Aquí te diré cómo creo un sistema Lean Kanban siguiendo 8 pasos.
# Paso 1 – hice mi tarea en el consumo diario.
Buena idea
El primer cambio fue en mi forma de pensar.
Típicamente, solía pensar: «Soy el supervisor de la producción, no me importan los problemas de los demás. Tienen que darme lo que necesito de inmediato. »
Bueno, me dije: «Estoy equivocado, tengo que ayudar a los demás a ayudarme».
Por lo tanto, después de un día difícil, entré en el sistema, y hice una investigación histórica para responder a esta simple pregunta: «¿Cuántos kilos de pinturas que normalmente consumen en una semana? Color por color »
Yo sabía que el consumo, no era constante cada semana, pero me dije que tenía muchos años de experiencia y yo era el tipo que podía hacer la mejor estimación en la empresa.
Imaginé una escena donde el comprador estaba dispuesto a ayudar, y no pude responder a una simple pregunta como: «Ok, te ayudaré, pero ¿cuántos kilos de pintura roja usas semanalmente?»
Si no pude responder inmediatamente, probablemente, estaba muy cerca de perder el «impulso».
Si no tiene una respuesta rápida y datos para apoyar, no considerará su intención de cambiar un «propósito real», sino sólo otra pérdida de tiempo.
Para poner de manera diferente, usted tiene que saber lo que quiere y estar listo para responder a las preguntas que harán cuando usted pide ayuda.
Cuanto más esté preparado, más creíble será.
Volviendo a la historia aquí es la tabla que he calculado:
Azul – 50 kg / semana
Rojo – 25 kg / semana
Amarillo – 50 kg / semana
Negro – 75 kg / semana
Verde – 25 kg / semana
# Paso 2 – Encontré un aliado para compartir visión y beneficios.
Después, me hice otra pregunta sencilla:
-¿Quién compra la pintura en la empresa?
En concreto, estaba buscando no para la oficina o departamento que estaba buscando una persona con un nombre.
Así que, después de una investigación fácil, encontré a mi persona; El nombre era Mike!
Mike era el colega que me estaba comprando la pintura, y yo tenía muchos argumentos con él en el pasado debido a la escasez de material.
Honestamente, no hice que Mike fuera responsable de comprar toda la pintura que necesitaba.
Aquí hice otra vez algo diferente.
No envié ningún correo electrónico, pero salí de mi oficina y me dirigí a la oficina de Mike para hablarle cara a cara.
Aquí la frase exacta que usé:
Fumetto
«Hola Mike, no sabía que estabas comprando para mi departamento todas las pinturas, y sé que tuvimos muchos problemas en el pasado. Estoy aquí para proponerte algo diferente que solucionará nuestros problemas para siempre «.
Todavía recuerdo la cara de Mike …
Mike estaba pensando en un trabajo más complejo o más para él, pero inmediatamente le dije:
Fumetto
«Mike, quiero proponerte algo muy simple. Por 2 meses no haga ningún cálculo de lo que usted tiene que comprar, apenas compre cada semana la cantidad que estimé. ¿Qué piensas?»
Mike me dijo:
Fumetto Verde
«Ok, estás diciendo que no tengo que calcular nada y comprar en base semanal. Podría ser interesante, pero ¿sabes cuántos kilos consumes cada semana? »
Tarea del Paso 1 … ¿te acuerdas?
Tomé de mi carpeta las hojas con los datos que recogí con mis notas.
¡Esto fue un asesino!
Mike estaba impresionado y dispuesto a escuchar.
Le dije: «Vamos a arreglar estas reglas simples»
1) Cada martes usted comprará la cantidad fija que acordamos.
2) Todos los viernes comprobaremos si la pintura ha llegado.
¿Qué piensas?
Mike dijo que para él era un cambio de juego y un trabajo muy simple, pero ¿qué pasa con el inventario y el control de efectivo?
Aquí la frase exacta que usé:
Fumetto
«Mike, no creo que 6 SKU más de 500 SKU afectará a las acciones y el efectivo de la empresa. ¿Qué estás diciendo?»
Él estuvo de acuerdo, así que empezamos …
NOTA IMPORTANTE:
Usa todo lo que puedas: ¿Qué te parece? ¿Qué estás diciendo?
