Hace ahora algo más de un año, decidí llevar a cabo un estudio particular a través de linkedin, acerca de las principales dificultades que con carácter general se estaban encontrando los profesionales a la hora de implantar un Sistema de Gestión de la Calidad.
Hace ahora algo más de un año, decidí llevar a cabo un estudio particular a través de las redes sociales, acerca de las principales dificultades que con carácter general se estaban encontrando los profesionales a la hora de implantar un Sistema de Gestión de la Calidad.
Decidí acometer el estudio en la red social LinkedIn, dado que su orientación al ámbito profesional y laboral me permitía hacer una selección del grupo al que mejor dirigirme. Finalmente, planteé la consulta en dos grandes grupos de la red, uno de ellos centrado en temas de auditoría de calidad, y otro de ellos en sistemas de gestión en general.
Mi propuesta consistió, en primera instancia, en listar los principales problemas con los que se habían ido encontrando a la hora de llevar a cabo la implantación, con el fin de que una vez creado, pudiéramos abrir nuevas líneas de discusión para tratar de aportar ideas que permitieran solventar esas dificultades.
Debo comentar, en primer lugar, que me quedé muy gratamente sorprendida por la disposición de muchos de los miembros de ambos grupos para colaborar en la propuesta. Vaya por delante mi gratitud a todos ellos, sin cuya colaboración no podría estar compartiendo hoy con vosotros esta información.
Concluida la consulta, obtuve un listado extenso y bastante exhaustivo, cuyo resumen os muestro a continuación:
- Falta de dedicación y tiempo por parte del personal con conocimientos y responsabilidad para desarrollar adecuadamente el soporte documental del sistema.
- Diseño de procesos engorrosos.
- Falta de coherencia entre lo que se dice y lo que se hace.
- Procedimientos mal explicados, formatos inadecuados para registrar la información necesaria, etc.
- Falta de un buen sistema de medición organizativa o indicadores.
- Actitud de los evaluadores (inspectores, auditores externos, etc.) frente al evaluado.
- Falta de homologación de metodologías.
- Actividades que no se complementan.
- Falta de implicación o compromiso por parte de la dirección.
- Falta de liderazgo.
- Falta de conocimiento de los sistemas.
- Falta de formación de alto nivel e integral de los Responsables de Calidad.
- Falta de asignación de un presupuesto o de recursos para la implantación del sistema.
- Falta de recursos (tiempo, materiales, personal, información…).
- Producción frente a Calidad.
- Deficiente propuesta del sistema que no va acorde a la empresa (puede estar sobredimensionado o infradimensionado).
- Falta de planificación estratégica de la empresa.
- Falta de organigramas y funciones asociadas claras.
- Imposibilidad de gestionar los procesos de Dirección.
- Búsqueda de rentabilidad, basado en la disminución de costos en la compañía.
- Excesivo interés por el certificado e Imposición desde la dirección.
- Falta de conocimiento de la importancia de tener un sistema de gestión de la calidad y sus beneficios desde el enfoque sistémico.
- Resistencia al cambio.
- Fallo en la metodología de gestión del proceso de cambio organizacional que implica el desarrollo e implantación de un sistema de gestión de la calidad. Se trata de cambios de hábitos, de recetas, de actitudes, redefiniciones de puestos, de aprender y desaprender, etc.
- Desinterés, lo cual lleva a la excusa de “no tener tiempo”.
- Inadecuado sistema para medir la satisfacción de los clientes
- Resistencia de parte de la Dirección a que el personal participe activamente del proyecto.
- Designación de un responsable sin la autoridad debida.
- Ausencia de proactividad del coordinador, quien debe monitorear o ayudar a ello buscando la participación de los colaboradores.
- Falta de un objetivo claro ¿por qué y para qué? se han decidido a implementar un SGC.
Pude observar que multitud de problemas se iban repitiendo, llegando a convertirse en una constante común aportada por muchos de los miembros. En gran medida las dificultades manifestadas se centraban en una falta general de compromiso e implicación en la implantación.
Para un mejor análisis y visualización de los resultados, a continuación os los muestro agrupados en un diagrama de Ishikawa en cuatro grandes categorías:
- Documentación/Metodología/Sistema
- Dirección/Liderazgo
- Mentalidad/Cultura/Organización/Recursos/Formación
- Medición/Análisis/Mejora
Tal y como se iba vislumbrando en los comentarios de los participantes, las mayores dificultades se encontraban asociadas a dos de los bloques:
- En mayor medida, en la incorrecta asunción de la dirección y el liderazgo a la hora de realizar la implantación.
