1. Introducción
2. ¿Qué es lean (magro)?
3. ¿Cuáles son los residuos (Muda)?
4. Principios de Proceso de Lean
4.1. definir Valor
4.2. Identificar flujo de valor
4.3. Fluir
4.4. habito
4.5. Buscar la perfección
5. Construir su vocabulario magra
Introducción
Gran parte del análisis de negocio y gestión de proyectos de trabajo se trata de mejorar el proceso implementado por considerar un problema, encontrar la causa (s) raíz, el desarrollo de soluciones alternativas y recomendar la mejor resolución de la situación. Mejorar la toma de decisiones en todos los niveles de una organización mejora el rendimiento a corto y largo plazo de la empresa. PMs y BAS son responsables de las decisiones estratégicas.
Las malas decisiones pueden conducir a una disminución de la productividad y el aumento de los residuos. En América corporativa está más claro que nunca que el proceso magra es la herramienta más poderosa disponible para la creación de valor, mientras que la eliminación de los residuos en cualquier organización.
En esta serie, aprenderá el poder de Lean Six Sigma, los principios de eficiencia, las cinco fases del proceso DMAIC, y comprender el conjunto de herramientas básicas de Lean Six Sigma.
Esta serie consta de 3 artículos, organizados de la siguiente manera:
Parte 1: El proceso de Lean (eliminar el desperdicio)
Parte 2: Seis Sigma (eliminar la variación)
Parte 3: Lean Six Sigma Challenge (ganar una copia gratuita del libro Business Analyst 3D)
¿Cuál es lean o magra?
proceso de Lean es el marco utilizado para eliminar los residuos de un proceso (convertir los desechos en valor). Se llama magra, ya que ofrece una metodología para producir más con menos esfuerzo humano, menos equipo, menos tiempo, menos espacio, al tiempo que proporciona a los clientes exactamente lo que quieren. Suena ideal, justo? Seguir a lo largo de ver cómo se puede hacer esto!
magra proceso crea nuevos puestos de trabajo en lugar de puestos de trabajo que destruyen en nombre de efficiency.1
Lo que es de desperdicios (Muda)? parte superior
Muda es una palabra japonesa para «residuos». Básicamente representa a nadie, nada, o cualquier actividad que absorbe recursos de la empresa, pero no crea ningún valor desde la perspectiva del cliente.
En proceso de Lean, hay 8 tipos de residuos:
Transporte: transportes innecesarios podrían ser partes interesadas, equipos o documentos entre oficinas
Inventario: podría ser el exceso de papeleo en su oficina, trabajo en progreso, o el equipo que está sosteniendo el espacio
Movimiento: es el movimiento de los empleados sin ningún propósito, como caminar o para obtener herramientas para la fotocopiadora, o en busca de personas
Esperando: un grupo de personas en una actividad aguas abajo alrededor esperando porque una actividad aguas arriba no ha emitido el tiempo, como a la espera de información o
aprobaciones de las partes interesadas podrían sostener el equipo técnico de comenzar su diseño del sistema
La sobreproducción: la producción de artículos que no se necesitan, como la adición de requisitos no solicitados por los clientes (chapado en oro) o informes excesivos o no leídos, etc.
El exceso de procesamiento: demasiados pasos de procesamiento que no son realmente necesarios, como demasiadas inspecciones, la redundancia de trabajo y varios borradores de documentos
Defectos: errores que requieren solicitudes de reproceso o cambiar
el talento no utilizada: como no invitando a los actores adecuados para sus reuniones
Ahora que los desechos se definen para usted, cambiar su perspectiva y hacer un hábito de observar los residuos en sus actividades del día a día y trabajar en la reducción o la eliminación de ellos.
Principios de la parte superior de procesos de Lean
La producción ajustada es una estrategia que utiliza menos de todo en comparación con la fabricación tradicional. La atención se centra en la eliminación de residuos o actividades que no agregan valor dentro de un proceso. Los 5 pasos del Proceso de Lean son los siguientes:
4.1. Definir valor superior
El valor se define desde la perspectiva del cliente en términos de objetivos, necesidades y exigencias. Esto se conoce como la «Voz del Cliente (VOC)». Es cualquier característica o paso en el proceso que ha solicitado el cliente, y está dispuesto a pagar por si se hace bien la primera vez – el cliente no va a pagar dos veces por el mismo producto.
