14 pasos para una delegación exitosa
Delegar eficazmente es un arte. El secreto reside en encontrar la persona adecuada, con el nivel adecuado, para una tarea determinada. Aplicando estos 14 sencillos pasos podrá lograr aliviar su carga laboral, motivar a su equipo y detectar líderes. Además, le permitirá enfocar su energía en proyectos que requieran de sus habilidades específicas.
Los 14 pasos
- Crear un entorno adecuado. Delegar eficazmente le permitirá estimular al personal, logrando que se sientan motivados y útiles. Dele la oportunidad a todos los integrantes de su equipo de asumir una tarea de las que usted realiza actualmente. A los menos competentes delégueles en un comienzo tareas bien estructuradas y luego, a medida que vayan demostrando mayor capacidad, tareas de cierta complejidad que requieran del uso del criterio.
- Seleccionar un enfoque para la delegación. Determine si lo que se delegará es sólo una tarea, un proyecto o una función.
- Identificar las razones para delegar. ¿Por qué delegamos? Quizás precisemos más tiempo, menos carga de trabajo. ¿O nuestro objetivo es motivar al personal y darle reconocimiento?. Sea cual fuere la razón, debe identificar el por qué de la delegación.
- Decidir qué delegar. Evalúe su propia carga de trabajo y determine qué podría delegar para aliviarla. Deshágase de tareas repetitivas y desagradables. En caso de tareas complejas, subidividídalas, comparta la responsabilidad y delegue subtareas sencillas.
- Identificar las habilidades necesarias para realizar una tarea. Para determinar quién es la persona adecuada para realizar la tarea tiene que identificar las habilidades cognitividas e interpersonales que debe poseer, y las actividades que deben ejecutarse.
- Encontrar a la persona adecuada para la tarea. Determinar quién es la persona más adecuada no es una tarea sencilla. Ésto no sólo requiere de comparar las habilidades de cada persona con las necesarias para la tarea. También debe tener en cuenta si la persona posee disponibilidad (no está asignado a otras tareas o proyectos), si ha demostrado iniciativa o interés previo en nuevos desafìos y si están bien repartidas todas las tareas delegadas dentro del equipo. Se deben evitar los favoritismos.
- Preparar la discusión. Una vez definida la persona adecuada se le debe comunicar claramente la propuesta. Se deben explicar las tareas en detalle y con claridad, asegurándole a la persona que cuenta con todos los recursos y el apoyo necesarios para realizarla. Es fundamental ser claro con el nivel de autoridad que se delega y cuáles serán los parámetros que se utilizarán para monitoreo y feedback.
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Otorgar la autoridad. Al otorgar autoridad debe tener en cuenta las capacidades de la persona y el grado de confianza que tiene en ella. También debe determinar las consecuencias de posibles decisiones mal tomadas y de los riesgos que está dispuesto a asumir con la delegación.
- Hacer seguimiento a la tarea delegada. El éxito de la delegación reside en lograr que el empleado no fracase. Para esto, debe realizar un seguimiento adecuado con plazos e indicadores, y estar atento a los desvíos. En todo momento, debe hacer foco en que se cumpla la tarea, sin importar la forma. Evite la tentación de pretender que la tarea sea realizada de la misma manera en la que usted lo haría.
- Brindar apoyo. Logre que la persona se sienta apoyada, que cuente con todos los recursos y que conozca el grado de autoridad que posee. Todo esto, sin entrometerse demasiado.
- Manejar la delegación inversa. Evite que los temas delegados le «vuelvan». Ante una situación de este tipo, debe reforzar el apoyo a la persona e incentivarlo a encontrar una solución. Colabore pero no resuelva.
- Abordar los problemas. Ante el surgimiento de algùn problema es probable que deba reevaluar la capacidad de la persona a la que se le delegó un proyecto o tarea. Antes de tomar el tema por sus medios intente ayudar al empleado sin culparlo, transmita la importancia de capitalizar los errores, ofrezca recursos adicionales y (si es necesario) redacte junto a él un plan de acción para el abordaje y resolución del problema.
