[:es]La importancia del control visual[:en]The importance of visual control: everything you need in one place[:]

La importancia del control visual: todo lo necesario en un único lugar

«Una imagen vale más que mil palabras». Frase trillada, si las hay. Pero totalmente válida bajo la filosofía oriental de contar con el mínimo indispensable de información útil y eliminar todo tipo de despilfarro. No hay comunicación más efectiva que la que puede brindarnos un sistema que evita el exceso de información, las ambigüedades y el uso de datos difíciles de interpretar.

El control visual es una metodología que puede ser aplicada de numerosas maneras. Es cualquier dispositivo o sistema que permita representar, en un único lugar, información de utilidad sobre nuestro proceso. Con tan solo una mirada podemos saber cómo está funcionando nuestro proceso y si se está desviando con respecto a un patrón preestablecido. También nos muestra información sobre el estado del flujo de trabajo, el estado de los inventarios o el desempeño de un trabajador o un equipo de trabajo. Por esto, es una poderosa herramienta para agregar valor a nuestros procesos productivos. Teniendo una imagen clara y sintética del estado actual del proceso podemos detectar con mayor facilidad los problemas, y atacarlos a tiempo.

Una herramienta de control visual debe permitir que cualquier persona que observe la información volcada en ella sea capaz de interpretarla. Esto permite, por ejemplo, a un gerente recorrer la planta y saber cómo están funcionando los procesos, los trabajadores y las máquinas involucradas «de un solo vistazo».

Andon (izquierda), Reporte A3 (centro arriba), Cuadro de Mando Integral (centro abajo) y kanban(derecha) son algunos ejemplos de técnicas de control visual

La técnica de las 5S es un claro ejemplo de un sistema de control visual. Mantener todo limpio y ordenado facilita la detección de cualquier desvío. Una pieza en un sitio incorrecto o un exceso de inventario pueden ser visualizados fácilmente con esta herramienta. Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Ni más, ni menos. Los problemas saltan a la luz con facilidad ya que quedan expuestos por alejarse del orden predefinido. Muchas son las maneras de utilizar control visual en 5S: sombrear la ubicación de las herramientas, marcar la posición en que debe encontrarse el operario para realizar una tarea, o tener a mano una fotografía o esquema de cómo debería ser idealmente el espacio de trabajo, son ejemplos de ello.

El control visual es uno de los 14 principios de la filosofía Toyota, base de los Sistemas de Producción Toyota (TPS), propuestos por Jeffrey Liker en su libro ‘The Toyota Way’ (2004). Este punto establece:

«Principio Nº 7: Usar el control visual para que los problemas no se escondan.»

Existen muchos ejemplos de sistemas de control visual que se utilizan a diario, especialmente en la industria manufacturera. Ya mencionamos a las 5S. Veamos algunos otros:

• Andon: los andon llevan su nombre a modo de homenaje a las tradicionales ‘lámparas japonesas’. Un andon es un tablero en el que aparecen los estados de todas las máquinas en un único lugar, facilitando la comunicación y la identificación de los problemas. Son tableros de tipo luminoso, en donde pueden aparecer luces de diferentes colores o símbolos, o directamente letras y números. Todos deben ser capaces de comprender la información contenida en ellos, la cual debe ser actualizada permanentemente.
• Kanban: es el famoso sistema de tarjetas que se utiliza para indicar necesidades de producción entre procesos, permitiendo el funcionamiento armónico y fluido que requiere un sistema
• Reporte A3: utilizado y difundido por Toyota, consiste en una única hoja de tamaño A3 (2 veces el tamaño de una A4) en donde se grafican y exponen todos los datos de mayor criticidad, como por ejemplo indicadores, gráficas de control o análisis de problemas. Este puede ser utilizado en una presentación ante superiores, para mostrar los datos más relevantes y detectar de manera rápida y sencilla errores, desvíos o tendencias. Veremos este tema en la próxima publicación.
• Cuadro de Mando Integral (BSC, por Balanced Scorecard):  como el Reporte A3, pero sin limitaciones en cuanto a tamaño, esquema de presentación ni formato, un BSC permite representar todos los indicadores de importancia para conocer el estado del proceso o la organización. La información que nos brinda es sumamente útil para determinar si las acciones concretas llevadas a cabo y la tendencia están alineadas con la estrategia de la organización. Este tema es de suma importancia, y también será tratado en una publicación dedicada.
• Obeya: una de las técnicas de control visual más innovadoras, también utilizada por Toyota. Obeya puede traducirse del japonés como «gran habitación». Es precisamente eso, una gran habitación en donde se exponen numerosas herramientas de control visual, las cuales son necesarias para comprender el estado actual y real de los procesos en función de los estándares definidos: indicadores de desempeño, comparación con la competencia, indicadores financieros, agenda de actividades y cualquier otra información que pueda ser necesaria para la toma de decisiones trascendentales. Esta información es expuesta y actualizada por responsables designados, quienes serán los únicos que tendrán la posibilidad de ingresar a este recinto libremente. Como si fuese una gran sala de control «visual».