¡La participación es la clave para la Producción Lean!
Además, escuchar y escuchar de nuevo.
Es mejor una solución áspera con una visión compartida que una solución fina sola.
# Paso 3 – Aprender haciendo.
Durante los 2 meses siguientes Mike compró la cantidad, acordamos, y establecimos una reunión de 5-10 minutos para revisar los pedidos y la entrega de la pintura.
Semaphor
¡Importante!
Creé en el departamento un Control Visual (Rojo, Amarillo, Verde) en el
Pinta el gabinete y pongo una regla simple compartida con los trabajadores: «Nunca hemos visto el NIVEL ROJO, si alguien ve el ROJO, notifique esto a Mike ya mí».
Este es el Lean KANBAN. Esta es la señal!
Este es el Sistema Lean KANBAN. Una forma estándar de ver la señal y actuar en consecuencia.
Honestamente, no fue fácil al principio tratar con este pequeño trabajo extra y motivar a nosotros mismos imprimimos una hoja en nuestras oficinas con este lema:
«¡Nunca más sin pintura!»
¿Quieres escuchar más?
Aquí las dificultades que experimentamos:
1) Yo subestimé la cantidad de la pintura roja, y estábamos muy cerca de la acción de nuevo.
2) Sobreestimé la cantidad de Green, y el inventario aumentó.
3) Gente Le estaba mirándonos y preguntándonos lo que estábamos haciendo juntos.
4) El proveedor no era confiable en entregas.Here lo que era un cambiador de juego? Porque era un «proyecto de equipo» hecho con el alcance de un beneficio mutuo 
(ganar-ganar) Cuando algo salió mal trabajamos juntos para encontrar una solución para arreglar el problema para el futuro.Nos pasamos de culparse mutuamente para ayudarnos unos a otros.¿Puede ver la diferencia? Ahora lea esta importante filas.Hay un momento de la transformación donde Todo parece ir mal. La gente empieza a mirarte y los indicadores parecen ir a la dirección equivocada. Bueno, este es el momento en que tienes que sentarte con el equipo (incluso si 2 personas) y empezar con el análisis de los 5 por qué. Pregúntese a sí mismo y el equipo por qué los indicadores van mal y hacer un plan para solucionar it.Go para la realidad, entrevistar a la gente, ver los números, los modelos de boceto en la whiteboard.To darle una idea que hemos probado más de 5 diferentes manera de hacer antes Encontrando el modelo que trabajó para todos. Una vez que un consultor me dijo que la verdadera «ganar-ganar» solución es cuando el modelo es «conveniente» para todos los involucrados en el proceso.
# Paso 4 – No más de lucha contra incendios
después 4-5 meses celebramos nuestro primer goal.We fueron capaces de no tener stock-out de los seis SKU bajo el proyecto Lean Kanban.Honestly, el inventario fue un poco más alto en comparación con el pasado, pero pudimos trabajar Suavemente haciendo la secuencia ideal que usted puede leer abajo: 1) Vea el horario (pintura roja) 2) Tome la pintura roja del almacén3) Cargue la máquina4) ¡Comience! Podíamos movernos de un paso de 23 pasos a un proceso de 4 pasos ¿Puede usted ver la diferencia? # Paso 5 – Es hora de mejorar. Las dificultades de las manos Cuando usted no tiene que pelear fuego cada día, usted tiene tiempo para pensar.
Decidimos refinar nuestro nivel de inventario, «saltando» un cierto orden de la pintura que teníamos Demasiado en stock.Then, llamamos a los proveedores para encontrar una mejor manera de comunicación y compartir la idea y el estándar. Al final de 1 año, hemos sido capaces de trabajar sin problemas y tener el inventario bajo control.
# Paso 6 – Es hora de ir a los gerentes.
Una vez charlando con Mike, le dijimos: Fumetto Verde «¿Por qué tenemos que luchar con los materiales de otros? Así que decidimos preparar una breve presentación sobre lo que hicimos con los pasos y los números. Entonces, fuimos a un departamento cerca de nosotros donde Mike usó para comprar otro tipo de materiales, y hablamos con El supervisor le propone el proyecto de esta manera: Fumetto «Hey, David! ¿Cómo estás? ¿Podemos preguntar si usted tiene algún problema con el stock de material? «Sabíamos que la respuesta era SÍ Fumetto Verde» Nos gustaría proponerle un trato. Usted nos dice cuál es el SKU más crítico que usted está luchando con su consumo semanal y le garantizamos que no más escasez. ¿Qué piensas? «David estaba en duda. Le dijimos: Fumetto» Mira esta presentación y pregúntale a los trabajadores de la pintura cómo es su trabajo en los últimos 6 meses.
