Para un profesional de mejora de procesos, finalizar la fase de control del proceso DMAIC es su boleto para pasar a su próximo proyecto. Usted ha hecho un excelente trabajo liderando el equipo del proyecto porque identificó las causas raíces, desarrolló e implementó soluciones para resolver esas causas raíz, puso un plan de control en su lugar y transicionó el proceso de nuevo al Dueño del Proceso. Pronto, sin embargo, usted aprende que el proceso ha vuelto a su estado original.
A menudo he oído a líderes de proyectos lamentar, «Trabajamos tan duro para identificar e implementar estas soluciones, ¿por qué no se pegan?»
Así que vamos a hablar de la pesca por un momento, ya que ofrece algunas grandes lecciones para hacer el cambio de proceso. Recuerde la cita: «Da a un hombre un pez, y lo alimentas por un día. Enseñar a un hombre a pescar, y le dan de comer toda la vida? «Parece bastante simple, ¿verdad? Pero, ¿qué implica y cuánto tiempo se necesita para enseñar a las personas a pescar para que puedan comer toda la vida?
Lo mismo es cierto para las mejoras de proceso. Parece bastante simple hacer un cambio y esperar que se pegue. Entonces, ¿por qué es tan difícil?
Coger un pez La analogía de la pesca golpea a casa conmigo. Me encanta ir a pescar y he sido un ávido pescador desde que era joven. Y aunque ha pasado un tiempo desde que enseñé a mis hijos a pescar, recuerdo que fue un proceso complicado. Hay mucho que aprender sobre la pesca, como el tipo de equipo a utilizar, el aparejo de la varilla, cebo el gancho, decidir dónde pescar, y aprender a arrojar la línea.
Uno de los consejos de pesca más importantes que puedo ofrecer a un principiante es que es mejor ir a pescar cinco veces en pocas semanas, en comparación con cinco veces en un año entero. Las habilidades mejoran rápidamente con un esfuerzo enfocado y comentarios frecuentes. Las personas que se extienden las experiencias de pesca introductoria más de un año terminan siempre comenzando de nuevo, y que puede ser frustrante. Si bien hay personas que son naturalmente bueno en la pesca y captura en (juego de palabras) de inmediato, son raros. Mis hijos necesitaban repetidas demostraciones y mucha práctica, retroalimentación y refuerzo positivo antes de poder pescar con éxito. Una vez que empezaron a pescar, su entusiasmo por la pesca atravesó el techo.
Consejos para mejorar el proceso
Trabajar con equipos para implementar el cambio de proceso es similar. La mayoría de los trabajadores requieren demostraciones repetidas, mucha práctica, instrucciones escritas, retroalimentación y refuerzo positivo antes de que los nuevos cambios en el proceso se hagan realidad.
Aquí hay varios consejos que puede utilizar para ayudar a los miembros del equipo a tener éxito e implementar el cambio de proceso más rápidamente. Tómese su tiempo para diseñar su estrategia de implementación de soluciones y plan de control con estos consejos en mente. Además, Companion by Minitab® contiene varios formularios que pueden facilitar la implementación de estos consejos.
Consejo # 1: Piloto de la solución en el campo
Un piloto es una prueba de una solución propuesta y generalmente se realiza a pequeña escala. Es como aprender a pescar desde la orilla antes de salir en un barco en el océano con una oleada de 4 pies. Se utiliza para evaluar tanto la solución como la implementación de la solución para asegurar que la implementación a gran escala sea más efectiva. Un piloto proporciona datos sobre los resultados esperados y expone los problemas con el plan de implementación. El piloto debe probar tanto si el proceso cumple con sus especificaciones y las expectativas del cliente. Las primeras impresiones pueden hacer o romper su solución de mejora de procesos. Pruebe la solución con un grupo pequeño para resolver cualquier torcedura. Una implementación fluida ayudará a los trabajadores a aceptar la solución en el despliegue formal. Utilice un formulario como el Pilot Scale-Up Form (Figura 1) para capturar problemas que necesitan resolución antes de su implementación completa.
Piloto
Figura 1. Formulario de escalado piloto
Consejo # 2: Implementar trabajo estándar
El trabajo estándar es una de las herramientas magra más potentes pero menos utilizadas para mantener el rendimiento del proceso mejorado. Al documentar las mejores prácticas actuales, el trabajo estandarizado constituye la línea de base para una mejora continua. A medida que se mejora el estándar, el nuevo estándar se convierte en la línea de base para otras mejoras, y así sucesivamente.
