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Es necesario e imprescindible de obtener sinergias de esta integración de los diferentes estándares ISO de los diferentes campos

 Sistema integrado ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2015

Proceso de Comunicación

Para que funcione correctamente una organización es muy importante establecer los procesos de comunicación, tanto internos como externos, de una forma adecuada para los empleados y para todas las partes interesadas. Por ese motivo, cada una de las normas que nos ocupan, establecen como requisito, el establecer un proceso de comunicación. En este artículo os voy a mostrar los diferentes aspectos que se deben tener en cuenta para cumplir con el requisito en cada una de las tres normas.

¿Qué nos dice cada una de las normas de cómo debemos cumplir con la comunicación en la empresa?

ISO 9001:2015

7.4 Comunicación

La organización debe determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión de la calidad, que incluyan:

  1. a) qué comunicar;
  2. b) cuándo comunicar;
  3. c) a quién comunicar;
  4. d) cómo comunicar

ISO 14001:2015

7.4 Comunicación

7.4.1 Generalidades

La organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión ambiental, que incluyan:

  1. a) qué comunicar;
  2. b) cuándo comunicar;
  3. c) a quién comunicar;
  4. d) cómo comunicar

Cuando establece sus procesos de comunicación, la organización debe:

– tener en cuenta sus requisitos legales y otros requisitos;

– asegurarse de que la información ambinetal comunicada sea coherente con la información generada dentro del sistema de gestión ambiental, y que sea fiable.

la organización debe responder a las comunicaciones pertinentes sobre su sistema de gestión ambiental.

La organización debe conservar información documentada como evidencia de las comunicaciones, según corresponda.

7.4.2. Comunicación interna

La organización debe:

  1. a) comunicar internamente la información pertinente del sistema de gestión ambiental entre los diversos niveles y funciones de la organización, incluidos los cambios en el sistema de gestión ambiental, según corresponda;
  1. b) asegurarse de que sus procesos de comunicación permitan que las personas que realicen trabajos bajo el control de la organización contribuyan a la mejora continua.

7.4.3 Comunicación externa

La organización debe comunicar externamente información pertinente al sistema de gestión ambiental, según se establezca en los procesos de comunicación de la organización y según lo requieran sus requisitos legales y otros requisitos.

ISO 45001:2015

7.4 Comunicación

7.4.1 Generalidades

La organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión de la SST, incluyendo la determinación de:

  1. a) qué comunicar;
  2. b) cuándo comunicar;
  3. c) a quién comunicar:

1- Internamente entre los diversos niveles y funciones de la organización

2- entre contratistas y visitantes al lugar de trabajo;

3- entre otras partes interesadas

  1. d) cómo comunicar

La organización debe tener en cuenta aspectos de diversidad (por ejemplo, género, idioma, cultura, alfabetización, discapacidad) al considerar sus necesidades de comunicación.

La organización debe asegurarse de que se consideran los puntos de vista de partes interesadas externas al establecer sus procesos de comunicación.

Al establecer sus procesos de comunicación, la organización debe:

– tener en cuenta sus requisitos legales y otros requisitos;

-asegurarse de que la información de la SST a comunicar es coherente con la información generada dentro del sistema de gestión de la SST, y es fiable

La organización debe conservar la información documentada como evidencia de sus comunicaciones, según sea apropiado.

7.4.2. Comunicación interna

La organización debe:

  1. a) comunicar internamente la información pertinente del sistema de gestión de la SST entre los diversos niveles y funciones de la organización, incluyendo los cambios en el sistema de gestión de la SST, según sea apropiado;
  1. b) asegurarse de que sus procesos de comunicación permitan a los trabajadores contribuir a la mejora continua.

7.4.3 Comunicación externa

La organización debe comunicar externamente información pertinente al sistema de gestión de la SST, según se establezca en los procesos de comunicación de la organización y teniendo en cuenta sus requisitos legales y otros requisitos.

¿Qué aspectos se detallan en las normas en el apartado 7.4 de la norma?

En las siguientes tablas, podemos ver de una manera visual, el contenido de cada uno de los apartados de las tres normas:

Si tenemos en cuenta las especificaciones de las normas ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018 respecto a las comunicaciones internas y externas:

En la norma ISO 9001:2015 no realiza especificaciones específicas, sino que lo menciona de forma general como podemos ver en la primera tabla. Es coherente, ya que es importante especificar en aquellas normas donde los requisitos legales representan un peso imprescindible de cumplimiento.

Pero, no sólo debemos tener en cuenta lo que se indica en el apartado común 7.4 de cada una de las tres normas. A lo largo de cada una de ellas, en los diferentes apartados, podemos ver como requisito la comunicación de un determinado aspecto, tanto a nivel interno como externo. Con la finalidad de facilitaros el trabajo, en el apartado siguiente os realizo una lista de todos los aspectos que tenemos que comunicar, ya sea interna o externamente, para cada una de las tres normas.