En Gestión de Proyectos (PMBOK), este proceso se llama Recopilar Requisitos
En Análisis de Negocios (BABOK), este proceso se llama la obtención de requisitos
En Lean Seis Sigma, este proceso se llama Definir la Voz del Cliente – COV
* Diversas herramientas se utilizan para definir la Voz del Cliente:
– entrevistas
– Grupos de enfoque
– Los cuestionarios y encuestas
– JAD Sesiones
– Reunión creativa
– Las quejas
– Análisis de causa raíz (Fishbone Diagram)
– modelo Kano – para analizar las necesidades del cliente
– Quality Function Deployment (QFD)
* Voy a estar explicando estas herramientas en futuros artículos.
4.2. Identificar flujo de valor superior
La cadena de valor es todo el conjunto de tareas (actividades) que se requieren para crear un producto específico desde los requisitos hasta su estado final que se presentan al usuario final. La identificación de la cadena de valor de su proyecto le permitirá darse cuenta de la diferencia entre el valor corriente (corriente ideal) y la corriente actual en su organización. Muchas de las actividades de la ruta actual se podrían eliminar casi de inmediato con gran ahorro de costes.
Para identificar la cadena de valor, tendrá que utilizar las herramientas de mapeo de proceso (como diagramas UML) para capturar el siguiente:
Mapa actual estado: que es el proceso tal y como ocurre ahora, no la forma en que se supone que es o cómo lo desea o piensa que debería ocurrir. Véase el siguiente ejemplo de la educción de requisitos
mapa del estado ideal: es la cadena de valor. Los beneficios de identificar el estado ideal antes de pensar en el estado futuro es que el estado ideal cambia todo el paradigma para el equipo, por lo que piensan acerca de lo que quieren lograr en lugar de centrarse en los errores de fijación en el mapa actual
estado futuro: es el flujo mejorado que queremos lograr con base en el uso de herramientas y metodologías LEAN. El estado futuro no se crea en esta fase, por lo general se crea después de la incorporación de los principios de eficiencia de flujo y de extracción (después de que el trabajo de análisis se lleva a cabo)
4.3. Flujo (hacer que el flujo de proceso) superior
Una vez que el valor se ha definido con precisión, la cadena de valor para el producto está completamente mapeado, y se han identificado el estado y los cuellos de botella actual, es hora de que el siguiente paso en el proceso de magra: Eliminar los pasos de despilfarro en el proceso que están causando los cuellos de botella para hacer que el flujo del proceso.
Lo que fluye en la industria del software? Información, documentos, requisitos, autorizaciones, etc.
El objetivo es hacer que el flujo del sistema sin problemas y fácilmente como sea posible mediante la eliminación de limitaciones y obstáculos
4.4. crear el habito. PULL
Tire es un método de trabajo en el que nada es producido por una estación de trabajo aguas abajo a menos que una estación de trabajo aguas arriba desencadena una necesidad.
Ahora vamos a aplicar FLUJO y tire de principios para eliminar los desechos y aliviar los cuellos de botella del proceso y crear un mapa del estado futuro. (Estudio de caso más abajo)
Continuar con el estudio de caso recomendadas
4.5. Buscar la parte superior Perfección
estado de la perfección está logrando / consecución de un sistema que no contiene absolutamente ningún desperdicio, por lo que toda actividad a lo largo de la corriente del proceso aporta un valor añadido al cliente.
Perfección significa seguir buscando los desechos y su eliminación
La perfección es un viaje sin fin, no un destino
No hay fin para el proceso de reducción de esfuerzo, tiempo, espacio, coste y errores (Kaizen)
5. Construir su vocabulario superior de Lean
[:en]what means Lean for your company?.
Content:
1. Introduction
2. What is Lean?
3. What is Waste (Muda)?
4. Principles of Lean Process
4.1. Define Value
4.2. Identify Value Stream
4.3. Flow
4.4. Pull
4.5. Seek Perfection
5. Build Your Lean Vocabulary
Introduction
Much of the business analysis and project management work is about improving the process implemented by considering a problem, finding the root cause(s), developing alternative solutions and recommending the best resolution for the situation. Improving decision making at all levels of an organization enhances the short and long-term performance of the business. PMs and BAs are strategic decision makers.
Poor decisions can lead to decreases in productivity and increases in waste. In Corporate America it is clearer than ever that lean process is the single most powerful tool available for creating value while eliminating waste in any organization.
In this series you will learn the power of Lean Six Sigma, the lean principles, the five phases of the DMAIC process, and understand the basic Lean Six Sigma tool set.
This series consists of 3 articles, organized as follows:
Part 1: The Lean Process (Eliminate Waste)
Part 2: Six Sigma (Eliminate Variation)
Part 3: Lean Six Sigma Challenge (Win a free copy of the 3D Business Analyst book)
What is Lean?
