APLICANDO EL MÉTODO DE LAS 5S AL RESTAURANTE
Cuando nos toca visitar locales de clientes o conocidos, es frecuente tener la sensación de desorden, de suciedad, de falta de disciplina.
En estos casos, pareciera que a nadie le importara sus consecuencias, perdidas de tiempo, búsquedas interminables, compras innecesarias, malhumor, desmotivación.
Solo de vez en cuando se organiza un día de trabajo especial para limpiar y hacer orden, orden que naturalmente dura solo unos días justificándose por motivos diversos como la falta de tiempo, poco personal, trabajo excesivo….
En las siguientes líneas explicare mi experiencia con la aplicación de las denominadas 5 S dentro de una cocina.
‘…El método de las 5S, así denominado por la primera letra (en japonés) de cada una de sus cinco etapas, es una técnica de gestión japonesa basada en cinco principios simples. Se inició en Toyota en los años 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para conseguir una mayor productividad y un mejor entorno laboral. Las 5S han tenido una amplia difusión y son numerosas las organizaciones de diversa índole, como empresas industriales, empresas de servicios, hospitales, centros educativos o asociaciones, que actualmente los usan…’
Su objetivo se basa en mejorar y mantener las condiciones de organización, orden y limpieza en el lugar de trabajo. No se trata de una mera cuestión de estética, se trata de mejorar las condiciones de trabajo, seguridad, clima laboral, la motivación del personal y la eficiencia.
Su nombre responde a las iniciales de cinco palabras japonesas que comienzan con S:
‘Sein’, despejar, seleccionar. Separar lo útil de lo inútil.
‘Seiton’, ordenar, organizar. Colocar lo útil en su sitio.
‘Seiso’, recuperar, limpiar. Reparar lo que no esta bien.
‘Seiketsu’, normalizar, mantener. Establecer los procesos.
‘Shitsuke’, disciplina, respetar las reglas. Actuar sistematicamente respetando los criterios establecidos.
Como sucede en cualquier ámbito de aplicación de sistemas de mejora continua, para llevarlo adelante es necesario tener en cuenta:
El compromiso ineludible de la dirección y supervisores.
El perfil y funciones del coordinador.
Una experiencia piloto que servirá de referencia…
La metodología a aplicar.
Los beneficios proyectados.
Los objetivos a alcanzar.
En el caso del cual participe, para implantar el proyecto de las 5 S, se utilizó como área piloto la zona de recepción de la mercadería y los depósitos, tanto fríos como secos.
Se utilizó una metodología de trabajo con el equipo desarrollada en las siguientes etapas:
Formación del personal en conceptos relativos a la experiencia a realizar. Se mantuvieron charlas de capacitación sobre el método.
Se realizó una auditoria del área en cuestión por personal de nuestra consultora para detectar oportunidades de mejora.
Se analizaron las posibles desviaciones generadas por los vicios instalados y las posibles soluciones y acciones a tomar.
Se pusieron en marcha las acciones seleccionadas.
Se generó un índice de avance para evaluar los resultados de manera conjunta con los interesados.
Finalmente se realizó un seguimiento para comprobar que no se generarán desviaciones.
Etapas
Aunque son sencillas y no requieren que se imparta una formación compleja a toda el personal, ni expertos que posean conocimientos sofisticados, es fundamental implantarlas mediante una metodología rigurosa y disciplinada.
Se basa en aplicar los cinco conceptos:
Seleccionar (sein): separar lo útil de lo inútil.
Consiste en identificar los elementos que son necesarios en el área de trabajo, separarlos de los innecesarios y desprenderse de estos últimos, evitando que vuelvan a aparecer. Asimismo, se comprueba que se dispone de todo lo necesario.
Algunas normas ayudan a tomar buenas decisiones:
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Se elimina (ya sea que se venda, regale o se tire) todo lo que se usa menos de una vez al año.
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De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez al mes se aparta (por ejemplo, en la sección de archivos, o en el depósito).
