Como mejorar la Gestión del Stock en almacenes con un ERP
Las existencias o stocks, se pueden definircomo el conjunto de materiales y/o artículos que se almacenan, tanto para el proceso productivo como para la venta. La Gestión de esos Stocks tiene que armonizar dos principios básicos: servicio al cliente y costos de mantenimiento (poniendo frente a frente, al Departamento Comercial y al Logístico). Además constituye una de las actividades clave dentro de la gestión de la cadena de suministro, ya que el stock puede suponer más del 50% del valor del activo de la empresa.
La Gestión del Almacén por su parte, se ocupa de los procesos de recepción de las mercaderías, almacenamiento y movimientos (dentro del mismo almacén)hasta el punto de consumo de cualquier material, así como el tratamiento e información de los datos generados.
Debido a los cambios en la demanda, a una mayor oferta y/o a la flexibilidad de los mercados, la función de almacenamiento se ha desarrollado mucho en los últimos años, en busca de una mayor eficiencia. Esta situación ha propiciado que la función de almacenaje y todas las actividades desarrolladas en los almacenes conlleven un flujo de información mucho mayor y más complejo.
Un adecuado mantenimiento de los stocks (donde es clave la rotación) y la optimización de los procesos que se generan en el almacén supondrán no sólo un importante ahorro de costes para las empresas, sino que además garantizaran un servicio al cliente de calidad. Los principales retos para el logro de estos objetivos los podemos agrupar en cuatro bloques:
1. Control y la precisión del Inventario: En unidades (y en valor, ya que el mismo afecta a las utilidades de la empresa), y en tiempo real.
Algunos Indicadores claves:
- Precisión del inventario: Valor de la Diferencia /Valor Total del inventario x 100
- % diferencias de inventario-venta: Diferencias de inventario/Ventas x 100
Efectos negativos de la falta de precisión del inventario:
- Exceso de inventario
- Incremento de la pérdida desconocida.- Faltantes de inventario producidos por hurto externo o interno y/o errores administrativos
- Incremento en la obsolescencia.-Tecnológica, por caducidad del producto, por cambio de moda, etc.
- Errores en el picking
2. Nivel de servicio al cliente.- Vendrá marcado por no enviarle al cliente la mercancía solicitada, enviársela de manera errónea o en un plazo de tiempo no acordado. Existen dos causas:
- Roturas de stock.- Consecuencia de la falta de precisión del inventario, en muchas ocasiones no nos aprovisionamos de manera correcta, y por tanto, no disponemos de producto para realizar un adecuado servicio al cliente. Hay que tener en cuenta que la rotura de stocks en muchos sectores se traduce en una pérdida de venta.
Algunos Indicadores:
- % Rotura de stock: Pedidos no satisfechos/Total de pedidos x 100
- % Nivel de servicio: Total artículos servidos/Total artículos pedidos x 100
- % Nivel de entregas perfectas: Pedidos entregados perfectos/ Total de pedidos entregados x 100
Pedidos entregados perfectos: Entrega completa en la fecha estipulada por el cliente, con la documentación correcta y el producto en perfectas condiciones
- Errores en picking.- Equivocaciones cometidas en el proceso de preparación de pedidos y que han llegado hasta el cliente salvando todos los controles de expedición de los que dispone el almacén
Indicador:
% Devolución de unidades del cliente por artículo o unidades erradas en el pedido por picking: Total unidades erradas-devueltas/ Total unidades servidas x 100
Efectos negativos en el servicio al cliente que provocan las roturas de stock y los errores en picking:
- Pérdida de ventas
- Pérdida de imagen y de confianza de los clientes
3. Minimizar los errores en los procesos operativos y administrativos del almacén.- Analizar las incidencias que se producen en procesos operativos internos del almacén y que generan pérdidas de tiempo y reprocesos:
- Errores en entradas: Incidencias que se producen en los procesos de entrada de mercancía en nuestro almacén.
Indicador:
% unidades erradas en entradas: total unidades entradas erradas/ total unidades entrada x 100
- Errores en ubicación: Incidencias que se producen en los procesos de colocación de y movimientos internos de la misma en almacén.