Utilice una tabla de combinación de trabajo estándar (Figura 2) para mostrar el manual, la máquina y el tiempo de caminata asociados con cada elemento de trabajo. La salida muestra gráficamente el tiempo acumulado como tiempo manual (controlado por el operador), tiempo de máquina y tiempo de caminata. Mirar los datos combinados ayuda a identificar el desperdicio de movimiento excesivo y el desperdicio de espera.
Trabajo estándar
Figura 2. Gráfico de combinación de trabajo estándar
Consejo # 3: Actualizar los procedimientos
Un procedimiento de operación estándar (SOP) es un conjunto de instrucciones que detallan las tareas o actividades que deben realizarse cada vez que se realiza la acción. Siguiendo el procedimiento se asegura que la tarea se reCada vez. El SOP detalla las actividades de manera que una persona nueva en la posición realice la tarea de la misma manera que alguien que ha estado en el trabajo por un tiempo más largo. Cuando un proceso ha cambiado, no solo diga a alguien del cambio: Cambiar actualizando la documentación del proceso. Asegúrese de actualizar cualquier carteles de corredor de memoria colgando de las paredes, y las hojas de trucos en los cajones del escritorio de la gente, también. La inclusión de un formulario de revisión de documentos como la Figura 3 en su plan de control le asegurará la captura de una lista de procedimientos que requieren actualización. Document RevisionFigure 3. Revisión del documento FormTip # 4: Retroalimentación sobre los nuevos comportamientos Asegura la adopción Nuevos procesos implican nuevos comportamientos por parte de los trabajadores. Sin retroalimentación regular y refuerzo positivo, los nuevos comportamientos del proceso se desvanecerán o volverán a las maneras más antiguas y más familiares de hacer el trabajo. Proporcionar retroalimentación periódica y reforzar positivamente a los que utilizan el nuevo proceso es una manera segura de mantener a los empleados haciendo las cosas bien. Desafortunadamente, es fácil para los administradores olvidarse de proporcionar esta retroalimentación.
Uso de un Comportamiento del Proceso El Programa de Reacciones como en la Figura 4 a continuación aumenta las posibilidades de éxito tanto para proporcionar la retroalimentación como para mantener las ganancias.Proceso de ComportamientoFigura 4. Comportamiento del Proceso Comentarios Schedule
Tip # 5: Visualización de las Métricas para Reforzar el Proceso ImprovementsMetrics desempeña un papel integral y crítico en Los esfuerzos de mejora del proceso, proporcionando signos de la eficacia y la eficiencia de la mejora del proceso en sí. Publicar «antes y después» métricas en el área de trabajo para resaltar las mejoras puede ser muy motivador para el equipo. Los trabajadores ven su trabajo duro dando sus frutos, como en la Figura 5. Es importante mantener la métrica actual porque será uno de los primeros indicadores si su proceso comienza a revertirse. Antes Después Después de la Figura 5. Antes y Después del Análisis Pesca de los Niños Cuando se trata de la pesca y realmente la captura de peces, la práctica, la retroalimentación eficaz, y el refuerzo positivo hace perfecto. Si desea superar la curva de aprendizaje rápidamente, utilice estos consejos y disfrute de los beneficios de un proceso excelente! Para acceder a estas y otras formas de mejora continua, descargue la prueba gratuita de 30 días de Companion desde el sitio web de Minitab en http://www.minitab.com/products/companion/.
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5 Tips to Make Process Improvements Stick!
For a process improvement practitioner, finishing the Control Phase of the DMAIC process is your ticket to move on to your next project. You’ve done an excellent job leading the project team because they identified root causes, developed and implemented solutions to resolve those root causes, put a control plan in place and transitioned the process back to the Process Owner. Soon, however, you learn that the process has reverted to its original state.
I’ve often heard project leaders lament, “We worked so hard to identify and implement these solutions—why won’t they stick?”
So let’s talk about fishing for a moment, because it offers some great lessons for making process change. Remember the quote, “Give a man a fish, and you feed him for a day. Teach a man to fish, and you feed him for a lifetime?” Seems simple enough, right? But what is involved and how long does it take to teach people to fish so they could eat for a lifetime?
The same is true for process improvements. Seems simple enough to make a change and expect it to stick. So why is it so hard?
