Gestion de Proyectos: PMI, Gantt y software gratuito

El Diagrama de Gantt y Software gratuito

el PMI y en la gestión de proyectos , En administración de empresas, la gestión de proyectos es la disciplina que estudia el planeamiento, la organización, la motivación, y el control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos.

PMI son las siglas de “Project Management Institute”, una organización internacional sin ánimo de lucro,  que se dedica al estudio y promoción de la Dirección de Proyectos. Esta organización pretende establecer un conjunto de directrices que orienten la dirección y gestión de proyectos, proponiendo aquellos  procesos de gestión más habituales que la práctica ha demostrado que son efectivos. La asociación describe los fundamentos de la Dirección de Proyectos a través del texto, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK^® Guide), una guía donde se establecen los estándares que orientan la gestión de proyectos, y que configura lo que se considera como el método del PMI.

Qué es la dirección de proyectos según el PMI

Antes de continuar describiendo los rasgos principales de esta metodología, es preciso definir qué se entiende por  proyecto y por dirección de proyectos. El PMI define el proyecto como un emprendimiento temporal que se lleva a cabo para crear un producto o servicio. Es un proceso, con una duración determinada y un fin concreto, compuesto por actividades y tareas diferentes, que puede ser elaborado de manera gradual. Todo proyecto necesita ser dirigido o gestionado por un director de proyectos. La dirección de proyectos sería la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades que componen los proyectos, con el fin de satisfacer los requisitos del mismo. Según el PMI, la dirección de proyectos se logra mediante la ejecución de procesos, usando conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas de dirección.

El método del PMI

La PMBOK^® Guide ofrece una serie de directrices que orientan la gestión y dirección de proyectos, válidas para la gran mayoría de proyectos. Sin embargo, este método no debe concebirse como algo cerrado. La PMBOK^®Guide facilita información sobre los procesos que se pueden llevar a cabo para una gestión eficaz, y diferentes técnicas y herramientas útiles, pero los contenidos expuestos deben ser adaptados a las peculiaridades de cada proyecto. Según este enfoque, todos los proyectos se componen de procesos, que deben ser seleccionados previamente, que necesitan de una serie de áreas de conocimiento para poder ser aplicados.

Procesos

Un proceso está compuesto por todas aquellas actividades interrelacionadas que se deben ejecutar para poder obtener el producto o prestar el servicio. Existen dos tipos de procesos que se superponen e interactúan entre sí.

• Procesos de la dirección de proyectos. Compuesto por cinco procesos o categorías diferentes, estos procesos, aseguran el progreso adecuado del proyecto a lo largo de todo su ciclo de vida.
  1. Proceso de iniciación
  2. Proceso de planificación
  3. Proceso de ejecución
  4. Proceso de supervisión y control
  5. Proceso de cierre del proyecto.
• Procesos orientados al producto. Este tipo de procesos especifican y crean el producto. Varían en función del área de conocimiento.

Áreas de conocimiento

Todo director debe dominar una serie de conocimientos básicos sobre gestión, para poder tomar decisiones acertadas y desarrollar de manera eficaz su trabajo. Este enfoque estructura el conocimiento en nueve áreas:

1. Gestión de la Integración
2. Gestión del Alcance
3. Gestión del Tiempo
4. Gestión de Costes
5. Gestión de la Calidad
6. Gestión de los Recursos Humanos
7. Gestión de las Comunicaciones
8. Gestión del Riesgos
9. Gestión de las Adquisiciones del proyectO

HERRAMIENTA: GRÁFICOS GANTT

Pocas herramientas tan versátiles como el Diagrama de Gantt para poder exponer de manera gráfica y clara todas las actividades que conforman la realización de un proyecto. Con más de 100 años y antecedentes de métodos similares, sigue siendo hoy la manera más utilizada de graficar un proyecto. Llamemos proyecto a toda actividad o tarea que puede ser desglosada, a su vez en actividades o tareas menores, pero necesarias. Muchas actividades son entre sí dependientes, y esto también queda reflejado en el diagrama. Generalmente, se establecen precedencias. Es decir, que para poder realizar una actividad, debe haber finalizado una anterior. No sólo esto, el Diagrama de Gantt nos da una noción cronológica. No es un mero listado de actividades en secuencia, como una receta, sino que incluye el detalle de la duración de cada actividad, lo que permite estimar la duración del proyecto total. Vimos en artículos anteriores, técnicas para estimar los tiempos óptimos. En particular, hablamos de CPM y PERT.
No es el objeto de este artículo ahondar en el desarrollo del método ya que consideramos que hay información suficiente disponible al respecto. Sabemos también que hoy en día sería muy extraño encontrar un diagrama de Gantt realizado en forma manual y artesanal. Hoy se utilizan numerosas herramientas de software diseñadas para tal fin. Si bien el más popular y completo podría ser Microsoft Project™ que contempla un sin número de herramientas para la Gestión de Proyectos, existen muchísimas alternativas más sencillas (y no tanto) que pueden ser obtenidas de manera gratuita (sin violar ninguna ley, claro).

SOFTWARE RECOMENDADO – GRATUITO.

GanttProject: Sencillo de utilizar, de código abierto, con lo justo para pequeños proyectos. Posee algunas limitaciones en cuanto a la administración del tiempo, solo se puede fraccionar en días. Permite importar y exportar desde y hacia MS Project. Más información en: www.ganttproject.biz. Disponible en español. 

OpenProject: También gratuito en su versión básica, es uno de los mejores. Comienza con la versión para un usuario sin costo. Luego permite mayor número de usuarios y funciones con un costo accesible (a la fecha ronda los 5 euros por mes, por usuario) y trabajo compartido en la nube. Para empresas, hay una versión también, con un costo similar por usuario y mayor seguridad y soporte. Más información en www.openproject.org

ProjeQtOr: Un organizador de proyectos bien completo, ya que incluye no sólo aspectos de planificación, como gestión de costos, riesgos y finanzas. Es también de código abierto, completamente gratuito. Más información en www.projeqtor.org

Antes teníamos Gantter, que era gratuita y cumplía con lo necesario. Pero desde hace un tiempo ya pasó a ser paga en todas sus versiones, aunque mejoró mucho su desempeño. La seguimos recomendando. Posee la ventaja de poder integrarse de manera bastante natural a Google y sus aplicaciones (por ejemplo, con Google Chrome). Más información en www.gantter.com
También destacamos ProjectLibre(www.projectlibre.com), que dejó de ser gratuito, pero sigue siendo una de las mejores opciones. Tiene orígenes en el ya desaparecido OpenProj, uno de los precursores en la materia.