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22 Enero 2018 por Borja Arrizabalaga Uriarte

Las claves de la eficiencia individual ,ya las comente en un post pasado y como recordatorio las volveré a enumerar:

  • Responsabilidad
  • Autogestión
  • Capacidad
  • Suerte
  • Simplificación
  • Automotivación

Vives en un mundo cambiante en que reina la inmediatez y, aunque no te des cuenta, fomenta las distracciones y acostumbra al cerebro a cambiar de tarea de modo constante. Como consecuencia, habrá ocasiones en que te cueste atender solamente a una tarea o a un estímulo que tenga que ver con el momento real. Y te costará mantener el foco y concentrarte para atender a un solo asunto.

Esta clase de situación termina infiltrándose en la vida de cualquier profesional hasta llegar a convertirse en algo habitual, cotidiano. Y, si te ocurre, será normal que acabes teniendo la sensación de que pierdes el tiempo. Seguramente, tienes tantas cosas que hacer o que finalizar que el hecho de dedicarte sólo a una te causa una cierta frustación e, inconscientemente, te esfuerzas tratando de hacer varios trabajos a la vez porque crees que, si lo haces así, mejorarás resultados. Grave error.

Realizar bien dos tareas al mismo tiempo requiere, para cada una de ellas, procesamientos mentales distintos. Es lo que sucede cuando paseas y, a la vez, te proteges del viento y la lluvia con un paraguas: será necesario que una de ellas sea automática; en este caso, protegerte del chubasco.

Porque si ese automatismo no se da, es decir, si ambas tareas requieren tu atención, te resultará imposible atenderlas a la vez, ya que el cerebro humano, por ahora, solo es capaz de concentrarse en una actividad. Es más, cuando te interrumpen y tu atención pasa a otro foco, por ejemplo, si estás llevando a cabo un proceso cognitivo complejo como analizar y resolver un problema, perderás el ritmo de lo que estabas realizando y te costará volver a centrar la atención en el trabajo original.

“Nuestras acciones obran sobre nosotros tanto como nosotros obramos sobre ellas” George Eliot.

Supón que estás escribiendo un correo electrónico respondiendo a una consulta urgente que te ha realizado un cliente, cuando de repente te entra una notificación de WhatsApp. Instintivamente coges tu móvil y activas esa aplicación para ver quién te ha mandado el mensaje. Ah, es un amigo. Como piensas que no te cuesta nada ver lo que te ha mandado, abandonas la atención sobre lo que estabas escribiendo y la focalizas en lo que te acaba de llegar. Pero, cosas del día a día, cuando has empezado a leer el mensaje te entra una llamada de tu jefe.

La multi-tarea, o multi-taskig, en contra de lo que se piensa, es lo más improductivo que existe. Como crees que puedes atender varias cosas a la vez, activas “el manos libres” para seguir leyendo el WhatsApp, mientras hablas con tu jefe, pero -maravillas del cerebro- por el rabillo del ojo ves en el texto del correo electrónico una palabra que aparece subrayada, lo que te indica que has cometido una falta ortográfica. Inmediatamente te pones a corregirla.

Aparentemente la multi-tare nos da la falsa sensación de ser productivo;
Nada más lejos de la realidad. Porque tratando de hacer tres cosas que requieren de tu atención a la vez estás perdiendo la concentración sobre las tres. ¿Resultado real? Ni te habrás enterado de lo que ha mandado tu amigo, ni estarás entendiendo lo que dice tu jefe y, finalmente, habrás perdido el hilo de lo que estabas escribiendo en tu correo.

La conclusión es que vas a tardar más en hacer las tres cosas por haber intentado hacerlas a la vez. Así, es probable que hayas cometido errores en el correo que, actuando pausadamente, no hubieses cometido. Ante tu jefe, te tendrás que excusar y, por ejemplo, decirle que no le has oído bien y que no le has entendido lo que te ha dicho. En realidad no te atreves a decirle que no le estabas atendiendo porque otra cosa te estaba distrayendo. Y en cuanto al WhatsApp de tu amigo, es muy probable que te olvides de él por la presión que los otros dos asuntos, mucho más importantes para ti, ejercen, en este momento.

“Aquel que persigue dos conejos, no atrapa ninguno” Confucio.

Esto es la multitarea. Algo que está incrementándose de manera alarmante en todas las organizaciones. Y lo está haciendo por una razón: por la forma de hacer el trabajo del siglo XXI, donde casi todo lo que llega, por muy sencillo que sea el problema, es tomado como algo urgente. Esta científicamente demostrado que se tarda 10 min, en recuperar el ritmo de una tarea de 1hora que habías dejado a medias, estamos hablando de un % muy alto de desperdicio.

En la era digital y de la sobre-información, donde cualquier comunicación se realiza y llega al destinatario de forma inmediata provocando continuas interrupciones. Para colmo, se trabaja en espacios abiertos, donde la accesibilidad a cualquier compañero es también inmediata, lo que acaba ocasionando el mismo efecto.

eficaciaLa velocidad y facilidad con que llegan las interrupciones crea confusión y dificultad para gestionar los asuntos pendientes, lo que a su vez empuja a calificar como urgente casi todo lo que llega: estamos ante la excusa, la coartada perfecta para dejar asuntos pendientes y pasar a otros sin detenernos a pensar ni analizar con objetividad si lo que acaba de llegar es realmente importante.

La multitarea mata la productividad de cualquier trabajador del conocimiento. Las tareas, por lo tanto, hay que encararlas de una en una y hemos de convertir en un hábito una idea muy clara, sencilla y tremendamente productiva: cuando empieces una tarea, hazla y termínala; no la dejes para después. Si es corta, de menos de 2 min, por ejemplo, un email ni urgente ni importante, quítatela de encima.

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Eficiencia individual en las empresas: Una prioridad de hoy

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