Volveremos en 7 días «.7 días más tarde volvimos a David y le pedimos sus pensamientos.David dijo que él hizo una investigación y estaba dispuesto a unirse a este proyecto.Mike y yo estábamos listos para ir a los gerentes a preguntar Para el apoyo, y así lo hicimos. Pedimos a un gerente una cita de 30 minutos. El tema de la reunión fue: «Cómo evitar el stock de material con el nivel adecuado de inventario – Una experiencia real.» # Paso 7 – La reunión.Kanban UserMike y yo preparamos la reunión en detalles. Decidimos por 6-7 Diapositivas con imágenes y gráficas y con pocas palabras de texto. Entonces, acordamos que el alcance de la reunión era tener el compromiso del gerente de ir a los departamentos para apoyar los proyectos y pedir actualización cada mes. El día llegó, y lo hicimos la presentación. El gerente estaba impresionado por los resultados, y nos dijeron que ya teníamos otro departamento dispuestos a implementar el Lean Kanban System. El gerente dijo: «Ok, ¿qué quieres que haga?» Respondimos: «Nos gustaría que usted Establecer una reunión mensual de 30 minutos en la tienda pidiendo una actualización y dar un poco de apoyo en caso «.
El gerente dijo:» OK, creo que es un buen negocio.
# Paso 8 – El final de esta historia sobre Lean Kanban.
El gerente hizo lo que se prometió (30 minutos al mes fue un buen negocio para él). Continuamos en el departamento de pintura y comenzó en el departamento de David. Cada mes nos reunimos con el gerente mirando las métricas simples de inventario y n ° De la acción hacia fuera. Entonces el encargado comenzó a ver resultados ya comenzar a traer a huéspedes ya otros encargados para ver lo que estábamos creando. Finalmente, en un par de años, pudimos toexpand el sistema de Kanban delgado para 500 SKU’swithout cualquier acción hacia fuera y Con una reducción masiva de inventario.Conclusion.En estas páginas, informé de lo que hice para implementar un sistema Kanban en 500 SKU con 2 años de «NO STOCK OUT» y una enorme reducción de inventario.
No sé si es el Mejor manera, pero trabajó muy bien.Para empezar a implementar un sistema Lean Kanban que tiene que empezar con por qué! Aquí los pasos que seguí y sugieren :
1) Mi sugerencia es comenzar Con un problema que tiene.
2) Entonces, usted tiene que declarar su problema y estar preparado con data.
3) Entonces, encuentre a alguien en el proceso para trabajar juntos.
4) ¡Cree un equipo! Es más fácil, más divertido y más atractivo.
5) Comience a implementar el Sistema Kanban Lean para una lista limitada en SKU, establezca una métrica y se reúnan semanalmente para monitorear lo que está mal por 5 por qué el análisis.
6) Resista durante los momentos difíciles. , Los resultados llegan. ¡Está probado!
8) Una vez que los primeros resultados son estables, prepare otra área para iniciar la implementación del sistema Kanban.
9) Luego, en el caso de los sistemas de Kanban, Ir a los gerentes con los resultados y un plan de implementación. Además, pide 30 minutos al mes para que te apoyen.
10) Por último, reiterad el proceso una y otra vez. Esto también se llama mejora continua. Ahora es tu turno![:en]
How I created a Lean Kanban System in 8 steps – A proven method
Here I will tell you how I create a Lean Kanban System following 8 steps.
# Step 1 – I did my homework on the daily consumption.
The first change was in my mindset.
Typically, I used to think: “I am the supervisor of the production, I do not care about the problems of the others. They have to give me what I need immediately.”
Well, I told myself: “I am wrong, I have to help the others to help me.”