Visual control is a methodology that can be applied in many ways. It is any device or system that allows us to represent, in a single place, useful information about our process. With just one look we can know how our process is working and if it is deviating from a preset pattern. It also shows us information about the status of the workflow, the status of inventories or the performance of a worker or a work team. Therefore, it is a powerful tool to add value to our production processes. Having a clear and synthetic image of the current state of the process we can detect problems more easily, and attack them in time.

A visual control tool should allow anyone who observes the information that is dumped on it to interpret it. This allows, for example, a manager to walk the plant and know how processes, workers and machines involved «at a glance» are working.

Andon (left), Report A3 (center up), Integral Control Box (center down) and kanban (right) are some examples of visual control techniques

The 5S technique discussed in a previous publication is a clear example of a visual control system. Keeping everything clean and tidy makes it easy to detect any detours. An improper site or excess inventory can be easily viewed with this tool. A place for every thing and every thing in its place. No more no less. Problems are easily exposed because they are exposed by moving away from the predefined order. There are many ways to use visual control in 5S: shading the location of the tools, mark the position in which the operator should be to perform a task, or have a photograph or schematic of what the workspace should ideally be, Are examples of this.

Visual control is one of the 14 Principles of the Toyota philosophy, the basis of the Toyota Production Systems (TPS), proposed by Jeffrey Liker in his book ‘The Toyota Way’ (2004). This point states:
«Principle # 7: Use visual control so that problems do not hide.»
There are many examples of visual control systems that are used daily, especially in the manufacturing industry. We already mentioned at 5S. Let’s look at some others:
Andon: As we pointed out in an earlier publication, the Andon bears their name as a tribute to the traditional ‘Japanese lamps’. An andon is a board in which the states of all the machines appear in a single place, facilitating the communication and the identification of the problems. They are panels of luminous type, where they can appear lights of different colors or symbols, or directly letters and numbers. Everyone should be able to understand the information contained in them, which must be updated permanently.
Kanban: is the famous card system used to indicate production needs between processes, allowing the harmonic and fluid operation required by a Just In Time (JIT) system. This topic will be discussed in detail in another publication.
Report A3: Used and disseminated by Toyota, consists of a single sheet of size A3 (2 times the size of an A4) where all the most critical data, such as indicators, control graphs or analysis of problems. This can be used in a presentation before superiors, to show the most relevant data and to detect quickly and easily errors, deviations or trends. We will look at this topic in the next issue.
BSC (Balanced Scorecard): Like Report A3, but without limitations in terms of size, presentation scheme or format, a BSC allows to represent all important indicators to know the state of the process or organization. The information you provide is extremely useful in determining whether the specific actions carried out and the trend are aligned with the organization’s strategy. This topic is of paramount importance, and will also be addressed in a dedicated publication.
Obeya: one of the most innovative visual control techniques, also used by Toyota. Obeya can be translated from the Japanese as «great room.» It is precisely this, a large room where are exposed many visual control tools, which are necessary to comp[:]