¿Qué requisitos debemos comunicar para cada una de las normas?

ISO 9001:2015

5.1.1 liderazgo y compromiso (apartado f): la alta dirección debe comunicar la importancia de una gestión de calidad eficaz y conforme a los requisitos del sistema de gestión de la calidad;

5.2.2 comunicación de la Política de Calidad (interno y estar disponible para las partes interesadas).

5.3 Roles, responsabilidades y autoridades: la alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes se asignen, se comuniquen y se entiendan en toda la organización.

6.2.1 Objetivos de calidad. Apartado f) deben comunicarse.

7.4 Comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión.

8.2.1 Comunicación con el cliente (requisitos).

8.4.3 Comunicación a los proveedores externos de los requisitos de calidad asociados a los procesos, productos y servicios a proporcionar (ver requisitos).

ISO 14001:2015

5.1 liderazgo y compromiso (apartado e): la alta dirección debe comunicar la importancia de una gestión ambiental eficaz y conforme a los requisitos del sistema de gestión ambiental;

5.2 comunicación de la Política ambiental (interno y estar disponible para las partes interesadas).

5.3 Roles, responsabilidades y autoridades: la alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes se asignen y se comuniquen dentro de toda la organización.

6.1.2 Aspectos ambientales. La organización debe comunicar sus aspectos ambientales significativos entre los diferentes niveles y funciones de la organización, según corresponda.

6.2.1 Objetivos ambientales. Apartado d) deben comunicarse. (A.6.2) Se deberían comunicar a las personas que trabajan bajo el control de la organización, que tienen capacidad para influir en el logro de los objetivos ambientales.

7.4 Comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión.

8.1 Planificación y control operacional. Apartado c) En coherencia con la perspectiva del ciclo de vida, la organización debe comunicar sus requisitos ambientales pertinentes a los proveedores externos, incluidos contratistas.

Preparación y respuestas ante emergencias. (A.8.2)Se debe planificar el proceso de preparación y respuesta ante emergencias y considerar los procesos de comunicación interna y externa.

9.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación – 9.1.1 Generalidades: la organización debe comunicar externa e internamente la información pertinente a su desempeño ambiental, según esté identificado en sus procesos de comunicación y cómo se exija en sus requisitos legales y otros requisitos

Evaluación del cumplimiento (A.9.1.2). En el caso de un incumplimiento de un requisito legal, puede requerir la comunicación con un organismo reglamentario.

ISO 45001:2018

5.1 liderazgo y compromiso (apartado e): la alta dirección debe comunicar la importancia de una gestión de la SST eficaz y conforme a los requisitos del sistema de gestión de la SST;

5.2 comunicación de la Política de la SST (interno y estar disponible para las partes interesadas).

5.3 Roles, responsabilidades y autoridades: la alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes se asignen y se comuniquen dentro de toda la organización.

5.4 Consulta y participación de los trabajadores. Ap e5) la determinación de qué información se necesita comunicar y cómo hacerlo.

6.1.3 Determinación de los requisitos legales y otros requisitos. Ap b) La organización debe establecer, implementar y mantener procesos para determinar cómo estos requisitos legales y otros requisitos aplican a la organización y qué necesita comunicarse.

Acciones para abordar los riesgos y oportunidades (A.6.1). Las oportunidades para la SST abordan la identificación de los peligros, cómo se comunican y el análisis y la mitigación de los peligros conocidos.

6.2.1 Objetivos de la SST.Apartado e) deben comunicarse.

7.4 Comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión.

8.2. Preparación y respuesta ante emergencias. Ap e) la comunicación y previsión de la información pertinente a todos los trabajadores sobre sus deberes y responsabilidades.

Ap f) la comunicación de la información pertinente a los contratistas, visitantes, servicios de respuesta ante emergencias, autoridades, y según sea apropiado a la comunidad local.

9.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación – 9.1.1 Generalidades. Ap. e) La organización debe determinar cuándo se deben analizar, evaluar y comunicar los resultados de seguimiento y la medición.

9.3. Revisión por la dirección. Ap. f) las comunicaciones pertinentes con las partes interesadas. La Alta Dirección debe comunicar los resultados pertinentes de las revisiones por la dirección a los trabajadores, y cuando existan, a los representantes de los trabajadores.

10.2 Incidentes, no conformidades y acciones correctivas. La organización debe comunicar esta información documentada a los trabajadores pertinentes y cuando existan, a los representantes de los trabajadores y a otras partes interesadas pertinentes.

