En este artículo haremos un repaso práctico y concreto de cuáles son los pasos que debieran conducirnos al objetivo de aplicar un buen plan de HACCP. Y de las dudas que han surgido en los asistentes al seminario celebrado en el Club.
Los 12 pasos y las claves del éxito
Como parte de cualquier plan y, para que este sea exitoso debemos definir la estrategia. A continuación, veamos cuales son las etapas para aplicar con éxito la herramienta del Plan HACCP.
Paso 1 del Plan HACCP
Lo primero y, al igual que hemos definido para otras instancias, es formar un buen equipo de trabajo. Pero ¿cómo es un buen equipo de trabajo? Es aquel en el que los roles y responsabilidades están claramente definidos.
Necesitamos que cada integrante del equipo sepa que responsabilidad tiene y que se espera de él. Un jefe que ejerza un auténtico liderazgo es clave.
Además del liderazgo hay otros dos aspectos claves en cuanto a la formación del equipo: por un lado, que sea multidisciplinario y por otro que haya experticia al momento de interpretar y aplicar conceptos. Conocer el producto en cuestión es fundamental. En realidad, debiéramos hablar de un “sistema del producto”, en el que cada componente de dicho sistema pueda ser controlado por este equipo de trabajo.
Paso 2 del Plan HACCP
Definir clara y precisamente el producto. Esta definición debe incluir una minuciosa descripción, así como las especificaciones del cliente. Para esto, podemos ayudarnos con algún formulario, por ejemplo, en el que incluyamos una serie de preguntas y cuestiones. Estas cuestiones, deberían definirse en el equipo de trabajo y, vale la pena invertir mucho tiempo en esto. Una vez tengamos ese formulario, este podrá aplicarse a distintos procesos.
Paso 3 del Plan HACCP
Conocer el fin del producto. Es importante comprender y conocer muy bien, como llegará el producto a manos del consumidor. Incluso, un buen plan HACCP debiera incluir “imponderables”. ¿Qué significa esto? Por ejemplo, si un cliente reclama por recibir un alimento en mal estado, entonces debemos saber cómo actuar inmediatamente.
Paso 4 del Plan HACCP
“Que nunca falte un buen Diagrama de Flujo”. Un completo y minucioso diagrama de flujo es el “ABC” de la descripción de un proceso.
En esta etapa, será clave los aportes del especialista técnico del equipo de trabajo.
Paso 5 del Plan HACCP
Este paso podría integrarse con el anterior. Es clave que el diagrama de flujo que hemos elaborado sea real, práctico y funcional. Para asegurarnos de que cumplimos con esto, la mejor manera es probarlo en planta. El “partido se juega en la cancha” y recuerda que de nada sirve un diagrama, por ejemplo, muy bonito en el papel, si luego no funciona en la realidad.
Paso 6 del Plan HACCP
Identificación de peligros. Aquí entramos de lleno en lo que es particularmente el “alma” de un buen plan HACCP. Es aquí donde debemos tomarnos todo el tiempo para definir cada uno de los riesgos y peligros, tanto los efectivos como los potenciales. Quizás debamos acudir a la literatura técnica para comprender ciertos conceptos y diferencias. Por ejemplo, que es un peligro y que es exactamente un riesgo.
En este punto hay mucho material y criterios al respecto. Por ejemplo, cuando hablamos de inocuidad de alimentos, generalmente los peligros se clasifican en tres categorías: peligros químicos, biológicos y físicos. Esto es tan solo un criterio que ayuda a identificar y categorizar los peligros. Una vez que hemos definido todos los peligros, tendremos que identificar cuáles son las medidas de acción correspondientes.
Paso 7 del Plan HACCP
Ya tenemos definidos los puntos “peligrosos” de nuestro sistema. Ahora llega el momento de asignarle un orden, es decir, cuan críticos resultan dichos puntos. Habrá peligros que representen un menor riesgo, por ejemplo, pues la probabilidad de que ocurra es menor que la de otro. En ese caso tendrá un menor orden de criticidad que otro.
Para ayudarte en este paso puedes acceder a herramientas como “Árbol de decisiones” entre otras.
Paso 8 del Plan HACCP
Asignar límites a los puntos críticos de control. Una vez que has definido cuales son los puntos críticos de control de tu sistema de producción, debes fijar los límites. Sabemos que las situaciones ideales no existen y, por tanto, nos manejamos con rangos. Los márgenes de tolerancia con los que decidamos trabajar, deben quedar claramente registrados en el plan HACCP, así como en los documentos que apliquen a cada sector.
Que se acepta y que se rechaza, debe estar muy claro para todos.
Paso 9 del Plan HACCP
Establecer un sistema de control. Hemos definidos los peligros, cuales son los puntos críticos, cuan tolerantes somos con ellos. Ahora debemos controlar y vigilar que dichos límites se lleven a cabo de manera sostenida.
El cómo hagamos este control, naturalmente dependerá de nosotros. Generalmente la observación y el ensayo químico o físico son las herramientas más adecuadas para ello. La estadística nos ayudará con el tipo y la frecuencia de muestreo a realizar.
Paso 10 del Plan HACCP
Estar prontos para corregir. ¿Qué sucede si un proceso o el producto está fuera de control? A esto debemos poder responder rápidamente con un plan de medidas correctivas. Aquí la velocidad y la precisión de dichas medidas será clave.
