Calidad y Cultura necesitan un terreno para crecer
Taylorismo con un nivel muy detallado de las tareas a veces podría ser la mejor manera de dividir los procesos en las tareas individuales. Pero no todos los procesos que necesita para administrar son tan previsible como debe ser en la producción. Por lo tanto, para aquellos de nivel superior procesa una definición, que es más alto nivel, debería ser suficiente. Pero es necesario para proporcionar un marco claro y definido dentro de la cual el proceso puede ser ejecutado. Pero la intención de Taylor era el control de procesos (o principio de gestión de tareas) con el foco en los procesos de producción y no en los procesos de gestión.
Pero ¿qué significa en realidad. Las personas crean enormes bases de datos que pintan por los procesos de negocio. Con un muy grande al cliente Traté de diseñar un sistema de gestión para estar listo para la aplicación técnica – un muy gran número de personas en muchos países.
Su punto de partida fue un buen conjunto de procesos documentados, pero no se conoce a nadie. Un problema típico en grandes empresas. Los procesos son sólo tan bueno como se les conocía – y de forma óptima también seguido por el pueblo.
¿Cuáles son los procesos para?
Volvamos a las raíces, i. mi. la definición de un proceso:
Según la norma ISO 9001 de un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Pero debe crear valor y se realiza bajo condiciones controladas como se menciona en las notas de la definición.
¡Nada mas! Suena simple! ¿O no?
Pero, ¿qué quiere decir esto ahora?
Documentación proceso de
Es necesario procesos claros. La transparencia es una necesidad básica para una cultura de crecer.
La forma de documentar los procesos depende de la organización, aunque se deben considerar algunos aspectos básicos. Aquí una manera sencilla que a menudo se empuja es el diagrama SIPOC o tortuga. Así que tenemos que tener claro lo que se va a direccionar para alcanzar el máximo efecto.
procesos documentados apoyan la gestión del conocimiento y la educación.
Una buena documentación y procesos maduros son más el resultado de la mejora continua, teniendo la oportunidad de cambio, desafiando el status quo actual, profesionalización. Así procesos crecen a partir de un personaje secundario pura de la organización a un factor que permite, a partir de un reactivo a una forma preventiva de pensar. La documentación también define las herramientas, métodos y procedimientos, sino también lo que se puede hacer en caso de riesgos, por ejemplo, con las medidas de atenuación.
RACI e Interfaces
Importantes son responsabilidades claras como el dado a través de una metodología RACI (R = responsable, A = cuentas, C = contribuyente, I = informado).
gestor de procesos: la R, las personas que toman el cuidado sobre una base del día a día y repetir el credo de la alta dirección para, por ejemplo, cultura de la calidad.
Es necesario un proceso propietario (o como se llame dentro de su organización) como A. Una persona responsable, la alta dirección, el que tiene el compromiso.
procesos interconectados: el yo, la gente informada por el proceso y sus resultados.
el C, los de donde obtenemos la información que se necesita para vivir el proceso: los procesos precedentes.
I y C no se limitan a su organización, pero también puede ser parte del contexto de su organización. Esto significa que es necesario tener claras las interfaces también desde y hacia el exterior. Usted necesita saber qué información tiene que llegar desde fuera de su organización para ser capaz de utilizar esta información y seguir las reglas externas como satisfacer los requisitos legales.
Información y Medición
Información – datos, integridad de los datos es importante, ya que debe tomar decisiones por riesgo y las basadas en el conocimiento.
Y de nuevo la información que se necesita para medir los procesos. Otro aspecto fundamental de la gestión de procesos que se necesita para tener un (calidad) del sistema de gestión.
Si no sabe cuál es su proceso que no se puede mejorar. Va a mantener sólo adivinar.
¿Por qué son procesos tan importante para la cultura de calidad, o viceversa?
Forming- asalta – Normalización – Realización sabes de la dinámica de grupo. Es una parte de la formación de equipos como cultura de la calidad es una actividad de equipo. Uno solo no puede cambiar el mundo. Pero el que es importante que las personas individuales comienzan a formar una estructura y encontrar más y más colaboradores, que llegan a un sentido común sobre lo que están haciendo y llevando al rendimiento.
Los procesos de construcción de una red de intercambio de información en toda la organización.