Lean process is the framework used to eliminate waste in a process (convert waste into value). It is called Lean because it offers a methodology to produce more with less human effort, less equipment, less time, less space, while providing customers with exactly what they want. Sounds ideal, right? Follow along to see how this can be done!
Lean process creates new jobs rather than destroying jobs in the name of efficiency.1
What is Waste (Muda)?
Muda is a Japanese word for “waste”. It basically represents anyone, anything, or any activity that absorbs enterprise resources but creates no value from the customer’s perspective.
In Lean process, there are 8 types of wastes:
Transportation:unnecessary transportations could be stakeholders, equipment, or documents between office locations
Inventory: could be excess paperwork in your office, work in progress, or equipment that is holding space
Motion: it’s the movement of employees with no purpose, like walking to get tools or to the copy machine, or looking for people
Waiting: a group of people in a downstream activity standing around waiting because an upstream activity has not delivered on time, like waiting for information or
approvals from stakeholders could hold up the technical team from starting their system design
Overproduction:production of items that is not needed, like adding requirements not requested by the clients (gold plating) or excessive or unread reports, etc.
Excess processing: too many processing steps that are not actually needed, like too many inspections, work redundancy and multiple document drafts
Defects: mistakes which require rework or change requests
Non-utilized talent: like not inviting the appropriate stakeholders to your meetings
Now that the wastes are defined for you, change your perspective and make it a habit to observe any wastes in your day-to-day activities and work on reducing or eliminating them.
Principles of Lean Process top
Lean production is a strategy that uses less of everything compared to traditional manufacturing. The focus is on eliminating waste or non-value added activities within a process. The 5 steps of the Lean Process are as follows:
4.1. Define Value top
Value is defined from the customer’s perspective in terms of goals, needs and requirements. This is called the “Voice of Customer (VOC)”. It is any feature or step in the process that the customer has requested, and is willing to pay for if done right the first time – the customer will not pay twice for the same product.
In Project Management (PMBOK), this process is called Collect Requirements
In Business Analysis (BABOK), this process is called Requirements Elicitation
In Lean Six Sigma, this process is called Define the Voice of Customer – VOC
Various tools* are used to define the Voice of Customer:
-Interviews
-Focus Groups
-Questionnaires and Surveys
-JAD Sessions
-Brainstorming
-Complaints
-Root-Cause Analysis (Fishbone Diagram)
-Kano model – to analyze customer requirements
-Quality Function Deployment (QFD)
* I’ll be explaining these tools in future articles.
4.2. Identify Value Stream top
The value stream is the entire set of tasks (activities) required to create a specific product from requirements to its final state presented to the end user. Identifying the value stream of your project will allow you to realize the gap between the value stream (ideal stream) and the current stream in your organization. Many of the activities in the current stream could be eliminated almost immediately with dramatic cost savings.
To Identify the value stream, you will need to use the process mapping tools (like UML Diagrams) to capture the following:
Current state map: which is the process exactly as it occurs now, not how it is supposed to or how you wish or think it should occur. See the example below from the requirements elicitation process
Ideal state map: it is the value stream. The benefits of identifying the ideal state before thinking about the future state is that the ideal state shifts the entire paradigm for the team, so they think about what they want to achieve instead of focusing on fixing mistakes in the current map
Future state: is the improved flow that we want to achieve based on using LEAN tools and methodologies. The future state is not created in this phase, usually it is created after incorporating the lean principles of Flow and Pull (after the analysis work is done)
4.3. Flow (make the process flow)top
Once value has been accurately defined, the value stream for the product is completely mapped, and the current state and bottlenecks have been identified, it is time for the next step in lean process: Eliminate the wasteful steps in the process that are causing the bottlenecks to make the process flow.
What flows in software industry? Information, documents, requirements, approvals, etc
The goal is to make the system flow as smoothly and easily as possible by eliminating constraints and bottlenecks
4.4. Pull
Pull is a method of work where nothing is produced by a downstream workstation unless an upstream work station triggers a need.
Now let’s apply FLOW and PULL principles to eliminate wastes and relieve bottlenecks from the process and create a future state map. (Case study below)
4.5. Seek Perfection
Perfection state is achieving/attaining a system that contains absolutely no waste, so that every activity along the process stream adds value to the customer.
Perfection means keep looking for wastes and eliminating them
Perfection is a never-ending journey, not a destination
There is no end to the process of reducing effort, time, space, cost, and mistakes (Kaizen)
5. Build Your Lean Vocabulary
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