Hoy me ha entrevistado Maria del Mar Bernal Conde, para dar unas pinceladas sobre las estrategias de reducción de costes en las empresas en tiempos de crisis en el programa , Víctima o Héroe.

En primer lugar, tengo que decir que si estas leyendo esto, en tiempo de crisis , ya llegas tarde. Me explico, la reducción de costes, que a mi no me gusta el termino, sino que yo lo oriento mas a la optimizacion de costes, hay que hacerla en tiempos y ciclos económicos favorables y con beneficio para las empresas. Ese es la época adecuada. Dicho esto, paso a daros unas pinceladas sobre la estrategia de optimización de costes en la empresas en tiempos de crisis.

En primer lugar, distinguiria entre dos areas para definir la estrategia adecuada:

  • Costes Operativos
  • Costes Estrategicos

1.- COSTES OPERATIVOS

Los costes operativos, también conocidos como costes de operación o costes operacionales, son el tipo de costes en los que incurre una empresa en el desarrollo de la propia actividad del negocio. Algunos de los ejemplos de costes operativos son los salarios, alquiler de locales, compra de suministros, etc

No se trata de que realices recortes sin más, sino de que puedas hacer más cosas gastando menos. Optimiza tus costes revisando todos los procesos de tu empresa: la tesorería, la fiscalidad, los procesos de compras, la gestión del stock, la logística, la energía… Es el momento perfecto para ajustar tu empresa para empezar a crecer

A continuación te muestro algunas areas de actuación y vigilancia en tes tipo de costes operativos:

1.1.- Costes Ocultos : Muchos de estos costes ocultos los encontrarás revisando bien cuánto te cuestan tus empleados, analizando si puedes aprovechar las nuevas bonificaciones que se dan a la contratación, pero sobre todo por lo que se paga por accidente de trabajo y enfermedad profesional; aunque parezca increíble, es bastante habitual que exista un sobrecoste por no cotizar por la actividad correcta.

 1.2.- Supply Chain – Compras: Proveedores: Hay que buscar al proveedor de origen, eliminar intermediarios y pensar no solo en Asia por sus costes, sino tener alternativas y planes de contingencia en caso de algún problema en alguno de los continentes, como esta pasando con Asia co el Covid-19

1.3.– Gestión de Pagos y Cobros: es fundamental tener un cuadro de mando estratégico donde tengamos estos indicadores de cuentas a pagar, y cobros a percibir , asi como un estado de la tesorería, Por eso, es crítico tener una foto detallada de los flujos de caja

1.4.- Dentro de los procesos de la cadena de suministrootro punto clave es la optimización del inventario.

Una gestión inteligente de tu stock obliga a disponer de herramientas que te ayuden a interpretar los datos de demanda de tus clientes

1.5.- En el area de Administración: El principal ahorro puede venir por la adopción de la factura electrónica, que permite eliminar costes de papel, sellos, tóner y el trabajo del personal que lleva esa gestión

1.6.- Optimiza y reduce Activos Fijos:

Recurre también a fórmulas de renting y leasing para cubrir necesidades de inversión en coches y equipos informáticos 

Una forma de obtener mejores precios es contratando la electricidad en grupo para conseguir volumen y mayor capacidad para negociar.

1.7.- Optimizar vuestras instalaciones: hacer una auditoría para detectar las ineficiencias energéticas y adoptar medidas de ahorro

2.- OPTIMIZACION DE COSTES ESTRAGETIVOS

Una vez realizados todos los ajustes operativos, toca dar un paso más y pensar si la estructura de la empresa (la cartera de productos, las actividades que realiza internamente, los mercados abordados, entre otros) es absolutamente imprescindible.

Aqui te doy algunas claves para ello:

2.1. Ajusta tu cartera de productos y servicios. Racionaliza tu oferta de servicios y/o productos

2.2. Busca la Simplificación. La complejidad de oferta hace que tus costes sean mayores. Ajustate a tu Core Business

2.3. No conviene reducir la inversión en marketing

2.4. Invierte en capacitación, formación de las competencias y talentos de los empleados, como mayor activo de que empresa, Son tus embajadores y suponen el éxito de tu rentabilidad. No se trata de cuidar a los clientes, es ir un paso más allá, Cuida a tus trabajadores, que ellos ya cuidarán de tus clientes. Esa es la clave.

2.5. Focalizate en los más importante. En lo fundamental y esencial de la misión y vision de tu empresa. Parafraseando a Victor Küppers: «Lo más importante en la empresa es que lo más importante sea lo más importante»

2.6. Elimina todo lo superfluo, lo que no sea esencial. La estrategia en tiempos de crisis ha de ser como una estrategia de guerra: El arte de la guerra:

Sun Tzu, Tradicionalmente se le considera como el autor de El arte de la guerra, un influyente tratado sobre estrategia militar. Sun Tzu ha tenido un impacto significativo en la historia y culturas china y asiática,

El libro se ha convertido en una referencia en la resolución de conflictos en las empresas y en la cultura corporativa.
Hay En 6 areas las podiamos resumir y 11 lecciones para aprender y aplicar:

1.- Primera frase de planificación estratégica de Sun Tzu

«La estrategia sin tácticas es la ruta más lenta hacia la victoria. Las tácticas sin estrategia son el ruido antes de la derrota».

Desarrollar sistemas de información para agilizar las operaciones.

  • Aprovechar el poder de las economías de escala (comprar en volumen).
  • Economías de alcance (reducir los costos al distribuir el riesgo en varias líneas de productos).

2.- Lección dos de planeación estratégica de Sun Tzu 

«La calidad de cada decisión es como el golpe oportuno de un halcón que le permite golpear y destruir a su víctima».

