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Puedes dejar de lado GTD pero tu sistema debe seguir unas pautas para que eviten los componentes erráticos de siempre:

1. Evitar la reacción y la toma de decisiones en caliente

Cuando te llega cualquier asunto y tomas una decisión al momento interrumpes tu actividad. Dedicas energía a cambiar el foco de atención. Una pequeña fuga en tu eficacia personal.

“Al final del día todos los pequeños dispendios quedan más de lo que parece”

Si además no dispones de la serenidad adecuada… Estás enfadado, triste o simplemente cansado… Es probable que tomes una mala decisión.

Si te proponen participar en un proyecto personal o profesional en un momento de euforia es probable que tomes la decisión sin tener en cuenta todo lo que implica:

El tiempo real de lo que dispondrás, a lo que vas a tener que renunciar o los beneficios indirectos (oportunidades, contactos y buenos momentos) que te puede proporcionar…

Demorar la decisión unas horas o unos días ayuda a decidir de forma más asertiva.

Por eso son tan importantes los hábitos de capturar y transformar todo lo que tengas en tus bandejas de entrada.

Dispones de una vía para evitar las interrupciones y sabes que al procesar  vas a dedicar toda tu atención a tomar las decisiones oportunas en las condiciones adecuadas.

2. Revisar/reflexionar sobre tus asuntos

Necesitas revisar de forma sistemática tus asuntos.

Revisar siempre el mismo momento y con los mismos criterios. Crear un proceso sencillo y funcional:

  • Una revisión diaria de 10 minutos para revisar que has hecho hoy y que harás mañana.
  • Una revisión semanal para revisar el sistema de listas, decidir en qué trabajarás la próxima semana y revisar la agenda 4-6 semanas vista.

Realizándose las siempre en el mismo momento (del día y la semana) y siguiendo siempre los mismos puntos (crea una checklist).

Renunciar a revisar significa perder la perspectiva de lo que tienes que hacer a continuación y aceptar la degradación de tu sistema de listas.

3. Listas de acciones ajustadas a la realidad

No pierdas el tiempo pensando y repensando tu sistema de listas. Crear un sistema de listas que se ajuste a tu realidad y céntrate en tu actividad.

“Trabajar en tu sistema de listas da sensación de control pero no te aporta nada en concreto”

Aquí tienes unas ideas sobre cómo montar tu sistema de listas con GTD, Autofocus, o uno personalizado según las necesidades.

Busca un soporte/herramienta para implementarlo sencillo y directo: Papel y bolígrafo, una herramienta sencilla o algo específico para tu método.

Quién soluciona tus problemas eres tú, la tecnología sólo es un medio CLICK PARA TWITTEAR

4. Saber que hacer según el momento

Cambias la forma como te relacionas con tu actividad y esto incluye como la llevas a cabo. Según tu energía -capacidad de atención y concentración – en un momento concreto puedes asumir unas u otras tareas.

Divide tu lista de acciones según su exigencia (alta, media, baja) para que te sirva de guía sobre que hacer según tu estado actual.

Crea una lista de pequeñas acciones que puedas hacer en cualquier momento, para llenar huecos en tu jornada.

5. Establece límites

Mi último consejo está fuera del sistema de productividad.

Establece límites a tu actividad. No dejes que el trabajo invada todo lo demás ni caigas en la trampa de mantenerte ocupado desperdiciando tiempo de calidad para el esparcimiento.

Fija señales para dejar de trabajar. Pueden ser alarmas, la revisión al final del día… Un punto que te indique que debes parar ya.

Saber despegarse de la actividad cada día y descansar durante el fin de semana es tan importante como darlo todo cuando te centras en la actividad en sí.

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Eficacia individual : Parte III, y dejando de la lado el GTD, ¿Qué pautas debo seguir para evitar los comportamientos erráticos?

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