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Las virtudes la de nueva ISO 9000

Cómo abordar la mejora continua en los procesos de la empresa
Si consideramos un enfoque basado en procesos los pasos a seguir son:

  • Constituir un equipo de trabajo con capacitación adecuada y analizar los objetivos y actividades de la organización. 
  • Identificar los procesos, clasificarlos y elaborar el mapa de procesos
  • Determinar los factores internos y externos para la organización (identificar el contexto de la organización: debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades). 
  • Evaluar los riesgos asociados a los procesos, así como a los objetivos y los asociados a la identificación del contexto de la organización.
  • Elaborar el procedimiento y/o ficha de proceso, indicando el diagrama de flujo de cada proceso. 
  • Establecer el panel de indicadores de cada proceso. 
  • Iniciar el ciclo de mejora sobre la base de los indicadores asociados a los procesos.

La norma ISO 9001:2015 orienta sobre los aspectos del sistema de gestión que es importante documentar y sobre cómo deben documentarse, pero el hecho de documentar un proceso no excluye que, con el tiempo, puedan incorporarse mejoras o encontrar otras formas más adecuadas para realizar las actividades. Cuando, a pesar de realizar correctamente las actividades definidas para el proceso, aparecen problemas (quejas de los destinatarios, despilfarro de recursos, etc.), o se constata que el proceso no se adapta a lo que necesita el cliente (necesidad de reestructurar el proceso), es necesario aplicar el ciclo de mejora. 
¿Qué hacemos para mejorar los procesos?
Las mejoras en los procesos podrán producirse de dos formas, de manera continua o mediante reingeniería de procesos. La mejora continua de procesos optimiza los procesos existentes, eliminando las operaciones que no aportan valor y reduciendo los errores o defectos del proceso. 
La reingeniería, por el contrario, se aplica en un espacio de tiempo limitado y el objetivo es conseguir un cambio radical del proceso sin respetar nada de lo existente. 
Para la mejora de los procesos, la organización deberá estimular al máximo la creatividad de sus empleados y además deberá adaptar su estructura para aprovecharla al máximo. 
Algunos de los requisitos para la mejora de procesos se describen a continuación: 

  • Compromiso de la Dirección: el primer requisito para una mejora de los procesos en cualquier organización es que la Dirección de ésta lo respalde y apoye totalmente.
  • Planificación de las acciones a realizar: establecer una mejora en un proceso, ya sea por necesidad u oportunidad de mejora, implica un estudio previo evaluando los posibles riesgos, estableciendo la metodología a seguir de cómo hacerlo, cuándo, quién y qué recursos son necesarios. Y finalmente, establecer unos puntos de control y planificación durante su ejecución. Naturalmente, todo este estudio debe ser aprobado por la Dirección de la empresa.
  • Metodología: es necesario que todos los integrantes de cada proceso trabajen con la misma metodología y que se cumpla. Surgirán momentos de desaliento y frustración en los que algunos pensarán “tirar por su lado” y “hacerlo a su manera”, pero… ¿qué ocurriría si todos hicieran lo mismo pero cada persona actuara de forma distinta? ¿No es verdad que difícilmente se alcanzarían resultados satisfactorios?. Por ello, es aconsejable que todos trabajen con igual metodología y que ésta sea lo más disciplinada posible. 
  • Debe haber siempre una persona responsable de cada proceso. 
  • Se deben desarrollar sistemas de evaluación y retroalimentación
  • Todos los trabajadores tienen derecho a saber “cómo lo están haciendo” y si van en el camino correcto y todos los directivos tienen la obligación de hacérselo saber a sus subordinados o, al menos, de facilitarles las herramientas para que ellos mismos se autoevalúen

Los documentos de la mejora continua
Naturalmente, si cumplimos cada uno de los requisitos de la norma, para cada uno de los procesos del sistema y evidenciamos mediante documentos dicho cumplimiento; en cada acción de identificación, planificación, desempeño y evaluación de la eficacia, estaremos mostrando la mejora continua del sistema. Los documentos más claves son:
1. A pesar de todo hay un documento, donde se analiza y detalla cada una de las acciones que se realizan en el sistema. Este documento es el acta de la Revisión del Sistema, así como, las actas de las reuniones del Comité de Calidad. 
En este documento, se deben exponer (identificar, analizar, planificar…) todas las acciones de mejora, independientemente del origen de las mismas (acciones de mejora

2., oportunidades de mejora y sugerencias del talento de los empleados , acciones correctivas…), y analizar su ejecución. Así mismo, también debe evaluar y analizar su eficacia una vez que han ejecutado.

3. DAFO, de. Nuestra matriz DAFO

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Las claves de la implementación eficiente de la mejora continua desde la ISO9000

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