en la implementación de estos. Este liderazgo debe ser potenciado desde la alta dirección.
Para la obtención de buenos resultados en el proceso de implementación Zimmermann, propone trabajar desde cuatro perspectiva tal como lo muestra la figura 1.
Algunos beneficio de adecuada gestión de los cambios
Desde el punto de vista de la Guidelines for the Management of Change for Process Safety; 2008, un adecuado manejo de los cambios permite obtener algunos de los siguientes beneficios:
a) Evaluar los posibles riesgos asociados, planificar, ejecutar y verificar las acciones asociadas a de los cambios planteados, por lo que se reduce el número de incidentes y problemas potencialmente asociados a estos una vez ejecutados.
b) Es posible identificar de peligros.
c) Garantiza una correcta actualización de la documentación y registros asociados ( Información de mantenimiento, operaciones, procesos, etc)
d) Involucramiento del personal en el proceso de gestión de los cambio, mediante planes de formación y divulgación.
e) Fomento de la cultura de la evidencia objetiva, no es posible implementar un cambio, sin que haya sido aprobado y documentado en cada etapa.
f) Facilitan la implantación de prácticas de trabajo seguras.
g) Permite evaluar costos asociados a los cambios y su impacto en el negocio.
Adicionalmente les comparto un proceso de gestión de cambio como guía, sin embargo es importante señalar que estos procesos deben ser desarrollados por cada organización y adecuado a su contexto operacional.
Figura 2. Proceso de Manejo del cambio (Medina;2015. Adaptación propia)
Para terminar como recomendación este proceso de gestión del cambio debe formar parte de ese conjunto de documentos que una organización debe mantener actualizada y la cual es necesaria para alinearse a los requerimientos de la norma ISO 55001:2014, específicamente en el apartado 7.6 Información documentada.[:en]Organizations are currently developing processes that are changing over time in order to adapt to the dynamics of markets and optimize their operations. On the other hand, organizational evolutionary processes provide the basis for these processes to change and the organization can leverage Continuous improvement.
From there we will start this brief tour of the exchange management paraphrasing Francois de la Rochefoucauld
«The only constant thing in life is change»
This also applies to organizational life.
We could define change management (MOC) as a process of evaluation and management of the risks associated with the changes that may be temporary or permanent within organizations, to complement this definition we review what raises the ISO 55001 : 2014, at your request 8.2
«Before implementing any change, the risks associated with any planned, permanent or temporary changes that may have an impact on the achievement of the objectives of asset management should be assessed.
The organization shall ensure that such risks are managed in accordance with 6.1 and 6.2.2.
«The organization must monitor the planned changes and review the unwanted consequences of the changes, taking action to mitigate any adverse effects as needed.»
Managing the risks associated with change and documenting them is one of the most important tasks in this regard for organizations, so in practice large corporations have documented processes for the proper evaluation, approval, control and follow-up of these, Before implementation.
It seems obvious to think that common sense is the most common of the senses, however in practice it does not work in this way, in many organizations where we have had the possibility of performing diagnostics and audits associated with ISO 55001: 2014, we do not find Some of the following situations:
Case 1.
Situation.
A process of technological adaptation of a chemical dosing control system for the cooling water of the critical plant assets has been carried out.
When we performed the 8.3 requirement review, we highlight some of the following findings:
Change process is not documented.
The risks associated with its implementation have not been evaluated.
Within the ERP or EAM, the assets that were discharged are still registered and the new ones are not included in the asset inventory.
P & ID not updated
The maintenance plans do not correspond with the new technology but with the previous technology.
The critical parts associated with the new system are not coded within the organization’s spare parts catalog.
Where to go
Many organizations are making progress in making part of their organizational culture the evaluation, documentation, control and follow-up of the processes of change that they must manage, for it is important to consider not only the changes at the level of the core processes, but all those changes that can Impact on the objectives and that are part of the organization, as established by ISO 55002: 2014, in clause 8.2.2, some of the changes that must be managed are mentioned below:
A) Structures, roles or responsibilities of the organization;
B) Policy, objectives or plans of the asset management;
C) Processes or procedures for asset management activities;
D) New assets, asset systems or technologies (including obsolescence);
E) Factors external to the organization (including new legal and regulatory requirements);
F) Constraints in the supply chain;
G) Demands for products and services, contractors or suppliers;
H) Demand for resources, including competitive demands
The development of an effective system for change management within the organization requires the evolution of the organization towards a culture of continuous improvement, but also requires a high commitment of the process leaders in the implementation of these. This leadership must be promoted from top management.
To obtain good results in the Zimmermann implementation process, it proposes to work from four perspectives as shown in figure 1.
Some benefits of proper change management
From the point of view of the Guidelines for the Management of Change for Process Safety; 2008, an adequate management of the changes allows to obtain some of the following benefits:
A) Evaluate the possible associated risks, plan, execute and verify the actions associated to the proposed changes, reducing the number of incidents and problems potentially associated with them once executed.
B) It is possible to identify hazards.
C) Ensure correct correctness[:]