Indicador:
% Errores en ubicación: total unidades mal ubicadas/ total unidades ubicadas x 100
- Errores en picking: Incidencias que se producen en los procesos de preparación de pedidos y que han sido detectados en el proceso de expedición de mercancía.
Indicador:
% Errores picking: total unidades mal picking / total unidades picking x 100
4. Control del lote y la trazabilidad de los productos (necesario para determinados sectores como el farmacéutico, alimentario,…..). La empresa debe tener mecanismos que le permitan el control del lote (además de la fecha de caducidad) con el objetivo de:
- Cumplir con la reglamentación sanitaria vigente en cada país
- Minimizar la obsolescencia de los productos
Indicadores:
- % Mercadería deteriorada o caducada en almacén: Diferencias por deterioro/ Valor Total del Inventario x 100
- % Mercancía deteriorada- ventas: Diferencias por deterioro/ Total Ventas x 100
Los efectos de no controlar el lote son la pérdida de la trazabilidad de cualquier producto desde que se compra hasta que se entrega al cliente.
Algunas empresas no necesitan controlar el lote y la trazabilidad pero si el número de serie del producto. Empresas de fabricación y/o comercialización de maquinarias o herramientas están obligadas a llevar el mantenimiento de los números de serie para controlar su proceso de garantía.
Mejoras que proporciona el ERP en la Gestión de Stocks y de Almacenes.-
El ERP produce un efecto positivo general, que no se suele valorar y que para mi es muy importante: El efecto de la integración y automatización de los procesos de gestión comercial (compras y ventas) con los flujos del almacén, generando toda la información en tiempo real. Este efecto nos garantiza la trazabilidad de los movimientos de stocks, que además podemos llevar a nivel de usuario. Por lo tanto, se eliminan duplicidades (que muchas veces se convierten en errores) y pérdidas de tiempo que incrementan eficiencia de los procesos y la productividad de las personas.
Estas son algunas de las mejoras que nos proporcionan el ERP (y sus limitaciones):
1. Precisión en el Inventario: Proporciona un control casi absoluto del inventario (ya que siempre se producirán errores administrativos, de recepción, picking, etc.), y por tanto sobre la pérdida desconocida. A partir de su cuantificación se pueden diseñar acciones o medidas con el objetivo de:
- Reducir el inventario (se calcula que entre un 15% y un 25%), aliviando tensiones en nuestra tesorería, ya que cuando no se controla el inventario existe una tendencia a tener más de lo que se necesita (para no perder venta)
- Reducir la pérdida desconocida
2. Nivel de servicio al cliente: La mayoría de los ERP disponen de herramientas de aprovisionamiento (calculo automático de máximo y mínimos, del lote óptimo, del punto de pedido, etc.) que nos permiten acercarnos un nivel óptimo de stock, minimizando las roturas. En cuanto a los errores de picking, se tendrán que solventar con una buena organización del almacén, diseño de procesos y formación del personal, aquí el ERP nos va a ayudar más bien poco (salvo que disponga de un módulo WMS- Warehouse Management System)
3. Errores en procesos operativos y administrativos de almacén.- Salvo el proceso de entrada o recepción de stocks, el resto de procesos (movimientos o flujos de material), suelen estar poco controlados por un ERP. Esto se debe a que la mayoría de los ERP no disponen de un módulo WMS, es decir, un sistema de seguimiento y control de los movimientos de materiales dentro del almacén, que permita gestionar ubicaciones (no sólo saber cuánto tenemos, sino donde lo tenemos, la ubicación). Algunos ERP a lo sumo disponen de ubicaciones en un campo en la ficha del artículo meramente descriptivo (estático), para saber dónde ubicarlo cuando entra y realizar el posterior picking en la preparación de pedidos. Por lo tanto habrá que hacer un especial seguimiento a los indicadores y al costo de las incidencias de este bloque para evaluar la necesidad de adquirir un WMS y realizar la integración con el ERP. Desarrollar este interface no debe generar ningún trauma siempre y cuando los proveedores del ERP y WMS tengan voluntad de “conectarse” (esa voluntad, que a veces es difícil de encontrar).