Hence, after a tough day, I went into the system, and I did a historical research to answer this simple question: “How many kgs of paints I usually consume in a week? Color by Color”
I knew that the consumption, was not constant every week but I told myself that I had many years of experience and I was the guy that could do the best estimation in the company.
I imagined a scene where the buyer was willing to help, and I was not able to answer a simple question like: “Ok, I will help you but how many kgs of red paint do you use weekly?”
If I was not able to answer immediately, probably, I was very close to losing the “momentum.”
If you have not a prompt reply and data to support, they will not consider your intention to change a “real purpose” but only another waste of time.
To put differently, you have to know what you want and be ready to answer the questions they will do when you ask for help.
The more you are prepared, the more you are credible.
Coming back to the story here is the table I calculated:
Blue – 50 kg/week
Red – 25 kg/week
Yellow – 50 kg/week
Black – 75 kg/week
Green – 25 kg/week
# Step 2 – I found an ally to share vision and benefits.
After, I did myself another simple question:
“Who buy the paint in the company?”
Specifically, I was looking not for the office or department I was looking for a person with a name.
So, after an easy investigation, I found my person; the name was Mike!
Mike was the colleague that was buying for me the paint, and I had a lot of arguments with himin the past because of the shortage of material.
Honestly, I did not that Mike was accountable to buy all the paint I needed.
Here I did something different again.
I did not send any e-mail, but I went off from my office, and I walked to Mike’s office to speak with him face to face.
Here the exact phrase I used:
“Hi Mike, I did not know you were buying for my department all the paints, and I know we had a lot of problems in the past. I am here to propose you something different that will solve our problems forever.”
I still remember Mike’s face …
Mike was thinking of a more complex or further work for him, but I immediately told:
“Mike, I want to propose you something very simple. For 2 months do not do any calculation of what you have to buy, just buy every week the quantity I estimated. What do you think?”
Mike told me:
“Ok, you are saying that I have not to calculate nothing and buy on weekly base. It could be interesting but do you know how many kgs do you consume every week?”
Homework of Step 1 … do you remember?
I took from my folder the sheets with the data I collected with my notes.
This was a killer!
Mike was impressed and willing to listen.
I told him: “Let us fix this simple rules”
1) Every Tuesday you will buy the fixed quantity we agreed.
2) Every Friday we will check if the paint has arrived.
What do you think?
Mike told that for him was a game changer and a very simple work, but what about the inventory and cash control?
Here the exact sentence I used:
“Mike, I do not think that 6 SKU over 500 SKU will affect the stock and cash of the company. What do you say?”
He agreed, so we started …
IMPORTANT NOTE:
Use as much as you can: What do you think? What do you say?
Involvement is the key for the Lean Production!
Moreover, listen and listen again.
It is better a rough solution with a shared vision that a fine solution alone.
# Step 3 – Learning by doing.
For the next 2 months Mike bought the quantity, we agreed, and we set a 5-10 minute meeting to check orders and delivery of the paint.
Important!
I created into department a Visual Control (Red, Yellow, Green) into the
paints cabinet and I put a simple rule shared with workers: “We have never see the RED LEVEL, if someone sees the RED, notify this to Mike and me.”
This is the Lean KANBAN. This is the signal!
This is the Lean KANBAN SYSTEM. A standard way to see the signal and act accordingly.
Honestly, was not easy at the beginning to deal with this little extra work and to motivate our self we printed a sheet in our offices with this slogan:
“Never again without paint!”
Do you want to listen more?
Here the difficulties we experienced:
1) I underestimated the quantity of the Red paint, and we were very close to stock out again.
2) I overestimated the amount of the Green, and the inventory increased.
3) People was looking at us and wondering what we were doing together.
4) The supplier was not reliable in deliveries.
Here what was a game changer?
Because was a “team project” made with the scope to a mutual benefit (win-win) when something went wrong we worked together to find a solution to fix the problem for the future.
We passed from blame each other to help each other.
Can you see the difference?
Now read this important rows.
There is a moment of the transformation where everything seems to go wrong. People starts to look at you and indicators appears to go into the wrong direction.
Well,
this is the moment where you have to sit with the team (even if 2 people) and start with the 5 why’s analysis. Ask yourself and the team why the indicators are going wrong and do a plan to fix it.