Disciplina 1: Enfóquese en lo crucialmente importante

Disciplina 2: Actuar sobre las medidas de predicción

Disciplina 3: Lleve un marcador convincente

Disciplina 4: Crear una cadencia de rendición de cuentas

3.- Tercera frase de estrategia de Sun Tzu

«Las oportunidades se multiplican a medida que se aprovechan».

Por ejemplo: si una empresa de fabricación gana un contrato muy grande, aportará ingresos adicionales que podrían darles la oportunidad de ampliar sus capacidades de fabricación. A través de esta expansión, son capaces de producir sus productos a un ritmo más económico y un mayor volumen para ganar futuros empleos.

Piense en cómo usted o su empresa pueden aprovechar el concepto de “Success to Successful” para atraer más oportunidades y ganancias.

4.- Cuarta cita célebre de planeación estratégica de Sun Tzu

«Si conoces al enemigo y te conoces a ti mismo, no debes temer el resultado de cien batallas»

Comience por comprender a fondo las fortalezas y debilidades tanto de usted como de sus competidores clave. Considere realizar un análisis DOFA para ayudarlo con este esfuerzo. 

En un análisis DOFA, además de las fortalezas y debilidades también se extraen las oportunidades y amenazas. Las oportunidades y amenazas son elementos que ocurren fuera de una organización y que podrían impactarla.

Para comprender las oportunidades y las amenazas, debe estar al tanto de lo que ocurre en su industria.

5.- Quinta lección de Sun Tzu para jefes de planeación

“El general que gana la batalla hace mil cálculos en su templo antes de luchar. El general que pierde hace solo unos cuantos cálculos de antemano».

En esta lección, Sun Tzu expresa que aquellos que se preparan de antemano creando planes bien fundamentados tienen más probabilidades de tener éxito. Solo hay 24 horas en un día y siempre hay excusas que podemos utilizar, pero aquellos que son verdaderamente exitosos han invertido tiempo en una correcta planificación. Al planificar, considere explorar una variedad de combinaciones tácticas basadas en lo que ha funcionado en el pasado para usted, otros en su industria o incluso otras compañías en diferentes industrias.

6.- Sexta lección de planeación estratégica de Sun Tzu

“Si envías refuerzo a todas partes, en todas partes serás débil”.

Si se intenta abarcar más mercado del que es realmente posible, las cosas no se harán de la manera correcta sino por el contrario todo saldrá mal, perdiendo así tiempo, dinero, esfuerzos etc. Es mejor concentrar su atención en el mercado que ya tiene dominado y asegurarse de atenderlo de la mejor manera posible.

7.- Séptima lección de planeación estratégica de Sun Tzu

«No hay más que cinco notas musicales, sin embargo, las combinaciones entre estas cinco dan lugar a más melodías de las que  podrían escucharse alguna vez».

Crear un plan estratégico exitoso se puede lograr articulando de forma novedosa elementos ya existentes. Sun Tzu creyó tanto en este concepto que pasó a dar ejemplos adicionales…

«No hay más de cinco colores primarios, pero en combinación producen más tonos de los que se pueden ver «.

«No hay más de cinco gustos cardinales, sin embargo, las combinaciones de ellos producen más sabores de los que se pueden probar”.

Claro está que para tener éxito, basarse únicamente en la planificación y la estrategia no es suficiente. Vale la pena recordar la primera lección de Sun Tzu…

«La estrategia antes de la táctica es la ruta más lenta hacia la victoria».

Una estrategia sólida es tan viable como la capacidad de cada empresa para ejecutarla y concluirla

8.- Octava frase de planeación estratégica de Sun Tzu

“La disposición natural del territorio es el mejor aliado del soldado”.

En esta cita particular, Sun Tzu hace referencia al terreno o al paisaje que se enfrenta en una batalla. Es esencial conocer el panorama de su nicho de mercado. También se deben estudiar los cambios que se producen en el que podrían afectar su organización. El cambio o movimiento en su industria puede crear oportunidades o amenazas para usted o sus competidores. ¿Qué cambios podrían impactar su organización? Estos son algunos ejemplos:

  • Nuevas leyes o regulaciones gubernamentales.
  • Tecnologías disruptivas
  • Cambios en el presupuesto de sus clientes.
  • Cambios y movimientos sociales.

9.- Novena frase de planeación estratégica de Sun Tzu

“No hay ejemplo de alguna nación que se haya beneficiado con una guerra prolongada”.

Cuando las empresas tienen un enfoque completamente dirigido a las acciones de la competencia se descuidan los factores que son realmente importantes. No se trata de estar en una competencia empresarial permanente, en este punto lo esencial es entender que, cómo lo expresaba Michael Porter, la estrategia involucra decidir lo que no se va a hacer.

10.- Décima frase de planeación estratégica de Sun Tzu

“En medio del caos, también existe la oportunidad”.

El difícil camino de liderar implica ser capaz de aprender tanto de los errores y el fracaso, como del éxito. Tenga en cuenta que ante el fracaso siempre existe la oportunidad de entender la causa raíz de los problemas, para evitar cometer el mismo error dos veces.

11.- Última frase de planeación estratégica de Sun Tzu

“Reflexiona deliberadamente antes de hacer un movimiento”.

Uno de los factores de éxito más importantes de cualquier proyecto está en la planificación cuidadosa y una precisa ejecución. Antes de tomar cualquier decisión procure analizar los pros y los contras, y evite tomar decisiones en “caliente” o dejándose llevar por la ansiedad o desesperación.

Optimización de costes en tiempos de crisis

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