Paso 11 del Plan HACCP
Verificar y “no dormirse en los laureles”. Tenemos el plan, todo claramente definido y registrado, pero no es suficiente. Una vez que andemos echar a correr el plan HACCP, debemos verificar que funciona. Una vez más, el cómo debemos verificarlo, dependerá de nosotros y de las características de nuestro sistema. Sea mediante análisis de producto, instancias de evaluación con el personal, observación metódica, etc., o todo esto junto.
Paso 12 del Plan HACCP
Mantener registro. Más allá de que una acción por ejemplo no resulte efectiva, o el resultado de un análisis esté fuera de lo previsto, debemos mantener registro de esta información. Sea manual o informático, el tipo de registro debiera adaptarse al sistema. Recuerda que debe ser fluido, en un lenguaje claro de interpretar y que permita un análisis preciso y rápido.
Una vez más y, al momento de plantear una herramienta de gestión, pensamos que las herramientas no son ni buenas ni malas, sino que todo depende de cómo las usemos. En seguridad alimentaria, tener un buen plan HACCP es la puerta de entrada para hacer bien las cosas.
In this article we will make a practical and concrete review of what are the steps that should lead us to the goal of implementing a good HACCP plan. And of the doubts that have arisen in the attendees to the seminar celebrated in the Club.
The 12 steps and the keys to success
As part of any plan and for this to be successful we must define the strategy. Next, let’s see what are the steps to successfully implement the HACCP Plan tool.
HACCP Plan Step 1
The first and, as we have defined for other instances, is to form a good team. But how is a good team? It is one in which roles and responsibilities are clearly defined.
We need each team member to know what responsibility he has and what is expected of him. A boss who exercises true leadership is key.
In addition to leadership, there are two other key aspects of team building: on the one hand, it is multidisciplinary and on the other hand there is expertise when interpreting and applying concepts. Knowing the product in question is fundamental. In reality, we should talk about a «product system», in which each component of such a system can be controlled by this work team.
HACCP Plan Step 2
Define clearly and precisely the product. This definition should include a detailed description as well as the client’s specifications. For this, we can help us with a form, for example, in which we include a series of questions and questions. These issues should be defined in the work team and it is worth investing a lot of time in this. Once we have this form, it can be applied to different processes.
HACCP Plan Step 3
Know the end of the product. It is important to understand and know very well, how the product will reach the consumer. Even a good HACCP plan should include «imponderables». What does this mean? For example, if a customer claims to receive a spoiled food, then we must know how to act immediately.
Step 4 of the HACCP Plan
«Never miss a good flow diagram.» A complete and thorough flow chart is the «ABC» of a process description.
In this stage, the contributions of the technical specialist of the work team will be key.
Step 5 of the HACCP Plan
This step could be integrated with the previous one. It is key that the flow diagram that we have elaborated is real, practical and functional. To make sure we comply with this, the best way is to test it on the floor. The «game is played on the court» and remember that a diagram, for example, is very useful on paper, if it does not work in reality.
Step 6 of the HACCP Plan
Hazard identification. Here we enter fully into what is particularly the «soul» of a good HACCP plan. It is here that we must take all the time to define each of the risks and dangers, both effective and potential. Perhaps we should turn to technical literature to understand certain concepts and differences. For example, that is a danger and that is exactly a risk.
At this point there is a lot of material and criteria about it. For example, when we talk about food safety, hazards are generally classified into three categories: chemical, biological and physical hazards. This is just one criterion that helps identify and categorize hazards. Once we have defined all hazards, we will have to identify the corresponding action measures.
Step 7 of the HACCP Plan
We already have defined the «dangerous» points of our system. Now is the time to assign an order, that is, how critical these points are. There will be dangers that represent a lower risk, for example, because the probability of occurring is less than that of another. In that case you will have a lower order of criticality than another.
To help you in this step you can access tools such as «Decision tree» among others.
HACCP Plan Step 8
Assign limits to critical control points. Once you have defined the critical control points of your production system, you must set the limits. We know that ideal situations do not exist and, therefore, we manage with ranges. The margins of tolerance with which we decide to work must be clearly recorded in the HACCP plan, as well as in the documents that apply to each sector.
That is accepted and rejected, must be very clear to all.
HACCP Plan Step 9
Establish a control system. We have defined the dangers, which are the critical points, how tolerant we are with them. Now we must control and monitor that these limits are carried out in a sustained way.
How we make this control will naturally depend on us. Usually observation and chemical or physical testing are the most appropriate tools for this. Statistics will help us with the type and frequency of sampling to be performed.
HACCP Plan Step 10
Be ready to correct. What happens if a process or product is out of control? To this we must be able to respond quickly with a corrective action plan. Here the speed and precision of these measures will be key.
HACCP Plan Step 11
Verify and «do not rest on your laurels.» We have the plan, everything clearly defined and registered, but it is not enough. Once we are running the HACCP plan, we must verify that it works. Again, how we should verify it will depend on us and the characteristics of our system. Whether through product analysis, evaluation instances with staff, methodical observation, etc., or all of this together.
Step 12 of the HACCP Plan
Keep track. Beyond the fact that an action for example is not effective, or the result of an analysis is out of schedule, we must keep record of this information. Whether manual or computerized, the type of record should be adapted to the system. Remember that it must be fluid, in a clear language to interpret and that allows a precise and rapid analysis.
Once again, when we come up with a management tool, we think that the tools are neither good nor bad, but it all depends on how we use them. In food safety, having a good HACCP plan is the gateway to doing things right.
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