10.3 Mejora continua. Ap d) la organización debe comunicar los resultados pertinentes a la mejora continua a sus trabajadores y, cuando existan, a los representantes de los trabajadores.

¿Cómo hacerlo?

Existen numerosas maneras de comunicar los diferentes informaciones y documentos del sistema.

Primero de todo deberemos crear una metodología que describa el proceso de comunicación en la empresa, describir los criterios a seguir en cada una de las situaciones en que se deba generar una comunicación, y la documentación que se debe generar en cada caso.

Cómo hemos visto anteriormente, existen una numerosa información que se debe comunicar en una empresa, en todas las direcciones, y está debe quedar evidenciada, ya que en muchos casos es muy importante asegurarse que ésta llega a su destinatario de una forma eficaz. Como es el caso, de la información derivada del sistema de gestión de la SST.

En un sistema integrado, esta metodología a seguir en el proceso, puede ser común, sin problemas, pero debemos considerar las particularidades de cada una de ellas, sin dejarnos ningún requisito sin contemplar.

Normalmente, se realiza un procedimiento específico para la comunicación donde se contemplan todos los aspectos a tener en cuenta de cada una de las normas. Pero eso no quita que si existe un requisito que se deba comunicar, en el procedimiento, o mapa de proceso, del requisito en cuestión también se haga mención. Debe quedar todo ligado, con lo que verificar en vuestro sistema, si habéis contemplado todas las posibilidades de comunicación en cada punto del listado anterior para cada una de las normas de referencia.

En dicho procedimiento, podéis establecer la metodología que mejor funcione a vuestra empresa. Existen numerosas herramientas que podéis utilizar para tal fin, desde matrices de comunicación, diagramas de flujo…

Debes tener en cuenta que es muy posible que debáis establecer varios mecanismos de comunicación para cada situación, os pondré unos ejemplos:

– Debemos comunicar la Política de la empresa, a lo mejor para realizar esto simplemente con la formación interna de los sistemas de gestión y con colgarla en el tablón de anuncios es suficiente.

– Si queremos establecer la metodología a seguir en cuanto a comunicación en caso de una emergencia, por ejemplo un incendio, se deberá detallar la comunicación interna entre trabajadores, responsables de evacuación, dirección, organismos externos (bomberos, policías…), para posteriormente realizar la investigación del incidente y comunicarlo al organismo competente.

– Si queremos establecer la metodología en cuanto un trabajador detecta una deficiencia, incidencia o no conformidad en el sistema, debemos establecer cómo debe hacerlo, a quien tiene que acudir, y cómo actuar.

Podríamos disponer de numerosos ejemplos todos ellos de diferente naturaleza, y debemos describir cómo actuar en cada situación.

¿Qué aspectos describe cada una de las normas respecto al requisito de auditoría interna?
ISO 9001:2015 – calidad
9.2 Auditoría interna 
9.2.1 La organización debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados para proporcionar información acerca de si el sistema de gestión de la calidad:
a) es conforme con:
1) los requisitos propios de la organización para su sistema de gestión de la calidad;
2) los requisitos de esta Norma Internacional;
b) se implementa y mantiene eficazmente.
9.2.2 La organización debe:
a) planificar, establecer, implementar y mantener uno o varios programas de auditoría que incluyan la frecuencia, los métodos, las responsabilidades, los requisitos de planificación y la elaboración de informes, que deben tener en consideración la importancia de los procesos involucrados, los cambios que afecten a la organización y los resultados de las auditorías previas;
b) definir los criterios de la auditoría y el alcance para cada auditoría;
c) seleccionar los auditores y llevar a cabo auditorías para asegurarse de la objetividad y la imparcialidad del proceso de auditoría;
d) asegurarse de que los resultados de las auditorías se informen a la dirección pertinente;
e) realizar las correcciones y tomar las acciones correctivas adecuadas sin demora injustificada;
f) conservar información documentada como evidencia de la implementación del programa de auditoría y de los resultados de las auditorías.
NOTA Véase la Norma ISO 19011 a modo de orientación.

ISO 14001:2015 – medio ambiente

9.2 Auditoría interna 
9.2.1  Generalidades
La organización debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados para proporcionar información acerca de si el sistema de gestión ambiental:
a) es conforme con:
1) los requisitos propios de la organización para su sistema de gestión ambiental;
2) los requisitos de esta Norma Internacional;
b) se implementa y mantiene eficazmente.
9.2.2  Programa de auditoría interna
La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios programas de auditoría que incluyan la frecuencia, los métodos, las responsabilidades, los requisitos de planificación y la elaboración de informes de sus auditorías internas.
Cuando se establezca el programa de auditoría interna, la organización debe tener en cuenta la importancia ambiental de los procesos involucrados, los cambios que afectan a la organización y los resultados de las auditorías previas.
La organización debe:
a) definir los criterios de auditoría y el alcance para cada auditoría;
b) seleccionar los auditores y llevar a cabo auditorías para asegurarse de la objetividad y la imparcialidad del proceso de auditoría;
c) asegurarse de que los resultados de las auditorías se informen a la dirección pertinente;
La organización debe conservar información documentada como evidencia de la implementación del programa de auditoría y de los resultados de ésta.