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De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez por semana se aparta no muy lejos (típicamente en un armario).
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De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por día se deja en el puesto de trabajo.
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De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por hora está en el puesto de trabajo, al alcance de la mano.
Ordenar (seiton): colocar lo útil en su sitio.
Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.
‘Un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar’.
En esta etapa se pretende organizar el espacio de trabajo con objeto de evitar tanto las pérdidas de tiempo como de energía.
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Clasificar los objetos por orden de utilización.
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Estandarizar los puestos de trabajo.
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Favorecer el ‘PEPS primero entrado, primero salido.
Limpieza (seiso): reparar lo que no está bien
Una vez despejado y ordenado el espacio de trabajo, es mucho más fácil limpiarlo Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, y en realizar las acciones necesarias para que no vuelvan a aparecer, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado operativo.
Normalización (seiketsu): establecer los procesos
Consiste en detectar situaciones irregulares o anómalas, mediante normas sencillas y visibles para todos.
En esta etapa se crean estándares que recuerdan que el orden y la limpieza deben mantenerse cada día.
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Favorecer una gestión visual.
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Estandarizar los métodos operatorios.
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Formar al personal en los estándares.
Mantenimiento de la disciplina (shitsuke): respetar las reglas
Con esta etapa se pretende trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas, comprobando el seguimiento del sistema 5S y elaborando acciones de mejora continua.
Tras realizar ese control, comparando los resultados obtenidos con los estándares y los objetivos establecidos, se documentan las conclusiones y, si es necesario, se modifican los procesos y los estándares para alcanzar los objetivos.
Conclusión
El orden y la limpieza repercuten positivamente sobre:
La seguridad, en cuanto hay menos accidentes y errores.
Aumenta la eficiencia, disminuye el tiempo de búsqueda por mala identificación, se reduce el monto del inventario por el orden.
Hay mejor nivel de calidad de producto y procesos.
Crece la motivación del personal, hace lo que tiene que hacer con menor esfuerzo.
La aplicación de la metodología ‘5S‘ es el paso previo para implantar otras metodologías de mejora continua.
Para ello es fundamental el compromiso de la dirección, conseguir la participación de todos los niveles y perseverar hasta conseguir el objetivos. En el caso descripto, la empresa se encuentra totalmente comprometida en la mejora y los esfuerzos cotidianos resultan en un equipo de trabajo con total conciencia de ello.
Cada uno debe ser responsable del nivel de orden y limpieza de su área, por lo cual es necesario informar, formar, difundir, generar un sitio bien definido para cada elemento y cada elemento en su sitio, eliminar los focos de suciedad, fijar normas y respetarlas.
Si no se hace algo, nada mejorará.
When it comes to visiting customer premises or acquaintances, it is frequent to have the sensation of disorder, of filth, of lack of discipline.
In these cases, it seems that no one cares about its consequences, wasted time, endless searches, unnecessary purchases, moodiness, demotivation.
Only from time to time a special work day is organized to clean and order, which of course only lasts a few days, justifying itself for reasons such as lack of time, lack of staff, excessive work ….
In the following lines I will explain my experience with the application of the so-called 5 S inside a kitchen.
‘… The 5S method, so called by the first letter (in Japanese) of each of its five stages, is a Japanese management technique based on five simple principles. It began in Toyota in the 1960s with the goal of achieving better organized, more orderly and cleaner workplaces on a permanent basis to achieve greater productivity and a better working environment. The 5S has been widely disseminated and there are numerous organizations of various kinds, such as industrial companies, service companies, hospitals, educational centers or associations, which currently use them … ‘
Its objective is to improve and maintain the conditions of organization, order and cleanliness in the workplace. It is not just a matter of aesthetics, it is about improving working conditions, safety, work climate, staff motivation and efficiency.
His name responds to the initials of five Japanese words beginning with S:
‘Sein’, clear, select. Separate the useful from the useless.
‘Seiton’, order, organize. Put the useful thing in its place.