Go for reality, interview people, see numbers, sketch models at the whiteboard.
To give you an idea we tested more than 5 different way of doing before finding the model that worked for everyone.
Once a consultant told me the real “win-win” solution is when the model is “convenient” for everyone involved in the process.
# Step 4 – No more fire-fighting.
After 4-5 months we celebrated our first goal.
We were able to have no stock-out of the six SKU under the project Lean Kanban.
Honestly, the inventory was a little bit higher compared to the past, but we were able to work smoothly by doing the ideal sequence you can read below:
1) See the schedule (Red Paint)
2) Take the red paint from the warehouse
3) Load the machine
4) Start!
We were able to move from a 23 Steps to a 4 Steps process.
Can you see the difference?
# Step 5 – It’s time to improve.
When you have not to firefight every day, you have time to think.
We decided to refine our inventory level, by “jumping” some order of paint we had too much in stock.
Then, we called the suppliers to find a better way of communication and sharing the idea and the standard.
At the end of 1 year, we were able both to work smoothly and have the inventory under control.
# Step 6 – It’s time to go to managers.
Once chatting with Mike, we told:
“Why we have to struggle with the others materials? Now we know how to solve it!”
So, we decided to prepare a short presentationon what we did with steps and numbers.
Then, we went to a department close to us where Mike used to buy another kind of materials, and we spoke to the supervisor proposing him the project in this way:
“Hey, David! How are you? May we ask if you have any problem with the stock out of material?”
We knew that the answer was YES!
“We would like to propose you a deal. You tell us which are the most critical SKU you are struggling with your weekly consumption and we will guarantee you no more shortage. What do you think?”
David was in doubt.
We told him:
“Look at this presentation and ask the paint workers how is their work in the last 6 months. We will be back in 7 days”.
7 days later we went back to David and asked for his thoughts.
David told that he did some investigation and was willing to join this project.
Mike and I were now ready to go to managers to ask for support, and so we did.
We asked a manager an appointment of 30 minutes. The subject of the meeting was: “How to avoid stock out of material with the right level of inventory – A real experience.”
# Step 7 – The meeting.
Mike and I prepared the meeting into details.
We decided for 6-7 slides with pictures and graph and with few words of text.
Then, we agreed that the scope of the meetingwas to have the commitment from the managerby going into the departments to support the projects and asking update every month.
The day arrived, and we did the presentation. The manager was impressed by the results, and we told that we already had another department willing to implement the Lean Kanban System.
The manager said: “Ok, what do you want me to do?”
We answered: “We would like you to set a monthly meeting of 30 minutes at the shopfloor asking for an update and give some support in case.”
The manager said: “OK, I think is a good deal.”
# Step 8 – The end of this story about Lean Kanban.
The manager did what was promised (30 minutes a month was a good deal to him).
We continued in the paint department and started in David’s department.
Every month we met with the manager looking at the simple metrics of inventory and n° of stock out.
Then the manager started to see results and start bringing guests and other managers to see what we were creating.
Finally, in a couple of years, we were able toexpand the Lean Kanban System for 500 SKU’swithout any stock out and with a massive reduction of inventory.
Conclusion.
In this pages, I reported what I did to implement a Kanban System on 500 SKU with 2 years of “NO STOCK OUT” and a huge reduction of inventory.
I do not know if it is the best way but worked great.
To start implementing a Lean Kanban System you have to start with WHY!
Here the steps I followed and suggest you follow.
1) My suggestion is to start with a problem you have.
2) Then, you have to state your problem and be prepared with data.
3) Then, find someone in the process to work together.
4) Create a team! It is easier, funnier and more engaging.
5) Start implementing the Lean Kanban Systemfor a limited list on SKU, set a metric and meet weekly to monitor what is wrong by 5 why’s analysis.
6) Resist during the tough moments.
7) Then, the results arrive. It is proven! See some video on the Internet of large enterprises (www.leanvlog.com – Philips, Boeing, Harley Davidson, etc.).
8) Once the first results are stable, prepare another area to start the Kanban System implementation.
9) Then, go to managers with results and a plan for implementation. Moreover, ask for 30 minutes a month to support you.
10) Finally, reiterate the process again and again. This is also called continuous improvement.
Now it is your turn!