¿Qué significa el arte de delegar? Delegar Es el proceso de pasar a otro actividades, responsabilidades y autoridad, mientras que se mantiene la responsabilidad final sobre el resultado. No se trata de pasar el “marrón” desligándose de cualquier responsabilidad (¡eso no es delegar!).
«Delegar es una excelente oportunidad para motivar,
empoderar y desarrollar profesionalmente a nuestro equipo».
Éstas son algunas de las claves para Delegar con Éxito:
Clave 1: ¿Qué delegar? No todo es delegable. Es importante que elijas aquellas tareas que estés haciendo y no estén directamente ligadas al tus metas:Pequeñas decisiones frecuentes y repetitivas.
- Tareas que necesitan decisiones no importantes.
- Tareas que no se te dan demasiado bien.
- Tareas que no te gustan.
- Tareas que podrían ser motivadoras para algún empleado
- Tareas que podrían hacer otro puesto más completo
- Tareas que sean clave y que es necesarío que alguien haga en caso de que tú no estés.
- Tareas que puedan incentivar el desarrollo de iniciativas del equipo.
Clave 2: ¿Quién es la persona más apropiada para hacerlo? Debe ser alguien que quiera y que pueda hacerlo. Es decir alguien que muestre la motivación y el interés necesario para encargarse de esa tarea y que además esté capacitado para hacerlo correctamente. Se debe evitar elegir a alguien que ya tiene sobrecarga de trabajo.
Clave 3. Reunirse. Es imprescindible llegar a un acuerdo haciéndole saber que tienes total confianza. Este paso es muy importante, ya que tenemos que hacer partícipe a la persona sobre lo que se va a delegar y asegurarnos de que acepta ocuparse de ello.
Clave 4. Formación. Este paso es fundamental, si la persona no está capacitada para hacer la tarea difícilmente tendremos un resultado positivo. Tenemos que asegurarnos de proporcionar el entrenamiento y la información necesaria, de no ser así no solo no se conseguirán resultados sino que conseguiremos frustrar a nuestro colaborador.
Clave 5. Se accesible para dar apoyo. Es probable que surjan dudas a la hora de realizar la tarea las primeras veces. Aporta el apoyo necesario, hasta que tu colaborador sienta la seguridad necesaria para hacerlo de forma autónoma.
Clave 6. Comprueba los puntos clave. Si la tarea a delegar tiene algún detalle de especial importancia o riesgo, es importante resaltarlo desde el principio. Esto es clave sobretodo a la hora de prevenir problemas.
Clave 7. Gestiona su rendimiento. Tenemos que hacer un seguimiento de cómo se va avanzando y si se hace de la forma esperada. Como decíamos al principio, no se trata de «pasar un marrón» y olvidarnos. La responsabilidad la mantenemos hasta el final. ¿Por qué un empleado puede no avanzar como debería?Miedo a la crítica
- Falta de conocimientos o formación
- Falta de confianza en sí mismo
- Saturación de trabajo
- Falta de motivación
En esos casos se trata de detectar qué está fallando y tratar de solucionarlo.
Clave 8. Feedback. Es fundamental dar feedback, no hay cosa peor que ir dando palos de ciego. Si algo no se está haciendo correctamente hay que indicarlo desde el principio, de forma constructiva y clara. Si se está haciendo correctamente, también hay que decirlo. Será muy motivador.
Clave 9. Anímalo a que progrese. Es importante que animemos a nuestro colaborador a avanzar en la tarea asignada, y que lo perciba como una oportunidad de desarrollo profesional.
Clave10. Reconocimiento de sus logros. Esta es probablemente la asignatura pendiente más frecuente en nuestras empresas. Muchos empleados se quejan de que sólo reciben críticas, pero les falta reconocimiento por lo que hacen bien. El reconocimiento es probablemente una de las acciones más motivadoras que podemos ofrecer a nuestros colaboradores, y que a su vez tiene un coste insignificante.
«Delegar correctamente requiere tiempo y esfuerzo,
pero es una inversión que tendrá su retorno»[:en]Do you have time to do all your homework? Do you go on vacation but do you have tasks that should continue to be done? Maybe it’s time to start delegating.
What is delegate? It is the process of moving to other activities, responsibilities and authority, while maintaining final responsibility for the result. It is not about passing the «brown» away from any responsibility (that’s not delegating!).
«Delegating is an excellent opportunity to motivate,
Empower and develop professionally our team. «
Here are some of the keys to Delegate with Success:
Key 1: What to delegate? Not everything is delegable. It is important that you choose the tasks you are doing and are not directly linked to your goals: Small, frequent and repetitive decisions.
Tasks that require unimportant decisions.
Tasks that do not get you too well.
Tasks that you do not like.
Tasks that could be motivating for some employee
Tasks that could make another more complete position
Tasks that are key and that it is necessary for someone to do in the event that you are not.
Tasks that can encourage the development of team initiatives.
Key 2: Who is the most appropriate person to do it? It must be someone who wants and can do it. That is to say, someone who shows the motivation and interest necessary to take charge of that task and who is also capable of doing it correctly. You should avoid choosing someone who already has work overload.
Key 3. Meet. It is imperative to reach an agreement by letting you know that you have total confidence. This step is very important, since we have to involve the person about what is going to delegate and make sure that he accepts to take care of it.
Key 4. Training. This step is fundamental, if the person is not trained to do the task, we will hardly have a positive result. We have to make sure that we provide the necessary training and information, if not so, we will not only achieve results but we will be able to frustrate our collaborator.
Key 5. Be accessible to support. It is likely that doubts arise when performing the task the first times. Provide the necessary support, until your partner feels the necessary security to do it autonomously.
Key 6. Check the key points. If the task to delegate has some particulars of special importance or risk, it is important to emphasize it from the beginning. This is especially true when it comes to preventing problems.
Key 7. Manage your performance. We have to keep track of how it is moving forward and if it is done in the expected way. As we said at the beginning, it’s not about «getting a brown» and forgetting. We hold the responsibility to the end. Why an employee may not move forward as he should? Fear of criticism
Lack of knowledge or training
Lack of self confidence
Saturation of work
Lack of motivation
In those cases it is about detecting what is failing and trying to solve it.
Password 8. Feedback. It is essential to give feedback, there is no worse thing than going to give blind sticks. If something is not being done correctly, you must indicate it from the beginning, constructively and clearly. If it is being done correctly, you also have to say it. It will be very motivating.
Key 9. Encourage him to progress. It is important that we encourage our collaborator to move forward in the assigned task, and perceive it as an opportunity for professional development.
Key10. Recognition of its achievements. This is probably the most frequent subject in our companies. Many employees complain that they only receive criticism, but they lack recognition for what they do well. Recognition is probably one of the most motivating actions that we can offer to our employees, and that in turn has an insignificant cost.
«Delegating correctly requires time and effort,
But it is an investment that will have its return «[:]