4. Control del lote y la trazabilidad de los productos.- La mayoría de los ERP controlan el Lote y la trazabilidad de los productos, permitiendo tener separados los stocks de cada item. Dependerá después de la formación del personal y de la gestión del almacén (procesos) que esa trazabilidad no se pierda. La incorporación del Lote y su trazabilidad se convierte en un factor positivo más en la precisión del inventario, impidiendo trabajar con stocks en negativo. Hay un aspecto a considerar que complica este punto y son las devoluciones.
Por último, otro punto a tener en cuenta, en la Gestión de Stocks , es la valoración contable del inventario, su incidencia en la rentabilidad de la empresa y su relación con los procesos de movimientos en el almacén. El ERP facilita esa valoración (desde la gestión, con independencia del área contable), permitiendo el uso de diferentes criterios: PMP (precio medio ponderado), FIFO (primera entrada, primera salida), LIFO (última entrada, primera salida) o precio de costo real. Si no se dispone de una correcta valoración del stock, no se podrá cuantificar con exactitud el activo de la empresa, ni tampoco su rentabilidad. Un punto a tener en cuenta en la valoración contable del inventario es la tendencia de bastantes empresas a no dar de baja o efectuar depreciaciones del stock por obsolescencia, lo cual lleva a “inflar artificialmente” el activo de las mismas. En este aspecto, cabe mencionar que algunos ERP disponen de herramientas para depreciar stocks de manera automática, en función de las reglas fiscales de cada país.
Stocks or stocks, can be definircomo the set of materials and / or items that are stored for both the production process and for sale. Management of these stocks has to reconcile two basic principles: customer service and maintenance costs (putting face to face, Commercial Department and Logistics). Also it constitutes one of the key activities within the management of the supply chain, as the stock can represent more than 50% of the asset value of the company.
Warehouse Management for its part, deals with the processes of reception of goods, storage and movement (within the same store) to the point of consumption of any material, as well as handling and reporting of data generated.
Due to changes in demand, increased supply and / or flexibility of markets, the storage function has developed a lot in recent years, seeking greater efficiency. This situation has led to the function of storage and all activities in the stores carry a flow of much larger and more complex information.
Proper maintenance of stocks (which is key rotation) and optimization of the processes that are generated in the store will mean not only a major cost savings for businesses, but also guarantee quality customer service. The main challenges to achieving these goals can be grouped into four blocks:
1. Control and Inventory accuracy: In units (and value, since it affects the profits of the company), and in real time.
Some key indicators:
Inventory accuracy: Difference value / Total value of inventory x 100
%-Sale inventory differences: Differences Inventory / Sales x 100
negative effects of the lack of inventory accuracy:
Excess inventory
Increased Inventory Shortages desconocida.- loss caused by external or internal theft and / or administrative errors
Increased obsolescencia.-Technology, for revocation of the product, changing fashion, etc.
Picking errors
2. Level of service will be marked by client.- not send the customer the ordered goods, send it incorrectly or not within agreed time. There are two causes:
Stock.- breaks consequence of the lack of inventory accuracy, often not stocked up properly, and therefore does not have a suitable product for customer service. Keep in mind that break stocks in many sectors translates into a loss of sales.
Some indicators:
% Break stock: Orders dissatisfied / Total orders x 100
% Service Level: Total items served / Total items ordered x 100
% Level of perfect deliveries: Orders delivered perfect / Total orders delivered x 100
Orders delivered perfect: Complete delivery on the date specified by the customer, with the correct documentation and the product in perfect condition
Picking.- mistakes made errors in the process of preparing orders and have reached the customer saving all controls available issuing warehouse
Indicator:
% Return Customer units per item or wrong in the order picking units: Total-returned wrong / units Total units served x 100
Negative effects on customer service causing breakage of stock and errors in picking:
Lost sales
Loss of image and customer confidence
3. Minimize errors in operational and administrative processes almacén.- Analyse any incidents that occur in internal warehouse processes and generate operating losses of time and rework:
Errors in entries: Incidents that occur in the process of entry of goods in our warehouse.