ISO 45001:2018 – seguridad

9.2 Auditoría interna 
9.2.1  Generalidades
La organización debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados para proporcionar información acerca de si el sistema de gestión de la SST:
a) es conforme con:
1) los requisitos propios de la organización para su sistema de gestión de la SST, incluyendo la política de la SST y los objetivos de la SST;
2) los requisitos de esta Norma Internacional;
b) se implementa y mantiene eficazmente.
9.2.2  Programa de auditoría interna
La organización debe:
a) planificar, establecer, implementar y mantener programas de auditoría que incluyan la frecuencia, los métodos, las responsabilidades, la consulta, los requisitos de planificación, y la elaboración de informes, que deben tener en consideración la importancia de los procesos involucrados y los resultados de las auditorías previas;
b) definir los criterios de la auditoría y el alcance para cada auditoría;
c) seleccionar los auditores y llevar a cabo auditorías para asegurarse de la objetividad y la imparcialidad del proceso de auditoría;
d) asegurarse de que los resultados de las auditorías se informen a los directivos pertinentes; asegurarse de que se informa de los hallazgos de la auditoría pertinentes a los trabajadores y cuando existan a los representantes de los trabajadores y a otras partes interesadas pertinentes;
e) tomar acciones para abordad las no conformidades y mejorar continuamente su desempeño de la SST;
f) conservar información documentada como evidencia de la implementación del programa de auditoría y de los resultados de las auditorías.
NOTA Para más información sobre las auditorías y las competencias de los auditores Véase la Norma ISO 19011.
¿Qué aspectos en común y específicos tenemos en relación a este requisito?
De una manera general, todos los aspectos que se deben tener en cuenta son comunes a las tres normas de referencia; por lo tanto, este apartado se puede integrar en su totalidad en la documentación del sistema.
Deberemos disponer de un procedimiento común a los tres sistemas de gestión, donde se especifique la metodología a seguir, así como los diferentes criterios a tener en cuenta a la hora de planificar, elegir a los auditores y realizar la propia auditoría interna, así como la resolución de las incidencias o no conformidades que deriven de esta actuación.
El mecanismo de la auditoría puede ser común independientemente del sistema de gestión que se audite. Es habitual que si el sistema documental está integrado, las auditorías también se realicen de forma integrada, generando un único informe de auditoría.
Hay que tener en cuenta, una particularidad de cada uno de los sistemas de gestión, el auditor ha de ser competente en conocimientos y experiencia a la hora de auditar cada uno de los sistemas de gestión. Se deberá demostrar que el auditor disponga de los conocimientos y experiencia necesarios para auditar el sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO 9001.2015, el sistema de gestión ambiental basado en la norma ISO 14001:2015 y el sistema de gestión de seguridad y salud en base de la norma ISO 45001.2018.
Deberemos establecer y describir los siguientes puntos:
– Definir los criterios de selección de los auditores internos: se debe definir los criterios de conocimientos, educación, capacitación y experiencia de los mismos, para que éstos realicen la auditoría del sistema de forma efectiva y objetiva. Preferiblemente, los auditores deben conocer los procesos de la empresa pero externos a los mismos. Mi recomendación para que esta herramienta sea efectiva es que la auditoría interna sea realizada por un agente exterior altamente capacitado para realizar tal actividad.
– Definir el programa / plan de la auditoría: la actividad de la auditoría debe planificarse, definir al principio de año, el número de auditorías (frecuencia), los responsables de la misma y los métodos que se van aplicar en el proceso de la auditoría.
Se debe realizar:
– Una planificación anual donde se especifiquen las auditorías (internas / externas), inspecciones y otras verificaciones de control.
– Para cada una de las auditorías, inspecciones y otras verificaciones, se deberá hacer una planificación de la ejecución de cada una indicando: puntos a auditar/verificar, método o normativa, quien la va a realizar, quienes tienen la responsabilidad, cuándo y dónde. Habitualmente, este documento debe estar aportado por el auditor.
– Elaboración del informe de auditoría, así como del informe de las acciones correctivasque le darán respuesta con la finalidad de crear la evidencia documental a todo el proceso.

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integraciones sistemas de gestión ISO: Comunicación y auditorias

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