¿Ahora que?
Construir el sistema de gestión de la calidad en sus procesos.
Capacitar a las personas para dar forma a los procesos.
Sea abierto para el cambio, pero no se olvide de comprobar el impacto sobre los cambios previstos.
Comience en cada tema que tiene sentido, tratar de conseguir compañeros activistas.
No sea shirty si usted no tiene éxito la primera vez. Algunas cosas – o aún muchos necesitan iteraciones. Las personas se vuelven más y más conscientes de ese hecho al adoptar prácticas ágiles. Una gran cantidad de error es tratar de que no se puede prever todos y cada problema.
Y ahora se puede dar el siguiente paso: la mejora continua ya que sin procesos especificados, es difícil definir un cambio.
[:en]Turtles and Quality Culture OR Processes as the Skeleton of Quality Culture …
Quality and Culture need a Ground to grow
Taylorism with a very detailed level of tasks might sometimes be the best way to break down processes to single tasks. But not all processes you need to manage are so foreseeable as they should be in production. Therefore for those higher level processes a definition, which is more high level, should be enough. But it needs to provide a clear and defined framework within which the process can be executed. But Taylor’s intention was process control (or originally task management) with focus on production processes not on management processes.
But what does it mean in reality. People create huge databases painting down business processes. With a really huge customer I tried to design a management system to be ready for the technical implementation – a really huge number of people in a lot of countries.
Its starting point was a good set of documented processes but they were not known to anybody. A typical problem in huge companies. Processes are only as good as they were known – and optimally also followed by the people.
So what are Processes for?
Let’s get back to the roots, i. e. the definition of a process:
According ISO 9001 a process is a set of interrelated or interacting activities which transforms inputs into outputs. But it should create value and be done under controlled conditions as it is mentioned in the notes to the definition.
Nothing more! Sounds simple! Or not?
But what does this mean now?
Process Documentation
You need clear processes. Transparency is a basic need for a culture to grow.
The way you document processes depends on the organization although some basic aspects should be considered. Here one simple way which is often pushed is the SIPOC or turtle diagram. So we need to be clear what is to be addressed to reach the maximum effect.
Documented processes support knowledge management and education.
Good documentation and mature processes are again the outcome of continual improvement, taking the chance for change, challenging the current status quo, professionalization. So processes grow from a pure supporting character of the organization to an enabling factor, from a reactive to a preventive way of thinking. Documentation also defines tools, methods, and procedures but also what to do in case of risks, for example with mitigating actions.
RACI and Interfaces
Important are clear responsibilities like given through a RACI methodology (R = responsible, A = accountable, C = contributing, I = informed).
Process manager: the R, people taking care on a day-to-day basis and repeating the credo of top management for e.g. quality culture.
You need a process owner (or however you call it within your organization) as an A. Someone accountable, top management, the one with commitment.
Interfaced processes: the I, people informed by the process and its outputs.
Preceding processes: the C, the ones from which we get information which is needed to live the process.
I and C are not restricted to your organization but can also be part of the context of your organization. That means that you need to have clear interfaces also to and from the outside. You need to know what information you have to get from outside your organization to be able to use this information and to follow external rules like satisfying legal requirements.
Information and Measuring
Information – data, data integrity is important as you should make risk- and knowledge-based decisions.
And the information again is needed to measure processes. Another basic aspect of process management which is needed to have a (quality) management system.
If you do not know your process you cannot improve it. You will keep only guessing.
Why are Processes so important for Quality Culture or vice versa?
Forming– Storming – Norming – Performing you know from group dynamics. It is a part of team building as quality culture is a team activity. One alone cannot change the world. But the one is important as single persons start to form a structure and find more and more collaborators which get to a common sense about what they are doing and bringing to performance.
The processes build a network of information exchange all over the organization.
WHAT now?
Build the quality management system on your processes.
Empower people to shape the processes.
Be open for change but do not forget to check the impact on planned changes.
Start on every subject which makes sense, try to get fellow campaigners.
Don’t be shirty if you do not succeed the first time. Some things – or even a lot need iterations. People get more and more aware about that fact when adopting agile practices. A lot is try and error as you cannot foresee each and every problem.
And now you can take the next step: continual improvement as without specified processes it is hard to define a change.
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