The fishing analogy hits home with me. I love to go fishing and have been an avid angler since I was young. And though it’s been a while since I taught my kids how to fish, I do remember it was a complicated process. There is a lot to learn about fishing—such as what type of equipment to use, rigging the rod, baiting the hook, deciding where to fish, and learning how to cast the line.
One of the most important fishing tips I can offer a beginner is that it’s better to go fishing five times in a few weeks as opposed to five times in an entire year. Skills improve quickly with a focused effort and frequent feedback. People who spread those introductory fishing experiences out over a year wind up always starting over, and that can be frustrating. While there are people who are naturally good at fishing and catch on (pun intended) right away, they are rare. My kids needed repeated demonstrations and lots of practice, feedback and positive reinforcement before they were able to fish successfully. Once they started catching fish, their enthusiasm for fishing went through the roof!
Tips for Making Process Improvements Stick
Working with teams to implement process change is similar. Most workers require repeated demonstrations, lots of practice, written instructions, feedback and positive reinforcement before the new process changes take hold.
Here are several tips you can use to help team members be successful and implement process change more quickly. Take the time to design your solution implementation strategy and control plan with these tips in mind. Also, Companion by Minitab® contains several forms that can make implementing these tips easy.
Tip #1: Pilot the Solution in the Field
A pilot is a test of a proposed solution and is usually performed on a small scale. It’s like learning to fish from the shore before you go out on a boat in the ocean with a 4-foot swell. It is used to evaluate both the solution and the implementation of the solution to ensure the full-scale implementation is more effective. A pilot provides data about expected results and exposes issues with the implementation plan. The pilot should test both if the process meets your specifications and the customer expectations. First impressions can make or break your process improvement solution. Test the solution with a small group to work out any kinks. A smooth implementation will help the workers accept the solution at the formal rollout. Use a form like the Pilot Scale-Up Form (Figure 1) to capture issues that need resolution prior to full implementation.
Tip #2: Implement Standard Work
Standard work is one of the most powerful but least used lean tools to maintain improved process performance. By documenting the current best practice, standardized work forms the baseline for further continuous improvement. As the standard is improved, the new standard becomes the baseline for further improvements, and so on.
Use a Standard Work Combination Chart (Figure 2) to show the manual, machine, and walking time associated with each work element. The output graphically displays the cumulative time as manual (operator controlled) time, machine time, and walk time. Looking at the combined data helps to identify the waste of excess motion and the waste of waiting.
Tip #3: Update the Procedures
A Standard Operation Procedure (SOP) is a set of instructions detailing the tasks or activities that need to take place each time the action is performed. Following the procedure ensures the task is done the same way each time. The SOP details activities so that a person new to the position will perform the task the same way as someone who has been on the job for a longer time.
When a process has changed, don’t just tell someone of the change: legitimize the change by updating the process documentation. Make sure to update any memory-jogger posters hanging on the walls, and the cheat sheets in people’s desk drawers, too. Including a document revision form such as Figure 3 in your control plan will ensure you capture a list of procedures that require updating.
Tip #4: Feedback on New Behaviors Ensures Adoption
New processes involve new behaviors on the part of the workers. Without regular feedback and positive reinforcement, new process behaviors will fade away or revert to the older, more familiar ways of doing the work. Providing periodic feedback and positive reinforcement to those using the new process is a sure-fire way to keep employees doing things right. Unfortunately, it’s easy for managers to forget to provide this feedback. Using a Process Behavior Feedback Schedule like Figure 4 below increases the chance of success for both providing the feedback and maintaining the gains.
Figure 4. Process Behavior Feedback Schedule
Tip #5: Display Metrics to Reinforce the Process Improvements
Metrics play an integral and critical role in process improvement efforts by providing signs of the effectiveness and the efficiency of the process improvement itself. Posting “before and after” metrics in the work area to highlight improvements can be very motivating to the team. Workers see their hard work paying off, as in Figure 5. It is important to keep the metric current because it will be one of the first indicators if your process starts reverting.
Figure 5. Before and After Analysis
When it comes to fishing and actually catching fish, practice, effective feedback, and positive reinforcement makes perfect.
The same goes for implementing process change. If you want to get past the learning curve quickly, use these tips and enjoy the benefits of an excellent process!
To access these and other continuous improvement forms, download the 30-day free trial of Companion from the Minitab website at http://www.minitab.com/products/companion/.