Gestión moderna de compras

Gestión de

Gestión de categorías de compra palanca.

Las categorías de compra palanca, son objeto de una parte sustancial de los esfuerzos del Director de Compras, en la búsqueda de la excelencia de sus resultados. El impacto en el negocio, por ejemplo, por el volumen de compra, hace que las familias de compra en este cuadrante de la Matriz de Kraljic, sea uno de los principales focos, de nuestro departamento de compras.

El category management como estándar de la gestión estratégica de compras.

La gestión de compras por categorías, es la metodología de la gestión de compras, más utilizada por los departamentos de compras. Se fundamenta en cuatro pilares, en su diseño y ejecución:

Método científico. El category management se basa en los hechos, para analizar necesidades y consumos, y poder diseñar la estrategia de cada categoría de compra. Utilizaremos los KPIs, o indicadores clave, para medir la mejora conseguida en nuestra gestión.

El catman es un método multietapa, que tiene como salida el category plan, donde se definen las acciones a realizar, en cada categoría de compra, y su calendario asociado. Comenzamos como un estudio de las acciones realizadas por nuestra empresa, y los hechos más relevantes en el mercado de proveedores, en los últimos años. Posteriormente, realizaremos un análisis profundo del mercado de proveedores, incluyendo un análisis de las 5 fuerzas, para entender posibles cambios en los jugadores de la industria. Con toda esta información, construimos el plan a ejecutar.

Gestión de las relaciones de los grupos de interés. El category management de compras, pone foco en atender a todos los grupos de interés, comenzando con el cliente final, y continuando, con los clientes internos, panel de proveedores y resto de stakeholders. El objetivo, es dar justa respuesta, a los distintos grupos de interés, según su relevancia para el negocio.

Gestión del cambio. La gestión de compras por categoría, contempla el cambio como una oportunidad. Esta oportunidad se centra en un cambio interno, dentro de nuestra organización, para adaptarnos a los cambios que se producen en nuestro entorno, de modo especial, en las necesidades y tendencias, de nuestros clientes.

Estrategia. Las acciones del Director de Compras, y los planes de categoría, deben estar alineadas con el plan estratégico de la empresa, y su propuesta de valor.

Estrategias potenciales en Matriz de Kraljic.

Algunas de las estrategias, que podríamos seguir en la gestión de las categorías de compra palanca, según la figura adjunta, son:

1) Potenciar el poder de compra. Mantenemos a nuestra categoría, en el cuadrante de las familias de compra palanca, aprovechando al máximo nuestro poder de compra, en un mercado con un panel de proveedores competitivo. Para ello, analizamos frecuentemente los precios de nuestros proveedores, y del mercado. Podemos basar la negociación en un escandallo de precios, y negociar cada uno de los sumandos, y su variación en el tiempo, relacionándolo con indicadores. Cerramos las contrataciones con periodos de validez cortos, para estar siempre en los mejores precios del mercado. Podemos utilizar negociaciones electrónicas, en aquellas categorías en las que su uso, permita cerrar mejores precios, de proveedores fiables. También, podemos agregar volúmenes de distintos proveedores, para incrementar nuestro poder de negociación.

En esta potencial estrategia de gestión de las categorías de compra, el proveedor tiene una alta dependencia del comprador. Éste podría ser exigente en los niveles de servicio y calidad, al mejor precio.

2) Desarrollamos al proveedor para convertirlo en un proveedor estratégico. En aquellos casos, que comprobamos una ventaja competitiva del proveedor, respecto al resto del panel, podemos desarrollarlo como un proveedor estratégico. Corresponde, con el movimiento de la categoría del cuadrante de categoría palanca, a estratégica.

Gestión de las relaciones con los proveedores palanca.

Las relaciones con los proveedores de las categorías palanca, por su impacto en el negocio, deben ser fluidas, y a la vez, exigentes en el nivel de servicio y calidad, a precios competitivos. No olvidemos, que la óptima gestión de estas categorías, es clave para el resultado económico de nuestra cuenta de resultados, por sus importantes volúmenes de compra, y valor añadido aportado.

Por lo tanto, es una relación enfocada a la acción del comprador, para estar siempre en los mejores precios del mercado, en unas condiciones óptimas de servicio.

Las subastas electrónicas como herramienta de adjudicación.

En mi experiencia profesional, las subastas electrónicas, es una de las herramientas que tenemos a nuestro alcance, para gestionar las contrataciones de las categorías palanca, en que queremos sacar el mayor partido, a nuestro poder de compra, con categorías de compra, donde la dificultad práctica de cambio de proveedor, es pequeña.

Entiendo la gestión de las subastas electrónicas, como sólo una parte de un proceso completo de contratación, donde la subasta electrónica es el paso final para su adjudicación, y donde el resultado sólo puede ser óptimo, si la búsqueda y homologación de proveedores, la tabulación de ofertas en el cuadro comparativo, y la selección de proveedores finalistas, han sido excelentemente realizadas.

Algunos de los requisitos, y características, que deben de tener el diseño y ejecución de las subastas electrónicas, para su buen funcionamiento, tanto para la empresa compradora, como para el panel de proveedores, son entre otras:

Transparencia del proceso. El procedimiento de contratación, sus plazos, y modo de valoración de las ofertas, deben exponerse y realizarse, de un modo transparente a todos los proveedores.

Idéntica información para ofertar. La información disponible para ofertar, su actualización a lo largo del proceso de contratación, y la resolución de dudas de los proveedores, debe transmitirse a todos los proveedores en las mismas condiciones, y en el mismo momento.

Homologación de proveedores robusta. Debemos de aplicar un procedimiento completo de homologación de proveedores, basado en datos, que nos permita definir unívocamente si un proveedor, es un proveedor potencial para nuestra empresa, o debemos de rechazarlo. En ningún caso, un proveedor puede ser invitado a progresar en el proceso de contratación, sino cumple los requisitos de capacidad técnica y financiera, necesarios.

Panel de proveedores amplio. Las subastas electrónicas pueden funcionar bien, en mercados de proveedores realmente competitivos, con numerosas empresas, en búsqueda de incrementar su cartera de clientes. Categorías de compra oligopolistas, sólo pueden ser gestionadas con una subasta electrónica, si podemos introducir nuevos proveedores en nuestra negociación.

Igualdad de oportunidades. Los proveedores homologados, deben de contar con las mismas oportunidades reales de adjudicación. Proveedores que consideramos que no tienen las características necesarias para ser nuestro proveedor, deben ser excluidos del proceso de adjudicación.

Adjudicación directa. La adjudicación, deber ser directa al ganador de la subasta, según el proceso de contratación que hemos diseñado, comunicado a los proveedores potenciales. En cualquier caso, obviaremos los procedimientos de adjudicación discrecional, donde los oferentes brindan su mejor precio, pero el adjudicatario, no tiene por qué ser el ganador de la subasta.

Tabulación económica exhaustiva de las ofertas. Es clave la realización de un cuadro comparativo de las ofertas donde valoremos en la misma unidad, por ejemplo, monetaria, los distintos conceptos ofertados por los proveedores. De este modo, podemos tener una valoración global de cada oferta, y el detalle de su cálculo.

Es muy recomendable, la realización de un repaso de las ofertas, cara a cara con los oferentes finalistas, para repasar el alcance de las ofertas, y resolver las dudas de interpretación, que pueden tener tanto la parte compradora, como la vendedora, y que permiten la elaboración de un cuadro comparativo excelente en la comparación de las ofertas.

¿Cuáles son las herramientas, que utilizas para la gestión de las categorías palanca, en tu empresa?

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