- En la mentalidad y la cultura organizacional arraigada en la empresa, que actuaba de barrera para el correcto desarrollo e implantación.
La experiencia demuestra que los problemas terminan por repetirse en todas las organizaciones. Pero en cualquier caso, todos estos obstáculos son salvables. Se hace pues imprescindible tomar conciencia de que verdaderamente la implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad, no es siempre un camino de rosas. Se debe tener presente el objetivo, y la motivación, es decir lo que queremos, y el por qué lo queremos. Y antes de comenzar, analizar si verdaderamente estamos en disposición de poder acometer con éxito el proyecto. De lo contrario nos encontraremos con sistemas incorrectamente desarrollados e implantados, que no repercuten los beneficios esperados ni aportan nigua valor para la organización; pasando a tener dos sistemas de gestión y aumentado la burocracia y el odio y desconfianza hacia la ISO.
now just over a year ago, I decided to carry out a particular study through linkedin, about the main difficulties in general were meeting professionals when implementing a quality management system.
I decided to undertake the study on the social network LinkedIn, since its orientation to working life and allowed me to make a selection of the group that best address. Finally, I put the query into two groups on the network, one focused on issues of audit quality, and one of them in management systems in general.
My proposal was, in the first instance, to list the major problems that had been finding time to carry out the implementation, so that once created, could open new lines of discussion to try to contribute ideas that would allow overcome these difficulties.
I must comment, first, that I was very pleasantly surprised by the willingness of many members of both groups to collaborate in the proposal. Go ahead my gratitude to all of them, without whom it could not be sharing this information with you today.
After the consultation, I gained extensive and fairly comprehensive list, a summary will show below:
Lack of dedication and time by staff with knowledge and responsibility to properly develop the documentary support system.
Cumbersome design processes.
Lack of consistency between what is said and what is done.
poorly explained procedures, inappropriate formats to record the necessary information, etc.
Lacking a good organizational system of measurement or indicators.
Attitude of evaluators (inspectors, external auditors, etc.) against evaluated.
Lack of standardization of methodologies.
Activities that do not complement each other.
Lack of involvement or commitment by management.
Lack of leadership.
Lack of knowledge of the systems.
Lack of high-level training and comprehensive quality managers.
Lack of allocation of a budget or resources to implement the system.
Lack of resources (time, materials, personnel, information …).
Production vs. Quality.
Deficient proposal system that is not going according to the company (oversized or undersized may be).
Lack of strategic planning company.
Lack of clear organizational charts and associated functions.
Inability to manage the processes of Management.
Search for yield, based on cost reduction in the company.
Excessive interest and taxation certificate from management.
Lack of awareness of the importance of having a quality management system and its benefits from the systemic approach.
Resistance to change.
Failure management methodology organizational change process that involves the development and implementation of a quality management system. This is changing habits, recipes, attitudes, redefinitions of positions, to learn and unlearn, etc.
Disinterest, leading to the excuse of «no time».
Inadequate system for measuring customer satisfaction
Resistance from management to staff the project actively participate.
Designation of responsible without proper authority.
Lack of proactivity coordinator, who must monitor or help it seeking the participation of employees.
Lack of a clear objective why and for what? They have decided to implement a QMS.
I could see that many problems were repeated, becoming a common constant provided by many members. Largely expressed difficulties focused on a general lack of commitment and involvement in implementation.
For a better analysis and visualization of results, then you show them grouped in Ishikawa diagram into four broad categories:
Documentation / Methodology / System
Address / Leadership
Mindset / Culture / Organization / Resources / Training
Measurement / Analysis / Improvement
As was glimpsing in the comments of the participants, the greatest difficulties were associated with two of the blocks:
To a greater extent, on the incorrect assumption of management and leadership in making implantation.
In the mindset and organizational culture rooted in the company, which acted as barrier to the proper development and implementation.
Experience shows that problems eventually repeated in all organizations. But in any case, all these obstacles are salvageable. It is therefore essential to be aware that truly the implementation of a quality management system is not always a bed of roses. It should be remembered the purpose and motivation, that is what we want and why we want it. And before you start, consider whether we are truly in a position to successfully undertake the project. Otherwise we will find improperly developed and implemented systems which do not affect the expected benefits nor do they provide value to the organization chigger; going to have two management systems and increased bureaucracy and hatred and distrust of the ISO.[:]