‘Seiso’, recover, clean. Repair what is not right.
‘Seiketsu’, normalize, maintain. Establish processes.
‘Shitsuke’, discipline, respect the rules. Act systematically respecting established criteria.
As in any field of application of continuous improvement systems, to take it forward it is necessary to take into account:
The inescapable commitment of management and supervisors.
The profile and functions of the coordinator.
A pilot experience that will serve as a reference …
The methodology to be applied.
The projected benefits.
The goals to achieve.
In the case of which it participates, in order to implement the 5 S project, the area of reception of the merchandise and deposits, both cold and dry, was used as pilot area.
We used a methodology of work with the equipment developed in the following stages:
Training of personnel in concepts related to the experience to be performed. Training lectures on the method were held.
An audit of the area in question was carried out by staff of our consultancy to detect opportunities for improvement.
The possible deviations generated by the vices installed and the possible solutions and actions to be taken were analyzed.
The selected actions were launched.
A progress index was generated to evaluate the results together with the stakeholders.
Finally, a follow-up was carried out to verify that no deviations were generated.
Stages
Although simple and do not require complex training for all staff, or experts with sophisticated knowledge, it is essential to implement them through a rigorous and disciplined methodology.
It is based on applying the five concepts:
Select (sein): separate the useful from the useless.
It consists of identifying the elements that are necessary in the area of work, separating them from the unnecessary ones and detaching from the latter, preventing them from appearing again. Likewise, it is verified that everything is necessary.
Some rules help make good decisions:
It eliminates (whether it is sold, given away or thrown) everything that is used less than once a year.
Of what is left, everything that is used less than once a month departs (for example, in the archives section, or in the warehouse).
Of what is left, everything used less than once a week turns away not very far (typically in a closet).
Of what is left, everything used less than once a day is left on the job.
Of what is left, everything that is used less than once per hour is in the workplace, within reach of the hand.
Sort (seiton): Place the useful on your site.
It consists of establishing the way in which the necessary materials must be located and identified, so that it is easy and quick to find, use and replace them.
‘A place for every thing, and every thing in its place’.
At this stage it is intended to organize the workspace in order to avoid both time and energy losses.
Sort the objects in order of use.
Standardize the jobs.
Favor the first PEPS entered, first quit.
Cleaning (seiso)
Cleaning (seiso): repairing what is not right
Once the work space has been cleared and tidied up, it is much easier to clean it. It consists of identifying and eliminating the sources of dirt and carrying out the necessary actions so that they do not appear again, ensuring that all media are always in perfect working order .
Standardization (seiketsu): establishing processes
It consists of detecting irregular or anomalous situations, through simple and visible rules for all.
At this stage standards are created that remind us that order and cleanliness must be maintained every day.
To favor a visual management.
Standardize the operative methods.
Train staff in standards.
Maintenance of discipline (shitsuke): respect the rules
This stage aims to work permanently in accordance with established standards, checking the 5S system monitoring and elaborating continuous improvement actions.
After carrying out this control, comparing the results obtained with the established standards and objectives, document the conclusions and, if necessary, modify the processes and standards to achieve the objectives.
conclusion
Order and cleanliness have a positive impact on:
Safety, as soon as there are fewer accidents and errors.
Increases efficiency, decreases the search time by poor identification, reduces the amount of inventory by order.
There is a better level of product and process quality.
The motivation of the staff grows, it does what it has to do with less effort.
The application of the ‘5S’ methodology is the previous step to implement other methodologies of continuous improvement.
For this, the commitment of management is essential, getting the participation of all levels and persevering until achieving the objectives. In the case described, the company is totally committed to the improvement and the daily efforts result in a team working with full awareness of it.
Each one must be responsible for the level of order and cleanliness of their area, so it is necessary to inform, train, disseminate, generate a well-defined site for each element and each element in its site, eliminate the sources of dirt, set standards and Respect them.
If nothing is done, nothing will improve.[:]