- Reflexionar sobre la tarea ya terminada. Una vez terminada la tarea, es aconsejable que se reúna con el empleado para sacar conclusiones del resultado. Consùltele, sin cuestionarlo, cómo se sintió. Escùchelo. Compare los resultados con los estándares esperados.
- Enseñar habilidades de delegación a los líderes de equipo. A medida que vaya delegando tareas, comenzará a descubrir líderes dentro del equipo. Transmítales la importancia de delegar las tareas, y permìtales que comiencen a implementarlo.
Delegating effectively is an art. The secret lies in finding the right person, at the right level, for a particular task. Applying these 14 simple steps can help you alleviate your workload, motivate your team and detect leaders. In addition, it will allow you to focus your energy on projects that require your specific skills.
The 14 steps
Create an appropriate environment. Effective delegation will allow you to encourage staff, making them feel motivated and helpful. Give all members of your team the opportunity to take on a task you currently do. The less competent at the beginning give them well structured tasks and then, as they demonstrate greater capacity, tasks of a certain complexity that require the use of the criterion.
Select an approach for delegation. Determine if what is delegated is only a task, a project, or a function.
Identify reasons to delegate. Why do we delegate? We may need more time, less workload. Or is it our goal to motivate staff and give them recognition? Whatever the reason, you must identify the reason for the delegation.
Decide what to delegate. Evaluate your own workload and determine what you can delegate to alleviate it. Get rid of repetitive and unpleasant tasks. In case of complex tasks, sub-divide them, share responsibility and delegate simple subtasks.
Identify the skills needed to perform a task. To determine who is the right person to perform the task, you have to identify the cognitive and interpersonal skills that you must possess, and the activities that must be performed.
Find the right person for the task. Determining who is the most appropriate person is not an easy task. This not only requires comparing the skills of each person with those needed for the task. You should also consider whether the person has availability (not assigned to other tasks or projects), if he has demonstrated initiative or prior interest in new challenges and if all the delegated tasks within the team are well distributed. Favoritism should be avoided.
Prepare the discussion. Once the appropriate person has been defined, the proposal must be clearly communicated. They should explain the tasks in detail and clearly, assuring the person who has all the resources and the support necessary to carry it out. It is essential to be clear with the level of authority that is delegated and what will be the parameters that will be used for monitoring and feedback.
Grant authority. In giving authority you must take into account the person’s abilities and the degree of confidence he has in it. It should also determine the consequences of possible poor decisions and the risks it is willing to take with the delegation.
Track the delegated task. The success of the delegation lies in ensuring that the employee does not fail. To do this, you must follow up with deadlines and indicators, and be attentive to deviations. At all times, you should focus on completing the task, regardless of the form. Avoid the temptation to pretend that the task is done in the same way you would do it.
Give support. Make the person feel supported, have all the resources and know the degree of authority that has. All this, without intruding too much.
Manage reverse delegation. Prevent delegated topics from «returning» you. In the face of such a situation, it should reinforce support for the individual and encourage him to find a solution. Collaborate but not solve.
Address problems. In the event of a problem, it is likely that the capacity of the person to whom a project or task has been delegated should be reassessed. Before taking the issue by your means try to help the employee without blame, convey the importance of capitalizing on mistakes, offer additional resources and (if necessary) write an action plan together with it to address and solve the problem.
Reflect on the finished task. Once the task is completed, it is advisable to meet with the employee to draw conclusions from the result. Know him, without question, how he felt. Write it down. Compare the results to the expected standards.
Teach delegation skills to team leaders. As you delegate tasks, you will begin to discover leaders within your team. Transmit the importance of delegating tasks, and let them begin implementing it.
What should NOT be delegated?
There are tasks that should never be delegated. They are the essence of our function:
The evaluation of our employees or subordinates.
The motivation of our team.
The execution of tasks that require specific skills with which only one counts.
Recruitment and dismissal of employees.
Managing complex situations with cl[:]