Indicator:
% Units in erroneous entries: Total units wrong / total inputs input x 100 units
Errors location: Incidents that occur in the process of placement and internal movements of it in stock.
Indicator:
Errors in location% Total misplacement / units Total units located x 100
Picking errors: Incidents that occur in the process of preparing orders and have been detected in the process of issuing merchandise.
Indicator:
Errors picking% Total bad picking units / total units picking x 100
4. Batch control and traceability of products (necessary for certain sectors such as pharmaceutical, food, … ..). The company must have mechanisms that allow batch control (in addition to the expiration date) for the purpose of:
Comply with current health regulations in each country
Minimize obsolescence of products
Indicators:
% Damaged or expired in stock Mercadería: Differences Impairment / Total Value of Inventory x 100
Deteriorada-% Merchandise sales: Differences Impairment / Total Sales x 100
The effects of not controlling the batch are loss of traceability of any product since the purchase until it is delivered to the customer.
Some companies do not need to control the batch and traceability but if the product serial number. Companies manufacturing and / or marketing of machinery or tools are required to keep maintaining the serial numbers to control their warranty process.
ERP provides improvements in inventory management and Almacenes.-
The ERP produces an overall positive effect, which is not usually valued and that is very important to me: the impact of integration and automation of business management processes (purchases and sales) with the flows store, generating all the information on real time. This effect guarantees the traceability of the movements of stocks, which can also lead to user level. Therefore, duplications losses while increasing process efficiency and productivity of people are eliminated (often become errors) and.
These are some of the improvements that we provide ERP (and its limitations):
1. Accurate Inventory Provides inventory almost complete control (and always administrative errors will occur, receiving, picking, etc.), and therefore on the unknown loss. From its quantification can be designed actions or measures with the aim of:
Reduce inventory (it is estimated that between 15% and 25%), easing tensions in our treasury, because when the inventory is controlled not there is a tendency to have more than what is needed (not to lose sales)
Reduce shrink
2. Level Customer Service: Most ERP provisioning tools available (automatic calculation of maximum and minimum, the optimal batch, order point, etc.) that allow us to approach an optimal level of stock, minimizing breakages. As for picking errors, will have to settle with a good warehouse organization, process design and training of personnel, here the ERP will help us rather little (unless you have a WMS? Warehouse Management System module)
3. Errors in operational and administrative processes almacén.- Unless the entry process or receipt of stocks, other processes (movements or material flows), often poorly controlled by an ERP. This is because most ERP do not have a WMS module, ie, a system of monitoring and controlling the movement of materials within the warehouse, which allows to manage locations (not just know how much we have, but where we have , The ubication). Some ERP available at most locations in a field on the tab of merely descriptive article (static) to know where to locate when you come back and perform the picking order preparation. Therefore we must make a special monitoring indicators and the cost of incidents of this block to evaluate the need to purchase a WMS and integrate with the ERP. Developing this interface should not cause any trauma as long as ERP and WMS providers will have to «connect» (that will, it is sometimes hard to find).
4. Batch control and traceability of products.- Most ERP Lot control and traceability of products, allowing stocks have separate each item. It depends after staff training and warehouse management (processes) that traceability is not lost. The incorporation of Lot and traceability becomes a positive factor in inventory accuracy, preventing work with negative stocks. There is one aspect to consider this point and are complicated returns.
Finally, another point to consider in Inventory Management, is the accounting inventory valuation, its impact on the profitability of the company and its relationship to the processes of movements in the warehouse. ERP facilitates this assessment (from management, regardless of the accounting area), allowing the use of different criteria: PMP (weighted average price), FIFO (first in, first out), LIFO (last in, first out) or price actual cost. If you do not have a correct assessment of the stock, can not be accurately quantify the assets of the company, nor its profitability. A point to consider in the accounting inventory valuation is the tendency of many companies not to cancel or make depreciations stock obsolescence, leading to «artificially inflate» the active thereof. In this regard, it is noteworthy that some ERP tools have to depreciate stocks automatically, depending on the tax rules of each country.[:]