[:es]Gestión por procesos : EFQM . y SIPOC: Mapeo de Procesos de Alto Nivel[:en]SIPOC: High-Level Process Mapping[:]

SIPOC: Mapeo de Procesos de Alto Nivel

Es de vital importancia de contar con toda la información necesaria para un determinado análisis en un único lugar. La posibilidad de tener todo lo que precisamos al alcance de la vista nos da una idea integral del asunto, obligándonos a ser sintéticos y concretos.

Existen diversas maneras de describir un proceso, de representarlo o «mapearlo». Una de las más utilizadas es la denominada SIPOC. Esta sigla proviene de las letras iniciales en inglés de las componentes principales de todo proceso (sea cual fuere):

 

• Supplier (Proveedor): ¿Quién provee las entradas al proceso?. Puede tratarse de un proveedor externo o, simplemente, el proceso anterior.
• Input (Entrada): ¿Qué precisa el proceso? Es todo lo que utiliza el proceso para desarrollarse. Puede tratarse de información, material o documentación.
• Process (Proceso): ¿Cuáles son las actividades que se realizan sobre las entradas, que añaden valor y las convierten en salidas?.
• Output (Salida): ¿Qué entrega el proceso? Dependiendo del caso, puede ser un producto, información o documentación, entre otras posibilidades.
• Customer (Cliente): ¿Quién precisa las salidas del proceso? En este caso también puede ser un cliente externo, o el proceso siguiente.

Quizás suene algo básico, pero es esencial que definamos de qué hablamos cuando hablamos de un proceso. Vayamos a la definición estandarizada de mayor aceptación en la actualidad, al menos en el mundo de la gestión de la calidad: la que nos brinda ISO 9000:2015. Dicha norma define a un proceso como el «conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto». El tipo de resultado depende del contexto en el que nos encontremos, pero puede tratarse de un producto, un servicio o simplemente una salida. Generalmente los procesos están concatenados entre sí, por lo que la entrada de un proceso es la salida del proceso anterior y la salida de éste es la entrada del posterior. Un conjunto de dos o más procesos que interactúan puede considerarse también como un único proceso.

El objetivo de SIPOC es representar en un único diagrama al proceso que se está analizando teniendo en cuenta todas las componentes mencionadas y responder a las preguntas planteadas. Deben quedar bien claros todos los aspectos que conforman al proceso lo que permite, entre otras ventajas, definir métricas para evaluar el desempeño e identificar las actividades que agregan valor. Ayuda a la identificación de desperdicios y a la detección de oportunidades de mejora y cuellos de botella. Por estas razones, esta técnicas es muy utilizada durante la implementación de metodologías como lean o six sigma

Como buena herramienta de control visual toda la información puede volcarse en una única hoja. El formato más habitual es el de una tabla, en la que se lista de manera detallada cada componente, y en la columna central se representa mediante un diagrama de flujo al proceso en sí.

SIPOC resulta una herramienta de suma utilidad cuando hay que describir un proceso de una forma sintética y clara. Se puede utilizar, por ejemplo, a la hora de definir los procesos en la implementación de la metodología DMAIC en Six Sigma, o en cualquier proyecto de mejora o evento kaizen

In previous publications we talked about the importance of having all the information necessary for a given analysis in one place. The possibility of having everything we need within sight gives us an integral idea of ​​the matter, forcing us to be synthetic and concrete.

There are several ways of describing a process, of representing it or «mapping» it. One of the most used is the so-called SIPOC. This acronym comes from the initial letters in English of the main components of any process (whatever it may be):
Supplier: Who provides the inputs to the process? It may be an external supplier or simply the previous process.
Input: What does the process need? It is all that the process uses to develop. It may be information, material or documentation.
Process: What are the activities that are performed on the inputs, which add value and convert them into outputs ?.
Output: What does the process deliver? Depending on the case, it can be a product, information or documentation, among other possibilities.
Customer: Who needs the outputs of the process? In this case it can also be an external client, or the next process.

It may sound basic, but it is essential that we define what we are talking about when we talk about a process. Let us go to the standardized definition that is most accepted today, at least in the world of quality management: the one provided by ISO 9000: 2015. This standard defines a process as the «set of mutually related activities that use inputs to provide an expected result». The type of outcome depends on the context in which we find ourselves, but it may be a product, a service or just an output. Generally the processes are concatenated with each other, so the input of a process is the output of the previous process and the output of this process is the input of the latter. A set of two or more interacting processes can also be considered as a single process.

The objective of SIPOC is to represent in a single diagram the process that is being analyzed taking into account all the mentioned components and to answer the questions raised. All aspects of the process must be clearly defined, which allows, among other advantages, to define metrics to evaluate performance and identify activities that add value. It helps the identification of waste and the detection of opportunities for improvement and bottlenecks. For these reasons, this technique is widely used during the implementation of methodologies such as Lean or Six Sigma.

As a good visual control tool, all information can be turned into a single sheet. The most common format is a table, in which each component is listed in detail, and in the central column is represented by a flowchart to the process itself.

SIPOC is a very useful tool when you have to describe a process in a synthetic and clear way. It can be used, for example, when defining the processes in the implementation of DMAIC methodology in Six Sigma, or in any improvement project or kaizen event.

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